Hướng dẫn cách xây dựng KPI từ OGSM hiệu quả

OGSM được biết đến là một công cụ truyền thống và công thức hoạch định chiến lược hiện đại giúp doanh nghiệp có thể quản trị mục tiêu hiệu quả. Theo đó, OGSM được dùng để có thể định lượng được hiệu quả, ra được các KPI công việc. Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. OGSM là gì?

OGSM là một công cụ hay phương pháp hoạch định, triển khai và kiểm soát chiến lược cũng như các hành động cho một công ty hoặc một tổ chức xác định.

Cụm từ OGSM được giải nghĩa cụ thể như sau:

• O (Objective - Mục tiêu): Mục tiêu chính đưa ra câu hỏi tổ chức đang hướng tới và muốn đạt được điều gì? Đó là những mục tiêu dài hạn hoặc mục tiêu mang tính định hình. Các mục tiêu này thường xuất phát từ chính tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
• G (Goals - Đích ngắm): Các đích ngắm này thường cụ thể, rõ ràng, mang tính định lượng và yêu cầu doanh nghiệp phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.
• S (Strategies - Chiến lược): Cần phải xác định chiến lược nào là cần thiết và quan trọng để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Số lượng chiến lược cần thực hiện để đạt được “goals” sẽ không quá 5 chiến lược.
• M (Measurements - Thước đo): Để có thể xác định được mức độ hoàn thành mục tiêu, doanh nghiệp cần có những tiêu chí đo lường cơ bản như số lượng, doanh thu, thời gian, năng suất, …

Nhìn chung, mô hình OGSM giúp các doanh nghiệp xây dựng một bản mô tả chiến lược hoặc hành động một cách ngắn gọn và dễ hiểu. Từ đó, việc triển khai, đánh giá và điều chỉnh mục tiêu cũng trở nên dễ dàng hơn.

2. Cách thức thiết lập OGSM dành cho nhà quản trị

Ưu điểm của OGSM là dễ thực hiện trong doanh nghiệp. Không cần bất kỳ phần mềm hay kỹ thuật đặc biệt nào mà nhà quản trị chỉ cần một trang giấy duy nhất. Điều quan trọng nhất để thành công trong quá trình lập kế hoạch OGSM là đảm bảo bạn xác định cẩn thận và chính xác các yếu tố OGSM: mục tiêu, đích ngắm, chiến lược và thước đo.

(+) Mục tiêu: cần phải thống nhất các nguyên tắc cơ bản và tuyên bố sứ mệnh của tổ chức. Mục tiêu nên được diễn đạt rõ ràng, ngắn gọn và có tính thử thách dành cho doanh nghiệp.

(+) Đích ngắm: các đích cụ thể này phải có thể đo lường được qua tiêu chí SMART và sẽ có cơ sở tài chính.

(+) Chiến lược: tập trung vào một số chiến lược nhất định và các chiến lược nên linh hoạt, dễ điều chỉnh. Chiến lược cũng phải sử dụng các từ có trọng tâm và được viết rõ ràng, tập trung vào tăng trưởng, năng suất và nhân lực.

(+) Thước đo: các chỉ số đo lương cần gắn kết chặt chẽ với chiến lược và chỉ nên chọn 3-5 chỉ số then chốt. Việc lựa chọn sai hoặc quá nhiều chỉ số cũng sẽ khiến bạn mất tập trung và thiếu hiệu quả.

Tất cả các giai đoạn của mô hình nên điều chỉnh một cách khoa học để mọi nỗ lực của bạn nhất quán và quay trở lại hỗ trợ mục tiêu tổng thể.

Một kế hoạch OGSM thường sẽ kéo dài trong 3-5 năm cùng hoạt động đánh giá và điều chỉnh sau 6 tháng đến 1 năm. Một đề nghỉ khác dành cho nhà quản trị là sử dụng OGSM như một bản kế hoạch kinh doanh một năm. Với các đích ngắm được xem xét hàng quý và các chiến lược, thước đo được xem xét hàng tháng, nhằm thích ứng với những thay đổi của thị trường.

Các yếu tố trong OGSM có thể được cập nhật theo cách thủ công hoặc tự động bằng cách sử dụng các công cụ phần mềm.

Tuy vậy, trong doanh nghiệp có quy mô và hiện đại, với hàng trăm mục tiêu lớn nhỏ được thiết lập mỗi tháng và việc điều chỉnh được thực hiện liên tục, cập nhật theo phương pháp thủ công đã không còn phù hợp. Và sự hỗ trợ của công nghệ trong quản trị mục tiêu dần trở thành nhu cầu tất yếu.

3. Triển khai OGSM để tìm ra KPI

Bắt đầu từ xác định mục tiêu tổng thể của tổ chức (Objectives). Từ đó hình thành những đích nhắm (Goals) để đạt mục tiêu trên. Trên cơ sở đó, lãnh đạo đề ra những chiến lược nhằm đạt được những đích ngắm. Đồng thời có chỉ số đo lường để xem xét tiến trình và sự hiệu quả trong thực thi chiến lược.

Phiên bản triển khai 1: Coi O như là chiến dịch (tổng hợp của nhiều chiến lược). G là chiến lược (mục đích). S là chiến thuật. M là các chỉ số và chỉ tiêu cần đạt (KPI). Các triển khai:

Giai đoạn 1: Làm OGSM cho công ty.

• Bước 1: Xác định chiến dịch (nhóm chủ đề chiến lược hoặc viễn cảnh) (O)
• Bước 2: Xác định chiến lược cần triển khai (G)
• Bước 3: Xác định các chiến thuật cần có (S)
• Bước 4: Xác định thước đo và kế quả của chiến thuật (M)

Giai đoạn 2: Làm OGSM cho bộ phận.

• Bước 1: Xác định chiến lược của bộ phận dựa vào phần G trong OGSM công ty (O)
• Bước 2: Xác định chiến thuật cần triển khai (G)
• Bước 3: Xác định các công việc lớn cần có (S)
• Bước 4: Xác định thước đo và kế quả công việc lớn (M)

Giai đoạn 3: Làm OGSM cho vị trí.

• Bước 1: Xác định chiến thuật cần triển khai dựa vào phần G trong OGSM của bộ phận (O)
• Bước 2: Xác định công việc lớn cần triển khai (G)
• Bước 3: Xác định các kế hoạch hành động công việc cần có (S)
• Bước 4: Xác định thước đo và kế quả của công việc cần hành động (M)

Ví dụ về biểu mẫu:

Phiên bản triển khai 2: Coi O là chiến lược. G là chỉ số và chỉ tiêu cần đạt (KPI). S là chiến thuật (hoặc kế hoạch hành động). M là cách thức và công cụ đo. Các bước làm như sau:

Giai đoạn 1: Làm OGSM cho công ty.

• Bước 1: Xác định chiến lược (O)
• Bước 2: Xác định thước đo và kết quả (G)
• Bước 3: Xác định các chiến thuật cần có (S)
• Bước 4: Xác định cách thức, công cụ đo lường (M)

Giai đoạn 2: Làm OGSM cho bộ phận.

• Bước 1: Xác định chiến thuật cho bộ phận dựa vào OGSM của công ty (O)
• Bước 2: Xác định thước đo và kế quả (G)
• Bước 3: Xác định các kế hoạch hành động cần có (S)
• Bước 4: Xác định cách thức, công cụ đo lường (M)

Giai đoạn 3: Làm OGSM cho vị trí.

• Bước 1: Xác định công việc cho cá nhân dựa vào OGSM của bộ phận (O)
• Bước 2: Xác định thước đo và kế quả (G)
• Bước 3: Xác định các kế hoạch hành động cần có (S)
• Bước 4: Xác định cách thức, công cụ đo lường (M)

Ví dụ về biểu mẫu:

Nguồn tham khảo ODclick và Giamdoc.net

Lời kết,

Không giống như hầu hết các lý thuyết hay công cụ quản trị khác, OGSM là một công cụ lý tưởng bởi cách nó “đơn giản hoá” công việc quản trị mục tiêu. Mong rằng bài viết này mang lại nhiều giá trị với bạn. Hẹn gặp lại trong những bài viết tiếp theo!