Tái cơ cấu và bài toán cắt giảm chi phí …

Đây là một bài viết khá hay trên Blog của 1 người bạn. Đọc xong và tự nghẫm, tôi thấy cũng có khá nhiều điều đáng để học tập cho công ty tôi đang làm. Vậy là mang lên đây chia sẻ. Hy vọng bài viết có hữu ích.

KC

****

Cứ mỗi lần khủng hoảng kinh tế, doanh nghiệp lại cuốn cuồn với bài toán cắt giảm chi phí. Loại chi phí đầu tiên mà người ta nhớ đến là chi phí nhân sự, bắt đầu từ chi phí đào tạo & phát triển , tiếp đến là lương – thưởng và sau đó là giảm cả nhân sự .

Cắt giảm chi phí trong thời buổi khó khăn là điều đương nhiên, nhưng nhìn cách cắt giảm của các doanh nghiệp Việt, ta nhận ra nhiều điều cần suy nghĩ.

Tôi có người bạn, đi làm hơn chụp năm rồi mà lương cũng chỉ 3 - 4 triệu. Vậy mà cứ thấy nó hết mua đất, lại đổi nhà. Vừa rồi, nó còn khoe, mới mua hơn 10.000m2 đất ở Huyện Bình Tân định mở khu du lịch sinh thái. Tiền đâu ra? (Tôi phải lưu ý thêm là bạn tôi làm ở công ty tư nhân chứ không phải nhà nước đâu nhé!)

Hai năm trước, sau khi hỗ trợ doanh nghiệp nọ (kinh doanh ngành nhà hàng) xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc , kỳ đánh giá đầu tiên, chúng tôi nhận được kết quả: chi phí food cost 44% doanh thu. (Mức trung bình của ngành là dưới 25%). Từ kết quả ấy, chúng tôi lôi ra được nguyên một ekíp rút ruột doanh nghiệp một cách rất chuyên nghiệp với thủ thuật hết sức đơn giản.

Còn ở một doanh nghiệp kinh doanh ngành công nghệ thông tin gần đây thì chúng tôi lại phát hiện ra hàng loạt vụ nhập hàng lỗi thời để sau đó, doanh nghiệp phải bán thanh lý với giá thấp hơn 50% giá nhập trong đó có những mặt hàng, cho cũng không ai thèm nhận, đành phải để lưu kho năm này sang năm khác. (Tốn thêm chi phí lưu kho).

Những nhà lãnh đạo của ta có bao giờ tự hỏi: Tại sao các doanh nghiệp nước ngoài nó trả lương - thưởng cao thế mà nhân viên mình không chuyển sang đó làm? Câu trả lời thường gặp là: "nhân viên không đủ năng lực để đầu quân vào mấy chỗ ấy". Cũng có lý! Vậy nhân viên ta dốt cả sao? Dốt thế thì ta giữ làm gì? Sao chưa thay đổi?

Có nhà lãnh đạo nào hỏi: "mình trả lương - thưởng thấp vậy sao nhân viên mình giàu thế?"
Ở một doanh nghiệp sản xuất khác, nhìn quy mô và tầng suất làm việc thì ai cũng thấy hoành tráng lắm. Chi phí lương, điện, nước mỗi ngày một tăng. Vậy mà năng suất và doanh số cứ ì ạch. Kiểm tra các quy trình quản lý đều khá chặt chẽ. Và rồi, chúng tôi bí mật gắn camera trước cửa kho và phát hiện: xe nguyên liệu vào cửa kho cân 08 tấn, nhưng chứng từ nhập chỉ có 05tấn. Bạn nghĩ gì về hiện tượng này? Nhân viên nhập thừa cho doanh nghiệp? Chúng tôi kiểm tra tiếp chứng từ xuất, khớp với chứng từ nhập. Điều gì đã diễn ra?

Đây là câu trả lời: nguyên liệu vào 08 tấn, ghi 05tấn; xuất từ kho xuống xưởng sản xuất 08 tấn, cũng ghi 05 tấn. Vậy là công ty phải trả chi phí cho nhân sự, điện, nước,... để sản xuất 08 tấn; nhập kho thành phẩm 05 tấn (tạm tính vậy cho tiện), xuất kho thành phẩm đến khách hàng 05 tấn. (Chứng từ đều khớp. Quy trình chuẩn). 03 tấn còn lại đi đâu? Cũng đến khách hàng thôi, nhưng chứng từ khác.

Doanh nghiệp ấy không phá sản mới lạ!

Trở lại bài toán cắt giảm chi phí. Doanh nghiệp Việt chúng ta nói chung và lãnh đạo Việt nói riêng hầu như chỉ nhìn thấy phần ngọn của các vấn đề mà chưa nhìn sâu tận gốc. Giống như ở doanh nghiệp trên, lãnh đạo hò hét phòng nhân sự cắt giảm chi phí lương, gầm gừ với phòng hành chánh kiểm soát chi phí điện, nước. Nhân viên phải thắt lưng buột bụng. Và hiệu quả thì đã rõ.

Chúng ta hầu như ít khi dành thời gian phân tích chi phí & tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách tổng thể mà chỉ nhìn bề nổi. Nhưng khi làm gì, chúng ta cũng nghĩ đến những việc lớn mà ít quan tâm đến tiểu tiết. Với doanh nghiệp sản xuất trên, chúng tôi đã đặt dấu hỏi: "tại sao tiêu hao điện tăng mà sản phẩm không tăng?" rồi mới sinh nghi mà đặt camera. Trong khi ấy thì chủ doanh nghiệp vẫn khăng qhăng là quy trình xuất nhập rất chặt chẽ.

Bạn có thắc mắc, tại sao tôi không hỏi: "Chi phí nhân sự tăng mà năng suất không tăng?" thay vì nghi vấn từ điện không? Xin thưa: con người thì hiệu quả làm việc tuỳ lúc, công ty thắt lưng, buột bụng, có thể họ sẽ chểnh mảng mà ra năng suất thấp. Nhưng máy thì không tự "ăn điện" được.

Vì vậy, tôi khuyên lãnh đạo doanh nghiệp thay vì cắt giảm những chi phí "vặt" như chi phí đào tạo & phát triển mỗi năm 1 -2 tỉ thì hãy xem xét cẩn thận hơn hệ thống để tiết kiệm hàng chụp tỉ (và hơn thế nữa). Việc này không chỉ là giảm chi phí mà còn làm lành mạnh hoá văn hóa doanh nghiệp , cũng là tạo tiền đề cho quá trình phát triển lâu dài.

Tôi lại phải lưu ý thêm lần nữa, xem xét hệ thống tôi muốn nói ở đây không phải là chỉ là quy trình, thủ tục trên giấy mà phải nhìn cách chúng ta thực hiện. Ở doanh nghiệp ngành CNTT trên, ai nói quy trình mua hàng của họ không chuẩn? Nhưng họ không làm đúng như họ viết và lãnh đạo luôn luôn biện minh "phải linh hoạt mới đáp ứng được yêu cầu công việc". Đúng là hệ thống do chúng ta xây thì chúng ta có quyền thay đổi. Tuy nhiên, chúng ta xây để thực hiện & kiểm soát công việc chứ phải xây cho "bằng chị bằng em". Cho nên, khi cần thay đổi thì chúng ta phải thay đổi hệ thống trước rồi mới thực hiện chứ không phải linh hoạt kiểu tuỳ tiện như vậy. Linh hoạt một lần được sẽ có linh hoạt lần hai và lần thứ n. Linh hoạt lần 1 là việc vặt nhưng lần thứ n thì không vặt nữa nhưng ta quen rồi nên vẫn thấy đó là việc vặt.

Kim Thủy
C.ty TNHH MTV DV Nhân Việt