Kinh nghiệm và cách lập mã số nhân viên toàn công ty

Dear Kính Cận,

Mến chúc Hùng Cường ngày đầu tuần tràn đầy năng lượng. Hiện công ty bên mình quy mô dưới 100 nhân viên (trong giai đoạn này). Mình đang thiết lập mã nhân viên để theo dõi tình hình nhân sự nhưng không nắm rõ cách thức lập như thê nào hiệu quả nhất và tránh trường hợp có thể bị trùng mã (nếu sau này quy mô công ty phát triển lên hoặc trường hợp nhân viên chuyển sang phòng ban, bộ phận khác).

Rất mong Kính Cận có thể chia sẻ giúp mình vài kinh nghiệm trong việc này. Cảm ơn Kính Cận rất nhiều.

Trân trọng

****

Cường đúng thật là cũng không có kinh nghiệm gì ngoài cái hình ảnh này:

Linkdownload: http://goo.gl/eGsLFw
QUY TẮC ĐẶT MÃ NHÂN VIÊN

I. Quy tắc chung : Mã nhân viên = Mã Công ty + Mã vùng miền + Số thứ tự nhân viên

II. Hệ thống mã
Ví dụ:
0101xxxx
0102xxxx

III. Một số chú ý
- Mã nhân viên được sử dụng cho nhân viên thử việc và nhân viên chính thức. Cộng tác viên, nhân viên thời vụ - khoán gọn công việc quản lý mã riêng theo Quy định riêng của Công ty.
- Số thứ tự nhân viên: Bắt đầu từ 00001, đánh số thứ tự tăng dần theo thời điểm nhân viên vào Công ty. ( Áp dụng cả với CBNV vào Công ty trước thời điểm có Quy tắc đặt mã)
- Khi điều chuyển nội bộ Công ty ( phòng ban, vùng miền), mã nhân viên được giữ nguyên; Khi điều chuyển nội bộ Tập đoàn, mã nhân viên được đặt lại như nhân viên mới tại Công ty mà CBNV được điều chuyển đến.

He he. Tự nhiên tôi lại nhớ lại ngày xưa. Riêng cái vụ đặt mã này mà mất tận 1 buổi trao đổi (không phải họp). Có nhiều cách đặt lắm.

1. Phổ biến nhất là: Mã công ty (áp dụng cho tập đoàn) + Mã phòng ban + Số thứ tự nhân viên vào phòng ban đó. Ví dụ:

2. Mã công ty (áp dụng cho tập đoàn) + Mã phòng ban + Số thứ tự nhân viên vào công ty
3. Mã công ty (áp dụng cho tập đoàn) + Mã phòng ban + 3 chữ cái đầu nhân viên
4. Mã công ty (áp dụng cho tập đoàn) + Họ và tên + ngày tháng năm sinh theo dạng yymmdd+Phái . Ví dụ: Nguyễn Thị Thanh Huyền, sinh 12/06/1975, phái Nữ thì Mã NV của cô này sẽ là 01NTTH750612F
...

Cách nào cũng có ưu nhược điểm.