Xin các kế hoạch và báo cáo công việc của phòng Hành Chính Nhân sự

Thân gửi cả nhà,

Mấy hôm nay Cường có ngồi mần lại mấy bài viết của mình với chủ đề:
- Công ty mới thành lập (startup), các công việc nhân sự cần làm năm đầu tiên là gì? http://blognhansu.net.vn/?p=20799
- Setup công việc nhân sự cho starup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ? http://blognhansu.net.vn/?p=6931
- Công ty 4 năm tuổi, quy mô nhỏ khoảng 10 người thì nhân sự nên làm những gì ? http://blognhansu.net.vn/?p=9674
- Công ty 1 năm tuổi và những công việc nhân sự phải làm http://blognhansu.net.vn/?p=8103
...

Tự nhiên Cường ngẫm: "Hóa ra những gì mình viết đều chỉ là trải nghiệm và kiến thức của bản thân. Liệu có quy luật chung nào về các công việc cần phải làm giữa các công ty không?". Tôi tin là có. Vì thế Cường viết bài này để gửi tới anh chị một đề xuất (lời nhờ) nho nhỏ: Không biết anh có các báo cáo và kế hoạch công việc của phòng Hành Chính Nhân sự từ lúc thành lập đến giờ không? Nếu có thì cho Cường xin với. Hoặc có được cái nào thì cho Cường xin cái đó.

Kế hoạch công việc nó từa tựa như hình này:

Ví dụ như dưới đây là list các công việc phòng HCNS đã làm trong 5 tháng đầu thành lập DN:
1. Ra Sở KH – ĐT làm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
2. Nộp tiền thuế môn bài
3. Đăng ký tài khoản ngân hàng
4. Làm biển tên công ty
5. Lắp Camera
6. Treo 3 tranh trên tường
7. Lắp thêm phát wifi ở phòng khách
8. Update mạng cho lớp học
9. Giục tòa nhà trang bị 2 bình cứu hỏa
10. Đặt mua bàn làm việc 1m2x1m2x75cm
11. Làm biểu mẫu thay đổi địa điểm trụ sở chinh
12. Chuẩn bị event Trung Thu
13. Soạn thông báo nghỉ lễ 2-9
14. Cài PM BHXH, đăng ký cấp mã cho đơn vị lần đầu
15. KK báo tăng lao động
16. Báo tăng mức lương đóng BHXH trên PM
17. Nộp thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh.
18. Hàng tháng làm dự kiến chi phí cho tháng tới
19. Lên list Danh sách các văn bản HR cần hoàn thiện, Thành lập công đoàn công ty.
20. Làm thủ tục hưởng chế độ ốm đau cho chị Hương ( biểu mẫu C70a – HD, giấy ra viện) gửi lên cơ quan BHXH (Giải quyết trong vòng 10 ngày)
21. Hoàn thiện bản Quản lý tài sản.
22. Tải HTKK thuế, cài PM kế toán: Khai báo thông tin DN, kê khai thuế theo quý.
23. Workflow quy trình tuyển dụng.
24. Đề xuất học Tiếng Anh
25. Dkdi MST cá nhân cho nhân viên
26. Chuẩn bị cho Teambuilding Tháng 12
27. Đề xuất 1 cấu hình cho máy 3D, Video.

Rất mong nhận được sự hỗ trợ của anh chị em. Xin "đội ơn" anh chị em trước. Cuối cùng, Cường thân tặng anh chị em biểu mẫu: Báo cáo - kế hoạch tuần/ tháng. Biểu mẫu này được thiết kế để:
- Quản lý kết quả công việc (KPI)
- Quản lý công việc
- Kích thích sự sáng tạo
trong tuần, tháng. Không biết công ty của anh có duy trì việc lập, báo cáo và họp nhanh không? Nếu không thì nên có vì hành động này giúp cho tổ chức có thể đi nhanh và đúng hướng.

Link download:
- BMKD01 - Mau ke hoach bao cao tuan (click)
- BMKD02 - Mau ke hoach bao cao thang (click)

Trân trọng,
HC
---
Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant at Blognhansu[.]net[.]vn
Đt: 0988833616 Email: kinhcan24[@]gmail[.]com

Tái bút 28/5/2021: Hôm nay tôi thấy câu hỏi trên cộng đồng nhân sự HrShare:

Chào anh/chị!
Cho em hỏi là trong tháng, phòng nhân sự sẽ phải trình, phải báo cáo những công việc gì và thời điểm nào cho Giám đốc ạ? Anh/Chị có các file mẫu, cho em xin tham khảo và hỏi học với ạ.
Xin mọi người cho em chút kinh nghiệm ạ!

Thế là tự nhiên tôi nghĩ đến bài: Suy nghĩ về báo cáo nhân sự tháng và quý được tôi viết từ hồi tháng 9 năm 2010. Tức là cũng hơn 11 năm rồi. Đọc lại vẫn thấy hay. Nhưng dù sao thì thời điểm đó tôi vẫn chỉ là anh chàng mới vào nghề Nhân sự. Giờ tôi lớn hơn 1 chút, vừa làm tư vấn QTNS vừa có công ty nho nhỏ nên có chút nâng cấp về kiến thức. Cũng tiện thể update bài viết này luôn. Phần trên tôi xin kế hoạch và báo cáo thì phần cuối tôi sẽ gửi lại anh chị em và bạn bè những gì tôi xin được để mọi người cùng nâng cấp kiến thức.

Trước khi tặng cả nhà tài liệu, chúng ta đi vào tình huống câu hỏi. Câu hỏi đặt ra là: 1. "trong tháng, phòng nhân sự sẽ phải trình, phải báo cáo những công việc gì?".

1.1 Dĩ nhiên phòng nhân sự có công việc gì thì báo cáo công việc đó. Các đầu công việc nó sẽ liên quan đến: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Cứ 5 mảng việc đó để báo cáo thôi. Sau khi báo cáo xong các công việc chuyên môn thường nhật thực hiện trong tháng thì đến báo cáo các công việc phát sinh và những công việc khác trong kế hoạch đầu tháng.

1.2 Báo cáo đầu việc và kết quả của đầu việc xong thì chúng ta sẽ cần báo cáo đến kết quả thực hiện KPI của phòng. Phòng Nhân sự có những KPI gì thì chúng ta báo cáo cái đó. Nhưng KPI phòng Nhân sự phải là KPI phục vụ cho CEO. Và dưới đây là 9 chỉ số tôi nghĩ CEO cần:

1. Chi phí hoạt động nhân sự / tổng chi phí
2. Chi phí hoạt động nhân sự / doanh thu
3. Doanh thu bình quân 1 nhân viên: Tổng doanh thu / tổng nhân viên
4. Tỷ lệ hỗ trợ (back – hậu phương) / sản xuất, kinh doanh (font – tiền tuyến)
5. Tỷ lệ quản lý / nhân viên
6. Tỷ lệ nghỉ việc năm hiện tại so với năm trước (số người nghỉ trong năm/số lao động bình quân trong năm).
7. Tỷ lệ ổn định lao động
8. Tỷ lệ tồn tại
9. Tỷ lệ hài lòng của nhân viên / tổng nhân viên.

Chi tiết về các chỉ số này, thân mời bạn cùng đọc bài: CEO cần những thông số gì trong Báo cáo QTNS là đủ ?

Các chỉ số trên là tổng thể cấp lãnh đạo. Ngoài ra nếu có thời gian, chúng ta báo cáo thêm các kết quả công việc hay chỉ tiêu hoàn thành của các chỉ số sau:

A. Tuyển dụng:
- Tình hình tuyển dụng chung khối: Cho biết mức tăng giảm, chi phí cho từng khối
- Tổng số CV / đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh).
- Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
- Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng

B. Đào tạo:
- Tình hình đào tạo chung
- Chi phí huấn luyện / NV
- Tỷ lệ nhân viên đào tạo

C. Lương :
- Tình hình lương thưởng chung của các khối: Cho biết mức độ tăng giảm lương cho từng khối.
- Mức thu nhập trung bình
- Mức thu nhập theo chức danh
- Tỷ lệ chi phí lương

D. Nội quy, quy chế:
- Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
- Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty
- Tỷ lệ ngày nghỉ, ốm

Chi tiết các thước đo này ở trong bài Suy nghĩ về báo cáo nhân sự tháng và quý.

2. Câu hỏi 2: "Thời điểm nào báo cáo cho Giám đốc?". Theo tôi thì sẽ có 3 thời điểm: Đột xuất, hàng tuần và hàng tháng.
- Đột xuất: Tức là có thông tin gì cần phải báo cáo thì báo cáo như tâm tư tình cảm của nhân viên và quản lý, những bất ổn cần lưu ý, các đề xuất cải tiến về mặt nhân sự, các vấn đề vượt quá thẩm quyền của mình nhưng cần phải quyết ngay. Vượt quá thẩm quyền là không nằm trong quy định, chưa từng trao đổi và được giám đốc đồng ý, chưa có tiền lệ.
- Hàng tuần: Báo cáo công việc tuần vào một ngày họp định kỳ nhất định.
- Háng tháng: Như hàng tuần, mỗi tháng cần có một buổi trao đổi với Giám đốc để nắm tình hình, chủ trương và đưa ra các đề xuất kiến nghị mới.

3. Câu hỏi 3: "Anh/Chị có các file mẫu, cho em xin tham khảo và hỏi học với ạ". Tôi cũng hết ý rồi. Giờ đến lúc tặng anh chị em quan tâm biểu mẫu. Cả nhà có muốn xem mẫu báo cáo kế hoạch nhân sự thế nào không? Nếu có hãy tải ở link dưới:

Linkdownload: https://bit.ly/3BivLdJ

Chúc bạn một ngày làm việc vui vẻ!