Ứng dụng khung năng lực để xác định nhu cầu đào tạo và chương trình đào tạo

Sau khi tôi viết bài: Phương pháp phỏng vấn tuyển dụng dựa trên khung năng lực và hành vi ( http://goo.gl/mG69CW ) được các anh chị em trong nghề động viên nhiều. Có chị còn hỏi tôi có đi tham dự hội thảo của HRA không mà viết hay vậy. Tôi trả lời là không, tôi viết dựa trên kinh nghiệm và nghiên cứu của mình mấy năm trời thôi. Chị khen: "giỏi". Nhận được lời khen của người trong ngành quả không dễ dàng gì. Tôi vẫn sướng âm ỉ đến tận tối khi ngồi viết bài này.

Lúc chị khen giỏi, tôi vào xem lại bài rồi xem lây qua cả bài: Xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực như thế nào ? ( http://goo.gl/jdtqe7 ). Đây cũng là 1 bài viết để nhân 1 sự kiện cùng tên của HRA. Xem xong mới thấy mình cần phải có 1 bài viết nói rõ hơn về vấn đề này không thì khó hiểu quá.

Thực ra về tổng quan: xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực cũng giống như tuyển dụng vậy. Đó là dựa vào khung năng lực và bài đánh giá năng lực để đánh giá nhân viên, qua đó xác định xem nhân viên đang ở bậc mấy và cần đào tạo nâng cấp năng lực nào ?

Cụ thể, chúng ta sau khi triển khai dự án xây dựng từ điển năng lực hoặc khugn năng lực thành công thì sẽ có 1 cái bảng khung năng lực như sau:

Cùng với bảng này, dự án sẽ có 1 văn bản định nghĩa các năng lực gọi là từ điển năng lực. Ví dụ như đây là định nghĩa năng lực hài hước: (đây là của Microsoft - http://goo.gl/6WuBzu ):

Nôm na hiểu ý của 2 cái ảnh trên đó là: Chúng ta sẽ có 1 cái bảng phân cấp các vị trí. Mỗi 1 cấp có các năng lực với các bậc khác nhau. Để biết rõ từng bậc chúng ta sẽ mở từ điển ra và tra bậc của năng lực đó. Như hình minh họa ở dưới:

Trên đây là cái nhìn theo kiểu ma trận excel để dễ theo dõi cũng như quản lý. Còn cái nhìn theo dạng lưu đồ, thì nó sẽ như thế này. Ví dụ về vị trí đào tạo:

Như vậy để xác định nhu cầu đào tạo chúng ta sẽ làm như sau:
Bc1: Đánh giá xem nhân viên ở từng vị trí có các năng lực nghề nghiệp phù hợp với vị trí và ở cấp độ mấy. Về cách đánh giá thì mỗi năng lực sẽ có cách đánh giá và bài đánh giá khác nhau. Trở lại ví dụ năng lực hài hước của Microsoft, chúng ta có 1 loạt các câu hỏi đánh giá năng lực:

Các câu hỏi để đánh giá tiêu chí năng lực hài hước:

Để nâng cao năng lực này, hãy thường xuyên tự hỏi mình những câu hỏi sau đây:

- Khi đối mặt với một tình huống có thể khó khăn, hài hước có tác dụng không? Nó có thể mang đến một kết quả tốt hơn không?
- Mình có hài hước hơn mình nghĩ không? Ai có thể đưa ra một đánh giá trung thực về khiếu hài hước của mình?
- Mình có thể bắt đầu một cuộc họp, bài thuyết trình, một cuộc trò chuyện tiếp theo bằng cách kể một câu chuyện cười không?
- Những tình huống hài hước nào trong cuộc sống đã dạy cho mình những bài học?

Để tránh hài hước quá đà, hãy hỏi bản thân:

- Năm ngoái mình đã sử dụng khiếu hài hước không đúng thời điểm vào lúc nào? Nó có thể phản tác dụng khi nào?
- Biết một số người có thể dễ bị tổn thương hơn mình, vậy việc sử dụng sự hài hước có làm mọi người mất vui không? Có bao giờ mình đang làm tổn thương người khác nhưng mình không biết không?
- Mình có nên tránh việc thảo luận hay giải quyết một vấn đề bằng cách làm trò đùa không?

Bc2: Sau khi xác định được từng năng lực của mỗi nhân viên ở cấp độ mấy thì chúng ta sẽ lôi chương trình đào tạo trong từ điển năng lực ra để đào tạo.

Khi hoàn thành xong bước 1 chúng ta có 2 trường hợp:
TH1: Đó là xác định được nhân viên A ở bậc 2 cần đào tạo nâng cao lên bậc 3. Trường hợp này thì cần một chương trình đào tạo toàn diện.
TH2: Xác định được nhân viên ở bậc 2 nhưng lại có ít nhất 1 năng lực thiếu cấp (ví dụ năng lực chứng chỉ đang ở CCNA mà ở bậc 2 cần phải là CCNP). Trường hợp này thì chỉ cần chương trình đào tạo 1 năng lực.

Lúc này chúng ta có câu hỏi : Thế giờ chương trình đào tạo cho từng năng lực sẽ xây như thế nào?
Trả lời: Xây như hướng dẫn của bài này: Xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực như thế nào ? ( http://goo.gl/jdtqe7 )

Đây là ví dụ về cách thức đào tạo năng lực hài hước của Microsoft ở trên:

Đào tạo năng lực hài hước

Tự học:

- Nơi nào có thể hài hước: Những chủ đề được nhất trí là gây cười là những kẻ keo kiệt, những lái xe tệ, những người đãng trí… Những thứ gây buồn cười ở công sở như: các thuật ngữ, bản ghi nhớ, các quy định mỉa mai…
- Tự hài hước: tự hài hước luôn luôn an toàn và bạn được những người khác đánh giá là một người lạc quan và được tôn trọng hơn.
- Vui vẻ hơn: Có một số chiến thuật hài hước cơ bản: sử dụng sự cường điệu, sự hoán vị, ngắn gọn, cắt bỏ những từ không cần thiết. Sự hài hước làm cô đọng những yếu tố thiết yếu của một tình huống, giống như một văn bản tốt có thể làm. Hãy ghi lại những điều hài hước xung quanh để bạn có thể nhớ chúng.
- Hãy để người khác thể hiện khiếu hài hước: Đôi khi những người không hài hước lắm (hoặc rất nghiêm túc) lạnh nhạt và không chào đón sự hài hước của người khác. Khi bạn không làm gì để không khí trở nên vui vẻ và hài hước hơn thì hãy để người khác làm điều đó.

Những biện pháp bổ sung:

- Luyện tập những kĩ năng hài hước, vô thưởng vô phạt như tung hứng, khiêu vũ trong ô vuông để thấy bản thân mình trong những điều kiện học tập khác nhau, ít tính cá nhân hơn hay căng thẳng hơn. Tự hỏi tại sao cái này dễ, trong khi phát triển các kĩ năng cá nhân/ quản lý lại khó. Hãy thử cái gì đó khó hơn với những chiến thuật tương tự.
- Học từ kinh nghiệm, thông tin phản hồi và từ người khác.
- Sử dụng nhiều tấm gương

Ví dụ như ai có khả năng sử dụng khiếu hài hước hiệu quả? Hãy quan sát rộng hơn ngoài công việc và những đồng nghiệp của bạn. Ví dụ như các giáo sĩ, bạn bè, những cặp vợ chồng hay các lãnh đạo cộng đồng cũng là những tấm gương hay.

- Nhận thông tin phản hồi từ bạn bè, đồng nghiệp.

Bạn bè và đồng nghiệp của bạn có thể sẽ không nói thẳng nếu họ đang cạnh tranh với bạn. Một số người có thể sẽ phóng đại khả năng của bạn. Bạn phải đánh giá mức độ tin cậy của các mối quan hệ và chất lượng của thông tin phản hồi.
- Học từ những điều tồi tệ đã xảy ra.

Những điều tồi tệ có thể xảy ra với tất cả mọi người. Tất cả chúng ta đều có những ông chủ tồi, những nhân viên tồi, những tình huống, những nhiệm vụ vô vọng và bất khả thi và những hậu quả ngoài ý muốn. Chúng sẽ mang đến cho bạn những rắc rối nhưng quan trọng là cách bạn học hỏi từ chúng.

- Học từ những tình huống xấu

Tất cả chúng ta đều thấy chính mình trong những tình huống xấu bất cứ lúc nào. Những ý định tốt trở nên tồi tệ. Những nhiệm vụ và mục tiêu bất khả thi. Những dự án vô vọng. Mặc dù bạn không thể thể hiện tốt thì bí quyết là: ít nhất hãy rút ra bài học và sự sáng suốt.

Xác định xong chương trình đào tạo và cách thức đào tạo thì chúng ta sẽ lên kế hoạch triển khai đào tạo. Dưới đây là ví dụ mẫu về chương trình đào tạo khung năng lực cho Nhân viên kinh doanh.

Vậy là đọc đến đây hẳn mọi người đã rõ xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực là gì đúng không ?

Nếu ai quan tâm đến cách thức tạo ra bảng Khung năng lực và từ điển năng lực, vui lòng click vào link xem bài này: Phương pháp phỏng vấn tuyển dụng dựa trên khung năng lực và hành vi ( http://goo.gl/mG69CW )