Họp mặt chia sẻ và niềm vui cuối năm

Phù, cuối cùng sau bao nhiêu nỗ lực lo lắng cuối cùng thì chương trình Họp mặt chia sẻ đánh giá cuối năm cũng đã thành công. Mãi cho đến sáng nay tôi mới có chút thời gian viết đôi dòng. Trước tiên, tôi muốn viết đôi dòng cám ơn:

Cám ơn các bạn thường trực tổ chức như Đào, Trang, Tâm đã lên, sửa kế hoạch, gọi điện mời khác, truyền thông, confirm, liên lạc với các diễn giả, kết nối các thành viên ban tổ chức, làm việc với các nhà tài trợ.

Cám ơn anh Linh, Nhất với nội dung chia sẻ cuốn hút, các ví dụ thực tế và những trả lời sát với câu hỏi. Hiếm có buổi hội thảo nào mà các diễn giả lại được nhiều tràng vỗ tay như thế.

Cám ơn anh Hải với khâu MC chuyên nghiệp. Anh Hùng, anh Sỹ, Ngọc, Thảo, Nam, Quyền, Trang ... đã động viên, ủng hộ, theo sát và hỗ trợ sức lực cho sự kiện. Em vẫn nhớ, hôm off ban tổ chức lần thứ 2, chúng ta ngồi đến tận 11h đêm để chốt. Bên cạnh đó, vở kịch hay và lạ, nó là một điểm nhấn rất mới mẻ. Nhờ nó, off của chúng ta khác lạ nhiều so với các buổi off truyền thống khác. Mọi thứ đều nhịp nhàng từ đón khách, tiếp khách ...

Cuối cùng là cám ơn các nhà tài trợ. Cám ơn Hôi Đồng Anh với đại diện là chị Châu đã theo sát và lo toàn bộ phần hậu cần. Sự kiện sẽ khác nếu không có các nhà tài trợ. Cám ơn Hội đồng Anh, Tổ chức Giáo dục EduViet, Modern life & Golsun, Hệ thống đào tạo trực tuyến thông minh SIE.

Có lẽ chỉ những ai đã từng tổ chức sự kiện cộng đồng mới có thể hiểu được cái sự vui mừng khi sự kiện nó diễn ra thành công. Sự kiện được nhen nhóm vào vài ngày sau Hrday 2013 diễn ra. Khi đó 4 anh em: Đào, Trang, Tâm và tôi đang ngồi làm việc. Mấy anh em bàn: "cuối năm rồi, chúng ta tổ chức 1 buổi offline cuối năm đi ?". Ý tưởng lóe lên rồi anh em đồng thuận làm luôn. Đào được giao phụ trách chính, Trang và Tâm hỗ trợ tổ chức. Còn tôi thì backup và hỗ trợ truyền thông.

Công việc đầu tiên là lên kế hoạch sơ lược, kêu gọi các anh chị cộng đồng tham gia vào BTC và tổ chức offline để bàn bạc về ý tưởng. Buổi off đã diễn ra thành công với 14 anh chị em tham dự. Buổi off đó đã chốt sơ bộ về ý tưởng và lên được danh sách diễn giả sẽ mời.

Lại nói về diễn giả, ở thời điểm này có 2 quan điểm: 1, nên mời những anh chị nổi tiếng, lâu năm kinh nghiệm và ở những công ty to. or 2, mời những anh em trong cộng đồng để mọi người có cơ hội được thể hiện bản thân. Mấy anh em cũng băn khoăn và phân vân. Bản thân tôi thì tôi thích phương án 2. Tôi luôn muốn những người xung quanh tôi có cơ hội được gia tăng giá trị của ban thân mình. Tôi không thích đưa ra những cơ hội cho những người xa lơ xa lắc, cả năm may ra mới chỉ gặp có 1 - 2 lần. Và thực, tôi không thích những người kiêu kì, những người đã đồng ý với tôi rồi lại hủy khi hẹn đến gần, và cả những người bắt (hoặc tỏ thái độ khó chịu muốn) tôi phải nhớ tên của họ trong khi họ không có cái gì đáng để tôi nhớ tên cả.

Sức ép lựa chọn phương án 1 và 2 càng gia tăng khi có nhà tài trợ. Nhà tài trợ lúc nào cũng vậy, họ muốn sự kiện họ tài trợ phải thành công. Sau cùng, BTC cũng đạt được sự đồng thuận (bao gồm cả Nhà tài trợ) rằng, chúng ta sẽ tìm kiếm diễn giả từ cộng đồng thay vì tìm kiếm những diễn giả chuyên nghiệp.

Tuần thứ 2 với sự xuất hiện của nhà tài trợ nhiều thứ đã được giải quyết như hậu cần, diễn giả, chi phí tổ chức (tức là miễn phí hoàn toàn cho người tham dự) nhưng điều đó cũng làm tăng sức ép lên ban tổ chức. Làm thế nào để đạt được số lượng người và chất lượng khách tham dự ?

Off BTC lần 2 đến cùng với 2 câu hỏi trên. Buổi off lần này, tôi có việc đột xuất nên sẽ phải đến muộn. Để cẩn thận tôi đã dặn Đào, Trang, Tâm : mục tiêu của buổi họp lần này là chỉ cần chốt được 2 vấn đề nội dung diễn giả sẽ nói là gì và làm thế nào để mời khách. Buổi off có thêm sự xuất hiện của 2 diễn giả là: anh Linh Goldsun 2 và Nhất Vpbank. Đây là 2 diễn giả đã được mời. Không hiểu sao, đến gần 9h tối, tôi đến nơi thì không khí buổi họp rất nóng. Mọi người đang bàn rất nhiều thứ: nào là kịch bản, nào là MC, nào là diễn kịch, nào là phân công. Thật không thể hiểu nổi tại sao một buổi họp với 2 mục tiêu rõ ràng như vậy mà cuối cùng nó lại bung bét theo kiểu mỗi người 1 ý, và mọi người thi nhau chốt. Cái tôi kì vọng và cần lúc này là nội dung và cách thức mời khách thì lại không có.

Buồi off lần này có thêm 1 số anh chị mới (tôi còn chưa kịp làm quen). Sau khi nghe mọi người nói xong, tôi update thêm thông tin : "có nhà tài trợ độc quyền, kịch bạn sẽ được chỉnh sửa lại theo ý mọi người bàn chứ không thể thay đổi, phân công nhiệm vụ sẽ để buổi họp sau, giờ cái em cần là nội dung và cách thức mời khách". Không khí trở nên căng thẳng. Anh Linh thì liên tục nhắc "em cần phải có mục tiêu cho buổi họp tới thì anh mới có nội dung cho em được". Còn tôi thì cũng phải nhắc đi nhắc lại: "mục tiêu đã có từ đầu anh ạ: chia sẻ kinh nghiệm và networking giao lưu". ... Buổi off lên tới cao trào khi Nhất đề xuất : "giờ đã muộn rồi, ai cũng mệt, nên tôi đề nghị chúng ta về để buổi sau bàn tiếp vậy". Mọi người đồng ý. Tại thời điểm ý, tôi có chút hơi thất vọng và nói "vâng ạ. Giờ cũng muộn rồi. Mọi người cũng mệt và cứ về đi ạ. Anh chị nào còn có thể ở lại được thì ở lại giúp em, chúng ta bàn nốt cho xong việc". Đột nhiên anh Hùng nói : "anh sẽ ở lại với em", rồi anh Hải cũng nói: "anh cũng ở lại". Mừng quá. Một lúc sau, một nửa số anh chị tham gia buổi off BTC lần 2 đã ra về. Thật tiếc là tôi đã không kịp biết tên của các anh chị ý.

Thành phần còn lại chỉ có: anh Hùng, anh Hải, tôi, Nhất, Đào, Trang, Tâm, Mai, Nam, Lực, Thảo. Mọi người bắt đầu bàn lại. Nội dung thì đã được bàn ở trước, Nhất đã có nội dung còn anh Linh thì chưa có. Haizz, giờ lấy cái gì ra để truyền thông thu hút mọi người đây. Về cách thức mời khách thì có sự thay đổi. Giờ thay vì bảo mọi người đóng 200.000 VND tiền share thuê hội trường và tổ chức, tất cả sẽ được free. Nhưng mục tiêu số lượng người tham dự sẽ từ 200 lên đến 300. Để đảm bảo chất lương người tham dự như yêu cầu nhà tài trợ, khi khách đăng ký tham dự sẽ phải cung cấp thêm thông tin về công ty và vị trí. BTC còn lại bắt đầu phân công mời khách, mỗi người sẽ nhận mời một số lượng anh chị nhất định. Buổi họp kết thúc lúc 11h đêm.

Đúng là không dễ tí nào khi truyền thông mà chỉ có một nửa nội dung. May quá, sáng hôm sau trước khi truyền thông, anh Linh đã mail lại là đang làm slide và nội dung sẽ là chia sẻ kinh nghiệm đánh giá tại Goldsun 2. Tuần 3 này, tôi, Đào, Trang, Tâm quyết định sẽ sử dụng điện thoại cá nhân để mời khách trực tiếp.

Off BTC lần 3 diễn ra, ngoài BTC còn ở lại của lần họp 2, có thêm Ngọc FPT, Quyền (bạn Lực), anh Linh và anh Sỹ. Sự xuất hiện của 2 anh làm tôi vững tin hơn. Lần này họp có thêm đại diện Hội Đồng Anh. Cuộc họp diễn ra nhanh chóng: kịch bản, phân công nhiệm vụ, quà tặng, hậu cần, kỹ thuật. Phần kịch cũng được anh Hùng và anh Sỹ diễn sơ qua.

Tuần cuối, Đào bắt đầu gửi giấy mời. Buổi họp lần 4 diễn ra suôn sẻ, mọi người tổng duyệt lần cuối kịch bản và các công việc cần làm khác.

Đúng 13h30 ngày 14/12/2013 sự kiện diễn ra. Mọi người bắt đầu đến. Số người tham dự cứ tăng dần, đến 2h chiều thì các ghế đã được lấp đầy. Khi anh Hải lên dẫn chương trình là lúc đó tôi tin và chắc chắn chương trình sẽ thành công.

Buổi offline chia sẻ diễn ra với nhiều kiến thức được chia sẻ. Tôi rất thú vị với mô hình của VP bank trong việc kết hợp giữa 2 yếu tố: duy trì văn hóa và đánh giá hiệu quả công việc. Phần hỏi đáp với nhiều tráng pháo tay, mỗi một câu trả lời là 1 trải nghiệm.

" Diễn giả Phạm Thống Nhất - Phó phòng Nhân sự chức năng của VP Bank chia sẻ ba bài toán trong BSC, đây là một chủ đề rất hay và hấp dẫn mọi người. Thực sự đây là một khái niệm khá mới mẻ đối với tôi, một người vừa chân ướt chân ráo chưa được bao lâu, hay thậm chí các anh chị đã đi làm lâu năm cũng có thể chưa hiểu về nó. Ba bài toán về BSC giải quyết những nội dung cơ bản sau:

BSC là cái gì? BSC là thẻ cân bằng điểm số, nó bao gồm 4 yếu tố cơ bản là: Finance, Processes, Customer và L+D.

Bạn chọn KPI theo BSC hay Smart? Đây là hai hình thức của KPI, mỗi hình thức đều có ưu và nhược điểm, chọn KPI theo phương pháp nào còn tùy vào đặc điểm và điều kiện mỗi doanh nghiệp khác nhau.
Diễn giả cũng chia sẻ phương pháp đang áp dụng tại VP bank đó là sử dụng 6 giá trị cốt lõi: thứ nhất - phải lấy khách hàng là trọng tâm; thứ hai - tham vọng của doanh nghiệp trong tương lai; thứ ba - tính hiệu quả; thứ tư - phát triển con người; thứ năm - sự tin cậy của khách hàng đối tác và nhân viên trong doanh nghiệp; thứ sáu - tạo ra sự khác biệt.

Anh Nhất cũng đưa ra quan điểm, nên đánh giá nhân viên theo 6 giá trị cốt lõi, bằng cách phân loại theo mức độ hoàn thành công việc: Không đạt, cần cố gắng, hoàn thành, hoàn thành tốt, xuất sắc.

Diễn giả Nguyễn Việt Linh - Trưởng phòng Nhân sự Goldsun 2 chia sẻ về kinh nghiệm thực tế đánh giá của tập đoàn Goldsun theo KPI hiện nay như thế nào. Với giọng nói trầm ấm, những câu chuyện thực tế đi vào lòng người đã làm cho mọi khách mời tham dự chương trình cảm thấy rất thú vị và hào hứng.

Diễn giả Hội đồng Anh, ông Eldon Baeco cũng có bài phát biểu đánh giá về kỹ năng Tiếng Anh của nhân sự hiện nay. Tiếng Anh là ngoại ngữ phổ thông trên thế giới, đặc biệt trong thời buổi hội nhập kinh tế hiện nay, việc trau dồi kỹ năng tiếng Anh là vô cùng quan trọng."

Trích tổng kết còn giang dở của bạn Tâm: http://www.hrlinkvietnam.com/2013/12/tong-ket-chuong-trinh-offline-anh-gia.html . Không biết bạn ý còn nhớ để viết nốt phần còn lại không nữa.

Thật tiếc cho những ai không tham dự. Một kỉ niệm thật đáng nhớ.

Một số thông tin, hình ảnh:
1.Thư mời: http://www.hrlinkvietnam.com/2013/12/thu-moi-tham-du-hop-mat-chia-se-kinh.html
2. Hình ảnh sự kiện:http://www.hrlinkvietnam.com/2013/12/hinh-anh-buoi-offline-cong-ong-nhan-su.html
3.Group mail dành cho thành viên trao đổi : https://groups.google.com/forum/#!forum/hr141213
4.Một số cảm nghĩ về sự kiện : http://www.hrlinkvietnam.com/2013/12/offline-nhan-su-14122013-chi-mot-loi.html
5.Thư cảm ơn BTC và diễn giả : http://www.hrlinkvietnam.com/2013/12/thu-cam-on-ban-to-chuc-va-nha-tai-tro.html