Hướng dẫn chi tiết các bước nộp Kinh phí công đoàn cho DN không thành lập CĐCS

Từ khi Nghị định 105/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành, câu chuyện về kinh phí công đoàn (KPCĐ) đã thực sự trở thành một trong những chủ đề "nóng" và được quan tâm rất nhiều trong cộng đồng nhân sự. Lướt qua các diễn đàn, hội nhóm, tôi thấy một trong những vấn đề mà các bạn HR hoang mang và đặt câu hỏi nhiều nhất là làm sao để nộp KPCĐ khi doanh nghiệp chưa thành lập CĐCS. Theo quy định, dù doanh nghiệp của bạn chưa thành lập Công đoàn cơ sở (CĐCS), bạn vẫn bắt buộc phải đóng KPCĐ với mức 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động.

Vậy thủ tục khai báo xin gán mã này gồm những gì và cách thức nộp KPCĐ cụ thể ra sao để không bị sai sót? Bài viết dưới đây sẽ "cầm tay chỉ việc" hướng dẫn bạn từng bước một cách nhanh chóng và chuẩn xác nhất!

Dưới đây là 3 bước chuẩn hóa để thực hiện nộp KPCĐ:

BƯỚC 1: KHAI BÁO THÔNG TIN VÀ XIN GÁN MÃ ĐỊNH DANH

Doanh nghiệp không thể tự ý nộp tiền ngay mà cần phải làm thủ tục xin gán mã tài khoản định danh từ LĐLĐ Thành phố.

• Tải mẫu biểu khai báo (Mẫu của VietinBank, BIDV hoặc Agribank).
• Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp theo các cột hướng dẫn.
• Gửi 01 bản cứng (có ký, đóng dấu) và 01 bản mềm (file Excel) về email của Ban Tài chính LĐLĐ TP Hà Nội: bantaichinh.cdhn@gmail.com.

💡Một số lưu ý và câu hỏi thường gặp:

• Công ty tôi CHƯA có Công đoàn cơ sở thì phần chữ ký "CHỦ TỊCH CĐCS" ai ký?
  Trả lời: Doanh nghiệp để Giám đốc công ty ký duyệt vào biểu mẫu này.
• Không có CĐCS thì điền số tài khoản CĐCS (cột 9, 10, 11) như thế nào?
  Trả lời: Bạn bỏ trống (hoặc điền "N"), không điền số tài khoản của công ty vào đây.
• Lỗi thường gặp: Mất quá nhiều thời gian tính toán số tiền ở "Cột 20 - Dự toán KPCĐ phải nộp".
  Cách khắc phục: Đây chỉ là con số dự kiến, chưa cần chính xác từng đồng để đối chiếu quyết toán. Kế toán có thể tạm tính nhanh theo công thức: Tổng quỹ lương 1 tháng tính đóng BHXH x 2% x 12 tháng.

BƯỚC 2: KIỂM TRA TRẠNG THÁI GÁN MÃ ĐỊNH DANH

Sau khi gửi email, doanh nghiệp cần đợi khoảng 10 ngày làm việc để hệ thống ngân hàng cập nhật mã.

Cách tự kiểm tra: Mở ứng dụng ngân hàng, chọn chuyển tiền và nhập thử số tài khoản định danh (xem cấu trúc tài khoản ở Bước 3). Nếu tên người thụ hưởng tự động hiện ra với cú pháp "Công đoàn Việt Nam - [Tên doanh nghiệp]", chúc mừng bạn, đơn vị đã được khai báo thành công.

💡 Một số lưu ý và câu hỏi thường gặp:

Câu hỏi: Đã quá 10 ngày mà nhập mã vẫn không ra tên tài khoản thì làm sao?
Trả lời: Đừng chuyển tiền vội! Hãy liên hệ ngay với cán bộ hỗ trợ. Nếu không biết SĐT hoặc không liên hệ được, hãy nhắn tin trực tiếp qua Messenger của Fanpage Công đoàn Hà Nội để nhờ cấp số điện thoại cán bộ phụ trách.

BƯỚC 3: THỰC HIỆN CHUYỂN KHOẢN KPCĐ HÀNG THÁNG

Doanh nghiệp chọn 1 trong các ngân hàng sau để thực hiện nộp KPCĐ (Mức nộp = 2% quỹ lương đóng BHXH):

Cách 1: Nộp qua VietinBank (Tài khoản định danh)

• Số tài khoản: 1TLD + [Mã số thuế của doanh nghiệp].
• Tên người hưởng: Công đoàn Việt Nam – <Tên Doanh nghiệp>.
• Nội dung chuyển khoản: <Tên doanh nghiệp> nộp 2% KPCĐ tháng....

Cách 2: Nộp qua BIDV (Tài khoản định danh)

• Số tài khoản: V2TT + [Mã số thuế của doanh nghiệp].
• Tên người hưởng: Công đoàn Việt Nam.
• Nội dung chuyển khoản: <Tên doanh nghiệp> nộp 2% KPCĐ tháng.

Cách 3: Nộp qua Agribank (Chỉ dùng nếu CĐCS đã có sẵn tài khoản tại đây)

• Số tài khoản chung: 1400 288 668 989.
• Tên người hưởng: Công đoàn Việt Nam.
• Nội dung chuyển khoản BẮT BUỘC: MST <Mã số thuế> <Tên doanh nghiệp> đóng KPCĐ tháng.

💡Một số lưu ý và câu hỏi thường gặp:

• Lỗi sai định dạng Mã số thuế (MST): Rất nhiều Kế toán nhập MST có dấu gạch ngang (VD: 0101234567-001) hoặc khoảng trắng làm hệ thống báo lỗi.
• Quy định chuẩn: MST là dãy số viết liền, tuyệt đối không có ký tự đặc biệt. Doanh nghiệp độc lập dùng 10 số, doanh nghiệp có đơn vị phụ thuộc (chi nhánh) dùng 13 số.
• Lỗi ghi sai nội dung chuyển khoản: Hệ thống ngân hàng tự động nhận diện trong 24h. Việc bạn tự sáng tạo nội dung chuyển tiền (đặc biệt tại Agribank) sẽ khiến tiền bị "treo", dẫn đến tình trạng doanh nghiệp đã nộp nhưng vẫn bị hệ thống ghi nhận là chậm hoặc nợ KPCĐ. Hãy copy y nguyên cú pháp hướng dẫn bên trên!

Bài viết được viết dựa trên Hướng dẫn 30/HD-LĐLĐ của Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam.

Hi vọng bản hướng dẫn này sẽ giúp công việc của các anh chị em HR và Kế toán trở nên nhẹ nhàng hơn. Hãy lưu lại để thực hiện đúng ngay từ lần đầu tiên nhé!

 

Tạ Vân Phương