CEO nên làm gì về Quản trị Nhân sự

Quản trị nhân sự với CEO là 1 trong 5 công việc cần phải làm khi thành lập công ty (Điều hành, Kinh doanh, Tài chính, Nhân sự, Sản xuất). Quanh đi quẩn lại là làm thế nào để các nhân viên - con người trong tổ chức - hoàn thành mục tiêu của mình, thông qua đó, tổ chức đạt mục tiêu thì đó là QTNS. Và quản trị nhân sự là Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ. Để QTNS tốt hay TDDG tốt thì chúng ta cần:

1. Có kỹ năng quản trị nhân sự: giao tiếp, thuyết trình, hội họp, tạo động lực, đào tạo...
2. Có hệ thống quản trị NS tiên tiến để hỗ trợ công việc quản trị nhân sự.

Phần 1 đã được nhiều anh chị nói. Nhưng phần 2 - Hệ thống QTNS tiên tiến là gì? Đó là:
- Con người biết về QTNS: Leader, HR, nhân viên
- Hệ thống văn bản chính sách quy định quy trình văn hoá tốt, giải quyết được các vấn đề con người, giúp con người trong hệ thống QTNS. Đây còn gọi là các công cụ QTNS.

Nhìn hình 1 chúng ta thấy rõ: Hệ thống Quản trị Nhân sự tốt là hệ thống
+ Phù hợp với luật pháp
+ Có tính tạo động lực
+ Có tính linh họat

Cái 1 (luật) và 3 (linh) chúng ta đã rõ. Còn cái 2 là thế nào? Theo tôi, có tính tạo động lực là hệ thống phải tuân theo 1 thuyết tạo động lực nào đó. Tôi khuyên mọi người nên dùng Thuyết 2 yếu tố. Môi trường tạo động lực theo thuyết 2 yếu tố là môi trường tổ chức luôn duy trì các yếu tố duy trì bằng với trung bình của thị trường. Cụ thể là các yếu tố duy trì sau:
- Chế độ, chính sách của tổ chức: có đủ như các công ty khác.
- Sự giám sát trong công việc: phù hợp
- Các điều kiện làm việc: như trung bình thị trường
- Lương bổng và các khoản thù lao: bằng trung bình của thị trường
- Quan hệ với đồng nghiệp: không có vấn đề
- Quan hệ với các cấp (cấp trên, cấp dưới): bình thường

Cùng với đó là chúng ta tăng dần các yếu tố tạo động lực như:
- Sự thừa nhận của tổ chức, lãnh đạo và đồng nghiệp về thành quả công việc
- Trách nhiệm trong công việc.
- Sự tiến bộ, thăng tiến trong nghề nghiệp.
- Sự tăng trưởng mong muốn.

Con người trong hệ thống là:
- Leader (lãnh đạo/ quản lý): là những người quản trị nhân sự. Họ phải làm các công việc như: tuyển, dạy, dùng giữ. Nếu ở đâu đó, các quản lý chưa làm công việc này mà chỉ chăm chăm vào công việc chuyên môn thì họ chưa làm hết việc.
- HR: là những người hỗ trợ các leader quản trị nhân sự, quản lý thông tin nhân sự. Leader sẽ là người tuyển và HR là người hỗ trợ leader tuyển. HR sẽ tìm CV, sơ loại, đánh giá ứng viên nhưng leader là người quyết định cuối cùng. Tương tự như các công việc dạy, dùng, giữ.
- Staff (nhân viên): là đối tượng tác động của hệ thống chính sách. Hệ thống là phải phù hợp với họ.

Các văn bản, chính sách, tài liệu, văn hóa … của công ty trong hệ thống QTNS, chúng ta còn có cách gọi khác: HR Tool - Công cụ QTNS. Một hệ thống QTNS có các công cụ tốt, cập nhật, đáp ứng được 3 yêu cầu (luật, lực, linh) ở trên sẽ giúp nhiều cho công ty.

Công cụ QTNS - HR tool bao gồm:

+ Cơ cấu tổ chức
+ Mô tả công việc
+ Quy trình, quy chế hoạt động tác nghiệp gắn với từng phòng ban
+ Nội quy, văn hóa
+ Hệ thống theo dõi thông tin NS
+ Lương 3P (Chỗ này là chỗ bài viết Lương là lỗ thủng lật thuyền ? đề cập đến )
+ BSC và KPI
+ Quản trị tri thức
+ Thương hiệu tuyển dụng
...

Một hệ thống QTNS có đủ như thế này thì tốt quá (Hình 2).

Chúng ta đã hiểu: CEO nên làm gì về QTNS và Hệ thống QTNS là như thế nào? Câu hỏi tiếp theo là chúng ta sẽ làm gì ?

Bước 1: Tất nhiên là nâng cao kỹ năng và kiến thức Quản trị nhân sự.
Bước 2: Xây dựng các tài liệu văn bản, chính sách theo luật và đáp ứng được các cuộc thanh tra. (Hình 3).

Đây là chỗ tôi từng up 2 bài: "Các công việc về mặt Lao động cần làm thi thành lập công ty theo luật" và "Tài liệu quy trình Quản trị công" nhưng không được duyệt.

Bước 3: Tập hợp, phân chia lại các tài liệu hiện có vào các folder phù hợp (Hình 4)

Bc4: Đánh giá, phỏng vấn từng bộ phận để tìm kiếm thêm các quy định bất thành văn. Tiến hành soạn thảo các quy định bất thành văn đó để nó thành văn.

Bc5: Rà soát chỉnh sửa lại tất cả văn bản cùng về một mẫu template.

Bc6: Tạm thời duy trì hệ thống các quy định, quy chế đã được tập hợp lại và tiến hành triển khái các dự án xây dựng hệ thống QTNS. Hay chính xác là triển khai xây dựng các công cụ QTNS như ở trên.

Với từng công cụ chúng ta xây thế nào và hình dáng ra sao, chúng ta sẽ cùng bàn với nhau sau. Nếu chịu khó đọc các bài trong Group chúng ta sẽ thấy các vấn đề các anh chị up lên nằm ở đâu trong hệ thống này.

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
Bài viết nằm trong seri CEO và QTNS dành riêng cho Group Quản Trị và Khởi Nghiệp

Update 19/03/24: Bài tiếp theo "Hệ thống Quản Trị Nhân sự đáp ứng theo luật mà CEO cần xây có những gì ?"