Cường có cách nào để nhân viên tự chủ làm việc mà không cần phải chỉ đạo không?

Tôi vừa thấy có một công ty nọ. Sếp ở đó rất hay. Anh ý mới đi học được một cách quản trị. Cụ thể, anh hay yêu cầu nhân viên phải tự ra những điều quan trọng và đưa ra những mục tiêu "hướng tới mặt trăng - moon shoot". Cứ khi nào nhân viên đặt mục tiêu, sếp thường kéo cho cao chót vót. Tại anh sếp nghe chuyên gia trong lớp học nói rằng bảng kết quả mục tiêu của nhân viên phải đỏ thì mới tốt, chứ xanh là mục tiêu dễ dãi. Thế là, cái bảng mục tiêu xanh đỏ của nhân viên có màu xanh thì ít mà đỏ chết chóc thì nhiều. Đã thế sếp lại còn họp kiểm tra tiến độ liên tục, làm nhân viên chạy thở không ra hơi.

Bên cạnh đó, sếp còn rất hay khuyến khích nhân viên khởi nghiệp nội bộ. Tức là nhân viên có thể tự đề xuất biến công việc của cá nhân hoặc bộ phận thành 1 dịch vụ. Sếp sẽ tham gia góp vốn như là 1 cổ đông. Nhân viên sẽ bán dịch vụ của mình cho các bộ phận, cá nhân phòng ban khác trong nội bộ công ty hoặc tập đoàn. Sau dần dần, nhân viên đó có thể cung cấp dịch vụ cho bên ngoài nếu có thể.

Nhìn vào cách quản trị, tôi lờ mờ đoán là sếp đang quản trị dựa trên cơ sở động lực bên trong (tự chủ, tự trị và tự đích) - "Động lực chèo lái hành vi" của Daniel H.Pink. Suy rộng ra, tôi tin hẳn anh sếp trong tình huống cũng giống một số anh chị em CEO từng hỏi tôi câu: "Cường có cách nào để nhân viên tự chủ làm việc mà không cần phải chỉ đạo không?", mong muốn nhân viên chủ động 100%.

Ai mà chả ham như vậy, bạn nhỉ! Liệu thực sự có mô hình doanh nghiệp nào giải quyết được bài toán này?

Để tìm câu trả lời, chúng ta bắt đầu "lùi 1 bước chân" nhìn vào cấu trúc xác định cách thức hoạt động (như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát) hướng tới việc đạt được các mục tiêu của các tổ chức (cơ cấu tổ chức). Sau khi so sánh, tổng hợp, bạn sẽ thấy cơ cấu tổ chức chia thành 2 nhóm lớn đối lập nhau: Mô hình cơ cấu quản lý phi tập trung (mô hình cơ cấu không chỉ huy, không lãnh đạo/ quản lý) vs Mô hình cơ cấu quản lý tập trung/ phân quyền (mô hình cơ cấu có chỉ huy, có lãnh đạo/ quản lý).

Khi tìm hiêu sâu về Mô hình cơ cấu quản lý phi tập trung, ta sẽ nhận ra đây chính là câu trả lời hoàn hảo cho mong muốn nhân viên chủ động 100%. Mô hình quản lý phi tập trung có thể coi là một mô hình lý tưởng của mọi doanh nghiệp hiện đại vì nó đề cao khả năng và năng lực của nhân viên trong công việc.

Định nghĩa: Cơ cấu quản lý phi tập trung là cấu trúc xác định cách thức hoạt động không chỉ huy (không ai quản lý ai, mọi người trong tổ chức là đối tác của nhau) hướng tới đạt được mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu này cũng có một cái tên gọi khác là cơ cấu xanh ngọc.

Cơ cấu này có nhiều dạng:
- Cơ cấu vòng tròn chuyên môn - Holacratic Organizations: Nhân viên đảm nhận một hoặc nhiều vai trò (role) với trách nhiệm và mục tiêu rõ ràng. Nhân viên được trao quyền ra quyết định mà không cần xin phép trong vòng tròn đó.

- Cơ cấu tổ chức phẳng - Flat Organizations: Nhân viểm đảm nhận nhiệm vụ tổng hợp (không hề tồn tại chức danh công việc). Họ được tự do tham gia vào bất kỳ công việc nào họ cảm thấy mình đủ năng lực đảm nhận và được trao quyền tự chủ, tham gia sâu vào quy trình ra quyết định.

Ví dụ: Mô hình khoán 10 tại Việt Nam có thể coi là ví dụ điển hình cho cơ cấu quản lý phi tập trung. Đất nông nghiệp được giao cho từng hộ gia đình canh tác ổn định, lâu dài (15 năm trở lên). Hộ nông dân được chủ động sản xuất, tự chịu trách nhiệm về lỗ lãi, không còn phụ thuộc cứng nhắc vào "làm chung, ăn chung". Nông dân chỉ cần thực hiện nghĩa vụ khoán (nộp sản lượng) và thuế, phần còn lại được quyền sử dụng hoặc bán trên thị trường. Tại ủy ban, có phòng khuyến nông với nhiệm vụ tư vấn và hướng dẫn nông canh tác.

Ưu điểm:
- Quản lý phi tập trung hỗ trợ tự chủ triệt để. Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp là một người “sếp” tự quản lý công việc của chính mình.
- Tăng tốc độ ra quyết định: Phản hồi nhanh với thay đổi của thị trường.
- Nâng cao sự gắn kết: Nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có trách nhiệm cao hơn.
- Tối ưu chi phí: Giảm chi phí lương cho các tầng quản lý trung gian.
- Tăng khả năng sáng tạo: Khuyến khích ý tưởng mới từ mọi thành viên.
- Tăng khả năng linh hoạt, thúc đẩy sự chủ động, giảm xung đột quyền lực và tối ưu hóa hiệu suất.

Nhược điểm:
- Không tuân thủ các chính sách thống nhất: Theo quản lý phi tập trung, doanh nghiệp khó có thể  tuân theo các chính sách thống nhất và quy trình chuẩn. Mỗi người quản lý sẽ làm việc và đóng khung chính sách theo tài năng của mình.
- Gánh nặng tài chính: Quản lý phi tập trung đòi hỏi việc sử dụng nhân viên được đào tạo để chấp nhận thẩm quyền, nó liên quan đến gánh nặng tài chính nhiều hơn và một doanh nghiệp nhỏ không thể đủ khả năng để bổ nhiệm các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau
- Yêu cầu nhân viên có trình độ: Quản lý phi tập trung trở nên vô dụng khi không có nhân viên cấp dưới thiếu trình độ và năng lực, điều này sẽ gây tổn thất lớn cho tổng thể doanh nghiệp khi họ phạm sai lầm
- Xung đột: Quản lý phi tập trung gây áp lực nhiều hơn cho người đứng đầu bộ phận để nhận ra lợi nhuận bằng bất cứ giá nào. Thông thường trong việc đáp ứng các kế hoạch lợi nhuận mới của họ mang lại xung đột giữa các nhà quản lý.

Bạn thấy sao về cơ cấu không chỉ huy? Tôi thích và thấy đây là mô hình của tương lai. Tuy vậy, để lựa chọn và quyết định theo, bạn cần cân nhắc phân tích bối cảnh tổ chức (http://blognhansu.net.vn/?p=23721), văn hóa dân tộc (http://bloggiamdoc.com/?p=393). Ở Việt Nam, mọi người thích cơ cấu có chỉ huy hơn.

Nguyễn Hùng Cường