Xác nhận nhân sự chủ chốt tại phòng quản lý doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Trưa nay, tự nhiên Cường nhận được điện thoại của 1 chị hỏi về thủ tục xác nhận nhân sự chủ chốt. Lần đầu tiên Cường nghe thấy vấn đề này luôn. Giống như cái lần C được hỏi về sổ lao động. Thấy là lạ, Cường liền lên mạng tìm kiếm thì hóa ra là có 1 cái thủ tục xác nhận nhân sự chủ chốt thật. Đây là thủ tục dành cho các doanh nghiệp FDI. Không biết các bạn đã biết về thuật ngữ này chưa ? Biết đâu mai sau chúng ta lại có cơ hội làm tại các doanh nghiệp FDI :)

Thủ tục xác nhận nhân sự chủ chốt của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài?
Trả lời: Pháp luật đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp không quy định doanh nghiệp phải đăng ký nhân sự chủ chốt.

Tuy nhiên, do các pháp luật khác yêu cầu phải có xác nhận thì mới làm các thủ tục liên quan như khắc dấu, làm visa… Nếu nhà đầu tư có nhu cầu thì Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Ban quản lý các KCN cần xác nhận cho nhà đầu tư.

Đây là quy trình:
Bước 1 - Tổ chức chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Bước 2 - Tổ chức Nộp hồ sơ tại bộ phận Văn thư Ban quản lý các Khu công nghiệp.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Tất cả các ngày trong tuần (trừ ngày lễ và ngày nghỉ)

Bước 3 - Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ:
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy hẹn trao cho người nộp.
+ Nếu hồ sơ không hợp lệ thì hướng dẫn tổ chức hoàn thiện hồ sơ theo quy định

Bước 4 - Công chức chuyển hồ sơ đến người có thẩm quyền giải quyết và trả kết quả theo giấy hẹn.
Bước 5 - Tổ chức nhận Văn bản xác nhận tại bộ phận Văn thư của Ban quản lý các Khu công nghiệ

Hồ sơ đối với xác nhận nhân sự chủ chốt
1- Đối tượng xác nhận:
A- Xác nhận Nhân sự chủ chốt đối với các Doanh nghiệp FDI.
* Các đối tượng xác nhận:
- Công ty Cổ phần:
+ Chủ tịch, Phó chủ tịch và các thành viên Hội đồng quản trị.
+ Giám đốc (Tổng giám đốc), Phó giám đốc (Phó tổng giám đốc).
- Công ty TNHH:
+ Chủ tịch, Phó chủ tịch và các thành viên Hội đồng thành viên.
+ Giám đốc (Tổng giám đốc), Phó giám đốc (Phó tổng giám đốc).
- Công ty hợp danh: + Tất cả các thành viên hợp danh
- Công ty Tư nhân: Chủ sở hữu doanh nghiệp

B- Các doanh nghiệp Việt Nam không bắt buộc phải xác nhận.
Khi thay đổi nhân sự phải báo báo Ban quản lý các KCN tỉnh, chậm nhất là 7 ngày làm việc kể từ khi có quyết định thay đổi ( chỉ xác nhận khi doanh nghiệp có yêu cầu)

2- Hồ sơ xác nhận nhân sự chủ chốt lần đầu gồm:
- Văn bản đề nghị xác nhận nhân sự chủ chốt;
- Quyết định của người có thẩm quyền cử, bổ nhiệm hoặc bầu vào các chức danh cần xác nhận, kèm theo Biên bản của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên về việc cử, bổ nhiệm nhân sự (nếu có);
- Giấy phép hoặc Chứng nhận đầu tư ( bản sao hợp lệ )
- Điều lệ Doanh nghiệp ( bản chính )
- Bản sao hợp lệ Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân của các cá nhân liên quan;
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ

Chỗ này có vẻ mỗi nơi 1 lệ. Ở Vĩnh Phúc thì chỉ cần thế này:
a) Hồ sơ Xác nhận nhân sự bao gồm:
- Văn bản đề nghị Xác nhận nhân sự:
- Bản sao hộ chiếu đối với người nước ngoài hoặc CMND
- Quyết định bộ nhiệm của Chủ đầu tư hoặc Biên bản họp HĐQT đối với công ty Cổ phần hoặc Biên bản họp HĐTV đối với công ty TNHH
b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

3- Hồ sơ xác nhận thay đổi nhân sự gồm:
- Văn bản đề nghị xác nhận thay đổi nhân sự chủ chốt;
- Thông báo thay đổi nhân sự mới;
- Quyết định của người có thẩm quyền cử, bổ nhiệm hoặc bầu vào các chức danh cần xác nhận, kèm theo Biên bản của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên về việc cử, bổ nhiệm nhân sự (nếu có);
- Giấy phép hoặc Chứng nhận đầu tư ( bản sao hợp lệ )
- Bản gốc xác nhận nhân sự chủ chốt đã được Ban quản lý các KCN xác nhận trước đó;
- Điều lệ Doanh nghiệp nếu có điều chỉnh mới ( bản sao hợp lệ);
- Bản sao hợp lệ Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân của các cá nhân liên quan;
- Số lượng hồ sơ: 01 hồ sơ bộ

Công văn số 9087/BKH-KCN&KCX ngày 7/12/2006 trả lời một số câu hỏi liên quan đến việc thực hiện Luật Đầu tư và Luật Doanh nghiệp (Trong đó hướng dẫn Ban quản lý các KCN xác nhận nhân sự khi nhà đầu tư có yêu cầu.)

Nói chung đọc để biết thêm 1 thuật ngữ mới. Khi phát sinh nghiệp vụ lên khu công nghiệp hỏi. Thể nào họ cũng hướng dẫn cặn kẻ. May mắn thì chúng ta không bị hành. :)