Quản lý linh hoạt – Agile Management

Đợt này có kiến thức mới về quản lý, mọi người cùng đọc và cập nhật nhé. Tôi cũng có lời bình ở dưới cùng.

***

Tôi sinh ra lớn lên ở VN, đã từng làm chủ vài doanh nghiệp ở Việt Nam, nói vậy để bà con biết tôi từng trải nghiệm đủ những cung bậc hệt như tất cả các doanh nhân trong môi trường đó, để khỏi ai mất công thắc mắc chị này từ trên trời rơi xuống.

Hiện tôi là CEO của một doanh nghiệp chuyên tư vấn về cách làm việc và quản lý mới (The New Ways of Working and Managing). Chúng tôi đã và đang làm việc nhiều tổ chức lớn nhất và nhỏ nhất ở New Zealand bao gồm: Chính quyền địa phương, các bộ, các doanh nghiệp, các ngân hàng, các tổ chức phi lợi nhuận. Khách hàng hiện tại của chúng tôi là Bộ Phát triển Xã hội (Ministry of Social Development, NZ), Thuế New Zealand (Inland Revenue Department) và Bộ Các ngành Công nghiệp chính (Ministry of Primary Indistries, NZ). Chúng tôi cũng từng tư vấn cho 1 Tổng công ty ở VN với quy mô hơn 12 ngàn người và vài doanh nghiệp loại vừa (dưới 1000 người).

Khi đề cập tới những điều này đừng ai nghĩ tôi quảng cáo, xin nói trước tôi không có ý định tìm khách hàng ở Việt Nam, tôi muốn nhấn mạnh rằng những gì mình nói là có cơ sở từ những nghiên cứu, kinh nghiệm tư vấn và làm việc của chúng tôi và tôi muốn chia sẻ với cộng đồng những gì đã làm thay đổi các tổ chức hiện đại và làm mọi người trong đó hạnh phúc hơn.

Tại sao cần cách làm việc và quản lý mới?

• Cách làm việc mới đang làm chuyển hoá các tổ chức công nghệ thông tin và các công ty công nghệ trên toàn thế giới. Hiện nay những phương pháp làm việc mới cũng đang lan rộng sang các cộng đồng rộng lớn hơn như nhân sự, tài chính, kinh doanh và sản xuất trong tất cả các loại hình doanh nghiệp. Điều này mang lại lợi thế cạnh tranh lớn vì các công ty có thể rút ngắn thời gian đến với thì trường và thay đổi hướng đi một cách nhanh chóng.

Cách làm việc mới là gì?

• Cách làm việc mới dựa trên những kiến thức tổng hợp như Lean, lý thuyết hệ thống phức tạp, chuyển đổi văn hóa, Lý thuyết về sự ràng buộc và các kiến thức khác. Chúng thường được gói gọn trong một từ “Agile” nghĩa là Linh hoạt.
• Với những cách làm việc mới, cần có những cách quản lý mới. Các hệ thống điều khiển và ra lệnh hiện tại sẽ không thể hoạt động trong một thế giới linh hoạt. Để một tổ chức thay đổi, các nhà lãnh đạo và người quản lý của nó phải thay đổi. Cần chuyển đổi văn hóa, phương pháp lãnh đạo và phương thức hoạt động qua sự kết hợp giữa chính sách, kế hoạch và con người để vận hành tổ chức.
• Tăng vận tốc thông qua chất lượng bằng phương pháp làm việc mới. Trọng tâm của nó là linh hoạt, nhanh hơn và tốt hơn.

“Cách thức mới” dưới lăng kính các nhà quản lý thường được xem như một điều gì đó được thực hiện để cải thiện lực lượng lao động chứ không phải cải tiến cách quản lý. Tuy nhiên điều này là không thể. Để một tổ chức thay đổi, cách quản lý phải thay đổi, vì vậy chúng tôi kết hợp cả hai thành cụm từ “Cách làm việc và Quản lý mới”, NWOWAM. Một trong những vấn đề lớn nhất mà các tổ chức phải đối mặt khi chuyển sang phương pháp làm việc linh hoạt là các nhà quản lý phải hiểu và tập trung vào: Trao quyền, hợp tác, linh hoạt và khai thông dòng chảy công việc.

Trước khi trao đổi sâu về NWOWAM, tôi có một vài câu hỏi dành cho những ai đang điều hành doanh nghiệp, đang làm quản lý (từ 1 nhân viên trở lên):

1. Bạn có thể nói trong vòng một năm nhân viên của mình sẽ làm việc tốt hơn không?
2. Họ có thể tiếp tục làm việc theo cách này mãi mãi?

Đây là hai thách thức lớn. Chỉ có một vài nhà quản lý trong các tổ chức truyền thống có thể nhìn vào mắt chúng tôi và nói rằng họ hài lòng về cả hai câu hỏi này.

Vì sao phải thách thức cách làm việc truyền thống?
Cách làm việc truyền thống theo chúng tôi có nghĩa là gì? Có một số hoặc toàn bộ các đặc điểm dưới đây:
- Hệ thống thứ bậc
- Vị trí liên quan đến thâm niên và quyền lực
- Hệ thống khối đồ sộ
- Niềm tin về hệ thống tuyến tính đơn giản và dự án thác nước (waterfall project): Lên kế hoạch một lần, thực hiện hoàn hảo
- Thủ tục chính thức, quan liêu
- Nhiều kiểm soát, điều khiển phức tạp
- Lắm nghi lễ
- Xác định vai trò rõ ràng
- Phân chia phạm vi danh giới, làm việc biệt lập
- Khối lượng lớn công việc đang chờ tại nhiều điểm
- Động lực được tạo ra do sợ hãi, hình phạt, áp lực, hoặc sợ bị trừng phạt
- Thất bại là không thể chấp nhận được
- Lòng can đảm và chủ nghĩa anh hùng được tán dương
- Đạo đức bị xâm phạm
- Quản lý theo con số
- Mọi người không hài lòng, không gắn bó, sự hoài nghi ở mức độ cao
- Hiệu quả đạt được thông qua cắt giảm chi phí, làm tắt và chất lượng thấp
- Thay đổi chậm và khó khăn, thường không thành công

Vậy lợi ích của cách làm việc mới là gì?
- Toàn bộ tổ chức chuyển động nhanh hơn
- Mối quan hệ làm việc tuyệt vời
- Phối hợp nhóm tốt hơn
- Rõ ràng vai trò, trách nhiệm
- Khách hàng và các bên liên quan hài lòng
- Ít lãng phí, hiệu quả hơn
- Kết quả tốt hơn: Tăng vận tốc thông qua chất lượng
- Giải quyết vấn đề sớm
- Nhân viên hài lòng, gắn bó lâu dài hơn
- Các tổ chức hoạt động bền vững, có thể tiếp tục vô thời hạn
- Giảm rủi ro, an toàn hơn

Cách làm việc mới đấu tranh để giành được sự chấp nhận, đặc biệt là trong các tổ chức già cỗi. Trở ngại chính để chuyển đổi theo kinh nghiệm của chúng tôi chính là đội ngũ quản lý. Cộng đồng Linh hoạt cũng có quan điểm tương tự, đôi khi cấp quản lý được gọi là "lớp băng vĩnh cửu", lớp đông lạnh giữa cấp lãnh đạo điều hành có tầm nhìn và những người sẵn lòng bắt tay vào thực hiện công việc.

Vậy các nhà quản lý muốn chuyển sang cách làm việc và quản lý linh hoạt cần làm gì?

Quản lý là hoàn thành công việc thông qua mọi người. Điều đó không thay đổi, nhưng cần thay đổi cách chúng ta quản lý. Quay trở lại một thế kỷ trước, quản lý thông thường có 5 chức năng chính:

1. Dự báo và lập kế hoạch. Trong trạng thái thay đổi liên tục, chúng ta có thể nhìn thấy tương lai ngày càng ít hơn (hoặc giả chúng ta chưa bao giờ có thể). Việc lập kế hoạch cho cách chúng ta sẽ làm việc ngày càng trở nên quan trọng hơn chứ không phải lập kế hoạch cho những gì chúng ta sẽ làm. Hơn nữa, chúng ta thay đổi cách lập kế hoạch để tạo ra các kế hoạch liên tục phát triển, liên tục bỏ đi, thay thế.
2. Tổ chức. Chúng ta tạo ra hệ thống, tổ chức các nhóm và cách họ làm việc. Trong sự thay đổi liên tục, tổ chức phải trôi chảy, tiến hóa và có khả năng đáp ứng. Tin tốt là dù sao mọi người cũng tự tổ chức: Chúng ta có thể ra lệnh nhưng thực tế luôn khác, luôn có những thứ tự phát. Người quản lý phải khuyến khích việc này, cho phép mọi người tổ chức công việc và phát triển hệ thống của riêng họ dưới sự hướng dẫn của chúng ta.
3. Nhân sự. Vấn đề này đã trở thành một chức năng quản lý tập trung chuyên ngành để tuyển dụng nhân sự. Phần lớn sự linh hoạt của tổ chức trong tương lai sẽ đến từ các nhóm tự tổ chức nhỏ hơn, những người làm việc cùng nhau và tin tưởng lẫn nhau. Do vậy, việc tuyển dụng cần do các đồng nghiệp phụ trách nhiều hơn với sự hướng dẫn và hỗ trợ từ đầu não.
4. Chỉ đạo. Các nhà quản lý có thể chấm dứt việc nói cho mọi người biết phải làm gì hoặc quản lý vi mô. Các nhà quản lý thực sự không bao giờ có lợi thế trong việc đưa ra câu trả lời – người thông minh nhất không phải là tiêu chí duy nhất để thăng tiến - điều đó thậm chí còn đúng hơn trong một thế giới đang thay đổi. Quản lý hiện đang chuyển sang hướng dẫn chính sách chứ không phải quá trình: Đặt ra các quy tắc chứ không phải là trực tiếp chơi trò chơi.
5. Kiểm soát. Chúng ta vẫn cần theo dõi hệ thống theo các mục tiêu và hành động khi nó đi chệch mục tiêu nhưng chúng ta thay đổi cách thực hiện điều này. Bản thân các mục tiêu luôn thay đổi, các kiểm soát phải thúc đẩy sự linh hoạt chứ không giới hạn nó, chuẩn hóa sự lặp lại không phải là một giải pháp mà có thể là một vấn đề. Và trên hết, chúng ta chuyển từ việc buộc mọi người theo dõi các mục tiêu sang thúc đẩy họ thực hiện chúng.

Chúng ta cần suy nghĩ lại về các chức năng của quản lý để làm việc khác đi. Hiện chưa có một mô hình rõ ràng được công nhận cho những cách mới, đây là mô hình của chúng tôi.

Nên gọi nó là gì? Chúng tôi đã gọi là “Cách thức quản lý mới” nhưng bất kể tên nào có chữ “mới” đều sẽ trở thành cũ kỹ và và luôn có vẻ cường điệu. Một số người gọi là “Quản lý cấp tiến” hay có thể gọi là “quản lý sáng tạo” cho nền kinh tế sáng tạo. Như chúng tôi đã nói ở trên, chúng tôi quyết định gọi là “Quản lý linh hoạt”.

Chúng tôi nhìn nhận các chức năng của cách quản lý linh hoạt là:

1. Thu hút.
Các nhà quản lý hoạt động như người thu hút, một nam châm mang tài nguyên và con người lại với nhau xung quanh một công việc. Chúng ta bao quát, chúng ta nắm lấy sự đa dạng. Chúng ta tung lưới rộng và mang lại nhiều kết quả nhất có thể.

2. Phát triển.
Người quản lý là người làm vườn: Chúng ta cung cấp các điều kiện và đầu vào để mọi người và hệ thống phát triển. Chúng ta khuyến khích sự học hỏi không ngừng ở mọi người và cải thiện hệ thống.

3. Trao quyền.
Các nhà quản lý lật ngược hệ thống phân cấp truyền thống: Chúng ta với vai trò là người phục vụ cho công việc. Chúng ta trao cho mọi người quyền hạn, khả năng, không gian và tài nguyên để hoàn thành công việc. Chúng ta xác định các thách thức chứ không tìm giải pháp. Chúng ta mở hệ thống, tránh đường và tin tưởng mọi người để họ tìm câu trả lời và thực hiện công việc của mình.

4. Tạo động lực.
Các nhà quản lý đưa ra tầm nhìn, mục tiêu cho mọi người, khuyến khích và quan trọng hơn cả là cảm giác gắn kết để họ muốn đạt được mục tiêu của chúng ta. Chúng ta đưa cho họ một lý do và mong muốn thực hiện công việc. Chúng ta trả lại tính nhân văn cho công việc.

5. Khám phá.
Nguồn gốc của hầu hết sự sáng tạo trong công việc là quản lý. Chúng ta cho phép sự tự do, tìm kiếm những cách thức mới, chúng ta hiểu rằng sự đa dạng có nghĩa là khám phá và kích thích sự tò mò. Chúng ta chấp nhận những rủi ro thông minh, đón nhận thất bại như là con đường dẫn đến thành công, chào đón những điều chưa biết và xem sự hỗn loạn là cơ hội.

6. Quan sát.
Người quản lý theo sát công việc. Chúng ta theo dõi và đo lường công việc đang diễn ra như thế nào. Chúng ta phản hồi nhanh chóng đến mọi nơi cần thiết, từ những người thực hiện công việc đến các nhà quản trị của tổ chức - tất cả các phần trong chuỗi giá trị từ khách hàng đến đồng nghiệp.

Đây là một sự thay đổi lớn trong tư duy đối với tổ chức và cá nhân. Hy vọng giúp ích cho mọi người.

Welcome mọi tranh luận, have a great day!

Cherry Vu | fb/cherry.vu.50
Group FB: Quản trị và Khởi nghiệp

***
Lời bình: Giời người ta quan tâm: Làm thế nào để một quản lý:
- Vừa làm tốt việc quản lý (1):
+ Xây dựng mục tiêu, kế hoạch công việc
+ Thực hiện duy trì các hoạt động cải tiến sáng tạo của bộ phận
+ Quản lý nhân sự phòng
+ Tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu liên quan đến nhiệm vụ của Phòng
+ Tổ chức thực hiện công việc chuyên môn của Phòng

- Vừa không lụt nghề (ví dụ nghề sale) (2):
+ Tìm kiếm doanh số và doanh thu cho công ty
+ Theo dõi dự án, thúc đẩy công việc xử lý các vấn đề phát sinh
+ Thu hồi công nợ
+ Chăm sóc khách hàng sau bán

Vậy mà tác giả muốn quản lý chỉ làm:
1. Quản trị nhân sự phòng: thu hút (tuyển); phát triển (dạy); trao quyền + tạo động lực (dùng)
2. Tổ chức các hoạt động cải tiến: Khám phá
3. Tổ chức thực hiện công việc: quan sát (theo dõi, đo lường, phản hồi)

Thế thì ... chết. Ở đây người ta muốn nhiều hơn thế!

Nguyễn Hùng Cường (mr. kinhcan)
HRM consultant/ blogger at blognhansu.net.vn