Mở đầu cho những bài viết về cách làm KPI, Blognhansu sẽ giới thiệu với bạn các tài liệu, biểu mẫu và quy trình đơn giản. Chuyên gia Nguyễn Hùng Cường với kinh nghiệm tư vấn BSC và KPI cho nhiều doanh nghiệp đã tổng hợp và chia sẻ biểu mẫu cùng cách xây dựng KPI. Cùng Blognhansu theo dõi nhé!
Link download: Biểu mẫu, quy trình xây dựng KPI đơn giản. xls ( Tải tại đây - https://goo.gl/bSpUeY )
Hoặc anh (chị) có thể tham khảo cuốn sách "Blog Nhân sự" quyển 5 của tác giả Nguyễn Hùng Cường về quản trị hiệu suất. “Blog Nhân sự” quyển 5 sẽ được xuất bản với tên “Tái tạo Nhân sự - Nâng cấp hệ thống Quản trị hiệu suất tổ chức theo BSC và KPI”. Đây là quyển sách được viết thành dạng blog (tản văn) tập hợp các bài viết. Mỗi bài viết được viết ra sẽ phải làm sao cho người đọc dễ hiểu và giải quyết một vấn đề nào đó.
Làm sao để “tái tạo hệ thống Quản trị hiệu suất theo phương pháp BSC mix JD - KPI”? Theo đó để thực hiện, chuyên gia Nguyễn Hùng Cường đã đưa ra cách làm như sau:
"Tìm ra bản đồ chiến lược cho công ty. Sau đó từ bản đồ tìm ra BSC và có BSC sẽ đến phân bổ các thước đo chiến lược (KGI) cho bộ phận rồi tìm ra các KPI nhỏ hơn của bộ phận phục vụ cho chiến lược, giúp KGI hoàn thành. Khi có KPI của bộ phận từ chiến lược, tìm thêm các KPI chức năng để tạo thư viện KPI cho bộ phận. Từ thư viện KPI của bộ phận phân bổ KPI cho các vị trí. Cuối cùng, rút gọn các KPI để làm thành thẻ KPI cho từng vị trí."
Tạo ra mục tiêu chiến lược là bước đầu tiên trong xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART. Nếu như kế hoạch, hành động thường biến động theo tình hình thực tế thì các mục tiêu chiến lược có sự ổn định cao hơn rất nhiều. Doanh nghiệp có thể sử dụng mục tiêu chiến lược để định hướng, định vị cách áp dụng KPI phù hợp.
Muốn xây dựng các mục tiêu chiến lược, bạn cần căn cứ dựa trên tuyên bố về sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu phát triển cũng như tham vọng của tổ chức. Mục tiêu chiến lược cần hướng tới những điều trong dài hạn thay vì chỉ tập trung giải quyết các vấn đề trước mắt.
Sau khi có các mục tiêu chiến lược, bạn cần tạo ra một bản kế hoạch thực hiện đơn giản, trực quan và khái quát được các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất. Mục tiêu sẽ mãi chỉ nằm trong suy nghĩ hay trên tờ giấy nếu không gắn mục tiêu đó với kế hoạch hành động cụ thể.
Bên cạnh đó, khi xây dựng KPI, mục tiêu chiến lược không chỉ tập trung vào vấn đề doanh thu, lợi nhuận mà còn phải xem xét nhiều khía cạnh khác như: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập & phát triển.
Bạn cũng có thể tham khảo tham khảo mô hình Canvas với 9 trụ cột trong mô hình kinh doanh, đại diện cho 4 khía cạnh cốt lõi của tổ chức là khách hàng, giá trị, cơ sở vật chất và khả năng tài chính. 9 trụ cột trong mô hình Canvas bao gồm:
Ứng dụng SMART mang lại những giá trị tích cực trong công việc. Vì vậy, doanh nghiệp nên biến các mục tiêu trở nên SMART để đưa doanh nghiệp tiến nhanh về phía trước với tối ưu nguồn lực, chi phí bỏ ra.
Để hiểu hơn về quá trình xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART, bạn có thể theo dõi ví dụ sau: Mục tiêu của phòng kinh doanh là tăng doanh số bán hàng quý III
Nếu mục tiêu là điều mà tổ chức mong muốn đạt được thì KPI là giá trị hay kết quả mà đội nhóm cần đạt được nếu muốn hướng tới mục tiêu. Do đó, khi thiết lập và hướng tới mục tiêu, bạn cần xác định KPI để theo dõi, đo lường thành công của mục tiêu đó. KPI sẽ giúp mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.
Trong xây dựng KPI, đối với mỗi mục tiêu, hãy tìm ra và gắn mục tiêu đó với KPI cụ thể để theo dõi và đo lường mục tiêu. Ngoài ra, bạn cần định vị cụ thể cho các KPI để xác định mục tiêu sẽ cần đạt được điều gì hay trông như thế nào.
Để xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART hiệu quả, bạn cần tạo lập kế hoạch hành động cụ thể. Bản chất của SMART là hệ thống giúp xác định mục tiêu cụ thể, chính xác và phù hợp hơn. Tuy vậy, áp dụng SMART mà không hành động thì cũng không giúp đội ngũ đạt được KPI.
Khi tạo lập kế hoạch hành động, bạn cần lưu ý một số điều sau:
- Kế hoạch hành động phù hợp, đáp ứng đúng đặc thù của đội ngũ. Nghĩa là xây dựng kế hoạch dựa trên những căn cứ khách quan, cụ thể chứ không thiết lập một cách rập khuôn, thiếu thực tế.
- Trong trường hợp mục tiêu hoặc KPI quá lớn, khó quản lý thì hãy chia tách KPI thành nhiều giai đoạn khác nhau. Sau đó, bạn lập kế hoạch hành động cụ thể cho từng giai đoạn đó. Việc phân chia giai đoạn như vậy giúp doanh nghiệp dễ theo dõi, quản lý công việc.
- Kế hoạch hành động nên được xem xét thường xuyên qua các buổi kiểm tra hàng tuần giữa cấp trên và cấp dưới. Việc theo dõi kế hoạch hành động kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhận diện kết quả công việc đã thực hiện, phát hiện các vấn đề và đưa ra giải pháp kịp thời.
Xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART sẽ không hiệu quả nếu không được nhìn nhận một cách linh hoạt. Theo dõi thường xuyên không chỉ giúp nhà quản lý có thể đánh giá, nhận diện kết quả công việc, hiệu suất của nhân viên mà còn giúp bạn thay đổi, điều chỉnh KPI kịp thời.
Đương nhiên, việc theo dõi hay đánh giá KPI cũng cần được thực hiện nghiêm túc, nhanh chóng khi doanh nghiệp có những thay đổi quan trọng.
Thực ra, để xây dựng KPI có rất nhiều phương pháp khác nhau nhưng SMART vẫn phổ biến nhất. Mong rằng với bài viết này, HRM, CEO đang cần xây dựng KPI cho các thành viên cho tổ chức có thể áp dụng các tài liệu, biểu mẫu và quy trình đơn giản này. Hẹn gặp lại nhau những bài tiếp theo trong series bài viết về cách làm KPI.
Trong quá trình đi tư vấn của tôi, khi đến đoạn cuối của hệ thống,… Read More
Hôm nay trong lớp Kỹ thuật xây dựng hệ thống lương 3P, đến phần xây… Read More
1. Trong trường hợp bình thường, NLĐ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động… Read More
Vừa mới đây, Trung tâm dịch vụ việc làm Hà Nội đã công bố báo… Read More
Tiền lương không chỉ đơn thuần là khoản thu nhập mà còn là thước đo… Read More
Trong nhịp sống hiện đại, thời gian trở thành tài sản quý giá mà ai… Read More