Các câu truyện ngụ ngôn về nhân sự – Quản trị nhân sự hay Quản trị vận hành hệ thống?

Truyện ngụ ngôn Sư tử - Kiến là một câu truyện mà tôi đánh giá là phải đọc khi làm nhân sự. Trong chuỗi bài truyện ngụ ngôn nhân sự, tôi đã từng up bài này ( http://blognhansu.net.vn/tag/ngu-ngon-nhan-su/ ). Tuy nhiên lúc đó tôi chưa biết dùng nó làm gì. Lời bình của tôi lúc đó: "Bài học rút ra: (Tự suy ngẫm. KC vẫn chưa nghĩ nó có thể áp dụng được gì trong nhân sự )"

Giờ đã 8 năm trôi qua, hiện thời tôi đang làm tư vấn. Việc của tôi là tư vấn hệ thống Quản trị Nhân sự, đọc lại thấy ngấm ghê. Tôi sẽ để lại lời bình ở dưới, còn bây giờ thân mời cả nhà cùng đọc:

Quản trị nhân sự hay Quản trị vận hành hệ thống?

Mỗi ngày Kiến đi làm rất sớm và bắt tay ngay vào làm việc. Kiến làm việc rất giỏi và luôn luôn vui vẻ. Ông chủ của chú, là con Sư Tử, rất ngạc nhiên khi thấy Kiến làm việc mà không cần sự giám sát. Sư Tử chợt nghĩ rằng nếu được giám sát thì chắc chắn Kiến sẽ làm việc có hiệu quả hơn.

Thế là Sư Tử thuê Gián về làm giám sát. Sau khi được thuê, quyết định đầu tiên của Gián là gắn một cái đồng hồ treo tường để theo dõi việc đi làm đúng giờ. Gián cũng cần một thư ký để thay nó viết ghi chú hay làm báo cáo, và thế là nó thuê một con Nhện – để quản lý báo cáo và nhận các cuộc gọi.

Sư Tử rất hài lòng về những báo cáo của Gián và yêu cầu Gián làm thêm những biểu đồ theo dõi sản lượng và phân tích xu hướng thị trường, để nó có thể trình bày tại cuộc họp Ban quản trị. Vậy là Gián mua một cái laptop mới cùng với một máy in lazer, rồi thuê một con Ruồi làm quản lý bộ phận IT.

Nhắc tới Kiến, lúc trước làm việc rất chăm và thoải mái, giờ Kiến rất bực mình vì những công việc giấy tờ và những cuộc họp vô bổ làm mất hết thời gian của nó!

Trong khi đó, ông chủ Sư Tử đi đến kết luận là cần phải cử một người làm quản lý nguyên cả bộ phận mà Kiến đang làm việc. Chức vụ ông chủ nhỏ này được giao cho một con Ve Sầu. Quyết định đầu tiên của Ve Sầu là mua ngay một cái thảm đẹp và một cái ghế thật êm cho phòng làm việc của nó.

“Ông chủ” Ve Sầu này cũng cần thêm một máy vi tính và một thư ký riêng, đó là thư ký cũ của nó, người đã giúp nó chuẩn bị Kế Hoạch Tối Ưu Hoá Chiến Lược Kiểm Soát Công Việc & Ngân Quỹ. Văn phòng nơi Kiến làm việc trở thành một nơi buồn bã, chẳng còn ai cười đùa và mọi người trở nên lo lắng khó chịu.

Thế là Ve Sầu thuyết phục ông chủ lớn, là con Sư Tử, về sự cần thiết phải làm một cuộc nghiên cứu kỹ lưỡng về môi trường làm việc tại đây. Sau khi xem lại các báo cáo tài chính trong văn phòng nơi Kiến làm, Sư Tử phát hiện ra năng suất đã giảm sút hơn trước đây rất nhiều.
Thế là Sư Tử thuê một con Cú, đó là một cố vấn nổi tiếng và có uy tín, để tiến hành điều tra và đưa ra các giải pháp cần thiết. Cú bỏ ra 3 tháng để nghiên cứu về văn phòng và viết một báo cáo khổng lồ lên đến vài quyển và đi đến kết luận: “Văn phòng này có quá nhiều nhân viên”
Hãy đoán xem ông chủ Sư Tử sa thải ai đầu tiên? Và nếu là ông chủ Sư Tử, lựa chọn của bạn là gì?

Con kiến bị sa thải vì nó “thiếu động cơ làm việc và có thái độ bi quan trong công việc”. Kết quả thật bất ngờ phải không!

Vậy bài học rút ra từ câu chuyện kể trên là gì?
Sai lầm có lẽ xuất phát từ thời điểm Sư Tử quyết định thuê thêm giám sát với hy vọng Kiến sẽ làm việc năng suất hơn nữa. Tuy nhiên đáng tiếc Sư Tử đã nhầm.

Đứng trên cương vị của một nhân viên, bất kỳ ai cũng mong muốn có môi trường làm việc thoải mái, tự do và được tự chủ nhiều nhất có thể. Không ai muốn mình luôn bị giám sát, thúc ép liên tục một cách thái quá.

Bằng chứng là sau khi các “cấp trên” gồm Gián, Nhện rồi Ve Sầu… lần lượt được bổ nhiệm, sự vui vẻ và thoải mái trong công việc của Kiến trước đây đã biến mất. Thay vào đó là cảm giác lo lắng, khó chịu. Điều này đương nhiên gây ra hậu quả trực tiếp là khiến năng suất lao động của Kiến giảm sút.

Chưa kể, việc bộ máy quản lý ngày một trở nên cồng kềnh, phức tạp khi có tới 8 quản lý mà chỉ có duy nhất mình Kiến trực tiếp sản xuất. Mọi công đoạn đều chậm lại và gián tiếp ảnh hưởng tới năng suất lao động.

Là một nhà quản lý, bạn luôn cần quan tâm tới việc phải đơn giản đến mức tối thiểu bộ máy quản lý. Bài toán đặt ra bộ máy quản lý đơn giản nhưng kết quả làm việc phải đạt được ở mức cao nhất.

Rốt cục, mục tiêu cuối cùng đối với bất kỳ công ty vẫn là doanh thu và lợi nhuận và không ai khác chính những chú Kiến là nhân tố chủ chốt của vấn đề.

Chính vì vậy, kinh nghiệm là cần phải tạo ra môi trường tốt nhất cho những chú Kiến, giúp chúng cảm thấy thoải mái, vui vẻ từ đó tạo ra năng suất làm việc hiệu quả nhất.

Vậy nếu đã lỡ là nhà lãnh đạo giống Sư Tử kể trên, trong trường hợp này bạn có sa thải Kiến không và giải pháp cứu công ty thoát khỏi tình trạng này là gì?

Nguồn: copy của A Việt former marketing manager Mì Gấu đỏ.

Lời bình 170818: Bài viết có vẻ như dành cho Quản trị Nhân sự. Nhưng thực ra nó không chỉ góc nhìn đơn lẻ quản trị nhân sự mà còn là Quản trị vận hành hệ thống. Đây là câu truyện kinh điển mà ai làm HRM cũng phải đọc.

Sư tử - Giám đốc
Kiến - Nhân viên
Gián - HRM
Nhện - Admin
Ruổi - IT
Ve sầu - Phó Giám đốc
Thư ký ve sầu - Trợ lý PGĐ
Cú - Chuyên gia tư vấn QTNS

Là tôi thì tôi sẽ tư vấn tuyển thêm Kiến cho đủ theo tỉ lệ: 1 Gián - 20 Kiến vì cấu trúc định biên công ty luôn có. Đố ban tại sao lại có tỷ lệ 1 Gián / 20 Kiến? >> Vì định biên nhân sự 1HR có thể support cho được 20 - 25 nhân viên.

Update 220924: Thời điểm này, tôi có góc nhìn khác hơn về câu chuyện ngụ ngôn trên. Đại ý góc nhìn của tôi như sau:

1 công ty có chủ là Sư tử và nhân viên là Kiến. Kiến tự thấy bản thân: "Mỗi ngày Kiến đi làm rất sớm và bắt tay ngay vào làm việc. Kiến làm việc rất giỏi và luôn luôn vui vẻ". Còn Sư tử thấy Kiến "làm việc mà không có sự giám sát. Sư Tử chợt nghĩ rằng nếu được giám sát thì chắc chắn Kiến sẽ làm việc có hiệu quả hơn". Đây là 2 góc nhìn khác hẳn nhau.

Với vai trò đứng đầu, Sư tử bắt đầu hành động để tìm cách nâng cao hiệu quả công việc của Kiến. Sư Tử thuê Gián về làm giám sát hoặc quản lý. Lúc này "Sư Tử rất hài lòng về những báo cáo của Gián và yêu cầu Gián làm thêm những biểu đồ theo dõi sản lượng và phân tích xu hướng thị trường". Còn Kiến tự thấy bản thân "lúc trước làm việc rất chăm và thoải mái, giờ Kiến rất bực mình vì những công việc giấy tờ và những cuộc họp vô bổ làm mất hết thời gian của nó!".

Công ty bắt đầu lớn hơn, Sư tử tiếp tục tìm cách tăng hiệu quả công việc bằng "Kế Hoạch Tối Ưu Hoá Chiến Lược Kiểm Soát Công Việc & Ngân Quỹ". Kiến bắt đầu phản ứng nhiều hơn: "Văn phòng nơi Kiến làm việc trở thành một nơi buồn bã, chẳng còn ai cười đùa và mọi người trở nên lo lắng khó chịu". Và thế là Kiến quyết định phản kháng bằng cách giảm năng suất.

Sự việc căng thẳng, "Sư Tử phát hiện ra năng suất đã giảm sút hơn trước đây rất nhiều" vì thế quyết định thuê Cú "là một cố vấn nổi tiếng và có uy tín, để tiến hành điều tra và đưa ra các giải pháp cần thiết". Cú "đi đến kết luận: “Văn phòng này có quá nhiều nhân viên”" nên cần tuyển thay thế. Cuối cùng "Con kiến bị sa thải vì nó “thiếu động cơ làm việc và có thái độ bi quan trong công việc”".

Tình huống này là điều bình thường tôi hay thấy khi đi tư vấn. Bản thân tôi thấy mình giống con Cú trong câu chuyện. Dĩ nhiên về kết luận, tôi tin vẫn là “Văn phòng này có quá nhiều nhân viên”. Và tôi vẫn đề xuất "Con kiến bị sa thải vì nó “thiếu động cơ làm việc và có thái độ bi quan trong công việc”". Tuy nhiên tôi đề nghị Sư tử làm thêm 1 số thứ trước khi giải quyết Kiến cũng như các thành phần dư thừa.

- Đầu tiên là thống nhất việc Quản trị nhân sự là việc của Quản lý (Gián, Ve sầu). Nếu nhân viên không làm được việc thì đáy là lỗi của quản lý. Quản lý không tìm người thay thế, không đào tạo nâng cao năng lực, không thúc đẩy động lực nhân viên.
- Có hệ thống theo dõi đánh giá kết quả công việc và lương thưởng công bằng để tránh cảm tính, không để xảy ra tình trạng: Kiến tự thấy bản thân: "Mỗi ngày Kiến đi làm rất sớm và bắt tay ngay vào làm việc. Kiến làm việc rất giỏi và luôn luôn vui vẻ". Còn Sư tử thấy Kiến "làm việc mà không có sự giám sát. Sư Tử chợt nghĩ rằng nếu được giám sát thì chắc chắn Kiến sẽ làm việc có hiệu quả hơn".
- Quản trị rủi ro và sự thay đổi, tránh để xảy ra phản kháng. Chi tiết như trong bài: Quản trị sự thay đổi – làm sao để nhân viên không phản đối khi áp dụng chính sách mới?

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)