Các lỗi BHXH sẽ bị thanh tra kiểm tra

“EM ƠI, BẢO HIỂM GỌI – CÔNG TY CHỊ SẮP BỊ KIỂM TRA…”

Có một c học viên nhắn cho tôi lúc gần 9 giờ tối: “Thầy ơi, bên BHXH vừa yêu cầu công ty c cung cấp hồ sơ lao động, tiền lương để kiểm tra. C mới nhận công ty được mấy tháng, hồ sơ cũ rất lộn xộn. Giờ c không biết bắt đầu từ đâu…”

Tôi hỏi lại: “C đừng nhìn mỗi danh sách đang đóng BHXH. Việc đầu tiên là lấy toàn bộ danh sách những người đã nhận tiền từ doanh nghiệp ra.”

Bởi khi BHXH kiểm tra, vấn đề họ quan tâm không đơn giản là:
- Công ty đang đóng BHXH cho bao nhiêu người?
- Mà câu hỏi quan trọng hơn là: Công ty thực tế sử dụng bao nhiêu lao động thuộc diện phải tham gia, đóng từ thời điểm nào và mức đóng đã đúng chưa?

Thực tế, cơ quan BHXH có quyền yêu cầu doanh nghiệp cung cấp sổ quản lý lao động, bảng lương và các tài liệu liên quan đến việc đóng, hưởng BHXH, BHTN, BHYT gửi online hoặc mang lên trực tiếp. Vì vậy DN bạn phải luôn chuẩn bị Bộ hồ sơ chuẩn bị ban đầu gồm:
- Danh sách toàn bộ NLĐ từng làm việc trong thời kỳ kiểm tra;
- Sổ quản lý lao động;
- HĐLĐ, phụ lục HĐLĐ, quyết định tuyển dụng/bổ nhiệm;
- Hồ sơ thử việc;
- Bảng chấm công;
- Bảng tính và thanh toán lương, thưởng, phụ cấp;
- Sao kê/chứng từ chi lương;
- Hồ sơ tăng, giảm BHXH;
- Dữ liệu quá trình tham gia BHXH của từng người;
- Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp;
- Thang, bảng lương và các hồ sơ lao động liên quan;
- Quyết định tăng lương, điều chuyển, nghỉ việc, nghỉ không lương;
- Hồ sơ thai sản, ốm đau nếu có;
- Hồ sơ cộng tác viên, giao khoán, chuyên gia, thời vụ;
- Tờ khai/quyết toán TNCN và danh sách cá nhân nhận thu nhập;
- Sổ kế toán các tài khoản tiền lương, BHXH và chứng từ thanh toán liên quan.

Và tuỳ từng DN mắc lỗi khác nhau và CQ BHXH sẽ yêu cầu hồ sơ cụ thể chứ không bắt DN phải mang toàn bộ hồ sơ như trên, và thường các DN gặp phải các lỗi như

+ LỖI 1: QUYẾT TOÁN TNCN CÓ 26 NGƯỜI – BHXH CHỈ CÓ 15 NGƯỜI
Cán bộ hỏi: “11 người còn lại là ai?”
Kế toán lúc này mới bắt đầu cuống, đi chuẩn bị hợp đồng, cam kết...
Và thường thì 11 người này có thể sẽ nằm trong 4 nhóm:
- Nhóm 1: Cộng tác viên thực sự, làm việc theo đầu việc/kết quả.
- Nhóm 2: Cá nhân nhận khoán công việc độc lập.
- Nhóm 3: Người thử việc hoặc làm việc trong những khoảng thời gian phải xem xét riêng.
- Nhóm 4: Người thực tế làm việc thường xuyên, chịu quản lý, điều hành như nhân viên nhưng doanh nghiệp lại đặt tên hợp đồng là “CTV” "Khoán việc"....

+ LỖI 2: HỢP ĐỒNG GHI LƯƠNG 15 TRIỆU – BHXH CHỈ ĐÓNG 7 TRIỆU
Đây là lỗi tôi thấy kế toán rất dễ gặp.
Hồ sơ một nhân viên thể hiện:
- Lương cơ bản: 7 triệu
- Phụ cấp chức vụ: 3 triệu
- Khoản bổ sung: 5 triệu
- Tổng thu nhập thường xuyên: 15 triệu.
Nhưng kế toán cứ lấy: 7 triệu = mức đóng BHXH.
Cán bộ không chỉ hỏi “lương cơ bản bao nhiêu”, mà sẽ đối chiếu HĐLĐ – phụ lục – quy chế lương – bảng lương – số thực trả – mức doanh nghiệp đã đăng ký đóng.
Vì vậy phải phân loại từng khoản: khoản nào thuộc tiền lương làm căn cứ đóng, khoản nào không, thay vì đặt tên tất cả thành “hỗ trợ” rồi mặc nhiên loại khỏi BHXH.

+ LỖI 3: BẢNG LƯƠNG MỘT KIỂU – HỢP ĐỒNG MỘT KIỂU – BHXH MỘT KIỂU
Đây mới là lỗi rất khó giải trình.
- Hợp đồng: 10 triệu.
- Bảng lương: 18 triệu.
- Chuyển khoản: 18 triệu.
- Quyết toán TNCN: 216 triệu/năm.
Nhưng BHXH lại đang đóng theo 6 triệu.

+ LỖI 4: CÓ NGƯỜI NHẬN LƯƠNG NHƯNG KHÔNG THẤY TRÊN DANH SÁCH BHXH
Đây là điểm kiểm tra rất đáng lưu ý. Cơ quan BHXH không nhất thiết chỉ nhìn hồ sơ mà doanh nghiệp chủ động đưa ra. Thường họ sẽ kiểm tra tờ khai 05/KK-TNCN và 05/QTT-TNCN của Dn mà tìm ra
Cho nên nếu:
- TK chi phí lương có 2,5 tỷ
- Quyết toán TNCN có 35 người
- Bảng lương có 30 người
- Sổ lao động có 27 người
- BHXH có 18 người
thì kế toán phải trả lời được: 17 người chênh lệch là ai?
Chứ không thể giải trình chung chung: “Dạ họ là cộng tác viên hết ạ.”

+ LỖI 5: BÁO TĂNG MUỘN – BÁO GIẢM SAI THỜI ĐIỂM
- Có người bắt đầu làm từ tháng 3 nhưng đến tháng 6 mới báo tăng.
- Có người nghỉ từ tháng 5 nhưng tháng 7 mới xử lý.
- Có trường hợp nghỉ không lương, thai sản, chấm dứt HĐLĐ nhưng hồ sơ nội bộ và dữ liệu BHXH không khớp nhau.
Trường hợp này họ sẽ yêu cầu văn bản giải trình, bảng thanh toán tiền lương/tiền công và HĐLĐ tương ứng thời gian truy thu.

+ LỖI 6: “HỢP ĐỒNG KHOÁN” NHƯNG LÀM VIỆC Y HỆT NHÂN VIÊN
Đây là phần tôi dặn học viên phải kiểm tra kỹ.
Một người ký “Hợp đồng khoán”, nhưng: 8 giờ sáng có mặt → chấm công → trưởng phòng giao việc → làm tại văn phòng Công ty → dùng máy Công ty → nghỉ phải xin phép → nhận cố định 12 triệu/tháng → làm liên tục cả năm.
Hồ sơ gọi là “khoán”, nhưng các dấu hiệu thực tế lại cần được đánh giá theo bản chất quan hệ.
Do đó đừng tạo một bộ hợp đồng khoán chỉ để giải trình BHXH. Sai ở bản chất thì càng bổ sung giấy tờ giả tạo, rủi ro càng lớn.
Đến đây tôi cũng khuyên học viên của tôi, em cũng chỉ làm công ăn lương thôi, có gì thì tra đổi làm thật việc thật, càng cố thì tự e sẽ bước 1 chân vào vũng lầy. Tốt nhất cứ để CQ BHXH xử lý xong và yêu cầu DN làm đúng như thế mình vừa an toàn và giúp NLĐ hưởng lợi cao nhất

Nguồn: Thái Sơn

Lời bình: Nhà nước dùng cơ chế hậu kiểm và song kiểm để kiểm tra các hoạt động tuân thủ đóng góp. Quy trình như sau: Doanh nghiệp đóng góp các khoản chi phí theo thời hạn. >> Sau đó nộp các báo cáo về doanh thu, chi phí theo đúng mẫu của nhà nước. >> Cơ quan nhà nước dựa vào phần mềm và kiểm tra tay các báo cáo và các khoản đã nộp của doanh nghiệp. >> Cơ quan nhà nước thấy bất thường như thiếu, nội dung sai, không đúng, rơi vào tình huống rủi ro thì yêu cầu DN giải trình >> DN giải trình và xét thấy không đúng theo luật, cơ quan nhà nước (thuế hoặc BHXH) thanh tra kiểm tra.

Cụ thể quy trình phối hợp giữa cơ quan thế và BHXH như sau:
Thuế sẽ kiểm tra và so sánh:
- Số tiền trên bảng lương với số tiền trong tài khoản 334 xem có lệch không? Nếu số tiền trong 334 >số tiền trong bảng lương thì kiểm tra số tiền lệch đó có cho vào 338?
- So sánh số tiền trong tài khoản 334 với cả tiền quyết toán thuế TNCN có lệch không?

- Sau khi kiểm tra xong rồi thì họ sẽ báo cho bên BHXH nếu thấy có tình trạng lệch kiểu như ở trên: "Quyết toán TNCN có 26 người – BHXH chỉ có 15 người"

Chi tiết vào việc thanh tra kiểm tra khoản chi phí liên quan đến lương (tiền đóng BH, CĐ..):
- Bước 1: Xem tài khoản liên quan đến chi phí lao động. Tài khoản này có 2 mục chi phí nhỏ: Chi phí lương và chi phí dịch vụ lao động.
- Bước 2: Xem trong chi phí lương kia có các loại chi phí nào (cố định: Lương cứng, phụ cấp, biến đổi: Thưởng, tăng ca...).
- Bước 3: Xem tổng số chi phí trả cho người lao động cố định và so sánh với tổng chi phí nộp BH, CĐ. Nếu khớp về % thì ổn.
- Bước 4: Xem bảng lương để xem tổng chi phí trên bảng lương có khớp với tài khoản liên quan đến chi phí lao động không. Ví dụ trong bảng lương có chi tiền cho nhân viên tên Cường nhưng trong tài khoản kế toán lại đưa vào chi phí dịch vụ lao động là không được.
- Bước 5: Xem hợp đồng lao động và các quy chế, cũng như các tài liệu như bảng đánh giá thưởng để xem thông tin bảng lương và các nội dung có đúng khớp nhau không.
- Bước 6: Xem bảng kê các chi phí dịch vụ lao động
- Bước 7: Kiểm tra các hợp đồng liên quan đến dịch vụ lao động xem có đúng luật hợp quy định chưa.

Nguyễn Hùng Cường