Kịch bản tình huống trong giao tiếp với ứng viên qua điện thoại

Hôm vừa rồi, HR ICT Club có tổ chức họp định kỳ với nội dung : Kịch bản tình huống trong giao tiếp với ứng viên qua điện thoại. Đây là buổi off được nhưng tiếc là tôi không có điều kiện tham dự. Hôm nay thấy bạn Mai Dung có gửi thư cám ơn và tóm tắt nội dung buổi off. Tôi xem nội dung thấy nó bổ sung cho bài: Cold call trong tuyển dụng nhân sự ? ( http://goo.gl/ieqz06 ). Ai rảnh rang thì đọc cả 2 bài vợt lấy ít kiến thức nhé!

Thân gửi anh chị!

Em xin thay mặt ban tổ chức của HR ICT gửi lời cảm ơn chân thành đến anh chị tham dự buổi offline lần 04. Với số lượng thành viên tham dự vừa đủ buổi chia sẻ diễn ra được sâu và thu được nhiều kết quả hơn cho mỗi thành viên.

Phần đầu chương trình: Anh/chị giới thiệu và làm quen với nhau

Phần hai: Nội dung chính.
Với sự chia sẻ, gợi mở của anh Nguyễn Việt Linh, các anh chị đã nêu ra những cách mình thường sử dụng để gọi điện mời ứng viên phỏng vấn và cho thấy tỉ lệ ứng viên thụ động tới tham gia chưa cao.
Theo anh Linh, việc chuẩn bị trước một kịch bản gọi điện phù hợp với công ty sẽ đưa đến tỉ lệ thành công cao hơn. Kịch bản sẽ có những nội dung chính như:
1. Gây sự chú ý của ứng viên: Bằng giọng nói, nội dung.
2. Tìm hiểu nhu cầu ứng viên: Như công việc mong muốn, môi trường làm việc, chế độ chính sách.
3. Xác định lại nhu cầu và cho ứng viên thấy được sự phù hợp tại công ty mình.
4. Xếp lịch phỏng vấn.

Ngoài kịch bản tình huống trong giao tiếp với ứng viên thì việc chuẩn bị kịch bản tâm lý không kém phần quan trọng. Khi bắt đầu gọi điện cho ứng viên NTD phải có tâm lý thoải mái, vui vẻ, tiếp đó nếu ứng viên cũng có tâm lý vui vẻ và sẵn lòng đối thoại thì việc truyền đạt đến ứng viên dễ dàng hơn nhiều. Việc để ý đến thái độ và tâm lý tích cực trong khi gọi điện cho ứng viên là rất quan trọng, không những ảnh hưởng đến phản ứng của ứng viên mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh công ty, gần hơn là kết quả làm việc của nhà tuyển dụng.

Tuy nhiên, việc phát sinh nhiều tình huống ngoài kịch bản là không thể tránh khỏi. Có thể đưa ra vài ví dụ như:
+ Ứng viên trả lời đã có việc làm: NTD chưa vội lập tức cúp máy mà hãy xin vài phút để “ khảo sát” mong muốn của ứng viên về chế độ, môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến… Nếu phù hợp và công ty đáp ứng được nguyện vọng đó, NTD hãy giới thiệu ngay với ứng viên và để lai contact, khi quan tâm họ sẽ liên hệ lại. Hoặc sau khi khảo sát NTD không đạt được mục đích, hãy kết thúc bằng một câu kết đẹp.
+ Cách xưng hô với ứng viên: Đôi khi NTD phân vân trong cách lựa chọn hô từ với ứng viên. Hãy lựa chọn cách gọi Anh/chị và xưng Tôi. Vừa đảm bảo tôn trọng ứng viên đồng thời không mất đi vị thế NTD.

Trong quá trình trao đổi với ứng viên không thể tránh khỏi việc phát sinh những tình huống khác ngoài kịch bản. Vì thế việc chuẩn bị trước các tình huống, thư thế tâm lý thoải mái và tích cực sẽ giúp NTD có thể kéo ứng viên trở lại kịch bản của mình - hoàn thành được mục tiêu và mời được ứng viên tham gia buổi phỏng vấn.

Phần kết: Anh/chị HR trao đổi contact.
Để tiện theo dõi các thông tin về HR ICT và các buổi offline anh/chị có thể theo dõi trên group:
+HR ICT Club (Nhóm kín): https://www.facebook.com/groups/1172783919421511/
+Hr ICT: https://www.facebook.com/groups/233435983389946/