Chính sách đánh giá kết quả công việc – phòng hành chính nhân sự

Đại bàng gọi, chim ém trả lời : )

Em chào thầy!
Với những vốn kiến thức sâu rộng, kinh nghiệm từng trải cộng với những bài viết rất ý nghĩa, súc tích đáng phải suy ngẫm thì em xin được phép goi thầy là thầy với hết thảy sự ngưỡng mộ và kính trong.

Em xin tự giới thiệu em là ....- Sinh viên năm 3( K48)- Khoa Quản trị nhân lực( Khoa U)- Trường Đại học Thương Mại.

Hẳn là thầy sẽ ngạc nhiên khi nhận được mail này của em. Vừa mới đây, em được biết về thầy qua một người bạn thân cũng như trang Blog nhân sự và biết được thầy cũng là một cựu sinh viên của trường và cũng rất là am hiểu về nhân sự và các vấn đề liên quan khác nữa. Con người ta làm gì cũng có mục đích và mục đích của em hôm nay là muốn xin sự giúp đỡ từ thầy.

Chả là, trong học phần chuyên ngành em đang học là: Đánh giá thực hiện công việc. Nhóm em do em làm nhóm trưởng nhận được đề tài là: Quy chế đánh giá thực hiện công việc tại một doanh nghiệp cụ thể. Chúng em đã tìm kiếm trên mạng nhưng không thể tìm được và đã quyêt định dựa vào lý thuyết bịa ra quy chế và như thế có nghĩa là điểm thảo luận của nhóm em sẽ là 0 điểm. Em cố gắng nhờ người quen ở các công ty nhưng đều không có, mặc dù biết là có công ty có, cũng có công ty không có và giờ e đang rất rối. Vậy rất mong thầy có thể giúp em có được Bản Quy chế để chúng em có thể hoàn thành bài thảo luận và vượt qua học phần này.
Do vốn từ của em không nhiều, kiến thức, kinh nghiệm còn ít, cũng không phải là người giỏi ăn nói nên nếu có sai xót gì mong thầy bỏ qua cho em.

Em mong sớm nhận được phản hồi của thầy!
Trân trọng!

***

Hi em,

A đoán là em chưa tìm kỹ trên internet hoặc tại www.kinhcan.net . Chứ anh thấy trên mạng cũng nhiều mà em. Em đọc file ở dưới nhé.

Anh.

CHÍNH SÁCH ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
PHÒNG NS-HC
----------------------

I. MỤC ĐÍCH ĐÁNH GIÁ.

1. Mục đích:
- Đánh giá kết quả công việc của các cá nhân và bộ phận trên cơ sở so sánh với mục tiêu, nhiệm vụ đã giao cho cá nhân/bộ phận– định hướng nổ lực phấn đấu của nhân viên phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
- Xây dựng và phát triển nhân sự: đảm bảo các thành viên trong tổ chức luôn ở trạng thái cải tiến và phát triển.
- Tạo động lực nhân viên làm việc và hoàn thành tốt mục tiêu đã được giao.

2. Nguyên tắc áp dụng:
- Đánh giá kết quả công việc phải mang tính thực tế.
- Thẳng thắn, trung thực: đánh giá khách quan và căn cứ vào kết quả công việc mà nhân viên đã thực hiện trong kỳ đánh giá.
- Nhất quán: thực hiện thống nhất đối với các Bộ phận và ở các cấp quản lý về cách thức thực hiện

II. ĐỐI TƯỢNG ĐÁNH GIÁ
Phòng NS-HC chia làm 03 nhóm đối tượng cho công tác đánh giá hòan thành như sau:
- Cấp phó phòng : 03 nhân viên
- Cấp chuyên viên : 02 nhân viên
- Cấp NV nghiệp vụ : 07 nhân viên
---------------------------------------------
Tổng cộng : 12 nhân viên

III.XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ

1. Tiêu chí đánh giá hòan thành nhóm của phòng NS-HC

Cơ sở đánh giá hòan thành cho từng nhóm :
1.1. Mục tiêu công việc
1.2. Tiêu chuẩn công việc
1.3. Thái độ thực hiện

Dự kiến chia làm 05 nhóm tiêu chí.
- Mục tiêu của BGĐ giao cho Phòng NS-HC
- Mục tiêu phân bổ của Phòng NS-HC cho từng nhóm đảm trách
- Công việc hiện đang đảm nhiệm của từng cá nhân (Mô tả công việc)
- Sự tuân thủ nội qui kỷ luật của từng cá nhân
- Năng lực và sự sáng tạo trong công việc

2. Tiêu chí đánh giá hòan thành nhóm của phòng NS-HC
Áp dụng phương pháp bảng điểm
Thang điểm đánh giá:
- Mỗi tiêu chuẩn công việc được xác định các cấp độ hòan thành.
- Việc đánh giá sẽ dựa vào kết quả của cấp độ hòan thành của các tiêu chuẩn công việc.
- Dựa trên bảng đánh giá cấp độ hòan thành cho từng tiêu chí xây dựng thang điểm đánh giá được xây dựng gồm 05 mức thang điểm như sau:
+ Mức 1: Chưa đạt
+ Mức 2: Trung bình
+ Mức 3: Khá
+ Mức 4: Tốt
+ Mức 5: Suất sắc.

3. Trọng số công việc :
- Mỗi vị trí công việc có những tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Các tiêu chuẩn công việc có tính quan trọng sẽ có trọng số lớn hơn. Tổng trọng số của các tiêu chuẩn công việc là 100%

4. Chính sách đánh giá:
4.1 Tiêu chuẩn đánh giá hòan thành cá nhân.

IV. TIẾN TRÌNH ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC

1. Đánh giá kết quả công việc định kỳ:
- Đánh giá kết quả công việc của nhân viên được thực hiện theo định kỳ 06 tháng/lần trong khoảng thời gian từ ngày 1 đến ngày 15 của tháng 7 và tháng 1 hàng năm.
- Biểu mẫu sử dụng đánh giá nhân viên do Phòng HCNS ban hành và thống nhất áp dụng chung trong toàn công ty.
- Quá trình đánh giá kết quả công việc được phân bổ như sau:
+ Các Trưởng đơn vị do Giám đốc đánh giá.
+ Nhân viên các bộ phận do Trưởng đơn vị quản lý trực tiếp đánh giá.
+ Các cấp giám sát, Tổ trưởng do nhân viên quản lý trực tiếp đánh giá (nếu có) thông qua chuẩn y của Trưởng đơn vị.

2. Thủ tục tiến hành đánh giá:
- Phòng HCNS soạn thảo hoặc chỉnh sửa form biểu mẫu đánh giá kết quả công việc của nhân viên kèm theo hướng dẫn cho các Trưởng đơn vị vào tháng 5 của năm. Nếu không có sự chỉnh sửa thì form biểu mẫu được ban hành cho kỳ đánh giá đầu tiên vẫn áp dụng tiếp tục cho các kỳ đánh giá kế tiếp.
- Phòng HCNS hướng dẫn các Trưởng đơn vị chuẩn bị những nội dung sau đây trước khi bắt đầu đánh giá:
+ Bảng mô tả công việc của nhân viên
+ Các mục tiêu (đã phân bổ cho nhân viên theo mục tiêu chung của Công ty)
+ Theo dõi kết quả thực hiện mục tiêu của nhân viên.
+ Thông tin, số liệu cần thiết để làm bằng chứng
+ Thời gian thực hiện,...
- Đánh giá kết quả công việc của nhân viên là sự gặp gỡ, trao đổi giữa Trưởng đơn vị và nhân viên thông qua kết quả thực hiện mục tiêu công việc đã được giao. Do vậy, trước thời gian đánh giá từ 1 đến 2 tuần Trưởng đơn vị thông báo cho nhân viên chi tiết quá trình đánh giá và thời gian cụ thể cho từng nhân viên biết để chuẩn bị
- Việc đánh giá sẽ thực hiện theo tiến trình được mô tả trong tài liệu số ……, ngày …….
- Trưởng đơn vị tổng hợp hoàn tất báo cáo gửi cho nhân viên xem qua và thêm các ý kiến nhận xét của họ (nếu có). Trong vòng tối đa 2 ngày nhân viên ký xác nhận và trả về Trưởng đơn vị.
- Bản đánh giá kết quả công việc của nhân viên được lập thành 3 bản:
+ Bản gốc gửi về Trưởng phòng NS-HC
+ Trưởng đơn vị: 1 bản sao
+ Nhân viên: 1 bản sao
- Phòng NS-HC tổng hợp, phân tích kết quả đánh giá, lập báo cáo và các khuyến nghị về việc cải thiện hiệu quả công tác, các nhu cầu đào tạo hoặc đề xuất khen thưởng đối với các cá nhân đạt được kết quả công việc theo mục tiêu đã giao, trình Ban giám đốc xem xét.
- Phòng HCNS gửi thông tin phản hồi đến các Trưởng đơn vị và lưu bản gốc trong hồ sơ nhân sự làm cơ sở để xem xét cho lần đánh giá kế tiếp.
Quá trình đánh giá kết thúc.

V. XÁC ĐỊNH MỨC THƯỞNG HÒAN THÀNH MỤC TIÊU

1. Tiêu chuẩn chung
- Nhằm tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc, hàng năm công ty căn cứ vào kết quả hoàn thành mục tiêu công việc của các cá nhân và bộ phận thông qua các kỳ đánh giá, công ty sẽ xem xét và có chế độ tiền thưởng cho nhân viên. Các thông tin xét thưởng bao gồm:
+ Vị trí công việc
+ Mức lương vị trí công việc
+ Hệ số thưởng (tùy mức độ phức tạp của từng công việc của từng phòng ban)
+ Số tháng tính thưởng trong/năm (theo hạng công việc của qui chế lương)
+ Mức độ hoàn thành mục tiêu công việc cá nhân
+ Mức độ hoàn thành mục tiêu công việc của bộ phận
+ Trọng số cá nhân
+ Trọng số bộ phận
- Khi cá nhân hoàn thành công việc 100% và bộ phận hoàn thành công việc 100% thì cá nhân mới được hưởng trọn số tiền thưởng.
- Khi cá nhân hoàn thành 100%, mà bộ phận không hoàn thành hoặc ngược lại, thì cá nhân chỉ được hưởng theo tỉ lệ.
- Trọng số cá nhân và trọng số bộ phận được xác định tùy vào mức độ yêu cầu mục tiêu cá nhân so với mục tiêu của bộ phận (thông thường trọng số cá nhân khoảng 70%, trọng số bộ phận 30% hoặc 80% và 20%)

2. Phương pháp chia thưởng theo hệ số quỹ lương tăng lên :
Ví dụ : Trong tháng 08/2... có số liệu như sau:
- Mức thưởng tiêu chuẩn là 3.000.000đ
- Các thông số hòan thành đánh giá như các ví dụ như trên

2.1 Tổng tiền thưởng
Mức tiền thưởng qui định x % HT đơn vị = 2.700.000đ

VI. TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HÒAN THÀNH CỦA KHỐI PHÒNG BAN
Tương tự phòng nhân sự hành chánh nhưng áp dụng cho 04 khối phòng ban
- Phòng NS-HC
- Phòng KHĐH
- Phòng TKCN
- TT Mẫu

VI. QUI ĐỊNH CHUNG:

1. Biểu mẫu sử dụng
1.1 Qui chế hoạt động của các bộ phận.
1.2 Bản mô tả công việc và yêu cầu tiêu chuẩn chức danh.
1.3 Kế hoạch mục tiêu
1.4 Theo dõi kế hoạch thực hiện mục tiêu
1.5 Phiếu đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu
1.6 Phiếu tổng hợp thông tin đánh giá ứng viên (thông qua phỏng vấn)
1.7 Danh sách nhân viên đề xuất khen thưởng (hàng năm)
1.8 Danh sách nhân viên cần đào tạo (đào tạo nội bộ, gửi đi đào tạo)

2. Định kỳ 1 năm Phòng HCNS sẽ lên kế hoạch xem xét chỉnh sửa chính sách đánh giá kết quả công việc. Mức thưởng cho nhóm công việc nào không điều chỉnh coi như vẫn giữ nguyên và áp dụng theo chính sách cũ.

3. Chính sách này được Giám đốc phê duyệt, áp dụng kể từ ngày 01/07/2007 và thay thế các văn bản qui định trước đây khác với chính sách này.

Ngày ... tháng ... năm ...
Phòng NS-HC