Công cụ truyền thông tuyển dụng – phần mềm gửi mail hàng loạt mà không bị spam

Sáng thứ 7 thứ n, trong khi tôi đang hùi hụi đăng và gửi tin tuyển dụng các vị trí nhân sự (HR) cho mọi người ( http://goo.gl/zWoawj ) thì bắt gặp stt của anh Vũ Dũng: "Có bạn nào có phần mềm gửi mail hàng loạt mà không bị spam giúp mình với...
Mình cần gửi mail trả nợ tài liệu cho gần 500 bạn đăng kí...
Gửi mail thông thường chắc mất 02 ngày mất"

Bài toán gửi mail số lượng nhiều là bài toán mà các HR ở vị trí tuyển dụng ít nhiều quan tâm. Năm 2012 tôi từng tổ chức 1 buổi offline nho nhỏ với chủ đề các công cụ truyền thông trong tuyển dụng ( http://goo.gl/GSZNS8 ). Trong buổi thảo luận mọi người có chia sẻ với nhau 1 số cách để có thể gửi mail nhanh và nhiều cho ứng viên.

Bản thân tôi có chia sẻ về 1 phần mềm miễn phí đó là dùng Phần mềm gửi mail hàng loạt Send Blaster. Phần mềm này là 1 công cụ tự động dùng gmail của bạn để gửi cho mọi người trong danh sách. Hồi đó tôi hay dùng phần mềm này nhưng do nhu cầu và bài toán lớn tăng tôi không còn dùng nữa. Số lượng mail tôi cần gửi cho mọi người không còn chỉ là con số vài trăm mà lên tới hàng nghìn. Một gmail không thể gửi được như thế mà cần phải có nhiều gmail (mỗi 1 tài khoản gmail chỉ cho phép gửi tối đa 500 mail/ ngày). Nhưng google cũng thông minh nên nó sẽ hạn chế số lượng mail được gửi từ 10 - 500 tùy thuộc vào tài khoản. Cho nên nhiều tài khoản gmail cũng chưa phải là giài pháp cuối cùng. Nhưng nó tạm được. Cùng với nhiều gmail thì phải có phần mềm để chuyển mail. Send Blaster không giải quyết được bài toán lớn đó của tôi.

Trước khi chia sẻ lời giải cho bài toán của tôi, chúng ta quay trở lại với bài toán đơn giản hơn từ đầu: chỉ cần gửi dưới 1000 mail thôi.

Nếu không dùng phần mềm Sendblaster thì chúng ta nên dùng Outlook với chức năng Merge hoặc dùng Google doc với chức năng tương tự. ( Vui lòng xem bài hướng dẫn dùng Google doc ở đây: http://goo.gl/CD5ELe. Còn hướng dẫn Outlook thì bạn vui lòng search google giúp ).

2 cách trên tôi không dùng, tôi đi tìm cách khác. Trong quá trình tìm kiếm, tôi thấy có 1 số đơn vị cho phép gửi mail miễn phí và tỷ lệ vào inbox cao.

Đầu tiên là Mailchimp: MailChimp.com là 1 nhà cung cấp dịch vụ Email Marketing nằm trong TOP 5 nhà cung cấp dịch vụ Email Marketing hàng đầu thế giới tính đến thời điểm hiện tại.

Mailchimp gói miễn phí, bạn có thể chứa 2000 email của người theo dõi và gửi tới 12000 email trong một tháng.

Tiếp theo là Mailgun: Mailgun là dịch vụ mới cho miễn phí 10,000 email mỗi tháng

Thứ 3 - ElasticEmail: ElasticEmail cho dùng thử miễn phí 1,000 email, sau đó sẽ tính giá dựa vào số lượng mail gửi đi.

Thôi tạm 3 cái này đã. Hi vọng 3 cái này đáp ứng đủ nhu cầu của mọi người. Cách dùng đơn giản cho tất cả mọi người. Nếu thấy khó, anh chị em vui lòng đi thầy Gút Gồ giúp.

Với phép tính đơn giản chúng ta thấy được số lượng email được miễn phí. Giờ sau khi tổng hợp mấy tool trên, chúng ta đã có thể gửi đi được mấy nghìn email rồi (Không tính outlook với email dùng host hoặc server gửi mail của công ty. Nếu có server gửi mail riêng thì gửi bao nhiêu chả được.)

Đọc đến đây, chắc hẳn với một chuyên viên tuyển dụng cần tuyển số lượng nhân sự lớn cũng đã hài lòng. Nhưng với bài toán lớn của tôi: số lượng mail cần gửi lên đến hàng chục nghìn thì có lẽ cần tìm thêm lời giải. Nếu có số lượng mail lớn cần gửi và gửi hàng ngày thì nên đầu tư. Cụ thể, tôi đã mua 1 phần mềm để gửi mail là Ultralmailer. Phần mềm này tôi khá hài lòng khi nó có tính năng dùng email A gửi 1 mail rồi chuyển sang email B gửi tiếp 1 mail. Cứ thế nó nhảy liên tục cho đến hết email rồi lại về email A đầu tiên. Như vậy, nếu bạn có 50gmail và mỗi gmail gửi được 500mail thì 1 ngày bạn dùng Ultral sẽ gửi được 25.000 mail rồi.

Lưu ý, tính toán trên chỉ là lý thuyết. Chắc google có cách nào đó để biết nhiều email cùng gửi mail trùng nội dung.

Trường hợp cuối cùng, nếu còn tiền và muốn inbox cao thì chúng ta nên dùng dịch vụ trả phí ở 3 hãng tôi giới thiệu trên. Ngoài ra còn có thằng Amazon với chi phí 0,1$ / 1000 mail gửi. Chúng ta dùng được Ultral để gửi mail thông qua 3 thằng trên và cả Amazon. Việc này hơi đòi hỏi kỹ thuật 1 chút. Dân HR chắc chả cần phải dùng đến phương án cuối cùng này đâu.

Chúc mọi người hoàn thành nhiệm vụ!