KPI của kiểm toán nội bộ

Chiều tối thứ 7, tôi nhận được tin nhắn của anh bạn CEO hỏi về kpi của vị trí kiểm toán nội bộ. Tôi thấy thú vị vì mình thấy đa phần các công ty có phòng kiểm soát nội bộ là nhiều (nếu có), chứ chưa từng gặp công ty nào có riêng vị trí hoặc bộ phận kiểm toán nộ bộ. Kể cả công ty cổ phần có niêm yết trên thị trường chứng khóa cũng không có bộ phận này. Tôi liền hỏi anh JD (bản mô tả công việc của vị trí) để tiến hành tách KPI. Anh gửi cho tôi link 1 bài về kiểm toán bộ bộ trên internet thông qua tìm kiếm. Link này là bài viết của Pace. Đọc xong tôi nghĩ: đây chắc là bài của một bạn content (nội dung) nào đó viết để phục vụ cho tối ưu công cụ tìm kiếm (SEO). Vì nội dung của bài trông có vẻ dài nhưng tri thức bên trong "nông", không có nghiên cứu sâu, chủ yếu là copy từ luật.

Bài viết cũng có sự thành công khi khiến anh bạn tôi click vào và gửi nó đi như là một mô tả công việc có thể tham khảo. Còn với tôi, cái tôi dùng được đó là biết được luật nào quy định về nội dung kiểm toán nội bộ. Thôi không bàn về bài viết do 1 bạn content nào đó xào nấu nữa. Tôi bắt đầu tự tìm hiểu lại.

1. Kiểm toán nội bộ là gì?

Theo khoản 3 điều 39. Kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của luật kế toán 2015: " Kiểm toán nội bộ là việc kiểm tra, đánh giá, giám sát tính đầy đủ, thích hợp và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ."

Kiểm soát nội bộ cũng được quy định trong điều 39 này: "Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra."

2. Nhiệm vụ của Kiểm toán nội bộ là gì?

Cũng trong điều 39 luật kế toán 2015 có quy định luôn nhiệm vụ của Kiểm toán nội bộ:
a) Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ;
b) Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình ký duyệt;
c) Kiểm tra việc tuân thủ nguyên tắc hoạt động, quản lý, việc tuân thủ pháp luật, chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của lãnh đạo đơn vị kế toán;
d) Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, bảo vệ tài sản của đơn vị; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành hoạt động của đơn vị kế toán.

Đấy! Đọc 2 đoạn trên rất đã vì nó đi được vào bên trong. Chứ đọc cái bài SEO ở trên được copy từ Nghị định 05/2019/NĐ-CP về kiểm toán nội bộ nó cứ sao sao.

Điều 20. Nhiệm vụ của bộ phận kiểm toán nội bộ của nghị định viết như sau:
1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ kiểm toán nội bộ tại đơn vị trình cấp quản lý trực tiếp xem xét, phê duyệt.
2. Lập kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và thực hiện hoạt động kiểm toán nội bộ theo kế hoạch được phê duyệt.
3. Thực hiện các chính sách, quy trình và thủ tục kiểm toán nội bộ đã được phê duyệt, đảm bảo chất lượng và hiệu quả.
4. Kiểm toán đột xuất và tư vấn theo yêu cầu của các đối tượng quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định này.
5. Kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót; đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
6. Lập báo cáo kiểm toán.
7. Thông báo và gửi kịp thời kết quả kiểm toán nội bộ theo quy định.
8. Phát triển, chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện phương pháp kiểm toán nội bộ và phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ để có thể cập nhật, theo kịp sự phát triển của đơn vị.
9. Tư vấn cho cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trong việc lựa chọn, kiểm soát sử dụng dịch vụ kiểm toán độc lập bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả.
10. Trình bày ý kiến của kiểm toán nội bộ khi có yêu cầu để các đối tượng quy định tại khoản 4 Điều 12 nghị định này xem xét, quyết định dự toán ngân sách, phân bổ và giao dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
11. Duy trì việc trao đổi thường xuyên với tổ chức kiểm toán độc lập của đơn vị nhằm đảm bảo hợp tác có hiệu quả.
12. Thực hiện các nhiệm vụ khác do các đối tượng quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định này giao hoặc theo quy định của pháp luật.

Bạn có thấy cái khoản 4 nó không ghi rõ kiểm toán là làm gì không? Tôi đọc nghị định cũng không có chỗ nào trả lời. Vì thế mới phải lội ngược lên luật kế toán.

Rồi! Đã có mô tả công việc giờ đến phần đánh giá hiệu quả công việc.

3. KPI của kiểm toán nội bộ ra sao và có thước đo nào?

Tôi sử dụng phương pháp JD - KPI để lọc ra KPI của vị trí kiểm toán theo các bước như sau:
- Bước 1: Xác định nhiệm vụ của vị trí
- Bước 2: Với từng nhiệm vụ đặt và trả lời câu hỏi: Công việc như thế nào là đạt về số lượng (đủ), chất lượng (đúng), thời gian (đều), chi phí?
- Bước 3: Chuyển đổi các câu trả lời thành thước đo với cấu trúc: Số + công thức tính, tỷ lệ + công thức tính
- Bước 4: Lựa chọn rút gọn các KPI xuống số lượng 8 sao cho Smart, hướng tới đánh giá hiệu quả công việc, tiết kiệm trong đo đếm.

Chi tiết các bước, bạn vui lòng xem bài: "Cách làm KPI tắt"

Vị trí kiểm toán nội bộ này giống kiểu cảnh sát của cảnh sát (thanh tra cảnh sát) cho nên thước đo của nó sẽ có màu của kỷ luật. Cụ thể gồm các KPI sau:

1. Đã là kiểm toán thì phải phát hiện được lỗi, phá được án trong việc kiểm soát nội bộ về tài chính:
- Số lỗi sai chứng từ và nghiệp vụ phát hiện được
- Số lỗi sai, bất hợp lý về chất lượng, độ tin cậy của các báo cáo phát hiện được
- Số biên bản xử lý kỷ luật bộ phận kế toán cần lập
- Số vụ việc gian lận, trách nhiệm tài chính được phát hiện
- Tổng số tiền do cơ quan quản lý nhà nước phạt có thể tiết kiệm được sau khi khắc phục các rủi ro
- Tổng số tiền phạt nội bộ (phạt phòng kế toán và các bộ phận) thu được do phát hiện lỗi
2. Đã là kiểm toán nội bộ thì không để kế toán (thực hiện việc kiểm soát tài chính nội bộ) xảy ra lỗi và án:
- Số giải pháp đề xuất xử lý giúp tổ chức dự phòng (phòng ngừa) rủi ro và phát triển
3. Đã là kiểm toán nội bộ thì phải truyền thông đào tạo để nâng cao nhận thức kế toán:
- Số buổi (hoặc giờ) đào tạo truyền thông về kiểm soát tài chính nội bộ được thực hiện
- Số lượt người đã được đào tạo về kiểm soát tài chính nội bộ
4. Cuối cùng kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho công ty phát triển và an toàn:
- Tỷ lệ bộ phận gian lận tài chính bị phát hiện/ tổng số bộ phận
- Tỷ lệ tổng chi phí/ doanh thu
- Số lời khen của lãnh đạo cho kiểm toán nội bộ

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suất BSCvsKPI