Kiểm soát hoạt động nhân sự nội bộ cần được nghiên cứu và đào tạo

( Đăng lại bài viết được đăng trong kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản trị Nhân lực: Những vấn đề đào tạo và thực tiễn của Khoa Quản trị Nhân lực trường Đại học Thương Mại và Khoa Quản lý Nhân lực trường Đại học Lao động - Xã hội )

Trong thời gian gần đây, chúng ta có thể thấy sự quan tâm lớn của xã hội vào các hoạt động quản trị nguồn nhân lực hay quản trị nhân sự. Hàng loạt các trường đại học, cao đẳng mở thêm ngành hoặc mở rộng đào tạo lĩnh vực này. Cùng với đó là các hoạt động nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ, quan hệ của cộng đồng nghề Quản trị Nhân sự (Nghề Nhân sự) cũng được tổ chức, diễn ra một cách thường xuyên và liên tục, trải dài từ Nam tới Bắc. Các chương trình ti vi, báo đài cũng dành một lượng không nhỏ bài viết nói về vấn đề này. Sự phát triển của nghề Nhân sự đòi hỏi các chương trình đào tạo và đơn vị đào tạo phải liên tục được đổi mới cho phù hợp với thực tế đang diễn ra trên các doanh nghiệp Việt.

Các doanh nghiệp (DN) nhà nước, đang tiến hành thay đổi trong hệ thống nhân bộ để tạo ra sự linh hoạt cho chính bản thân họ. Cụ thể, gần đây, nhà nước đã ban hành thông tư số 17/2015/TT-BLĐTBXH để hướng dẫn các DN nhà nước chuyển đổi lương theo nghị định Nghị định 205/2004/NĐ-CP sang nghị định 49/2013/NĐ-CP. Còn các doanh nghiệp tư nhân, vốn mang trong mình sự linh hoạt cũng đang tiến hành nâng cấp hệ thống vận hành hoạt động nhân sự của mình thống qua các dự án như Khung năng lực, Quản trị tri thức, Hệ thống lương 3P.

Sự thay đổi cùng với vận hành hệ thống có thể dẫn tới những sai lầm. Và những người trong hệ thống đó không nhận ra được họ đang sai lầm. Một doanh nghiệp có thể mắc nhiều vấn đề và nhiều loại sai lầm. Sai lầm trong quá trình vận hành hoạt động nhân sự được coi là sai lầm mang tính quan trọng. Nhất là khi vai trò và quyền lực của phòng Nhân sự càng lớn thì nguy cơ càng cao. Người phụ trách quản trị nhân sự có thể dùng các thủ thuật để tạo ra những lỗ hổng trong vận hành để tư lợi cá nhân. Ví như các hoạt động liên quan đến tuyển dụng. Chuyên viên tuyển dụng có thể làm sai hoặc thông đồng với các trưởng bộ phận để làm không đúng, dẫn tới tuyển người không phù hợp cho công ty, gây thiệt hại cho nội tại doanh nghiệp. Ngoài ra là các hoạt động đấu đá nội bộ xung quanh các hoạt động nhân sự.

Thực tế này dẫn tới nhu cầu cần phải có một công việc mới. Đó là kiểm soát các hoạt động nhân sự (HĐNS) nội bộ. Hệ thống kiểm soát HĐNS nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.

Chúng ta thấy rõ nhiệm vụ của Kiểm soát họa động nhân sự nội bộ cũng chung nhiệm vụ với các hoạt động kiểm soát nội bộ khác:
- Ngăn ngừa sai phạm trong quy trình xử lý nghiệp vụ .
- Phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai phạm trong xử lý nghiệp vụ giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi thuất thoát tài sản .
- Giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chính sách đường lối kinh doanh .
- Đảm bảo an toàn tài sản

Và Trách nhiệm công việc chính của một kiểm soát hoạt động nhân sự nội bộ bao gồm nhưng không giới hạn:
- Thực hiện việc giám sát, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động nhân sự
- Kiểm soát đánh giá hoạt động tuyển dụng từ khâu yêu cầu, lựa chon nhà cung cấp dịch vụ headhunter (tuyển dụng), giá cả, hợp đồng.
- Kiểm soát và đánh giá hoạt động chi trả lương, chính sách và mức lương so với thị trường.
- Kiểm soát hồ sơ lao động và các thủ tục liên quan đến pháp luật;
- Kiểm soát và đánh giá tình hình sử dụng tài sản cố định/công cụ dụng cụ;
- Kiểm soát các hoạt động tài chính liên quan đến hoạt động nhân sự.
- Kiểm soát đánh giá sự bất ổn của văn hóa và môi trường làm việc
- Kiểm soát các hoạt động đào tạo cũng nhưng các hoạt động liên quan đến tạo động lực cho nhân viên

Tuy nhiên đây lại là một hoạt động mới ở nước ta và chưa được nhắc nhiều. Các hoạt động kiểm soát HĐNS nội bộ thường được hòa với các hoạt động kiểm soát nội bộ khác. Vì thế việc cân nhắc để có một chương trình, bộ môn mới đào tạo vấn đề này là phù hợp với nhu cầu. Chúng ta sẽ đào tạo cái gì, chương trình như thế nào để cho ra một kiểm soát hoạt động nhân sự nội bộ tốt ? Đây là điều cần các nhà nghiên cứu, giảng viên các trường đại học đưa ra lời giải.

Với cá nhân, tôi đề xuất chúng ta nên xây dựng nó thành một bộ môn. Và nghiên cứu một số vấn đề sau:
- Kiểm soát quy trình hoạt động nhân sự
- Kiểm soát tài chính trong lĩnh vực nhân sự
- Kiểm soát các yếu tố liên quan đến luật trong nhân sự
- Kiểm soát môi trường và việc thực thi các chính sách nhân sự trong doanh nghiệp
- Kiểm soát các hoạt động đánh giá con người và hiệu quả công việc

Cùng với việc đào tạo học thuật, chúng ta cần đào tạo các yếu tố bên trong để tạo ra được một người có đủ phẩm chất kiểm soát hoạt động nhân sự nội bộ. Một số phẩm chất cần có bao gồm: Kiên nhẫn, khéo léo, kiên quyết và trung thực.

Nguyễn Hùng Cường

Nhuận bút bằng giá trị 2 quyển sách của tôi : sachnhansu.net. Làm khoa học đâu có tệ bạc như mọi người hay nghĩ nhỉ ?