Phân tích công việc – xây dựng mô tả công việc có phải là vẽ chân dung ứng viên ?

(Tiếp bài trước: https://goo.gl/YV76j1 ) Hắn mỉm cười thích thú khi vừa gửi xong email cho sếp. Hắn coi đó là bài tập mà hắn giao cho sếp, quả bóng đã được đá đi. Sếp hắn không phải là loại người hay đổi lỗi cho nhân viên như một số kiểu quái đản sếp hắn đã từng làm việc. Ai đời có loại sếp (không phải sếp của hắn) đổi tại nhân viên ngay cả khi đó không phải lỗi của họ: “Sao em không nhắc anh check mail ? Sao em không hỏi lại anh về việc em đã hỏi?”. Đời có loại sếp như thế nên mới có kiểu mail: [Hỏi lần x], [Trao đổi lần y], [Xin ý kiến lần z] về cùng một vấn đề. Rồi mail là một chuyện, lại còn phải gọi điện, gặp mặt trực tiếp và cả kiểu cc cho sếp to hơn thì nội dung mail mới được đọc, được trả lời. Hắn hay coi đa số mọi người đều thuộc loại quái đản này, nhất là với những người hắn mới làm việc. Vì thế hắn hay cẩn thẩn sử dụng outlook để nhắc lịch hoặc ghi note chi chít (như hình 2).

Ngước lên cái bảng Kaban, đập luôn vào mắt là cái note (tờ ghi chú) nhỏ bảo rằng công việc hôm nay sẽ là “lên kế hoạch phân tích công việc của vị trí nhân viên Đòi nợ”. Hắn bắt tay luôn vào việc. Cơ bản, việc phân tích công việc giúp hắn hiểu hơn về vị trí. Khi hiểu về vị trí, nắm được các thuật ngữ cần có của vị trí đó, hắn tuyển sẽ tin tay hơn. Chính xác, dưới đây là mấy câu hỏi mà hắn quan tâm:

- Nhân viên thực hiện những công tác gì?
- Khi nào công việc được hoàn tất?
- Công việc được thực hiện ở đâu?
- Nhân viên làm công việc đó như thế nào?
- Tại sao phải thực hiện công việc đó?
- Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?

Ngoài ra, khi làm cái việc này nó còn có nhiều lợi ích khác nữa. Theo lý mà nói, phân tích công việc cũng chính là xây dựng mô tả công việc. Các bước hắn định tiến hành như sau:

Bước 1: Chuẩn bị mẫu mô tả công việc và mẫu khảo sát phân tích công việc
Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ.
Bước 3: Tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc, quan sát thực tế. (hình 3)

Bước 4: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 3 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bước 5: Tiến hành xây dựng mô tả công việc demo
Bước 6: Hoàn thiện mô tả công việc version 1
Bước 7: Gửi và tiến hành phỏng vấn một số nhân viên trao đổi cụ thể về mô tả và xác minh thông tin.
Bước 8: Hoàn thiện lại mô tả công việc version 2 theo những chỉnh sửa và thực tế của phỏng vấn
Bước 9: Gửi và gặp trưởng bộ phận chốt lại mô tả công việc version 3

Dự định xong, hắn mở bản mẫu kế hoạch triển khai dự án mà hắn hay làm ra và bắt đầu điền thông tin vào đó. Khi mà mọi thứ đã lên chuyên nghiệp thì cái gì cũng có mẫu. Kiến thức trong đầu đã có, mẫu kế hoạch cũng có, nhoáy một cái, khoảng 15 phút sau, hắn cho ra lò cái kế hoạch triển khai Phân tích công việc và Triển khai xây dựng mô tả công việc cho vị trí Đòi Nợ. (hình 4)

Xong một việc, tiếp đến việc thứ 2, hắn viết mail cho trưởng bộ phận Đòi nợ và book (đặt) lịch với ảnh. Subject (Tiêu đề email): Trao đổi về dự án Phân tích và Xây dựng mô tả công việc vị trí Đòi nợ

“Dear anh,

Theo như kế hoạch, sang tháng em bắt đầu hỗ trợ tuyển nhân viên vị trí Đòi Nợ cho anh. Đây là vị trí đã có từ lâu rồi nhưng giờ chúng ta mới đẩy mạnh. Để có thể tuyển dụng tốt chúng ta cần có “chân dung ứng viên”. Mà muốn vẽ được chân dung thì cần phải có mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc. Chính vì thế để bài bản em sẽ một công đôi việc luôn. Cụ thể em đang định tính mấy việc sau:
1. Xây dựng thương hiệu tuyển dụng cho tập đoàn
2. Xây dựng lại mô tả công việc cho vị trí Đòi nợ

Việc 1 em đã xin ý kiến sếp tổng. Còn việc 2, em thấy mình có thể chủ động làm được. Tuy nhiên việc này đòi hỏi phải có sự giúp sức của anh và các anh em trong phòng. Tóm lược như sau: Em sẽ triển khai dự án Phân tích công việc và xây dựng lại mô tả công việc vị trí Đòi nợ.

1. Mục đích:
- Chuẩn bị cho công việc tuyển dụng 100 nhân viên vị trí Đòi Nợ
- Làm rõ một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc
- Xây dựng Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc
2. Thời lượng: 1 tuần.
3. Dự kiến bắt đầu triển khai dự án: thứ 2 tuần tới.

Cụ thể các công việc cần làm như trong file dự án em đính kèm. Cơ bản có 9 bước. Chúng ta sẽ kết thúc sớm trong tuần sau. Để được như vậy, anh cho em book lịch anh và các anh em như trong kế hoạch của dự án. Anh xem giúp em. Nếu cần chỉnh sửa gì anh nhớ bảo em nhé.

Em,"

Viết nhanh cái email, đính kèm file dự án, hắn cũng không quên cc cho sếp và ấn nút gửi. Email hoàn thành việc gửi, hắn liền di chuột vào server (máy chủ lưu trữ dữ liệu) và bắt đầu tìm kiếm các tài liệu liên quan đến vị trí Đòi nợ, tập hợp lại. Đang đọc tài liệu, chiếc laptop báo “tính tong”, sếp hắn đã phản hồi email xin kinh phí: “OK! Cậu cứ tiến hành công việc tuyển dụng như bình thường. Chuyện kinh phí và tăng nhân sự để tôi về rồi chúng ta bàn cụ thể. Tôi muốn cậu nói kỹ hơn về việc định biên phòng tuyển dụng.”

Còn tiếp!

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn