Quy trình – lá bùa hộ mệnh cho lời nguyền “em không biết”

Sáng sớm nhận được email của chị đồng nghiệp: "Dear anh Hùng Cường,

Mình đăng ký mua bộ đĩa hr's tools ( http://kinhcan.net/hrform/ ) nhé! tuy nhiên là mình có thể chuyển sang thiết bị lưu trữ nào tiện hơn không? vì máy ở Công ty và máy ở nhà của mình đều không có ổ CD. Mình vẫn biết lưu trữ ở CD thì dữ liệu sẽ an toàn hơn.

Ngoài ra mình có mấy vấn đề lo lắng muốn nhờ anh Cường tư vấn
- Mình có nghe thấy mọi người nói về chuỗi giá trị của doanh nghiệp, tuy nhiên thì thông tin mình search trên mạng không nhiều, thì anh có thể hướng dẫn cho mình hoặc có thể giới thiệu tham gia khóa học nào thì được hiểu về chuỗi giá trị của doanh nghiệp hoặc anh có tài liệu nào phân tích về chuỗi giá trị của doanh nghiệp không share cho mình với?

Việc nữa đó là: Bên công ty mình sếp đang muốn triển khai cho nhân sự làm quy trình, thì anh có tài liệu nào hướng dẫn về làm quy trình sử dụng workflow thì có thể hỗ trợ anh em được chứ? và để làm quy trình tốt thì nên tham gia khóa học nào thì phù hợp?

Việc cuối cùng đó là: Mình đã tham gia khóa học GIẢI MÃ NGHỀ NHÂN SỰ khóa 2, thì mình cũng như rất nhiều các ACE cùng lớp rất muốn biết bao giờ hrshare sẽ tổ chức khóa học chuyên sâu về nghề nhân sự để anh em sắp xếp thời gian theo học, hihi.

Bấy nhiêu chỉ có thế thôi, vì trong cộng đồng nhân sự ACE đều nghĩ anh Hùng Cường như là BÁCH KHOA TOÀN THƯ về nhân sự cái gì cũng biết nên mình cũng mạnh dạn hỏi.
Cảm ơn anh nhiều. "

Trong email có câu hỏi về Quy trình, thế là tôi nhớ đến bài từng viết: Quy trình – lá bùa hộ mệnh cho lời nguyền “em không biết”. Bài này dành cho Group Quản trị và Khởi nghiệp, tiện hôm nay up cả nhà cùng đọc:

Chúng ta còn khoảng 2 tuần nữa là Tết, lại vừa có đội U23 đứng thứ 2 châu Á và Sơn Đoòng – một thế giới khác của KinhKong, liệu giờ này chia sẻ kiến thức có ổn? Tôi đang nghĩ: mình có nên viết cái gì đó để bắt theo “trend” (xu hướng) không? Không! Hôm nay tôi sẽ bỏ thời gian ra để viết về “Quy trình”…

Một ngày nào đó, chúng ta cảm giác rằng công ty chúng ta dính phải lời nguyền. Hãy nghe một vài lời nguyền cho tổ chức: “Em không biết là mình đã đứng vào chỗ nhạy cảm”, “Em không biết, đấy không phải việc của em”, “Em không biết, việc này bên kia xử lý chứ”… Vậy là không ổn rồi, chúng ta phải đi tìm thầy trừ tà. Sau một hồi làm phép, thầy phán “lời nguyền này không tiêu được chỉ có thể đeo và làm theo những gì viết trên bùa để hóa giải”. Quả thật hiệu nghiệm ghê, có bùa cái là mọi thứ tự nhiên êm đẹp. Mọi người có tò mò trên tấm bùa viết gì? Hãy đọc tiếp!

Hôm qua, trong một quán café bờ hồ, tôi lại có một cuộc gặp với 1 anh CEO. Công ty anh là công ty về CNTT mới, được 6 năm tuổi. Anh tâm sự rằng năm 2018 sẽ đẩy doanh số lên gấp 3 lần. Việc này hoàn toàn khả thi về mặt kinh doanh và thị trường. Tôi quả là tò mò muốn biết chiến lược về Nhân sự thế nào? Anh tiếp tục chia sẻ cách giải của anh: Không tuyển dụng thêm chỉ tuyển dụng thay thế để nâng cao chất lượng đội ngũ. Cùng với đó là tăng lương cho đội ngũ nhân sự hiện tại. Quy trình hóa, giảm thiểu các công việc thừa, từ chối khéo léo các yêu cầu của khách ngoài quy trình.

Nghe xong, trong đầu tôi liền nhớ đến mấy bài viết:
1. Chú về làm cho anh chiến lược nhân sự nhé !
2. Làm thế nào để tăng hiệu suất làm việc của nhân viên lên?
3. Tôi cần bao nhiêu nhân viên là đủ ?
…
Và khi nghe đến từ quy trình ở giải pháp cuối cùng tôi nhớ tới bài:
4. Không có quy trình công ty vẫn hoạt động ngon cho đến khi CEO nhìn lại …

Trong bài không quy trình ở trên (4), tôi chia sẻ 1 số thứ trong khuôn khổ khoảng 1000 từ về quy trình và đưa ra 1 số lời khuyên như: “Nếu anh chị em có công ty đang ở trong tình trạng chưa có quy trình mà số năm tồn tại đã lớn hơn 3 năm với hơn 20 người thì hay bắt đầu xây quy trình”. Chúng ta nghe theo rồi tiến hành dự án nho nhỏ: Xây dựng quy trình cho công ty.

Lúc này, chúng ta tiến vào một thứ rắc rối khác: xây dựng quy trình như thế nào? Viết quy trình rồi mới thấy có 2 loại quy trình và giải quyết 2 bài toán về QTNS:
1. Quy trình mang tính chất hướng dẫn công việc (standard operating procedure - SOP) – giải quyết bài toán em không biết làm!
2. Quy trình mang tính chất phối hợp công việc, thông tin nhiều người, nhiều bộ phận (Blueprint) – giải quyết bài toán phối hợp: việc này là của anh kia không phải của em!

Chúng ta nên làm thế nào đó để 2 loại này hợp vào làm 1. Tuy nhiên việc gộp quả không dễ. Với việc viết Quy trình để hướng dẫn thì chúng ta cần nhớ đến 5W1H:
- Ai (Who)
- Làm cái gì (What)
- Ở đâu (Where)
- Khi nào (When)
- Làm như thế nào (How)
- Tiêu chuẩn ra sao (What is the standard)

Còn với viết Quy trình để phối hợp công việc, chúng ta lưu ý đến SIPOC :
- Process: các bước xử lý chính
- Input: thông tin đầu vào cần có cho từng bước
- Supplier: ai cung cấp thông tin đầu vào
- Output: kết quả đầu ra của bước xử lý.
- Customer: ai tiếp nhận kết quả xử lý đầu ra.

Thường khi viết Quy trình chúng ta hay giao 1 ai đó biên soạn, người khác góp ý, phê duyệt. Điều này không nên vì quá trình biên soạn là quá trình chia sẻ thông tin, kiến thức lẫn nhau, giá trị nằm ở chỗ tương tác, trao đổi, phản biện, gắn kết mọi người. Mặc dù 1 người làm, những người khác góp ý và trưởng phòng phê duyệt thì sẽ nhanh nhưng nó dẫn tới điều không tốt: làm 1 đằng quy trình 1 nẻo, trở thành thủ tục "hành là chính" không đáng có trong tổ chức và là nỗi ám ảnh "giấy tờ" cho mọi người.

Rồi khi viết quy trình chúng ta cũng hay dính lỗi là quá chi tiết hoặc ngược lại: quá tổng quát. Chúng ta cần viết sao để cho nhân viên đọc MTCV và Quy trình là hiểu ngay công việc, biết cách phối hợp với nhau.

Đâu đó, chúng ta sẽ thấy rằng trong một quy trình sẽ có:

1– Mục đích.
2– Phạm vi áp dụng.
3– Định nghĩa, tài liệu tham khảo
4– Số bước công việc.
5– Các điểm kiểm soát.
6– Người thực hiện.
7– Tài liệu và hồ sơ phải tuân theo.
8– Phương pháp kiểm soát các bước công việc.
9– Các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
10– Mô tả, diễn giải các bước công việc, biểu mẫu kèm theo.

10 gạch đầu dòng ở trên có lẽ là quá nhiều, một số nơi chỉ có 4 bao gồm: 1;2;3;10. Ở gạch số 10, chúng ta nhớ quay trở lại lên trên: làm thế nào để có thể trộn (mix) 2 loại quy trình vào làm một (quy trình để hướng dẫn và quy trình để phối hợp). Anh chị em có thấy xây dựng quy trình dễ dàng không? Hi vọng sau bài này nó sẽ dễ hơn đôi chút.

Trở lại với tấm bùa của thầy. Mở tấm bùa ra, chúng ta sẽ thấy mấy dòng nguệch ngoạc như thư pháp:
- Hãy xây dựng quy trình
- Nhớ liên tục đào tạo quy trình (nhất là cho những người mới)

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant at Blognhansu.net.vn