Làm thế nào để bố trí giao việc cho nhân viên cấp dưới hiệu quả?

Một pain point của người làm quản lý đó là giao việc cho nhân viên mà cứ em tưởng. Kết quả công việc không hoàn thành theo yêu cầu, mục tiêu đã đề ra.

Vậy lỗi từ người giao việc hay người nhận việc.

Đứng ở vị trí là người quản lý, đầu tiên Nhung luôn nhận trách nhiệm về bản thân mình trước tiên.

Sau những lần vấp ngã, thử nghiệm, áp dụng Nhung nhận ra rằng, người giao việc cũng cần có những kỹ năng, những nội dung để giao việc đạt hiệu quả. Biết cách giao việc hiệu quả Nhung tin cũng là một bài cần phải học.

Trước khi giao việc, Nhung tìm hiểu, rà soát lại công việc của cấp dưới xem:

- Họ đã làm những công việc này bao giờ chưa?

- Họ có nhiệt tình với công việc này không?

- Họ có đủ thời gian để làm những công việc này không?

- Họ có được đào tạo những kiến thức, kỹ năng để thực hiện như thế này chưa?

- Công việc này có đúng chức năng nhiệm vụ của họ không?

- Công việc có nâng cao được năng lực của họ không?

- Công việc có phù hợp với hoàn cảnh của họ không?

Đấy là những câu hỏi thường được Nhung đặt ra trước khi giao việc. Chắc hẳn có người sẽ nói rằng để làm được những điều này thì mất thời gian lắm, làm gì mà mỗi công việc giao ra lại đặt một đống câu hỏi và trả lời từng đó câu hỏi?

Nhung xin thưa rằng, khi những điều này trở thành một kỹ năng thì việc hoàn thành những câu hỏi này rất đơn giản bởi để trả lời những câu hỏi này là tổng hợp của những gì chúng ta – những nhà quản lý làm từ trước đó rồi.

Ví dụ: hiểu về hoàn cảnh nhân viên của mình, nhân viên con nhỏ thì đừng giao việc làm thêm, phải đi công tác xa bởi họ sẽ không có thời gian làm đâu và nếu phải thực hiện, sự nhiệt tình của họ cũng sẽ không cao đâu.
Hay là một cấp dưới đang chạy rất nhiều job, cần deadline gấp nhưng nếu chúng ta tiếp tục giao việc cho họ thì họ cũng sẽ không xoay sở được, mà nếu hoàn thành công việc thì chưa chắc sản phẩm đó đạt chất lượng. Vì vậy hãy giao công việc này cho một người khác, hoặc là giãn thời gian deadline ra, để họ tập trung cho những dự án lớn.

Hoặc một cấp dưới rất nhiệt tình, cái gì cũng muốn làm, muốn khám phá. Thấy người khác làm là em muốn học hỏi, em muốn xung phong làm. Nhưng nếu là một dự án quan trọng, cần gấp thì bạn có dám giao cho họ không nếu họ chưa có những kiến thức, kỹ năng để làm những công việc này? Nói đến đây chắc hẳn bạn sẽ bảo thế thì đi ngược với việc “thoát khỏi vòng an toàn rồi” nhưng Nhung cũng xin thưa rằng hãy bồi đắp họ thêm, để họ thử thách hoặc làm trợ lý ở những dự án không gấp nhé.

Tác giả: Lưu Thị Kim Nhung