Công ty 1 năm tuổi và những công việc nhân sự phải làm

Hôm nay tôi nhận được mail cần hỗ trợ của 1 bạn. Đọc mail tôi thấy đây là tình huống khá hay có thể lấy ra để các anh chị em đang làm startup rút kinh nghiệm. Cũng giống như đầu bài, anh chị và các bạn có biết, công ty startup được 1 năm tuổi sẽ gặp vấn đề gì không ?

Đối chiếu tình huống này với bài tôi đã từng viết về setup các công việc nhân sự như thế nào đối với 1 startup thì đây đúng là một ví dụ hoàn hảo : Setup công việc nhân sự cho startup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ?

Vô tình tìm hiểu trên web, em đọc được các thông tin trên blog của anh, nó rất hữu ích.

Cty em vừa nhận việc được thành lập hơn 1 năm, tuy nhiên không có người phụ trách về mảng hành chánh – nhân sự vì cty khá nhỏ.

Công việc trước đây của em là kế toán (chưa phụ trách kế toán lương) nên em khá rối trong việc hoàn chỉnh và sắp xếp lại hồ sơ lien quan nhân sự này.

Tình trạng hồ sơ cty như sau:

1.Hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ: nhân viên vào làm rồi nghỉ việc mà không nộp hồ sơ hoặc có nộp thì hồ sơ chỉ là những bảng photo, không đầy đủ. Theo tìm hiểu của em thì hồ sơ phải gồm ĐXV, SYLL, Giấy khám sức khỏe (theo mẫu mới 4 mặt gì đó?), CMND, hộ khẩu (nếu có), bằng cấp, chứng chỉ, thông tin MST cá nhân, sổ BH (nếu có)=> tất cả đều có công chứng; thông tin này của em đã ổn chưa anh?

- Với trường hợp NV đã nghỉ việc mà không có hồ sơ hoặc hồ sơ không hợp lệ thì em cần làm gì?

2.Em cần lập HĐ thử việc, HĐ LĐ như thế nào cho đúng luật và phù hợp? Cty em đóng BHXH-BHYT theo mức lương cơ bản. Thời gian qua em đã tạm thời xử lý như sau:

- Lập thư mời nhận việc cho NV mới trúng tuyển, trên thư ghi rõ mức lương thỏa thuận
- Em chưa lập HĐ thử việc và HĐLĐ do chưa rõ cách thực hiện sao cho đúng và phù hợp giữa 2 trường hợp này:

+ HĐLĐ chỉ thể hiện mức lương cơ bản (tức là mức đóng BHXH) => tức là HĐTV cũng thể hiện mức lương tương tự => băn khoăn của em là nếu thực hiện cách này người lao động sẽ không có văn bản xác nhận mức lương họ thực nhận mà chỉ được thông báo bằng miệng; em phải làm 2 bảng lương (1 theo lương thực tế và 1 theo lương cơ bản để đối phó); riêng về HĐ em phải thực hiện đến 3 bộ gồm thư nhận việc, HĐTV, HĐLĐ.
+ HĐLĐ thể hiện mức lương cơ bản và các phụ cấp khác => tổng chính là mức lương thực tế => thực hiện theo cách này em sẽ giảm được 1 số công việc, tuy nhiên kế toán thuế lại không đồng ý và cho rằng mức đóng BHXH-BHYT sẽ căn cứ theo tổng lương gồm lương cơ bản và phụ cấp => do đó cách thực hiện này không đáp ứng được yêu cầu về việc cty chỉ chi trả BHXH-BHYT theo lương căn bản

3. Khi em làm việc ở các cty khác trước đây, có cty sử dụng theo trường hợp 1 và cũng có cty sử dụng theo trường hợp 2 nên em rất lăn tăn trong việc thực hiện. Thư mời nhận việc có thể thay thế cho HĐTV không ah? Do em là kế toán nên với các chứng từ này em còn phải xem nó có hợp lệ để kế toán ghi nhận chi phí hay không.

4. Ngoài ra, Cty em thanh toán lương bằng tiền mặt, thực tế thì em lập phiếu lương riêng cho mỗi cá nhân (theo form mẫu em tự nghĩ, vì trước giờ ở cty cũ em nhận lương qua NH nên không có kinh nghiệm). Tuy nhiên, em phải tự hoàn chỉnh bảng lương (tức là ký thay cho NV trên bảng lương tổng) vì không thể để NV này biết lương NV khác => em chưa nghĩ ra được cách gì khác để khắc phục.

Em rất đau đầu ở khâu này, nhờ anh hướng dẫn giúp em.

Tìm và đọc được thông tin trên blog của anh, em rất mừng như thể chết đuối mà gặp được phao ấy. Các thông tin trên đó rất hữu ích, đặc biệt là các form mẫu (nhưng mà hình như không xem được ah, click vào nó cứ tớ trang adf.ly gì không đó anh, em cần làm gì để xem được?). Em sẽ tranh thủ tìm hiểu them thông tin trên blog để hoàn thiện hồ sơ của Cty mình.

Mong sớm nhận được phản hồi của anh.

Có nên trả lời cho tình huống này không nhỉ ? Tôi thấy hơi băn khoăn vì nếu trả lời hết thì quả là khá dài. Công việc thì lại đang gấp rút. .... Thôi thì trả lời vậy:

1. Các giấy tờ đi kèm hồ sơ:

1. - Bản sao công chứng Bằng Đại học và các văn bằng khác cùng bảng điểm(*)
2. - Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương
3. - 02 ảnh cá nhân mới nhất (3x4 cm), phía sau ghi rõ tên và ngày sinh
4. - 02 bản copy chứng minh nhân dân (*)
5. - Giấy khám sức khỏe bản chính (có xác nhận của bệnh viện cấp quận, huyện hoặc tương đương)
6. - Giấy khai sinh bản sao có công chứng
7. - Đơn xin việc viết tay
8. - Bản tự thuật cá nhân theo mẫu Dowload trên Website(mục Tuyển dụng)

(*) Các tài liệu có đánh dấu sao yêu cầu mang theo bản gốc vào ngày làm việc đầu tiên để kiểm tra.

Nghỉ việc rồi thì hồ sơ sẽ được để ra 1 góc và ở điều 47 thì luật yêu cầu trả hết hồ sơ cho nhân viên nghỉ việc. Nên chúng ta không phải lo cho vấn đề này. Cái cần lưu lại có lẽ là quyết định cho thôi việc của công ty + đơn xin thôi việc.

Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
1. Ít nhất 15 ngày trước ngày hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động biết thời điểm chấm dứt hợp đồng.
2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.
4. Trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản thì tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác của người lao động theo thoả ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết được ưu tiên thanh toán.

2. HĐ thử việc, HĐ LĐ : xem thêm mẫu ở link đính kèm. Còn thế nào cho đúng luật và phù hợp thì cứ theo luật mà làm thôi.
Mẫu hợp đồng lao động bản song ngữ tiếng Anh - Việt
Hoặc: NS - 03 - Quy trinh thu viec, hoc viec

Điều 23. Nội dung hợp đồng lao động
1. Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và địa chỉ người sử dụng lao động hoặc của người đại diện hợp pháp;
b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp khác của người lao động;
c) Công việc và địa điểm làm việc;
d) Thời hạn của hợp đồng lao động;
đ) Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
e) Chế độ nâng bậc, nâng lương;
g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
i) Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế;
k) Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.
2. Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật, thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp người lao động vi phạm.
3. Đối với người lao động làm việc trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp thì tùy theo loại công việc mà hai bên có thể giảm một số nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động và thỏa thuận bổ sung nội dung về phương thức giải quyết trong trường hợp thực hiện hợp đồng chịu ảnh hưởng của thiên tai, hoả hoạn, thời tiết.
4. Nội dung của hợp đồng lao động đối với người lao động được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn của nhà nước do Chính phủ quy định.

3. Thư mời nhận việc có thể thay thế cho HĐTV không: Không. Thư mời nhận việc chỉ là để cam kết với người lao động rằng tôi sẽ nhận họ vào công ty. Tôi từng thấy có anh bạn do cam kết bằng miệng nên khi nghỉ ở công ty cũ thì công ty mới cũng không được nhận.

4. Mức lương của nhau rồi thì những người quan tâm sẽ biết. Vì thế cứ cho người ta ký thôi. Chỉ có điều là lần lượt từng người kí vào đó. Chứ làm sao mà giấu được mãi mức lương. Tốt nhất nên gửi bài viết này cho người lao động để họ hiểu: Tại sao công ty lại yêu cầu bạn giữ bí mật về lương của bạn …?

Bạn thấy không, nhân sự ở startup nếu không chuẩn bị trước thì rồi sẽ lại phải băn khoăn với những câu hỏi trên. Công ty nào cũng na ná giống nhau với từng đó vấn đề.