Ma trận Eisenhower được sử dụng để phân loại nhiệm vụ theo bốn góc. Mỗi góc phần tư sẽ có một lời kêu gọi hành động cụ thể đó là thực hiện, lên lịch, ủy quyền hoặc loại bỏ. Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên biết. Nhưng cách sử dụng ma trận này như thế nào? Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé!
Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành 4 hộp ưu tiên cho biết những nhiệm vụ bạn nên tập trung làm trước và những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc loại bỏ.
Thực ra, ma trận thời gian Eisenhower dựa trên hai đặc tính là tính quan trọng và tính khẩn cấp. Đây không phải là chiến lược hoàn hảo nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian, không giúp chúng ta hiện thực hóa mục tiêu.
# Mức độ quan trọng
Theo ma trận Eisenhower, đây là khía cạnh đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Chúng có thể liên quan đến sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, quan hệ hay những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống của bạn. Những nhiệm vụ ở mức này không mang lại kết quả ngay lập tức nên rất dễ bị xao nhãng.
# Mức độ khẩn cấp
Khía cạnh này đo lường mức độ và thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Các nhiệm vụ khẩn cấp thường liên quan đến thời hạn, yêu cầu ngay tức thì hoặc có thời hạn gấp. Đặc biệt là có thể gây hậu quả nếu không hoàn thành kịp thời.
# Phân loại nhiệm vụ
Dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành 4 loại khác nhau: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, không quan trọng và không khẩn cấp. Mỗi loại nhiệm vụ sẽ có cách tiếp cận và xử lý khác nhau.
Bằng cách phân loại nhiệm vụ và xác định phương pháp tiếp cận thích hợp cho từng loại, mỗi người có thể sử dụng thời gian hiệu quả và cân bằng giữa những mục tiêu cá nhân - công việc. Nhiều người nghĩ rằng các nhiệm vụ khẩn cấp thì đều quan trọng nhưng thực tế thì không hẳn là vậy.
Đầu tiên là quy trình cơ bản đưa ra cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và công việc đang phải đối mặt. Khi lập danh sách này, hãy ghi lại tất cả công việc, nhiệm vụ hay mục tiêu cần hoàn thành. Như vậy để không bỏ quên bất kỳ công việc nào và có cái nhìn rõ ràng về phạm vi công việc của mình.
Trong khi sử dụng ma trận Eisenhower để lập danh sách, bước tiếp theo là tiến hành phân loại các công việc dựa trên hai tiêu chí quan trọng và khẩn cấp.
Tại sao nên phân màu theo cấp độ cho từng công việc? Việc này sẽ giúp dễ dàng theo dõi và phân loại các công việc hơn. Thông thường, người ta sẽ sử dụng các màu đỏ, màu xanh dương, màu xanh lá cây và màu vàng để phân loại công việc theo ma trận Eisenhower.
Học cách từ chối là một kỹ năng cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả. Khi có thể từ chối những yêu cầu không quan trọng hoặc không khẩn cấp, chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc thực sự quan trọng và hoàn thành mục tiêu.
Nhiều người thường mắc phải sai lầm là thực hiện những công việc không quan trọng và không mang lại giá trị cho bản thân. Nguyên nhân là do họ cảm thấy bứt rứt khi bỏ qua những việc này hoặc họ nghĩ rằng dành một ít thời gian để thực hiện cũng không ảnh hưởng. Tuy nhiên, điều này dẫn đến tình trạng lố giờ và không thể tập trung vào những công việc quan trọng.
Ma trận Eisenhower có thể giải quyết vấn đề nan giải này. Phương pháp dựa trên hai tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để phân loại công việc. Những công việc quan trọng và khẩn cấp được ưu tiên thực hiện trước. Còn những công việc không quan trọng và không khẩn cấp có thể được loại bỏ hoặc trì hoãn.
Việc loại bỏ những công việc không quan trọng và không khẩn cấp không phải là sự lười biếng. Đó là cách rèn luyện khả năng phán đoán và đưa ra quyết định. Khi có thể loại bỏ những công việc không quan trọng, sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng và mang lại giá trị.
Đánh giá kết quả công việc là bước quan trọng trong quản lý thời gian. Việc đánh giá này giúp xác định được những công việc đã thực hiện hiệu quả, những công việc cần điều chỉnh và những công việc cần ưu tiên làm trong thời gian tới.
Đối với những công việc dài hạn, nên đánh giá kết quả sau một thời gian nhất định như 1 tuần, 1 tháng hay 1 quý. Việc này để đảm bảo công việc đang đi đúng hướng và đáp ứng mục tiêu đã đặt ra.
Và đối với những nhiệm vụ chưa đạt được hiệu quả như mong đợi hoặc chưa hoàn thành xong, nên sắp xếp thời gian/nguồn lực để tiếp tục triển khai trong thời gian tới. Việc đánh giá kết quả công việc thường xuyên là điều nên làm để quản lý thời gian tốt hơn.
Trên đây là cách sử dụng ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian. Mong rằng bạn có thể áp dụng hiệu quả trong công việc và cuộc sống. Hẹn gặp trong những bài viết về nhân sự tiếp theo của Blognhansu nhé!
Trong quá trình đi tư vấn của tôi, khi đến đoạn cuối của hệ thống,… Read More
Hôm nay trong lớp Kỹ thuật xây dựng hệ thống lương 3P, đến phần xây… Read More
1. Trong trường hợp bình thường, NLĐ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động… Read More
Vừa mới đây, Trung tâm dịch vụ việc làm Hà Nội đã công bố báo… Read More
Tiền lương không chỉ đơn thuần là khoản thu nhập mà còn là thước đo… Read More
Trong nhịp sống hiện đại, thời gian trở thành tài sản quý giá mà ai… Read More