Phân biệt giữa đào tạo nội bộ và triển khai công việc theo chức năng

Hôm nay tôi đọc được 1 trao đổi thú vị về đào tạo. Chỉ cần đọc các trả lời thôi cũng đã thấy rút ra được nhiều kinh nghiệm rồi. Vì thế xin được mạn phép các anh chị trong thảo luận, Cường mang lên đây để thêm các anh chị khác cùng trao đổi. Không biết ý kiến của các anh chị và các bạn thì thế nào nhỉ ?

***

Kg các bạn trong câu lạc bộ

Mình có 1 vấn đề suy nghĩ mãi chưa tìm ra hướng giải quyết, rất mong mỗi người góp giúp 1 ý kiến:

Vấn đề: Công ty mình có chính sách khuyến khích đào tạo nội bộ, bằng việc có thêm khoản bồi dưỡng đào tạo nội bộ cho giảng viên như sau:
- Phụ cấp đứng lớp : 200.000 đ / buổi (ngoài lương vẫn nhận 100%)
- Phụ cấp biên soạn tài liệu : 400.000 / buổi (nếu tài liệu đào tạo biên soạn lần đầu)

Thời gian đầu, chính sách đã phát huy tác dụng tốt trong việc đẩy mạnh hơn hoạt động đào tạo nội bộ.
Tuy nhiên, gần đây 1 số phòng ban chức năng bắt đầu có hiện tượng lạm dụng: các buổi triển khai công việc theo chức năng nhiệm vụ được giao, họ biến thành buổi đào tạo nội bộ, ví dụ:
- Phòng kế toán: khi triển khai hướng dẫn về một số thay đổi liên quan đến hóa đơn cho các đơn vị trong công ty (hướng dẫn tập trung)
- Phòng IT: triển khai hướng dẫn sử dụng 1 phần mềm mới viết xong đưa vào áp dụng (hướng dẫn theo kiểu kèm cặp)
....

Hiện trong công ty mình có 2 trường phái:
- Một trường phái cho rằng đó là việc triển khai công việc theo chức năng nhiệm vụ được giao, không phải là đào tạo nội bộ (và lẽ dĩ nhiên, không được phụ cấp đào tạo)
- Một trường phái cho rằng đây cũng là 1 hoạt động đào tạo nội bộ

Góc độ suy nghĩ của mình: nếu đã khuyến khích đào tạo nội bộ, thì cũng không nên khắt khe vấn đề này (nghĩa là nên xem là đào tạo nội bộ), song mình thấy hơi bất công 1 chút là chỉ có những đơn vị chức năng như TCKT, NS, IT thì có điều kiện tổ chức các khóa đào tạo nội bộ kiểu này, còn các đơn vị thực hiện (nhà máy, phòng kinh doanh, ...) thì ít có điều kiện vận dụng.

Rất mong ý kiến chia sẻ thêm từ các bạn.

The Dung
HR manager

***
Dear anh Dũng,

Theo Thảo, vấn đề cần phải bàn thảo xem "Đào tạo" ở đây với mục đích gì? Đa phần các cty khác, các việc như anh vừa trình bày ở trên hiển nhiên thuộc về trách nhiệm của các phòng ban nhằm "hướng dẫn" (không phải là đào tạo) các phòng ban khác nhằm cho hoạt động của cty được vận hành rõ ràng, trơn tru và không sai sót. Do đó, nó sẽ thuộc trường phái thứ nhất. Việc này nhằm tránh việc lạm dụng như anh vừa nêu, vừa giảm được chi phí cho doanh nghiệp.
Riêng bản thân Thảo nhận thấy rằng, việc được định nghĩa là "Đào Tạo" chỉ khi nó đi theo chiến lược của cty nhằm đạt mục đích nào đó, chẳng hạn phát triển tổ chức, cải thiện tổ chức, hoặc tương tự... nhằm tạo ra những biến đổi cho doanh nghiệp trong việc vận hành, và kinh doanh theo mục đích của doanh nghiệp, chứ không đơn thuần chỉ là việc hướng dẫn các thay đổi của luật định...
Anh Dũng cũng thấy rằng, HR Dept vẫn phải hướng dẫn các kiến thức HR cho line managers và chỉ nhằm mục đích để họ hợp tác cho việc triển khai các quy trình, quy định cho đúng với nhu cầu hoạt động của cty, và rõ ràng HR Dept phải nhận trách nhiệm này mà hoàn toàn không có bất cứ thù lao nào.

Vài đong chia sẻ, mong nhận được thêm chia sẻ của các ACE.

Thảo

***
Như bạn Mai nói, vấn đề ở Công ty của anh Dũng là không định nghĩa khái niệm "đào tạo" cho rõ ràng. Đào tạo - Huấn luyện - Kèm cặp - Dẫn dắt/Giúp đỡ... (Training, Coaching, Mentoring, Facilitating...) có ý nghĩa, phương pháp và mục đích khác nhau.

Mặt khác, phần mô tả chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban và chức danh chưa rõ ràng. Hầu như các HRM thường chỉ làm bản mô tả liên quan đến nghiệp vụ. Thực tế, mỗi phòng ban và vị trí chức danh còn phải thực hiện vai trò của mình với tổ chức (thông qua nghiệp vụ của mình).

Hai lý do này dẫn đến một quy định đưa ra không kiểm soát được vấn đề phát sinh. Điều chỉnh lại là ổn thôi.

Thân mến!
PHOENIX - HA, NGUYEN THANH

***
Dear Mr.Dũng,

Cái quan trọng nhất bỏ quên đó là chi phí này xuất phát từ đâu?
Các đạo tạo đó có được plan & được BGĐ duyệt không? Nếu có thì lấy nguồn đào tạo.
Các công việc khác mà bên anh gọi là "đào tạo". VD Phần mềm thì nó thuộc chi phí của dự án. thì nó lấy từ chi phí dự án hoặc chi phí phòng ban.

Một cách nhìn khác là: Phòng đào tạo khuyến khích là tốt. Để khuyết khích NV làm ngoài giờ để có thêm thu nhập (& kỹ năng). Tuy nhiên chỉ những khóa đào tạo thuộc phòng Đào tạo được plan thì mới có trả chi phí. Còn những phòng khác tự lên plan thì không tính được.

vài ý kiến

Thanks,
Lê Tân

***
Chào anh Dũng

Công ty mình làm trước đây cũng có tình trạng bị lạm dung như vậy, từ thực tiễn áp dung và làm lành mạnh hóa hoạt động đào tạo nội bộ, mình có một số ý kiến sau

- Các công việc đào tạo chuyên môn, đội ngũ thuộc phạm vi chức năng nào thì head of function đó thực hiện, đây là điều hiển nhiên, không được phụ cấp và nên đưa vào KPI. Ví dụ: GĐ Kinh doanh có trách nhiệm đào tạo cho nhân viên kinh doanh it nhất 80h/năm

- Các lĩnh vực đào tạo khác phục vụ cho mục đích chung của cả công ty hoặc các phòng ban khác như Mai Thảo nói thì không nên phụ cấp theo từng buổi, nên để cuối kỳ tổng kết năm hoặc 6 tháng có quà cho những giảng viên có đóng góp, quà này mang giá trị tinh thần và được biểu dương toàn công ty để khuyến khích văn hóa đào tạo nội bộ, thực tế tâm lý các giảng viên họ cần về recognition hơn là nặng nề về tiền bạc

- Các phần phụ cấp như anh nói theo từng buổi chỉ sử dung để mua trái cây, trà nước phục vụ cho lớp học

Lưu ý về tác quyền: Công ty nên có quy định rõ ràng về tác quyền, các slide, nội dung bài giảng sau này công ty có được phép sử dung để giảng dạy không nếu tác giả lúc đó không còn làm việc. Nên có thỏa thuận ngay từ đầu vì nếu làm không tốt, công ty có thể bị kiện

Vài ý kiến cùng anh

Trân Trọng
Trần Quốc Thịnh

***
Hi anh,

Vấn đề này của anh cũng giống như vấn đề đào tạo hội nhập: "cho nhân viên mới biết cái nhân viên cần biết hay cho nhân viên mới biết cái công ty cần cho nhân viên nắm". Cường nghĩ nó phụ thuộc vào vấn đề quan điểm của các sếp. Cách giải quyết đó là làm hài hòa giữa các quan điểm.

Làm hài hòa như sau:
- Các phòng ban, cá nhân sẽ phải có KPI nâng cao năng lực (đào tạo). Và cái này không tính hỗ trợ.
- Nhân sự đặt hàng đào tạo (lấy nhu cầu từ các phòng ban và lãnh đạo). Khi này sẽ có phụ cấp.

Cả 2 điều trên: KPI và đặt hàng đều phải có trong kế hoạch đào tạo đầu năm. Đôi khi có kế hoạch đào tạo phát sinh thì dựa vào tính chất của buổi đào tạo (giảng viên đào tạo cho phòng ban khác hay phòng ban mình) để cân nhắc phụ cấp. Nếu là đào tạo cho phòng ban mình thì không, còn nếu đào tạo liên bộ phận hoặc bộ phận khác thì có phụ cấp.

HC