Những lỗi thường gặp khi xây dựng KPI trong doanh nghiệp

KPI được biết đến là một trong những công cụ quản trị và đo lường hàng đầu hiện nay. Thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng KPI nhưng gần 90% trong số đó vẫn gặp khó khăn trong khi triển khai. Không phải họ không biết cách làm KPI hiệu quả mà do gặp phải những sai lầm không đáng có. Trong bài viết này, Blognhansu sẽ bật mí 5 lỗi sai cần tránh để xây dựng KPI thành công trong doanh nghiệp nhé!

1. Xây dựng KPI không gắn với mục tiêu chiến lược

KPI là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu suất của một cá nhân hay một bộ phận của công ty. Hiểu đơn giản KPI là công cụ đo lường hỗ trợ việc thực hiện và kiểm soát quá trình thực hiện các mục tiêu sao cho hiệu quả. Mặc dù vậy, cách hiểu KPI chỉ là một công cụ đo lường khiến nhiều doanh nghiệp chỉ đưa ra những con số và yêu cầu nhân viên thực hiện mà không dựa trên mục tiêu chiến lược.

Đây là một sai lầm khi xây dựng KPI cho doanh nghiệp thường gặp nhất. Điều này dẫn đến việc nhân viên chỉ làm việc cho có để đáp ứng những con số mà quản lý đưa ra. Nhưng đáp ứng được KPI mà mục tiêu doanh nghiệp hướng đến chưa đạt được chính là điều khiến nhà quản trị đau đầu nhất.

Với doanh nghiệp, KPI không phải là những con số vô hồn và ngẫu nhiên. Để xây dựng KPI hiệu quả, cần gắn KPI với kế hoạch chiến lược của tổ chức.

Nếu bạn đã từng tìm hiểu về Thẻ điểm cân bằng (BSC), chắc hẳn đã nghe qua thuật ngữ bản đồ chiến lược và KPI cần phải xây dựng từ chiến lược. Nếu không đảm bảo được điều này, việc thực hiện KPI cũng chỉ mang tính vận hành chứ không thực sự giúp công cụ phát huy hết khả năng để hỗ trợ doanh nghiệp quản trị hay thực thi chiến lược.

2. Truyền đạt KPI chưa đúng cách

Một vấn đề thường thấy trong một số doanh nghiệp là việc quản lý giao KPI cho nhân viên nhưng không lý giải cho họ hiểu lý do tại sao phải thực hiện những điều đó. Mục đích là yếu tố quan trọng, vừa là định hướng vừa là động lực để hành động. Chỉ đưa ra yêu cầu hành động mà thiếu mục tiêu sẽ dễ khiến nhân viên rơi vào trạng thái mất phương hướng.

Bên cạnh đó, truyền đạt KPI chưa hiệu quả còn bởi nhân viên thiếu nền tảng tư duy về KPI. Lãnh đạo là người xây dựng KPI nhưng nhân viên mới là người thực thi các chỉ tiêu đó. Nếu không có sự kết nối giữa tư duy người xây dựng và người thực hiện thì KPI có hoàn hảo như thế nào cũng chỉ là con số.

Trong xây dựng KPI, sai lầm không chỉ đến từ yếu tố giao tiếp, truyền thống hay tư duy mà bản chất của nó nằm ở việc doanh nghiệp thiếu nền tảng văn hóa vững chắc.

Hiểu đơn giản, văn hóa doanh nghiệp là những chuẩn mực chung về nguyên tắc và phong cách làm việc được thể hiện qua suy nghĩ, lời nói và hành động của từng nhân viên. Văn hóa doanh nghiệp giúp mỗi thành viên nhận ra con đường mình đang đi hướng về đâu và bản thân mình đang đóng vai trò gì trên hành trình đó. Vì thế, mỗi cá nhân nhận ra rằng từng chỉ tiêu được đặt ra có ý nghĩa gì và nỗ lực hoàn thành nó.

Truyền đạt KPI chưa đúng cách thì nhân sự làm sao có thể hoàn thiện KPI và phục vụ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Do đó, đây chính là một lỗi sai trong xây dựng KPI của doanh nghiệp.

3. Xây dựng KPI “độc nhất”

Như bạn cũng biết, hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản trị và thực thi chiến lược. Mặc dù KPI là một trong những công cụ phổ biến nhưng bất kỳ công cụ nào cũng có ưu và nhược điểm riêng. Sai lầm mà các doanh nghiệp hay gặp phải khi xây dựng KPI là không tìm hiểu và ứng dụng thêm các công cụ quản trị khác như BSC, OKR, MBO hay OGMS.

Việc tìm hiểu về các công cụ khác sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn trực quan, so sánh để hiểu rõ ưu - nhược điểm của từng công cụ. Từ đó, phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm cũng như phối hợp sử dụng các công cụ sao cho hiệu quả nhất.

Mặt khác, khi tổ chức ứng dụng nhiều công cụ quản trị và đo lường thì lại không có sự kết hợp hay hỗ trợ giữa các công cụ. Chẳng hạn, xây dựng KPI trong phòng bàn nhưng không liên kết với BSC của phòng ban hay KPI của từng nhân viên không hỗ trợ cho KPI phòng ban.

Giữa KPI và BSC của các phòng ban không có sự tương quan, cùng hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nếu không có sự gắn kết giữa KPI với những công cụ quản trị khác, KPI sẽ không thể phát huy hết vai trò của nó.

4. Xây dựng các chỉ tiêu KPI bất khả khi

Xây dựng KPI “bất khả thi” không gắn với thực tế chính là một trong những sai lầm mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Có một số doanh nghiệp đưa ra các chỉ tiêu không phù hợp và giao cho đội ngũ thực hiện nhưng hoàn toàn không để ý đến tính khả thi. Điều này dẫn tới những chỉ tiêu vượt quá năng lực của đội ngũ khiến nhân viên phải gắng sức thực hiện.

Hệ thống chỉ số KPI hợp lý là khi chúng đủ tính thách thức mà vẫn trong khả năng của nhân viên. Nghĩa là không nằm trong tầm tay mà cũng không quá tầm với. Như vậy, nhân viên mới có động lực và hứng thú để làm việc, đồng thời, quản lý cũng có thể thông qua việc thực hiện KPI để phát triển đội ngũ.

Không chỉ vậy, xây dựng KPI không thể đo lường cũng là điều “bất khả thi”. Nghe có vẻ vô lý vì KPI chính là một công cụ đo lường. Tuy nhiên, đo lường những gì và đo lường như thế nào lại cho người thiết lập KPI nắm giữ. Bởi vậy mà xảy ra trường hợp có những chỉ tiêu rất cảm tính hoặc không thể đo lường một cách cụ thể.

Ví dụ, “tăng mức độ hài lòng của khách hàng” nhưng không biết mức độ hài lòng hiện tại là bao nhiêu, muốn tăng bao nhiêu %, … Với KPI như thế này, nhân viên khó có thể hoàn thành KPI. Chính lãnh đạo, người quản lý đang tự làm khó mình và đội ngũ.

5. Xây dựng KPI nhưng không thực thi KPI

Có những doanh nghiệp cho nhân viên tham gia các khóa học về KPI để họ có thể xây dựng KPI một cách bài bản. Nhưng vấn đề là khi họ đã xây dựng được hệ thống KPI thì lại không có người cụ thể đứng ra thực hiện và không có người chịu trách nghiệm quản lý, giám sát.

Hơn thế, khi nhân viên không thực hiện theo KPI thì công ty không có hình thức cảnh báo họ. Hậu quả là hệ thống KPI không được triển khai thực tế trong doanh nghiệp.

Hãy nhớ rằng kế hoạch dù hay đến đâu vẫn chỉ là kế hoạch nếu không bắt đầu hành động. Cũng như vậy, xây dựng KPI mà không đốc thúc nhân viên làm việc, không tiến hành kiểm tra, đánh giá thì KPI cũng chẳng có giá trị.

Sau những thay đổi về tư duy, hiểu về KPI, xây dựng hệ thống KPI hợp lý thì yếu tố quan trọng chính là hành động. Hành động mới mang lại kết quả và phải có kết quả thì KPI mới thực hiện được vai trò đo lường.

Lời kết,

Có thể thấy, KPI là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động. KPI là công cụ tốt nhưng người dùng không biết cách sử dụng thì cũng không phát huy tốt vai trò của mình. Các doanh nghiệp nên chú ý để tránh vấp phải những sai lầm kể trên trong xây dựng KPI nhé!