Công ty 4 năm tuổi, quy mô nhỏ khoảng 10 người thì nhân sự nên làm những gì ?

Chào các ACE,

Công ty ông xã mình đang làm quản lý đang cần thiết lập các chính sách của công ty. Mình xin mô tả sơ về tình hình hiện tại của cty để mọi người có cái nhìn tổng quan:
- Lĩnh vực: cơ điện
- Quy mô: <10 nhân viên Việt Nam
- Hoạt động từ 2010

Sau 4 năm tìm kiếm thị trường và đi vào hoạt động, hiện nay các chính sách nhân sự của công ty hầu như ko có gì, mọi cái đều dựa trên cảm tính, chưa có những quy định chặt chẽ để áp dụng... nên gặp rất nhiều khó khăn trong quản lý. Là người chịu trách nhiệm quản lý chính, ông xã mình đang rất đau đầu và đang tìm cách khắc phục.

Trước hết, mình nhờ ACE có kinh nghiệm tư vấn giúp trong trường hợp này thì cần ngay những chính sách gì để cty vận hành trơn tru, tránh những chi phí ko hợp lí và lãng phí, đồng thời tránh mâu thuận, ko công bằng giữa các nhân viên cty.

Cám ơn sự quan tâm của mọi người!
***

Thứ bảy của một ngày thu (thực ra thì thời tiết này ở Hà Nội không có vẻ mùa thu lắm vì trời vẫn nắng như đổ lửa), tôi vào đọc mail của mọi người thì thấy một câu hỏi rất hay. Vậy là đọc kỹ rồi trả lời. Câu hỏi thì như mọi người đã đọc ở trên. Còn câu trả lời của tôi là:

Đầu tiên nếu chưa có bất cứ cái gì về nhân sự thì chúng ta phải chuẩn hóa lại các công việc đáng ra phải làm từ đầu: http://blognhansu.net/2013/07/28/setup-cong-viec-nhan-su-cho-starup-cong-ty-moi-khoi-nghiep-nhu-the-nao/ . Đây là các công việc của năm 1 khi mới bắt đầu thành lập công ty.

1. Lập sơ đồ cơ cấu tổ chức
2. Lập bảng lương
3. Xây dựng nội quy công ty
4. Xây dựng mô tả công việc
5. Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động và ký hợp đồng lao động.
6. Tập hợp đủ hồ sơ
7. Lập quy trình xin nghỉ phép
8. Đăng ký bảo hiểm xã hội (nếu công ty > 10 người. Theo anh thì nhỏ hơn vẫn nên đóng)
9. Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự (để biết thông tin như ai, làm gì, ở đâu, gia đình thế nào)
10. Xây dựng cơ chế trả lương và nâng lương (chính sách đãi ngộ).

Sau đó thì làm tiếp các công việc nhân sự của công ty 1 năm tuồi - tức bước vào năm 2: http://blognhansu.net/2014/03/28/cong-ty-1-nam-tuoi-va-nhung-cong-viec-nhan-su-phai-lam/

Chúng ta cần duy trì các công việc của năm trước và
1. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng và rà soát, tập hợp lại hồ sơ. Các giấy tờ cần có trong hồ sơ:
– Bản sao công chứng Bằng Đại học và các văn bằng khác cùng bảng điểm(*)
– Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương
– 02 ảnh cá nhân mới nhất (3×4 cm), phía sau ghi rõ tên và ngày sinh
– 02 bản copy chứng minh nhân dân (*)
– Giấy khám sức khỏe bản chính (có xác nhận của bệnh viện cấp quận, huyện hoặc tương đương)
– Giấy khai sinh bản sao có công chứng
– Đơn xin việc viết tay
– Bản tự thuật cá nhân theo mẫu Dowload trên Website(mục Tuyển dụng)

2. Xây dựng quy trình xin nghỉ việc
3. Xây dựng chế độ phụ cấp, phúc lợi và khen thưởng.
4. Xây dựng quy chế chấm công
5. Set up phòng hành chính và các công việc hành chính:
+ Quản lý tài sản
+ Quản lý công văn đến và đi

Rồi đến tiếp, làm các công việc của năm 3: duy trì các công việc của năm trước và
1. Xây dựng quy trình đào tạo, hội nhập và thực tập.
2. Tiến hành xây dựng quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc
3. Xây dựng quy trình và quy chế kỷ luật.
4. Xây dựng quy chế bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiểm nhân viên.
5. Tiến hành mua máy chấm công và nâng cấp quy chế chấm công.
6. Tiếp tục setup thêm các công việc hành chính:
+ Quản lý văn phòng
+ Theo dõi chấm công
+ Theo dõi duy trì nội quy công ty.
+ Tổ chức các hoạt động sinh hoạt nội bộ công ty.

Cuối cùng là làm các công việc của năm 4: duy trì các công việc của năm trước và
1. Xây dựng lại hệ thống đánh giá hoàn thành công việc (KPI): http://blognhansu.net/2013/11/14/quy-trinh-va-huong-dan-xay-dung-key-performance-indicator-kpi-chi-so-danh-gia-thuc-hien-cong-viec/

KPI là Key Performance Indicator (KPI) – chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Việc sử dụng KPIs trong đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích:
• Thứ nhất, đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.
• Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
• Việc sử dụng các chỉ số KPIs góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn…

Ở thời điểm công ty đã bước vào năm thứ 4 thì mọi người đã quen nhau, đã làm việc, đã cống hiến và họ bắt đầu ganh tị với nhau. Hệ thống đánh giá cũ dường như là cảm tính và không hiệu quả nên cần có hệ thống đánh giá mới bớt cảm tính hơn. Vì thế KPI là giải pháp mà các nhân sự và các sếp hay lựa chọn. Việc xây dựng KPI không dễ dàng và nhanh chóng gì. Nó sẽ mất nhiều tháng để xây dựng và nhiều năm để tiến hành demo.

2. Xây dựng lại quy chế lương, nâng lương, phân bậc lương, thang ngạch bậc, quỹ lương: Song song với quy chế đánh giá, nhân sự sẽ phải tiến hành xây dựng lại hệ thống lương. Các câu hỏi nhân sự cần trả lời đó là: ai, ở vị trí nào thì mức lương ra sao ? Câu trả lời cần phải chính xác, có khoa học chứ không phải là cảm tính và đâu đó thị trường trả vậy nên công ty cũng thế. Rồi tiếp nữa là nâng lương, thang ngạch bậc và cơ cấu quỹ lương.

3. Hoàn thiện quy chế bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiểm nhân viên: Nhân viên mà đã gắn bó > 3 năm ở công ty thì hẳn họ muốn có được sự thăng tiến trong sự nghiệp. Cụ thể là thăng tiến lên các vị trí chức danh. Đây là một nhu cầu có thực và chúng ta không thể ngó lơ được. Nhân sự và ban lãnh đạo nên cân nhắc, lấp dẫn các chỗ trống về vị trí trong cơ cấu tổ chức của mình.

4. Xây dựng quy chế SO - chia sẻ cổ phần cho nhân viên. Với một công ty nhỏ, việc giữ chân nhân viên có thể sẽ rất khó nếu giơ tiền ra để đọ. Vì thế một trong những cân nhắc dành cho nhân sự đó là xây dựng chính sách chia hoặc cho quyền mua cổ phần của công ty.

Quyền chọn mua cổ phần (stock option) là hợp đồng về quyền, không phải nghĩa vụ, của người nắm giữ được mua (call) hoặc bán (put) cổ phần với một mức giá định trước trong khoảng thời gian xác định.

Đề nghị quyền mua cổ phần như một phần quyền lợi của nhân sự đảm nhiệm vị trí quản lý chủ chốt là điều khoản được các công ty Mỹ áp dụng phổ biến trong hợp đồng lao động. Điều khoản này cho phép nhân sự quản lý mua một số lượng cổ phần định trước của doanh nghiệp họ đang phục vụ. Thông thường, quyền mua này không được phép thực hiện ngay. Nhân sự quản lý được phép mua một số lượng cổ phần nhất định sau mỗi năm phục vụ doanh nghiệp. Hoặc quyền mua cổ phần chỉ được phép thực hiện sau khi nhân sự quản lý đã phục vụ doanh nghiệp một số năm tối thiểu. Tuỳ thuộc vào doanh nghiệp, quyền mua này có thể được giao dịch hoặc không; thời gian hiệu lực của quyền mua là hữu hạn hoặc vô hạn v.v…

Giá mua cổ phần được xác định trước. Mức giá có lợi nhất cho các nhân sự chủ chốt là mức thấp hơn giá trị thị trường hiện tại của cổ phần doanh nghiệp. Khi đó, quyền mua cổ phẩn ngay lập tức có giá trị thương mại, đặc biệt khi quyền mua được phép thực hiện ngay. Giá mua cổ phần công bằng hơn cho cả doanh nghiệp và nhân sự quản lý là mức giá được xác định cao hơn giá trị thị trường hiện tại của cổ phần doanh nghiệp, với một tỉ lệ hợp lý. Khi đó, quyền mua cổ phần chỉ có giá trị khi giá cổ phiếu của doanh nghiệp tăng lên. Điều này đồng nghĩa với việc các nhân sự chủ chốt hưởng lợi khi làm tốt công việc của mình.

Cái SO này dường như gần giống ESOP: http://blognhansu.net/2012/01/13/thuat-ngu-esop-employee-stock-option-plan-quyen-chon-mua-co-phan/

Đấy năm này, gần như công ty đã có hoàn thiện bộ quy trình về quản trị nhân sự: http://blognhansu.net/2014/09/18/xay-dung-cac-quy-trinh-tai-lieu-bieu-mau-trong-quan-ly-nhan-su-cua-1-cong-ty-theo-iso-nhu-the-nao/ và bộ quy trình quản trị hành chính: BTL13 – Tai lieu quan tri hanh chinh ( new ).

5. Tiến hành truyền thông, đào tạo lại toàn bộ nhân viên về văn hóa, tầm nhìn, mục tiêu sứ mạng của công ty. Ở giai đoạn này, nhân viên mới vào, nhân viên cũ đã quên rất nhiều thứ. Giờ ở họ là sự đòi hỏi và cân nhắc thiệt hơn. Nhân sự nên tinh ý và tiến hành các hoạt động đào tạo truyền thông về văn hóa. mục tiêu, sức mệnh của công ty. Bên cạnh đó, do bắt đầu bổ nhiệm các nhân viên lên vị trí quản lý cho nên việc chúng ta có thêm các khóa học nâng cao kỹ năng quản lý cũng cần thiết.

Rút lại thì bước vào năm 4, nhân sự công ty nên làm những việc này:
1. Xây dựng lại hệ thống đánh giá hoàn thành công việc (KPI)
2. Xây dựng lại quy chế lương, nâng lương, phân bậc lương, thang ngạch bậc, quỹ lương:
3. Hoàn thiện quy chế bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiểm nhân viên:
4. Xây dựng quy chế SO - chia sẻ cổ phần cho nhân viên.
5. Tiến hành truyền thông, đào tạo

Đây là các công việc nhân sự đáng ra phải làm. Nhưng ngẫm lại, công ty đã 4 năm tuổi mà cũng chỉ có khoảng chục người thì chứng tỏ:
1. Công ty rất giỏi, duy trì được ở quy mô nhỏ nhưng lợi nhuận lớn.
2. Tầm lãnh đạo cũng chỉ có thế, tiền kiếm được bao nhiêu là rút ra hết để làm việc khác chứ không phải để tái đầu tư hay mở rộng sản xuất.

Công việc nên làm là thay đổi tư tưởng của sếp hoặc thay luôn sếp tức là ông CEO. Sau đó tuyển thêm Sale để nó đi kiếm thêm hợp đồng về.

Mong rằng vài lời gợi ý của tôi sẽ giúp được anh chị và các bạn đang vướng mắc. Hi vọng bài viết sẽ được sự góp ý của mọi người: Theo cả nhà thì công việc nhân sự cần triển khai hằng năm như vậy là đủ chưa ?