Gửi email công việc sau giờ làm gây ra stress liên tục giảm hiệu suất lao động của nhân viên

9 giờ tối, bỗng dưng bạn nhớ ra mình có điều gì đó cần hỏi nhân viên về dự án sắp tới. Tuy nhiên, trước khi gửi email cho nhân viên, bạn hãy tự hỏi bản thân xem liệu việc này có thực sự khẩn cấp? Nếu bạn gửi email đơn giản chỉ vì bạn sợ mình sẽ quên, nhân viên của bạn không thể biết được điều đó. Họ sẽ cảm thấy căng thẳng và điều này dễ tác động tiêu cực đến năng suất và hiệu quả làm việc của họ.

Trong một nghiên cứu mới mang tên “Kiệt sức nhưng vẫn không dám ngắt kết nối”, các giáo sư đến từ đại học Lehigh, Virginia Tech và đại học bang Colorado đã phát hiện ra rằng văn hóa “luôn luôn sẵn sàng” (always on) khiến nhân viên không thể tách hoàn toàn khỏi công việc sau khi về nhà và luôn cảm thấy căng thẳng.

“Bạn sẽ rất dễ gây áp lực cho người khác khi gửi email bởi lúc đó bạn không nhìn thấy được cảm xúc biểu hiện trên mặt đối phương. Và khi "giọt nước tràn ly", nó sẽ gây ra rất nhiều vấn đề. Các công ty mới chỉ nhìn thấy mặt tích cực của việc sử dụng email mà chưa nhìn ra được những hệ lụy đằng sau nó” - William Becker, một tác giả thuộc nhóm nghiên cứu chia sẻ.

Trong nghiên cứu này, những người tham gia khảo sát cho biết họ dành trung bình khoảng 8 tiếng mỗi tuần để check email liên quan đến công việc sau giờ làm. Và thời gian dành để check email sau giờ làm càng lớn bao nhiêu thì họ càng khó tách khỏi công việc bấy nhiêu. Điều này dẫn đến sự mất cân bằng giữa cuộc sống gia đình và công việc, thậm chí khiến cho nhân viên "chây lì" cảm xúc và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

“Kết quả nghiên cứu đã cho chúng tôi thấy rằng chính sự kỳ vọng của cấp trên khiến cho nhân viên kiệt sức. Vấn đề không phải là thời gian họ dành để check email, mà là tâm lý luôn luôn sẵn sàng (always on). Đây cũng là tác nhân gây ra stress liên tục” - Giáo sư Becker cho biết thêm.

Vậy chúng ta nên làm gì?

Hiện tại rất nhiều công ty cấm sử dụng email sau giờ làm việc; trong khi đó, một số công ty chỉ lưu ý rằng các email gửi đến sau giờ làm việc sẽ không được trả lời cho đến ngày làm việc hôm sau.

“Việc đề ra chính sách đồng nghĩa với việc nhân viên sẽ không phải ngồi phân tích xem cấp trên kỳ vọng gì vào họ. Sẽ cần một chặng đường dài để các công ty thiết lập quy định và làm giảm áp lực cho nhân viên lúc nào cũng ở trong trạng thái “always on”. Đây cũng là một cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp hướng đến nhân viên” – Giáo sư Becker nói.

Nếu như công ty chưa có một chính sách rõ ràng, các nhà quản lý cũng cần phải giúp cho nhân viên hiểu kỳ vọng của họ là gì bằng cách đưa ra một số quy định về việc cấm sử dụng email theo từng phòng, ban hoặc ít nhất là làm rõ chủ đề và câu mở đầu của mỗi email.

Trong một số trường hợp, bạn có thể trả lời rằng: “Tôi không muốn đề cập đến việc đó vào lúc này. Chúng ta có thể trao đổi cụ thể hơn vào ngày mai được không?”

Nhiều công ty đã sớm nhận ra tác hại khôn lường của việc gửi email sau giờ làm. Chẳng hạn, Tập đoàn tư vấn Boston Consulting Group chỉ cho phép gửi 1 email buổi tối mỗi tuần hay Tập đoàn tư vấn sức khỏe Vynamic cấm trả lời email sau 10 giờ tối và cuối tuần. Tháng 5 vừa qua, Pháp cũng đã thông qua một luật lao động cải cách, trong đó quy định việc gửi email vào cuối tuần là phạm pháp.

Trong một cuộc trả lời phỏng vấn với đài BBC mới đây, ông Benoit Hamon – Cựu Bộ trưởng Giáo dục Pháp cho biết “Tất cả các nghiên cứu đều cho thấy căng thẳng ở nơi làm việc khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi. Người lao động chỉ mới rời văn phòng, chứ chưa rời khỏi công việc. Họ vẫn bị ràng buộc bởi những phương tiện liên lạc khác như điện thoại, tin nhắn hay email… Những phương tiện này xâm phạm đời sống riêng tư của mỗi cá nhân và cuối cùng sẽ khiến họ sụp đổ”.