Kinh nghiệm xây dựng, quản lý database của headhunter ?

Hôm thứ 5 (8/5) vừa rồi, Cường đã tham gia buổi offlline rất thú vị của các recruiter và headhunter về chủ đề chia sẻ kinh nghiệm xây dựng, quản lý database. Đây là chủ đề hay. Số lượng người đăng ký khoảng 40 người. Và tôi kỳ vọng là có khoảng 20 người tham dự. Không ngờ con số thành viên tham dự lên tới 37 người. Điều này làm mọi người bất ngờ.

Buổi chia sẻ được diễn ra tại tầng 2 quán cafe Hồng 474 Xã Đàn. Và diễn giả chim mồi của chúng ta là Mr Thạc Thắng. Thắng đã làm Headhunter cho Navigos từ khi mới ra trường và về nước. Ở thời điểm đó Thắng là người trẻ nhất của Navigos team. Làm ở Navigos 1 năm rưỡu, sau Thắng chuyển sang Hr2b. Cho đến thời điểm này, Thắng đã làm được ở Hr2b 2 năm và đang là team leader của 1 nhóm.

Buổi chia sẻ bắt đầu ngay sau khi màn giới thiệu của từng thành viên kết thúc. Qua buổi hôm nay tôi biết được thêm khá nhiều điều mới. Đầu tiên đó là bất cứ công ty headhunt nào lớn đều có một phần mềm quản lý ứng viên và khách hàng riêng. Navigos và Hr2b đều có. Phần mềm quản lý này chính là một hệ thống các chu trình trong công việc headhunt. Đặc biệt, phòng tuyển dụng của ABCsoft cũng có riêng cho mình 1 phần mềm. ABCsoft là một đơn vị lớn lên tới 5000 nhân viên thì việc có riêng một phòng tuyển dụng là điều dễ hiểu. Phần mềm Headhunt của ABCsoft được tối ưu tới mức tối đa. Và lượng data ứng viên khổng lồ. Nghe đâu đến hàng trăm nghìn CV được tích hợp lên hệ thống. Hẳn nào, tổi thỉnh thoảng lại thấy một số anh chị của ABC lại tuyển thực tập nhân sự để nhập số liệu. Tôi thì cứ nghĩ là tuyển thực tập nhập số liệu là để nhập dữ liệu hồ sơ nhân viên. Nhưng không chỉ có thế mà còn cả nhập dữ liệu CV ứng viên.

Phần mềm của ABCsoft nghe kể thì có vẻ ưu việt hơn so với các phần mềm của các công ty headhunt. CV của ứng viên được phân tách thành rất nhiều trường với những keyword khác nhau để phục vụ cho quy trình tìm kiếm. Tất cả mọi chu trình của quá trình tuyển dụng đều được thực hiện trên máy. Các đơn vị của ABCsoft có nhu cầu sẽ nhập dữ liệu vào máy. Yêu cầu đó được gửi lên bộ phận xử lý. Bộ phận này sẽ phân tích và trả lời chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu. Sau khi chấp nhận, chính bộ phận đó sẽ tiếp tục thao tác để đẩy xuống cho các recruiter. Hàng tháng, phòng tuyển dụng hay trung tâm tuyển dụng của ABCsoft phải tiến hành tuyển đến vài trăm vị trí. Mặc dù năng lực rất lớn + tool mạnh nhưng trung tâm vẫn chỉ có thể xử lý được khoảng 100 yêu cầu. Còn lại vẫn phải outsource (thuê ngoài).

Ngân sách cho thuê ngoài của trung tâm mỗi năm cũng vài trăm triệu. Nhưng do năng lực và tool nên trung tâm tuyển dụng mỗi năm cũng chỉ có thể tiêu được vài chục triệu.

Một trong những nguyên nhân trung tâm tuyển dụng của ABCsoft có data lớn và năng lực tuyển dụng tốt là do ABCsoft thu nạp các headhunter vào để làm tuyển dụng nội bộ. Chính điều này làm cho dữ liệu của hệ thống ngày càng lớn. Bên cạnh đó, trung tâm còn có đội ngũ hỗ trợ (admin) cho các chuyên viên tuyển dụng rất mạnh. Ở đây chúng ta có một thuật ngữ mới là Rino và Ricruiter. Rino chính là đội ngũ hỗ trợ tôi vừa nói ở trên. Các Rino cũng là trung tâm điều phối nhận và từ chối các yêu cầu, phân tích các chỉ số KPI, tìm cách cải tiến quá trình support, hỗ trợ cho các Ricruiter. Làm sao cho quá trình này là tốt nhất và tối ưu.

Dù gì đi nữa, khi hệ thống lớn lại có bài toán riêng: Với lượng data khổng lồ, khi có yêu cầu, các Rino sẽ search trên hệ thống. Thường thì hệ thống sẽ trả khoảng 1000 kết quả (CV). Như vậy thì với 1k CV này việc đọc để lọc ra vài cái cũng là một vấn đề lớn để giải. Mọi người thường đưa gợi ý đó là tăng thêm từ khóa tìm kiếm. Nhưng bài toán đã đi tới cực điểm là tăng thêm từ khóa tìm kiếm thì vẫn có vài trăm cho đến vài nghìn kết quả. Thế phải xử lý thế nào để hệ thống chỉ trả về vài chục kết quả phù hợp nhất ?

Theo tôi thì chỉ có thể trâu bò đọc hết chứ không thể khác? Hoặc có một cách khác đó là xóa bỏ bớt database.

Theo như chia sẻ của 1 số anh chị thì hệ thống phần mềm hỗ trợ tuyển dụng của ABCsoft còn phát triển đến mức có thể coi như là 1 phần mềm nhân sự. Tức là nó quản lý toàn bộ thông tin của ứng viên, quá trình thăng tiến, làm việc, đã từng phỏng vấn ở ABCsoft, có thể tự động in ra hợp đồng lao động ... và có thể đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên. Nếu đúng như thế thì thật khủng khiếp.

Tất nhiên hệ thống này có cơ chế bảo mật và phân quyền tốt để đảm bảo tính an toàn của hệ thống thông tin. Vào ABCsoft để làm tuyển dụng dù là làm Rino hay Ricruit thì đều sẽ tăng rất nhanh kinh nghiệm cũng như các lợi ích khác. Tôi tin vậy.

Phần mềm giúp ích rất nhiều nhưng khi đạt đến một mức nào đó (level) thì mỗi 1 headhunter sẽ phải có 1 cách thức riêng để quản lý database của mình. Headhunter ở level cao thì thường ít nhờ phần mềm để hỗ trợ tìm kiếm ứng viên. Đến lúc này, quanh đi quẩn lại thì ở một lĩnh vực sẽ chỉ có từng ấy ứng viên cao cấp. Thắng chia sẻ: dù sao thì headhunter vẫn nên có 1 file excel quản lý riêng data của mình. File excel này phải có ít nhất các trường sau:
- Họ và tên:
- Lĩnh vực :
- Năm sinh :
- Vị trí hiện tại:
Thắng có nhận xét rằng đa phần các ứng viên cao cấp thường đi theo 1 ngạch. Điều này có thể suy rộng ra rằng nếu bạn muốn trở thành ứng viên cao cấp thì chỉ nên đi theo 1 ngạch. Làm sale thì sống chết làm sale thì về sau sẽ lên cao cấp ...
- Số fone:
- Email:
- Note (ghi chú)
Trong phần ghi chú nên ghi chi tiết và nên biết từng ứng viên muốn mức lương bao nhiêu ? thích gì? mong muốn gì ?
- Tình trạng: gặp hay chưa

Thắng lưu ý, các thông tin đưa vào file cần phải chuẩn và đồng bộ. Giống như bài: Excel và những lưu ý dành cho Nhân sự. Việc chuẩn và đồng bộ để cho việc tìm kiếm dễ dàng hơn. Cá nhân tôi có ý kiến: file excel nên có cả hyperlink để khi tìm được thông tin ứng viên phù hợp thì chỉ cần click 1 cái là ra luôn CV ứng viên.

Về việc lưu CV: nên lưu trên Googldriver hoặc đám mây nào đó. Do đặc điểm của headhunter là phải nhanh và linh hoạt. Vì thế việc lưu data trên 1 ổ cứng nào đó sẽ làm giảm tốc độ xử lý của headhunter. Mà đây là việc sống còn. Do vậy lưu trên đám mây sẽ tiện.

Folder chứa CV nên phân theo nhóm ngành. Và trong mỗi nhóm ngành nên có những khối nhỏ riêng.

Phần tiếp theo chúng ta chuyển sang câu chuyện xây dựng nguồn data như thế nào ?

Về việc xây dựng nguồn thì thắng có nhận xét nếu như dùng cách đăng tuyển để lấy CV thông qua các apply thì có từ 50 - 70% CV là đã :
- Ứng tuyển (apply) ở nhiều nơi.
- Có vấn đề với công ty cũ.
- Có thể ứng viên không chỉ gửi CV cho headhunter mà còn đã gửi cho chính đối tác của headhunter.

Headhunt là dịch vụ giống như dịch vụ chữa ung thư giai đoạn cuối như:
+ Cần phải bí mật
+ Tuyển dụng nội bộ đã cày nát thị trường mà không ra
+ Lương trả thấp nhưng yêu cầu lại cao

Và có thể, các tuyển dụng nội bộ sử dụng dịch vụ headhunt chỉ để xây dựng data cho mình.

Một cách khác để tìm nguồn ứng viên cao cấp đó là xây dựng 1 bản đồ thị trường (marketing mapping). Vẽ sơ đồ thị trường với các vị trí tương ứng. Khi đối tác đưa ra yêu cầu thì các headhunter có thể dùng bản đồ đó để định vị ra được ứng viên tương ứng với vị trí đối tác cần. Trong trường hợp nếu chưa quen biết thì headhunter sẽ có khá nhiều chiêu để lấy thông tin ứng viên. Ví dụ như giả làm đối tác của ứng viên và gọi vào công ty yêu cầu gặp đúng người phù hợp như: một người biết tiếng Anh và đã làm PM 5 năm chả hạn.

Có một cách để xây nguồn khác đó là theo dấu ứng viên hay còn gọi là nhờ các ứng viên khác trong ngành giới thiệu. Cái này thì tôi hay được nhờ giới thiệu các anh chị làm HRM hay CPO trong lĩnh vực nhân sự.

Một số chia sẻ của anh chị khác về cách tạo nguồn như tham gia mạng xã hội linkedin.

Sau phần chia sẻ của Thắng là phần hỏi đáp và thảo luận. Buổi thứ 2, mọi người đã nói nhiều hơn nhưng dường như vẫn còn nhiều người đến và nghe. Chốt cuối cùng trước khi kết bài đó là cafe ở 474 là hơi đắt. Tôi hay dự tính khoảng 30k/người. Nhưng tiếc là khi tàn cuộc mỗi người phải góp đến tận 50k. Dù không muốn nhưng có lẽ tôi vẫn phải nói: dường như mọi người đi offline nhiều nên biết cái kiểu share tiền này. Chính vì thế ai cũng ra sức gọi những đồ uống chi phí lớn thì phải. Rút kinh nghiệm, tôi sẽ phải quy ước với mọi người mới được. Ví dụ như: để đảm bảo tiết kiệm và công bằng, ai tham dự đều chỉ được gọi đồ uống