Công ty mất nhiều chi phí do tăng ca, làm thế nào để tối ưu?

Tối qua, tôi vừa chia sẻ về một số điều luật cần lưu ý để tối ưu khi xây dựng chính sách lương thì sáng tôi nhận được câu hỏi có nội dung tương tự. Vì thế, mặc dù trời Hà Nội vừa tạnh ráo sau cơn mưa phùn lạnh lẽo, tôi vẫn lọ mọ viết mấy dòng này để lưu lại những kiến thức của mình.

Câu hỏi: "Em có 1 nội dung cần anh Cường và các chuyên gia của Team giải đáp và hỗ trợ giúp em. Cụ thể như này:
1. Công ty em là Công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải. Bao gồm các các mảng:
- Vận chuyển hành khách (Buýt, hợp đồng, taxi) và hàng hoá.
- Cây xăng dầu.
- Trung tâm dịch vụ sửa chữa ô tô.
- Vận hành kinh doanh bến xe.
- Và khối văn phòng bao gồm: Phòng TCKT, Ban kiểm soát, Phòng HCTH, Phòng truyền thông marketing
2. Số lượng nhân viên Công ty hiện tại: 600 CBNV
3. Thực trạng: Lương công ty trả, đa phần các vị trí theo lương cố định (cơ bản). Một số vị trí có khoán. Hiện tại, ngày công của NLĐ đi làm cao hơn luật lao động (tối đa 26 công/tháng) dẫn tới việc bộ phận làm lương phải tách bỏ công ngoài hàng tháng, và Công ty phải chi trả số lương ngoài ấy). Ví dụ: Bộ phận quản lý: full tháng. (30 công/tháng). Bộ phận Thanh tra bus: 30 công/ tháng. Tương tự với các bộ phận khác: Tổng đài, kế toán bus, bán xăng dầu, bếp ăn, tạp vụ, xưởng Dịch vụ, tổng đài Limo, kế toán Limo + Taxi, tổng đài taxi, chuyển phát.

Vậy thì bây giờ, khi đưa tất cả về 26 ngày công. Thì sẽ có bộ phận nhân sự thiếu. Ví dụ:
- BP Tổng đài sẽ phải làm việc full tháng vì tính chất công việc. Nhân sự tổng đài đang là 16 người. Nếu tính 26 công thì nhân sự 16 người đang thiếu. Phải thêm 2,5 người nữa thì mới đủ.
- Nếu tuyển thêm 2 người thì vẫn còn dư 12 công ngoài. Vậy 12 công ngoài này sẽ tính như nào?

Đây là trường hợp đủ nhân sự. Còn trường hợp không đủ nhân sự, yêu cầu bộ phận đó phải tuyển đủ nhân sự vào. Nếu bộ phận đó mà thừa công. Ví dụ 31/26 công thì 3 công ngoài kia cty không chi trả lương. Bộ phận tự chi trả hoặc buộc phải tuyển đủ người. Chỉ có 1 cái là tuyển người thì xảy ra trường hợp thiếu công cho người đấy.

Công ty đang yêu cầu phải đưa ra quy chế và thông báo chuẩn cho việc áp dụng 26 ngày công cho Công ty. Nhưng đang vướng 1 số cái chưa giải đáp được. Mong anh Cường hỗ trợ ạ."

Trả lời: Tôi đọc đầu bài nhiều lần và đoán đầu bài là: Công ty hiện tại đang thấy tăng ca nhiều quá. Mà tăng ca nhiều thì chi phí tăng. Công ty muốn tối ưu chi phí nhân công, vậy phải làm thế nào?

Phương án giải quyết cũng được đưa ra trong đầu bài: Tính toàn bộ số công thực tế rồi chia cho công chuẩn là 26 để ra số người. Có số người rồi thì sẽ tuyển đủ (để không tính lương làm thêm giờ). Khi đã tuyển đủ rồi thì nếu có dư công (làm thêm), công ty cũng không tính vì đó là do bộ phận tự vẽ việc thêm. Tuy nhiên, khi tuyển thêm đủ người thì có thể xảy ra tình huống lãn công. Còn vẫn tuyển thêm nhưng không đủ người dẫn tới tăng ca thì có vẻ vẫn rơi vào bài toán cũ, có tăng người vẫn có tăng ca (công ty không thích). Nếu xử lý theo phương án tuyển này thì có phương án nào tốt nhất?

1. Trước khi đi vào trả lời câu hỏi muốn tối ưu chi phí nhân công thì phải làm sao, chúng ta bàn về 26 ngày công chuẩn. Hiện tại, cho tới thời điểm viết bài này, tôi được biết nghị định 145/2020 đã không còn quy định ngày công chuẩn. Tức là doanh nghiệp muốn quy định thế nào cũng được miễn là tuân theo điều 105 Bộ luật lao động 2019:

Điều 105. Thời giờ làm việc bình thường
1. Thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.
2. Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.
Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động thực hiện tuần làm việc 40 giờ đối với người lao động.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo đảm giới hạn thời gian làm việc tiếp xúc với yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại đúng theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và pháp luật có liên quan.

Tiếp đến là quy định về làm thêm:

Điều 107. Làm thêm giờ
1. Thời gian làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.
2. Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau đây:
a) Phải được sự đồng ý của người lao động;
b) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng;
c) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.
3. Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm không quá 300 giờ trong 01 năm trong một số ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp sau đây:
a) Sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản;
b) Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước;
c) Trường hợp giải quyết công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động không cung ứng đầy đủ, kịp thời;
d) Trường hợp phải giải quyết công việc cấp bách, không thể trì hoãn do tính chất thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm hoặc để giải quyết công việc phát sinh do yếu tố khách quan không dự liệu trước, do hậu quả thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, thiếu điện, thiếu nguyên liệu, sự cố kỹ thuật của dây chuyền sản xuất;
đ) Trường hợp khác do Chính phủ quy định.
4. Khi tổ chức làm thêm giờ theo quy định tại khoản 3 Điều này, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Sau khi đã nắm được thông tin này, chúng ta quay lại với nội dung câu hỏi: Các bộ phận làm cả tháng tháng. Tương đương với mỗi tháng thừa ra khoảng 4 công. Để xử lý chỗ công thừa đó thì tính vào tăng ca (làm thêm). Khi làm thêm thì chúng ta tính tiền làm thêm giờ. Theo thông tư số 23/2015/TT-BLĐTBXH, cách tính tiền làm thêm giờ như sau:

2. Giờ chúng ta đi vào trả lời câu hỏi: Phương án nào để tối ưu chi phí nhân công? Theo đầu bài, đa phần các vị trí, công ty trả lương cố định theo thời gian. Vì thế xảy ra hiện trạng tăng ca nhiều. Tôi nghĩ để tối ưu chi phí nhân công, chúng ta đi theo các bước:
- Bước 1: Định mức lao động để xác định xem tăng ca có hợp lý không. Áp dụng thêm thưởng KPI để kích thích hiệu suất. Sau đó tính tổng chi phí nhân công bao gồm cả tăng ca (1).
- Bước 2: Tính phương án tuyển thêm để xem chi phí nhân công tuyển thêm thế nào. Đây chính là phương án đầu bài đưa ra. Lấy tổng số công / 26 công chuẩn để ra tổng số người. Từ đó tuyển số người còn thiếu (2).
- Bước 3: Tính thử chi phí thuê ngoài dịch vụ (3).
- Bước 4: So sánh 3 loại chi phí (1), (2), (3) xem chi phí nào thấp nhất thì chúng ta chọn.
3 bước 1, 2, 3 thực ra là 3 phương án sử dụng lao động: Tăng ca, tuyển đủ người (không chấp nhận tăng ca), thuê ngoài. Trong bối cảnh câu hỏi, có vẻ như công ty chọn hướng là tuyển đủ người và không chấp nhận việc tăng ca. Tôi thấy nhiều công ty đi theo hướng này. Bên cạnh tuyển đủ người, công ty giao KPI hay còn gọi là chỉ tiêu công việc (sao cho phù hợp định mức lao động), rồi không chấp nhận tăng ca. Nếu tăng ca thì tức là nhân viên làm chưa đủ hiệu quả.

Công ty chốt hướng ở trên rồi đi từng bộ phận tính toán. Lúc này bắt đầu phát sinh tình huống:
- Bộ phận tổng đài: "BP sẽ phải làm việc toàn bộ các ngày trong tháng vì tính chất công việc. Nhân sự tổng đài đang là 16 người. Nếu tính 26 công thì nhân sự 16 người đang thiếu. Phải thêm 2,5 người nữa thì mới đủ.Nếu tuyển thêm 2 người thì vẫn còn thiếu 12 công ngoài. Nếu tuyển 3 người thì lãn công mất 26 - 14 = 12 công." Tôi sẽ tuyển 2 người. Tức phương án của tôi là tuyển đủ người theo định mức x cuộc gọi thì cần 1 tổng đài viên + lương cố định + có thêm thưởng KPI nếu nhân viên đạt chỉ tiêu + không tính tiền tăng ca. Khi đó 12 công dư này tôi sẽ tính vào thưởng KPI hoặc thưởng gì đó cho trưởng bộ phận.
- Bộ phận quản lý: Lương cố định + thưởng KPI + không tính tiền tăng ca + duy trì số lượng người theo nguyên tắc tầm hạn quản lý 1 - 7.
- Bộ phận Thanh tra bus: Lương cố định + có thêm thưởng KPI nếu nhân viên đạt chỉ tiêu + không tính tiền tăng ca + duy trì đủ số người theo định mức lao động (cứ x tuyến thì cần 1 thanh tra).
Cư như vậy, cơ bản tôi sẽ theo phương án: Lương cố định + có thêm thưởng KPI nếu nhân viên đạt chỉ tiêu + không tính tiền tăng ca + duy trì đủ số người theo định mức lao động.

Nếu được thì tồi đề xuất áp dụng chính sách lương 3P. Bản chất lương 3P chính là lương cố định (P1 + P2) + thưởng P3. Lương P1 là lương trả theo vị trí. Lương P2 là lương trả theo năng lực. Thưởng P3 là thưởng hiệu quả công việc.

3. Cuối cùng, đầu bài có nội dung hỏi: "Công ty đang yêu cầu phải đưa ra quy chế và thông báo chuẩn cho việc áp dụng 26 ngày công cho Công ty". Tôi đoán có thể tác giả câu hỏi muốn đưa cả cách tính số lượng người mỗi bộ phận theo số ngày công đã có của bộ phận. Theo tôi thì không nên. Việc tính định mức lao động nên ngồi riêng với trưởng bộ phận và thống nhất. Vậy là đủ. Quy chế và thông báo chỉ cần đơn giản như sau:

1. Công ty không khuyến khích người lao động làm thêm giờ vì thê sẽ không tính tiền làm thêm giờ (tăng ca). Trường trường hợp theo yêu cầu của công ty và được sự đồng ý của người lao động.
2. Trong trường hợp bộ phận cần thêm người làm, trưởng bộ phận sẽ cần đề xuất và bảo vệ phương án để tuyển thêm. Phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm phối hợp với trưởng bộ phận đề xuất làm định mức lao động để có căn cứ tăng thêm số lượng nhân viên.

Anh chị thấy lời giải của tôi thế nào? Rất mong cả nhà cùng góp ý!

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)