Nghề tuyển dụng nhân sự (lực) là nghề gì ? – phần 1

Trong 2 quyển sách trước của tôi, chúng ta đã đi cùng nhau tìm hiểu về Nghề Nhân sự ( http://goo.gl/BeCMJF ) dành cho những người mới vào nghề (các bạn vừa mới tốt nghiệp ra trường và các anh chị em bước ngang sang nghề nhân sự). Tôi chia sẻ khá nhiều về những điều nên làm và cần làm. 2 quyển sách được phản hồi tốt. Và hôm nay, tôi lại ngồi đây, viết về một nghề nữa trong lĩnh vực Quản trị nhân sự (hay quản trị nhân lực): Nghề tuyển dụng nhân sự (nhân lực).

Khi bước vào một công ty nhỏ, chúng ta có thể sẽ phải làm việc rất nhiều công việc. Từ tuyển dụng, đào tạo, cho đến trả lương, làm bảo hiểm xã hội ... Rồi dần dần, công ty phát triển, cùng với đó là những kỹ năng nghề nghiệp của chúng ta được rèn luyện. Chúng ta thấy mình mạnh thiên về một mảng nào đó. Công ty phát triển nên bắt đầu có nhu cầu tuyển thêm người về để chia nhỏ các công việc nhân sự, cuyên nghiệp hóa phòng HR. Thế là một vị trí mới xuất hiện: Tuyển dụng nhân sự. Lúc đó, ta có thể sẽ được lên làm trưởng phòng và tuyển thêm một bạn làm tuyển dụng hoặc công ty tuyển thêm một trưởng phòng và chúng ta chuyển sang chuyên làm tuyển dụng.

Cũng có thể chúng ta đã thích vị trí tuyển dụng ngay từ đầu hoặc cơ duyên nghề tuyển dụng chọn ta. Chứ không như ở trên là chúng ta đi từ nhân sự tổng hợp đi lên. Nếu vậy thì chúng ta sẽ hơi thiệt thòi khi không có được cơ hội làm tổng thể. Nhưng chúng ta lại có cái lợi là tiếp xúc ngay với nghề cùng với các quy trình làm việc mà không phải lãng phí thời gian trước đó. Cơ hội trở thành chuyên gia tuyển dụng của chúng ta lớn hơn.

Cho dù chúng ta vào nghề tuyển dụng nhân sự từ sự phát triển ban đầu làm tổng hợp hay nhảy luôn vào vị trí thì như tôi hay nói: chúng ta cần biết khẩu quyết đầu tiên của nghề đó là làm nghề này là làm những gì ? Chúng ta làm tuyển dụng nhân sự là làm gì vậy ?

Một cách tổng quát: Nghề tuyển dụng là làm tất cả mọi việc liên quan đến tuyển và dụng con người (nhân lực) sao cho tổ chức và mọi người trong tổ chức hoàn thành tốt công việc của mình.

Nhìn vào định nghĩa Nghề nhân sự: làm tất cả mọi công việc để công ty và mọi người trong công ty hoàn thành tốt công việc, chúng ta sẽ thấy rằng Nghề tuyển dụng đã rõ ràng hơn, cụ thể hơn. Ta sẽ làm tất cả mọi việc liên quan đến 2 chữ TUYỂN và DỤNG. Mặc dù định nghĩa của chúng ta rộng nhưng đôi khi chúng ta sẽ thấy rằng người làm tuyển dụng (Recruiter) đôi khi chỉ chuyên về TUYỂN và nhiệm vụ DỤNG lại mờ mờ ảo ảo.

Chúng ta sẽ cùng nhau bàn về chữ TUYỂN trước!

Những công việc liên quan đến TUYỂN là gì? Đấy chính là:

1. Lập kế hoạch tuyển dụng năm, quý, tháng theo yêu cầu của công ty và các phòng/ban/đơn vị. Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng.
1.1. Lập kế hoạch tuyển dụng năm, quý, tháng theo yêu cầu.
- Nhận đề xuất tuyển dụng từ giám đốc và các phòng, ban, đơn vị.
- Xác minh nhu cầu tuyển dụng (số lượng, chất lượng, vị trí công việc…)
- Lên kế hoạch tuyển dụng năm, quý, tháng căn cứ theo tình hình thực tế và đề xuất
1.2. Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng.
- Vị trí, số lượng, chất lượng, thời gian.
- Phương pháp tuyển dụng
- Chi phí tuyển dụng
2. Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt. Triển khai, theo dõi quá trình thử việc, tập sự của người lao động.
2.1. Tổ chức thực hiện tuyển dụng
- Đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ
- Sơ tuyển, test.
- Phỏng vấn chuyên môn
- Báo cáo kết qủa tuyển dụng.
2.2. Tiếp nhận, theo dõi quá trình thử việc, tập sự, thực tập.
- Thực hiện thủ tục tiếp nhận thử việc.
- Chuyển sang bộ phận đào tạo hội nhập
- Bàn giao nhân sự cho đơn vị sử dụng
- Đánh giá thử việc.
2.3. Kết quả thử việc
- Không đạt : Thủ tục chấm dứt HĐ thử việc
- Đạt : Thủ tục tiếp nhận chính thức
- Báo cáo

Thành thật xin lỗi cả nhà khi tôi đưa luôn một mô tả công việc lên đây. Vừa rồi là những việc chính. Ngoài ra còn rất nhiều những việc khác, ẩn trong đó như:
- Phân tích công việc
- Xây dựng mô tả công việc
- Xây dựng, nâng cấp Ngân hàng bài test tuyển dụng.
- Thiết lập, duy trì các nguồn nhân lực đảm bảo đáp nhu cầu của công ty.
- Xây dựng thương hiệu tuyển dụng
...
Việc khác chứ không phải việc phụ nhé.

Đọc các nội dung công việc ở trên, hẳn chúng ta đã hình dung ra được việc mà Người làm Nghề tuyển dụng thiên về TUYỂN phải làm gì rồi. Nhưng có lẽ chúng ta nên nhìn qua hình dưới đây để rõ hơn về quy trình. Quy trình Tuyển mộ, tuyển chọn ở nhiều đơn vị sẽ có đôi chút khác nhau.

Quy trình làm việc của một chuyên viên tuyển dụng sẽ bắt đầu từ lúc bắt đầu có nhu cầu tuyển dụng. Nhu cầu đó có thể là do kế hoạch đã có từ đầu năm (kế hoạch tuyển dụng) hoặc cũng có thể là tuyển thay thế. Tuyển thay thế lại có 2 loại, tuyển thay thế do nhân viên nghỉ đột xuất hoặc thay thế cho nhân viên làm việc với hiệu quả kém. Và nhu cầu tuyển dụng cũng có thể xuất phát từ một ý muốn bất tử của sếp. Tự nhiên sếp có ý tưởng và kêu người tuyển luôn cho nóng. Tôi nhớ có lần đã phải xử lý 1 tình huống tuyển thêm 2 bạn nữa vào công ty mà không để làm gì. Hỏi kỹ sếp thì mới lộ ra là tuyển vào để đào tạo rồi sẽ thay thế nhân viên bị đánh giá yếu kém. Nghe thì có vẻ hợp lý nhưng thời điểm ấy, tôi đợi mãi cũng chả thấy sếp ra lệnh cho ai thôi việc. Mà 2 bạn kia thì cứ ngồi ở 1 góc đọc tài liệu lẫn tham gia các buổi đào tạo.

Sau khi nắm được nhu cầu, chuyên viên tuyển dụng sẽ làm một loạt các động tác vật lý với các biểu mẫu để tiến hành công việc. Chúng ta cần phải phân tích xem đúng là có nhu cầu tuyển dụng thật không ? Làm phiếu yêu cầu tuyển dụng, xin phê duyệt. Sau lập kế hoạch tuyển dụng, tham khảo mô tả công việc, lên thông báo tuyển dụng. Rồi tiếp là đẩy tin tuyển dụng (thông báo tuyển dụng) vào các nguồn tuyển. Nguồn nào, ở đâu cần tùy vào vị trí. Chứ không phải 1 vị trí mà chỗ nào cũng đăng tin, chỗ nào cũng tìm kiếm hồ sơ. Có nhiều nguồn đôi khi chúng ta phải trực tiếp liên lạc, trao đổi, đàm phán (headhunt).

Đẩy thông tin xong, nếu hiệu quả thì sẽ có thông tin về. Các CV (lý lịch công việc) sẽ được gửi lại cho chúng ta - nhà tuyển dụng. Chúng ta tiếp tục lọc hồ sơ để tính toán sự phù hợp giữa CV và yêu cầu tuyển dụng. Ở chỗ này, nếu để ý, ta sẽ hay thấy tranh luận giữa nhà tuyển dụng và người ứng tuyển. Bên ni đổi cho bên tê về việc chuyên nghiệp hay không? Nhà tuyển dụng chê ứng viên không biết gửi mail, viết CV ... Còn ứng viên thì chê không chịu hồi âm, không thông báo, không chu đáo ...

Lọc xong CV, chúng ta sẽ tiến hành kiểm tra (một số nơi, một số vị trí không cần việc này). Kiểm tra thì có nhiều cách nhưng chung quy lại là kiểm tra IQ, EQ, chuyên môn. Để kiểm tra thì cần phải có bài kiểm tra và đáp án. Đây cũng là một vấn đề. Xây ngân hàng đề sao cho sát, cho tốt là không hề dễ tí nào. Ai làm tuyển dụng mà có ngân hàng đề thi cho các vị trí là tôi rất thán phục. Phục quá đi chứ.

Kiểm tra xong, chúng ta đã loại bớt đi 1 số ứng viên và còn lại 1 số ít người. Những người này sẽ qua phỏng vấn. Lúc đó sẽ có những người phụ trách chuyên môn và quản lý các vị trí đó cùng tham gia. Nhân sự lúc này chỉ ngồi để đánh giá mức độ phù hợp với tổ chức của ứng viên. Đưa ra những góp ý về con người thông qua sự thấu hiểu của mình. Để làm cho buổi phỏng vấn trở nên hoàn hảo, chuyên viên nhân sự sẽ cần phải làm nhiều thứ. Không chỉ đơn giản như mấy dòng trên. Việc quan trọng nhất: làm thế nào để ứng viên đến phỏng vấn? làm sao để ứng viên cảm thấy chúng ta không quá cầu cạnh họ ? ... làm sao để sếp chấp nhận ứng viên ? Rất nhiều câu hỏi cần chúng ta bàn ở đây.

Phỏng vấn xong, chốt được ứng viên (việc không dễ dàng gì), chúng ta sẽ bắt đầu đàm phán lương. Một chuyên viên tuyển dụng tốt là một chuyên viên biết cân bằng quyền lợi giữa ứng viên và công ty. Sao phải tiết kiệm chi phí (tiền lương) cho công ty, nhưng nhân viên tương lai vẫn có được những thứ họ xứng đang có. Tất nhiên những thứ đó phải tương đương với thị trường. Đàm phán lương tương ứng với thuyết phục ứng viên vào công ty. Việc này cũng không dễ.

Giả sử như ứng viên đã đồng ý gia nhập công ty, chúng ta cần gửi cho họp một thư mời nhận việc bằng bản cứng để ứng viên yên tâm. Dặn dò ứng viên thời gian đến công ty và những hồ sơ cần hoàn thành. Sau nữa, chúng ta cần thông báo cho các bộ phận để chuẩn bị đón tiếp nhân viên mới. Đến ngày đến giờ, ứng viên lên công ty, ta tiếp tục làm một loạt các hoạt động chào đón ứng viên. Rồi ta làm công tác hội nhập cho họ.

Một số công ty, một số đơn vị coi chuyện hội nhập nhân viên là của những người làm đào tạo nội bộ chứ không phải của người làm tuyển dụng. Việc này nên để cho tuyển dụng làm hoặc chí ít, người làm tuyển dụng phải theo sát được quá trình đào tạo hội nhập của nhân viên mới. Chứ tuyển xong mà để họ bơ vơ thì tôi nghi chúng ta tuyển mãi cũng không được người mất.

Song song với hội nhập là thử việc. Và quy trình tuyển dụng kết thúc tại điểm ký hợp đồng chính thức hoặc thông báo không ký hợp đồng.

Tôi sẽ nói kỹ hơn về các kinh nghiệm trong các công việc trên ở những bài viết sau. Chúng ta cứ tiếp tục lướt qua để nắm được những cái tổng quan về nghề đã.

Chúng ta đã nắm được khái niệm tổng thể, quy trình và các mô tả công việc cho vị trí Tuyển dụng Nhân sự (thiên về phần Tuyển). Tiếp theo chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về lộ trình công danh của nghề. Tôi thấy có 2 cái lộ trình sau rất đúng cho bất cứ ai làm nghề này.

Lộ trình 1: Nếu ta vào được một công ty dịch vụ về tuyển dụng, chúng ta có lộ trình như sau. Đầu tiên ta sẽ ứng tuyển vào một công ty dịch vụ Nhân sự. Cụ thể là dịch vụ tuyển dụng (headhunt). Lúc đầu có thể là thực tập hoặc làm nhân viên cấp thấp. Ở cấp này, các công việc khá nhàm chán nhưng nó là nên tảng cho sự phát triển về sau. Ví dụ như nhập data ứng viên, làm các thủ tục hành chính. Quan trọng hơn đó là học nghề. Sau một thời gian với những công việc phía sau, chúng ta sẽ bắt đầu lên cấp chuyên viên. Lên cấp là lúc chúng ta có thể vác súng ống ra chiến trường. Ở cấp này, chúng ta bắt đầu với những ứng viên thấp cấp và trung cấp. Với sự nỗ lực, ở cấp tiếp theo chúng ta sẽ là chuyên viên tuyển dụng cao cấp (Senior Headhunter). Bậc thang sau là Trưởng bộ phận Headhunter hoặc Trưởng một dự án tuyển dụng. Đến bậc này thì chúng ta đã là siêu sao và hoàn toàn có thể rẽ 2 hướng: 1, Tổng giám đốc của công ty hoặc 2, Chuyên gia tư vấn độc lập về Tuyển dụng (Headhunter tự do).

Lộ trình 2: Chúng ta sẽ làm tuyển dụng nội bộ và phát triển trong 1 tổ chức nào đó. Khởi đầu từ vị trí thực tập hoặc học việc. Sau chúng ta sẽ vào vị trí nhân sự tổng hợp. Ở vị trí này ta cần phải làm nhiều việc. Rồi như tôi viết ở trên chúng ta sẽ hướng sang làm chuyên viên tuyển dụng. Từ vị trí chuyên viên tuyển dụng, nếu chịu khó học hỏi nâng cao tay nghề cộng với cơ hội (nội bộ hoặc thị trường), chúng ta sẽ được thăng tiến lên làm trưởng một trong các bộ phận sau như Tuyển dụng, Đào tạo hoặc Quan hệ lao động. Trưởng bộ phận Quan hệ lao động thì chúng ta sẽ cần nắm vững về luật và các thụ tục pháp lý. Nếu tốt đẹp nữa chúng ta sẽ lên phó phòng Nhân sự. (Tôi quan điểm cơ hội nằm ở trong bàn tay ta vì thế cơ hội không đến trong nội bộ công ty, ta hãy tìm cơ hội đó trên thị trường. Đừng ngồi yên một chỗ). Sau đó chúng ta sẽ phát triển lên vị trí trưởng phòng nhân sự. Đích cuối cùng là giám đốc Nhân sự. Mức lương của giám đốc Nhân sự dao động khoảng 100 triệu / tháng. (Đơn giá này lấy ở thời điểm 2016 và tham khảo bởi 1 anh giám đốc nhân sự tôi quen. Tất nhiên, anh ý làm trong ngân hàng).

... Còn tiếp. Giờ đã là 19h rồi, tôi đi ăn cơm đây. Chúc mọi người ngon miệng. Hẹn mọi người ở phần 2. Với câu hỏi: để làm nghề tuyển dụng nhân sự cần những gì ?