Chỗ này lộn xộn lắm, sếp nào cũng đều chỉ đạo được nhân viên, thế là không được?

Tôi nhớ hồi còn trẻ, lúc đó tôi khoảng hơn 30 tuổi và có 1 cơ duyên được nói chuyện với 1 anh Tổng giám đốc 1 công ty cũng khá lâu đời. Công ty ấy cũng phải hơn 45 năm trong lĩnh vực thương mại dịch vụ xăng dầu và anh Tổng cũng phải trên 50 tuổi. Anh bố trí nhân viên như sau: Nhân viên cấp thấp nhất sẽ được chỉ đạo bởi nhiều quản lý cấp trên. Ví dụ: Các vị trí nhân viên đều được gọi là nhân viên tổng hợp. Họ chịu sự chỉ huy của nhiều quản lý như tổ trưởng Bán xăng, tổ trưởng Dịch vụ rửa xe, tổ trưởng Bảo vệ. Khi có khác mua xăng, nhân viên tổng hợp sẽ chạy ra đổ xăng cho khách. Nếu khách cần rửa xe thì tổ trưởng Dịch vụ sẽ điều nhân viên tổng hợp đang rảnh rỗi ra rửa xe. Trong trường hợp không có việc đổ xăng hay rửa xe, tổ trưởng Bảo vệ có thể điều nhân viên ra trông xe. Tôi nghe anh chia sẻ xong thì phê phán lắm vì như vậy là không chuyên môn hóa, nhân viên sẽ không làm giỏi và làm nhanh được 1 việc. Tôi bảo anh: "Chỗ này lộn xộn lắm, sếp nào cũng đều chỉ đạo được nhân viên, thế là không được!". Sau này, khi đã lớn khôn hơn, tôi ngộ ra: Anh tổng giám đốc không hề sai. Cơ cấu tổ chức có nhiều hướng (không chỉ huy - phi tập trung hoặc có chỉ huy - tập trung phân quyền). Trong hướng cơ cấu có chỉ huy chia làm 3 nhóm: Thống nhất 1 chỉ huy; Đa chỉ huy; Hỗn hợp.

1. Cơ cấu thống nhất 1 chỉ huy

- Định nghĩa: Cơ cấu thống nhất 1 chỉ huy là cơ cấu mà một nhân viên có thể bị/được chỉ huy bởi 1 quản lý trực tiếp ở tuyến trên. Nhân viên sẽ phải báo cáo và làm việc dưới một lãnh đạo.

- Đặc điểm của cơ cấu 1 chỉ huy: Mối quan hệ chủ yếu thiết lập theo chiều dọc, có cấp trên và cấp dưới. Quản lý theo phương thức hành chính, chuyên môn hóa hoạt động, mô tả công việc chi tiết, có giới hạn cứng nhắc giữa các công việc và các bộ phận, các cá nhân làm việc khá độc lập, di chuyển nhân lực theo chiều dọc.

- Cơ cấu 1 chỉ huy bao gồm các loại:
+ Cơ cấu nằm ngang (thống nhất ra quyết định): Đây là loại cơ cấu chỉ có một vài cấp quản lý và hướng tới một nền quản lý phi tập trung. Mọi nhân viên của tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định. Cơ cấu này hay dùng trong các mô hình như hội đồng quản trị, ban chấp hành. Ở đó có 1 vị trí là người điều hành (hay gọi là chủ tịch hoặc bí thư), vị trí còn lại là ủy viên. Có thể mỗi ủy viên phụ trách 1 mảng. Khi có việc, người điều hành sẽ chủ trì cuộc họp và nêu vấn đề. Các ủy viên sẽ cùng đóng góp ý kiến. Sau khi thảo luận, cả nhóm sẽ cùng biểu quyết và thống nhất quyết định. Vị trí điều hày có thể sẽ được luân phiên theo nhiệm kì.

+ Cơ cấu tổ chức hình tháp (thống nhất chỉ huy): Là loại cơ cấu có rất nhiều cấp bậc quản lý. Nó thường sử dụng phương thức quản lý trên – dưới hay ra lệnh – kiểm tra, trong đó các nhà quản lý ra các mệnh lệnh hành chính và kiểm soát gắt gao việc thực hiện mệnh lệnh

- Đặc điểm của cơ cấu đa chỉ huy: Cơ cấu này cũng có cái tốt và cái không tốt.
+ Ưu điểm:
• Thuận lợi cho chế độ một thủ trưởng, tạo sự thống nhất.
• Lãnh đạo là người chịu trách nhiệm chính về kết quả thực hiện công việc.

+ Nhược điểm:
• Đòi hỏi người lãnh đạo có kiến thức sâu, rộng (Cơ cấu này sẽ tăng áp lực cho quản lý).
• Hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao.

2. Cơ cấu đa chỉ huy.

- Định nghĩa: Cơ cấu đa chỉ huy là cơ cấu mà một nhân viên có thể bị/được chỉ huy bởi nhiều hơn 1 quản lý. Như tên gọi, nhân viên sẽ phải báo cáo và làm việc dưới nhiều lãnh đạo.

- Đặc điểm của cơ cấu đa chỉ huy: Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý. Những hoạt động có mối quan hệ tương đồng sẽ được hợp vào một bộ phận, theo đó hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định. Các bộ phận trong tổ chức chịu sự quản lý của thủ trưởng và mối liên hệ giữa các bộ phận trong tổ chức rất là phức tạp. Các nhân viên trong từng bộ chịu sự chi phối của nhiều lãnh đạo.

- Cơ cấu đa chỉ huy bao gồm các loại:
+ Cơ cấu theo chức năng (Một nhân viên tất cả chỉ huy). Cơ cấu này thường dễ thấy nhất trong 1 gia đình (con cái đều chịu sự chỉ huy của cha và mẹ). Khi thấy con đang chơi, nếu người mẹ rảnh sẽ chỉ huy con (ví dụ đi học). Sau khi con học xong, mẹ bận, người cha đang rảnh và không muốn để con có thời gian chơi, lại tiếp tục chỉ huy con (ví dụ đi tắm). Cứ như vậy, người con sẽ luôn có việc để làm.

Đây chính là cơ cấu chỉ huy như ở phần đầu.

+ Cơ cấu theo ma trận (Một nhân viên một số chỉ huy. Nhân viên sẽ có 1 quản lý cố định (ngành dọc - trực tuyến, tuy nhiên nhân viên cũng có thêm 1 số quản lý theo dự án (ngành ngang))

- Đặc điểm của cơ cấu đa chỉ huy: Cơ cấu này cũng có cái tốt và cái không tốt.
+ Ưu điểm:
• Thu hút được nhiều chuyên gia giỏi.
• Gánh nặng của người lãnh đạo được giảm bớt so với mô hình trực tuyến.

+ Nhược điểm
• Vi phạm chế đột một thủ trưởng (thống nhất chỉ huy)
• Các bộ phận phục vụ nhiều lệnh chỉ đạo nên việc thực hiện công việc trở nên khó khăn, mối liên hệ giữa các bộ phận không được chặt chẽ.

Để hạn chế nhược điểm, chúng ta nên áp dụng thêm nguyên tắc: Thống nhất mệnh lệnh - người nào ra lệnh thì người đó sẽ rút lệnh. Và tổ chức nên nâng cao năng lực đa nhiệm xử lý công việc cho nhân viên.

3. Cơ cấu hỗn hợp: Đây là kiểu hỗn hợp của hai cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Tức là 1 số chỗ thì thống nhất 1 chỉ huy. Một số khác thì lại đa chỉ huy.

Đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các bộ phận chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.

4. Chú ý:
- Nếu các cơ cấu trên có thêm người/ bộ phận hỗ trợ/ tham mưu/ tư vấn thì cơ cấu sẽ + tham mưu. Ví dụ:
+ Cơ cấu ma trận – tham mưu
+ Cơ cấu theo chức năng - tham mưu

- Các loại cơ cấu tổ chức ở trên kết hợp với Sản phẩm sẽ tạo ra Cơ cấu ... theo sản phẩm
- Các loại cơ cấu tổ chức ở trên kết hợp với Địa điểm sẽ tạo ra Cơ cấu ... theo địa điểm

Vậy là bạn đã biết được các loại cơ cấu tổ chức. Hi vọng bạn sẽ không giống như tôi hồi còn trẻ. Tức là vừa thấy cơ cấu tổ chức của họ không đúng ý là đã phê phán. Ta nên bình tĩnh xem xét bối cảnh. Mỗi một loại cơ cấu sẽ phù hợp với bối cảnh nhất định.

Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản