Cách làm bảng ma trận phân quyền kí duyệt cho các vị trí

Trong hành trình thiết lập cơ cấu tổ chức, sẽ có ngày bạn băn khoăn về việc quyền hạn cho các bộ phận và vị trí. Để ý 1 chút thì quyền khá giống với công việc. Cả 2 đều nói về hoạt động hoặc điều gì đó. Tuy nhiên quyền khác ở công việc ở chỗ: Quyền là điều bạn có thể làm hoặc không, phụ thuộc vào ý muốn của bạn. Công việc là điều bạn phải làm. Ví dụ: Chúng ta có 1 văn phòng. Bảo vệ có công việc là vào kiểm tra văn phòng đó. Còn quản lý có quyền được vào kiểm tra văn phòng. Thông thường công việc nào thì quyền sẽ tương ứng. Nhưng cũng có 1 số tình huống, mặc dù có công việc nhưng quyền chưa chắc đã tương ứng. Ví dụ: Cũng là bảo vệ với công việc kiểm tra văn phòng. Với tình huống bình thường, bảo vệ có quyền vào tất cả các phòng để kiểm tra. Nhưng nếu rơi vào tình huống quân sự, có thể bảo vệ sẽ không có quyền vào 1 số văn phòng đặc biệt. Trong các quyền hạn có quyền liên quan đến kiểm soát. Tức quyền được xem và phê duyệt cho 1 điều gì đó.

Tình cờ, tôi có nhận được câu hỏi về quyền kí duyệt này. Cụ thể câu hỏi như sau: "Em đang cần làm bảng phân quyền cho Công ty và tình cờ biết được anh có thể hỗ trợ HR mảng này nên em muốn nhờ anh tư vấn giúp ạ

Bài toán của em là như này em cần làm bảng phân quyền ký duyệt cho GĐ nhà máy và P GĐ nhà máy cơ cấu: Chủ tịch hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty, Giám đốc Nhà máy, Phó Giám đốc Nhà máy và các phòng ban:
1. Phòng HCNS
2. Phòng Kế toán
3. Phòng Kỹ thuật công nghệ
4. Phòng Kế hoạch vật tư
5. Phòng Quản lý chất lượng
6. Ban HSE và cơ điện
Làm 2 bảng phân quyền về tổ chức và tài chính cho GĐNM và các phòng ban vì GĐ công ty ko ở dưới nhà máy theo RACI"

Không biết bạn có bao giờ rơi vào tình huống này? Đây là câu hỏi tôi liệt vào nhóm cơ cấu tổ chức. Tần suất xuất hiện của câu hỏi khá hiếm và không phải ai cũng có cơ hội gặp.

I. Trước khi trả lời câu hỏi này, thân mời bạn đọc bài "Hướng dẫn làm hệ thống phân quyền từng chức danh vị trí trong công ty". Trong bài tôi đã hướng dẫn cách xác định quyền cho từng chức danh. Cách làm của tôi tóm tắt như sau:

1. Phân quyền cho bộ phận.
- Bước 1: Xác định chức năng cho các bộ phận thông qua ma trận chức năng.
- Bước 2: Phân quyền cho các bộ phận bằng ma trận phân quyền. Tôi mở bảng ma trận phân quyền ra, rồi đi từng dòng hoạt động chính và trả lời câu hỏi: Hoạt động này bộ phận cần quyền gì để có thể triển khai vận hành 1 cách trơn tru? Các bộ phận cần quyền quyết định điều gì?
- Bước 3: Trong trường hợp không đưa ra được các quyền cho bộ phận, tôi sẽ chẻ nhỏ hoạt động lớn thành các hoạt động nhỏ hơn theo dòng chảy rồi sau đó quay lại câu hỏi ở bước 2. Ví dụ: Hoạt động lớn "Tư vấn chốt sale" được chẻ thành các hoạt động nhỏ: Gọi điện cho khách, hỏi và hướng dẫn khách giải quyết vấn đề, đưa khách vào thế buộc phải mua, đưa ra lợi ích giảm giá hoặc chiết khấu hoặc tặng quà để thúc đẩy khách chuyển tiền. Từ đó, các trưởng bộ phận sẽ đưa ra được quyền như: Quyền đề xuất chính sách giảm giá, chiết khấu; quyền giảm giá, chiết khấu cho khách theo quy định.

2. Phân quyền xuống các vị trí chức danh
- Bước 1: Xác định nhiệm vụ cho các vị trí thông qua ma trận phân nhiệm. (Ma trận phân nhiệm và ma trận chức năng bản chất giống nhau. Cái khác là một dùng cho cấp bộ phận, một dùng cho cấp vị trí).
- Bước 2: Phân quyền cho các vị trí bằng ma trận phân quyền. Tôi đi từng dòng quyền của bộ phận được phân bổ ở trên, trả lời câu hỏi: Với quyền này, bộ phận sẽ phân cho các vị trí quyền tới đâu? Bộ phận phân toàn bộ quyền hay chỉ phân 1 phần quyền thôi?

II. Bạn đã đọc kĩ các bước của tôi ở trên kia chưa? Nếu có, bạn sẽ thấy các ma trận phân quyền ở trên đã giải quyết bài toàn xác định quyền kí duyệt rồi. Tôi xin chia sẻ lại cách tôi làm nếu tôi rơi vào tình huống trên.

Cách 1: Tôi đi theo các bước như trên.
- Bước 1: Xác định các đầu việc lớn của công ty.
- Bước 2: Xác định các đầu việc nhỏ (các bước triển khai đầu việc lớn)
- Bước 3: Lập ma trận có các cột là vị trí (hoặc bộ phận).
- Bước 4: Đánh kí hiệu(CTH hoăc RACI hoặc viết trực tiếp quyền) vào các ô giao giữa công việc dòng và bộ phận cột.

Lưu ý:
+ C-T-H là viết tắt của: C (Chị trách nhiệm chính), T (Tham gia vào thực hiện), H (Hỗ trợ, cung cấp thông tin).
+ RACI (R: Thực thi, A: Giải trình hoặc phê duyệt, C: Tư vấn, I: Được báo cáo hoặc được cung cấp thông tin).

Ví dụ: Chức năng chính "Thu chi thanh toán"
- Quyền các bộ phận: Quyền đề xuất chi phí cho bộ phận
- Quyền riêng các bộ phận:
+ Phòng Nhân sự: Quyền duyệt các chi phí liên quan đến VP
+ Phòng Kế toán: Quyền duyệt các chi phí theo quy định và kế hoạch
+ Ban giám đốc: Toàn quyền

Tiếp đến bộ phận, với Quyền duyệt chất lượng nguyên vật liệu
- TP Phòng: Quyền duyệt chất lượng nguyên vật liệu
- PP Chuyên môn: Quyền duyệt chất lượng nguyên vật liệu lần 3.
- Tổ trưởng Chất lượng Áo thu: Quyền duyệt chất lượng nguyên vật liệu lần 2.
- QC Áo thun: Quyền duyệt chất lượng nguyên vật liệu lần 1.

Cách 2: Một cách khác tương tự. Ta vẽ quy trình thực hiện từng chức năng (hoạt động lớn của công ty). Khi chúng ta vẽ lưu đồ, đến chỗ nào có hình thoi thì chỗ đó chính là quyền là kí duyệt.

Với cách này, ta cần mất nhiều công và tỉ mỉ hơn. Cách này có cái hay là mình sẽ nhìn được luồng chảy của công việc.

Cứ dần dần, đi từng chức năng (hoạt động chính) của công ty là chúng ta ra được ma trận phân quyền.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản