Phân tích và hoàn thiện cơ cấu tổ chức như thế nào?

Tối thứ 5, vừa chia sẻ về Kỹ thuật triển khai BSC và KPI xong thì tôi nhận được câu hỏi qua zalo (phần mềm chat): "Anh Cường ơi, em đang ngâm cứu về cơ cấu tổ chức nhưng chưa biết cách viết như thế nào cho mượt. Hôm trước em cũng mua bộ tài liệu 990k bên Anh để mong có tài liệu tham khảo nhưng em cũng ko thấy có nên em mạ muội nhắn tin xin xỏ Anh, nếu Anh có bản nào đẹp đẹp về phân tích cơ cấu tổ chức Anh cho em tham khảo được không ạ? Em cảm ơn anh Cường nhiều ạ." Tôi thấy lạ. Làm gì có chuyện thư viện tài liệu iCPO ( www.tailieunhansu.net ) không có. Vì thế tôi mới trả lời: "Cơ cấu tổ chức là 1 thuật ngữ bao gồm:
- Sơ đồ tổ chức
- MTCV
- Quy trình công việc
- Ma trận phân quyền
Vì thế Cường chưa nghe đến thuật ngữ phân tích cơ cấu tổ chức bao giờ. Mình mới chỉ nghe đến phân tích công việc.". Vừa trả lời vừa tìm kiếm trong kho tài liệu của tôi xem có đúng là không có tài liệu về cơ cấu tổ chức không? Sau khi search (tìm kiếm), tôi ra kết quả các tài liệu như sau:

0 Huong dan xay dung Co cau to chuc.xlsx
1. Phu luc 1 (Phat trien Co cau to chuc).xls
1.1 Phu luc 1.1 (Xac dinh dong chay kinh doanh).xls
1.2 Phu luc 1.2 (Lap ma tran chuc nang Cong ty).xls
1.3 Phu luc 1.3 (Lua chon Co cau to chuc phu hop).xls
1.4 Phu luc 1.4 (Thiet ke so đo to chuc).xls
1.5 Phu luc 1.5 (MTCV Đon vi theo KPI).doc
1.6 Phu luc 1.6 (Quy che to chuc hoat dong Cong ty).doc
2. Phu luc 2 (Xay dung he thong chuc danh).xls
2.3 Phu luc 2.3 (MTCV).doc
Luan van 8Mso gphap nham ht co cau to chuc bo may QT cua Cty Kinh Doanh Nha So 3.doc
Luan van Hoan thien co cau to chuc cua Cty CP SX va TM Da hinh.docx
VD Cơ cấu tổ chức chung của các công ty thuộc khối ngành XNK.docx
VD Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ ctykc24.pdf
VD Mau Quyet dinh ve Ban hanh Co cau To chuc Cty.doc

Sau khi tìm ra tài liệu, tồi liền gửi cho bạn đã ủng hộ thư viện iCPO của tôi. Hôm sau, tôi có cơ duyên được gặp một anh giám đốc đang có mong muốn nâng cấp hệ thống QTNS của công ty mình lên. Trong lúc chờ anh vào họp, để tích kiệm thời gian, tôi có hỏi bạn trợ lý xem có câu hỏi gì về Nhân sự không? Nếu có thì cứ chia sẻ. Hi vọng tôi sẽ trả lời được. Và thế là bạn hỏi về cách xác định số bậc lương.

Xác định số bậc có liên quan đến việc xác định cơ cấu tổ chức, nên nhân tiện đó tôi chia sẻ luôn về cách xác định cơ cấu tổ chức. Bạn có muốn biết tôi xác định cơ cấu tổ chức thế nào không? Nếu có, hãy kiên nhẫn được tiếp phần dưới đây của tôi.

1. Việc đầu tiên trong quá trình xác định cơ cấu tổ chức thì cần phải hiểu Cơ cấu tổ chức là gì? Về cơ bản chúng ta có thể hiểu:
1.1 Định nghĩa tổ chức: "Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người hoạt động trong những hình thái nhất định để đạt được những mục đích chung” (1)
“Tổ chức bao hàm một chỉnh thể hoạt động độc lập, có chính danh và tôn chit mục đích hoạt động. Nó có thể là một doanh nghiệp, một công ty, một cơ quan, một tổ chức và một ngành, v.v …” (2)

(1) Khoa Khoa học quản lý – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trính Quản trị học (2006) – Chủ biên: TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – trang 5
(2) Khoa Kinh tế và quản lý nguồn nhân lực – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trình Phân tích lao động xã hội (2002) – Chủ biên: PGS. TS Trần Xuân Cầu – trang 31

1.2. Định nghĩa cơ cấu: “Cơ cấu là sự phân chia tổng thể ra những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung” (3).

(3) Khoa Kinh tế và quản lý nguồn nhân lực – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trình Phân tích lao động xã hội (2002) – Chủ biên: PGS. TS Trần Xuân Cầu – trang 31

1.3. Định nghĩa cơ cấu tổ chức: “Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo từng cấp, những khâu xác định nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu xác định”. (4)

(4) Khoa Khoa học quản lý – trường Đại học Kinh tế Quốc dân: Giáo trính Quản trị học (2006) – Chủ biên: TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – trang 170

Đấy là giáo trình và các thầy cô trường KTQD định nghĩa. Còn với tôi thì như đã nói ở trên: Cơ cấu tổ chức là 1 thuật ngữ bao gồm:
- Sơ đồ tổ chức
- MTCV
- Ma trận phân quyền
- Quy trình công việc
Tức là định nghĩa của tôi rộng hơn 1 chút.

2. Hiểu được định nghĩa, việc tiếp theo cần biết đó là hiểu rằng Cơ cấu tổ chức chỉ là 1 tập hợp các công cụ trong Hệ thống Quản trị Nhân sự. Trong khi đó Hệ thống được sinh ra để phục vụ cho Chiến lược. Cho nên xác định chiến lược cho tổ chức là việc nên làm.

Như tôi đã viết ở khá nhiều bài trên blog, chiến lược công ty sẽ dẫn tới chiến lược BU/ PL (đơn vị kinh doanh), chiến lược đơn vị kinh doanh sẽ dẫn tới chiến lược cấp chức năng. Trong các chiến lược chức năng có chiến lược về Nhân sự. Và trong chiến lược nhân sự thì chiến lược vận hành là một trong những điều chúng ta cần biết khi xác định cơ cấu. Chiến lược vận hành thường có 2 loại: độc lập hoặc phụ thuộc.

Chiến lược vận hành độc lập hay được áp dụng trong mô hình holding (sở hữu vốn). Với chiến lược này, công ty mẹ chỉ sở hữu vốn chứ không can thiệp vào các hoạt động của các công ty con. Còn chiến lược vận hành phụ thuộc thường áp dụng trong mô hình Coporation (tập đoàn) thì công ty mẹ vừa sở hữu vốn vừa can thiệp vào các hoạt động của công ty con.

Với kinh nghiệm đi tư vấn của tôi, những công ty có quy mô doanh thu 100 tỷ thì lúc này họ có các chi nhánh và các công ty con nên câu hỏi về chiến lược vận hành sẽ xuất hiện trong đầu ban lãnh đạo.

3. Xác định tên phòng ban. Từ mô hình công ty, chiến lược, chuỗi giá trị bao gồm chuỗi hoạt động chính và các các hoạt động hỗ trợ được hình thành.

Từ chiến lược và chuỗi giá trị, chúng ta sẽ bắt đầu nhóm các hoạt động, các chiến lược trên bản đồ chiến lược thành các nhóm. Nhóm xong, tùy vào văn hóa và quan điểm của tổ chức, chúng ta sẽ đăt tên cho các nhóm đó. Mỗi một tên nhóm có thể hiểu đó là tên một phòng.

4. Sau khi có chiến lược công ty, chiến lược vận hành, tên các nhóm hoạt động, chúng ta tiếp tục đánh giá và xem xét các yếu tố khác như:
- Quy mô công ty
- Công nghệ
- Quan điểm quản trị
- Năng lực đội ngũ
- Giai đoạn thành lập

Xem xét xong, ta sẽ tiến hành lựa chọn sơ đồ tổ chức. Nói chung tôi đã lập ra một cái bảng ma trận để lựa chọn sơ đồ tổ chức.

Nếu muốn xem vui lòng click vào: 0 Huong dan xay dung Co cau to chuc

File này là một phần trong các file của folder: A1 BTL07 - Phan tich hoan thien co cau to chuc thuộc thư viện tài liệu Quản trị Nhân sự iCPO advan của tôi. Không biết anh chị em đã có thư viện này chưa?

Lựa chọn xong sơ đồ tổ chức, việc tiếp theo của xây dựng cơ cấu tổ chức đó chính là xác định chức năng cho các bộ phận. Để làm được việc này, chúng ta cần từ quy trình tổng thể tạo ra ma trận chức năng – bảng excel phân bổ xem đầu việc lớn (quy trình lớn) do bộ phận nào chịu trách nhiệm chính, tham gia, hỗ trợ. Cụ thể:
- Liệt kê các quy trình chính cần có (chi tiết hóa các hoạt động chính trong chuỗi hoạt động)
- Đưa các quy trình đó vào trong bảng ma trận chức năng
- Sử dụng quy ước để phân bổ xuống các bộ phận:C - Chịu trách nhiệm chính, T - Tham gia, H - Hỗ trợ

Cùng với ma trận chức năng, việc tiếp theo của chúng ta là sẽ thành lập ra ma trận phối hợp và ma trận phân quyền. Về cơ bản, ta sẽ làm giống như ma trận chức năng (lên list các đầu quy trình, rồi sử dụng các quy ước để phân bổ xuống các bộ phận). Chúng ta có thể sử dụng quy ước RACI trong ma trận phối hợp, còn sử dụng 5M trong ma trận phân quyền (quyết quyết).

Có chức năng nhiệm vụ xong, công việc tiếp theo cần tiến hành là xác định định hướng sơ đồ tổ chức từng bộ phận. Về cơ bản sơ đồ tổ chức của bộ phận sẽ theo định hướng chung của sơ đồ tổ chức công ty. Ở trên chúng ta lựa chọn hướng nào thì ở dưới chúng ta gần như lựa chọn như vậy. Với kinh nghiệm của tôi, đa phần các bộ phận sẽ có cơ cấu nằm ngang hoặc nằm ngang có trợ lý (phó phòng).

Từ định hướng sơ đồ tổ chức, chúng ta xác định ra các vị trí cần có. Để xác định ra cần có những vị trí nào chúng ta có thể sử dụng phân nhóm các công việc. Cách làm như sau:
- Liệt kê các quy trình chi tiết cho bộ phận (quy trình con)
- Nhóm các đầu việc giống nhau vào một nhóm. Chúng ta có 2 cách nhóm: trực tuyến (làm tất cả các công việc trong 1 quy trình) hoặc chức năng (làm các đầu việc giống nhau của các quy trình) hoặc trực tuyến - chức năng. Ví dụ nhóm theo kiểu trực tuyến: Vị trí đào tạo (phụ trách các đầu việc của quy trình đào tạo); hoặc nhóm theo kiểu chức năng: vị trí admin sale (chuyên lo các giấy tờ cho tất cả các thành viên sale trong phòng kinh doanh).
- Từ những đầu việc đó đặt tên.

Có tên các vị trí, công việc cần làm tiếp là sử dụng ma trận phân nhiệm để phân bổ các đầu việc xuống các vị trí để xác định chính xác các đầu việc cần phải làm của từng vị trí.

Công đoạn tiếp theo là hoàn thiện mô tả công việc cho từng vị trí và hoàn thiện quy trình cụ thể. Phần này cũng dài nên thân mời cả nhà cùng đọc các bài viết dưới đây:

- Phân biệt rõ quy trình với mô tả công việc khi triển khai xây dựng Hệ thống QTNS? http://blognhansu.net.vn/?p=21807
- 5 bước để xây dựng một quy trình vận hành tiêu chuẩn http://blognhansu.net.vn/?p=23398
- Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn http://blognhansu.net.vn/?p=20813
- Các bước xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty http://blognhansu.net.vn/?p=8685
- 19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự http://blognhansu.net.vn/?p=8159
- PDCA trong viết mô tả công việc http://blognhansu.net.vn/?p=7399
- BTL06 – Hệ thống bản mô tả công việc ( update ) http://blognhansu.net.vn/?p=2150

Dưới đây là hình ảnh các loại sơ đồ tổ chức:

Tái bút: Để ra bài này, ngoài trải nghiệm thực tế, tôi còn tham khảo khá nhiều sách và bài viết. Anh chị em nào quan tâm, thân mời cả nhà cùng đọc.

Nguyễn Hùng Cường (mr)