PDCA là gì? Đặc điểm của chu trình PDCA trong doanh nghiệp

PDCA là một công cụ quản lý hiệu quả được áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp. Chu trình PDCA giúp cho doanh nghiệp tới gần hơn với mục tiêu và đảm bảo sự cải tiến liên tục. Vậy cụ thể PDCA là gì và đặc điểm của PDCA là gì? Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé!

1. PDCA là gì?

PDCA là cụm từ viết tắt của Plan - Do - Check - Act đại diện cho 4 công việc cần thực hiện một cách tuần tự để đảm bảo việc quản lý đạt được hiệu quả tối ưu. Cụ thể:

• Plan: Xây dựng (Thiết lập) kế hoạch.
• Do: Triển khai kế hoạch đã thiết lập.
• Check: Đánh giá kết quả triển khai thực tế.
• Act: Thay đổi và cải tiến sau quá trình đánh giá.

Nói chung, PDCA là 4 bước của một quy trình khép kín nhằm giúp doanh nghiệp, tổ chức cải thiện hiệu quả hoạt động và thúc đẩy tính cải tiến liên tục.

Để hiểu rõ hơn về khái niệm PDCA là gì, bạn có thể tham khảo ví dụ dưới đây:

• Plan: Tổ chức một sự kiện nhằm tri ân khách hàng.
• Do: Triển khai sự kiện theo kế hoạch đã được xây dựng.
• Check: Đánh giá số lượng khách hàng tham gia, lợi nhuận, phản hồi của khách hàng sau khi sự kiện kết thúc.
• Act: Cải tiến các điểm còn thiếu sót trong sự kiện lần này vào các sự kiện sau.

Vậy chu trình PDCA là gì? Chu trình PDCA trong tiếng Anh là PDCA Cycle, còn được gọi là vòng tròn chất lượng hoặc vòng tròn DEMING. Qua hình ảnh một đường tròn lăn trên mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ dừng lại.

Thực tế, việc thực hiện chu trình PDCA phức tạp hơn nhiều. Tuy vậy, chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức (doanh nghiệp) thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

2. Tìm hiểu lịch sử phát triển của PDCA

PDCA là gì? Chu trình PDCA được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù, ban đầu ông gọi là chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên, người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming/vòng tròn Deming. Và tên gọi này được sử dụng cho đến tận ngày nay.

3. Chu trình PDCA được sử dụng khi nào?

Chu trình PDCA được bắt đầu sử dụng khi:

• Phát triển hoặc cải tiến một quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ
• Bắt đầu một dự án cải tiến mới
• Xác định một quy trình lặp đi lặp lại (tuần hoàn)
• Xây dựng kế hoạch thu thập, phân tích dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hay nguyên nhân gốc
• Thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong quy trình
• Làm việc với xu hướng cải tiến liên tục

Việc thực hiện chu trình PDCA là gì yêu cầu nhiều thời gian và nguồn lực. Vì vậy, phương pháp này không phải cách tiếp cận phù hợp để giải quyết các vấn đề mang tính cấp bách hoặc các nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo và linh hoạt cao.

4. Đặc điểm của PDCA là gì?

4.1 Ưu điểm của chu trình PDCA

Áp dụng chu trình PDCA, doanh nghiệp có thể thuận lợi hơn trong quá trình kinh doanh và tiết kiệm được đáng kể chi phí.

• Tính linh hoạt: PDCA có thể được ứng dụng trong nhiều môi trường và quy trình kinh doanh khác nhau như quản lý dự án, quản trị rủi ro, quản lý tài nguyên, …
• Sự đơn giản: PDCA khá đơn giản và rõ ràng nên doanh nghiệp có thể dễ dàng ứng dụng để cải tiến quy trình hoạt động một cách hiệu quả.

4.2 Nhược điểm của chu trình PDCA

Bên cạnh ưu điểm, nhược điểm của PDCA là gì, cùng tìm hiểu nhé!

• Quá trình thực hiện phức tạp: PDCA sẽ được chia thành các công đoạn nhỏ hơn để thực hiện, làm cho tiến độ thực hiện bị dồn lại gây ảnh hưởng tới một số công đoạn khác. Đây chưa phải là phương án tối ưu đối với các công việc với tính cấp bách.
• Tính cam kết: PDCA yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình liên tục. Doanh nghiệp phải có sự cam kết và tận tâm mới có thể áp dụng hiệu quả.

5. Ý nghĩa của chu trình PDCA

Áp dụng PDCA có thể mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp. Có thể coi PDCA là một trong những công cụ quản lý phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay:

• Cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh và hướng tới mục tiêu đã đề ra.
• Chỉ đạo, điều hành tổ chức và hoạch định chiến lược.
• Kiểm soát và theo dõi hoạt động kinh doanh một cách tối ưu.
• Nâng cao năng suất lao động của các thành viên trong doanh nghiệp.
• Tăng hiệu quả trong làm việc nhóm.
• Có thể áp dụng được với nhiều hệ thống quản lý như ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, …
• Tăng tính cạnh tranh với những đối thủ trên thị trường.

Lời kết,

Trong bài viết, Blognhansu đã giải thích PDCA là gì và đặc điểm của chu trình này. Nhìn chung, PDCA là một công cụ quản lý hiệu quả được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, đặc biệt là những tổ chức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Chu trình PDCA giúp doanh nghiệp tới gần hơn với mục tiêu của mình và đảm bảo cải tiến không ngừng.