Categories: Dùng - Chuyện Quản lý nhân sự (KPI, BSC, OKR, ...)

Cấp trưởng phòng cần phải làm được những gì?

Trong một tổ chức, trưởng phòng được xem là một trong những vị trí quản lý quan trọng nhất. Vị trí này không chỉ đòi hỏi chuyên môn cao, mà còn yêu cầu những kỹ năng quản lý, giao tiếp và tư duy chiến lược. Vậy, người đảm nhận vai trò trưởng phòng cần làm được những gì? Trong bài viết này, cùng Blognhansu sâu phân tích những yêu cầu và trách nhiệm cần thiết cho vị trí này.

1. Lãnh đạo và quản lý nhân sự

Vai trò đầu tiên của trưởng phòng là quản lý đội ngũ nhân sự trong phòng ban của mình. Điều này bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Trưởng phòng cần biết phân công công việc hợp lý, đảm bảo rằng mỗi người trong đội ngũ đã hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

Ngoài ra, khả năng tạo động lực và giữ đội ngũ đồng lòng cũng là một yêu cầu quan trọng. Một trưởng phòng giỏi sẽ biết cách đánh thức tinh thần làm việc nhóm, giải quyết xung đột và duy trì một môi trường làm việc tích cực, đồng thời giúp nhân viên phát huy hết khả năng của họ.

2. Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện mục tiêu

Trưởng phòng có trách nhiệm lập kế hoạch công việc cho phòng ban dựa trên các mục tiêu tổng thể mà tổ chức đề ra. Điều này bao gồm xây dựng các chiến lược ngắn hạn và dài hạn, phân chia mục tiêu thành các nâng suất nhỏ để dễ dàng đánh giá và thực hiện.

Ngoài ra, trưởng phòng cần biết cách quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả. Họ phải bảo đảm rằng các nguồn lực như nhân lực, tài chính, và thiết bị đã được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả nhất.

3. Kỷ năng giao tiếp và xây dựng quan hệ

Trong vai trò là người đại diện cho phòng ban, trưởng phòng cần phải có khả năng giao tiếp tốt với các bên liên quan, bao gồm ban lãnh đạo, khách hàng và các đối tác. Họ cần biết cách chuyển tải thông tin một cách rõ ràng, minh bạch và thuyết phục.

Ngoài giao tiếp, khả năng xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan là một trong những yếu tố giúp trưởng phòng thành công. Họ cần duy trì được mối quan hệ tích cực, hợp tác và cùng phát triển.

4. Tư duy chiến lược và giải quyết vấn đề

Một trưởng phòng hiệu quả là người có khả năng tư duy chiến lược và nhìn xa trông rộng. Họ phải biết dự đoán các xu hướng trong ngành, nhận biết được cơ hội và rủi ro, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp.

Ngoài tư duy chiến lược, khả năng giải quyết vấn đề cũng là một kỹ năng quan trọng. Trưởng phòng thường phải đối mặt với những tình huống khó khăn, tốn tài và đòi hỏi sự nhạy bén trong việc xử lý tình huống. Họ phải biết đưa ra quyết định nhạy nhạn, dựa trên thông tin chính xác và phân tích kỹ lưỡng.

5. Khả năng đổi mới và đánh giá hiệu quả

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, trưởng phòng cần phải là người dẫn dắt các nỗ lực đổi mới trong phòng ban. Họ phải khuyến khích nhân viên áp dụng các công nghệ mới, các quy trình hiện đại và đầu tư vào việc phát triển kỹ năng cá nhân.

Bên cạnh đổi mới, khả năng đánh giá hiệu quả làm việc cũng rất quan trọng. Trưởng phòng cần đặt ra các chỉ số KPI (Key Performance Indicators) để đánh giá hiệu quả công việc và đề xuất những thay đổi cần thiết.

Những kỹ năng cần thiết cho một trưởng phòng

# Kỹ năng lãnh đạo:

Truyền cảm hứng: Khơi dậy đam mê và sự nhiệt huyết làm việc của nhân viên.
Giao tiếp hiệu quả: Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên.
Đưa ra quyết định: Đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác trong các tình huống phức tạp.
Giải quyết xung đột: Xử lý các mâu thuẫn, tranh chấp một cách khéo léo và công bằng.

# Kỹ năng quản lý:

Lập kế hoạch: Lập kế hoạch chi tiết cho công việc của bộ phận.
Phân công công việc: Phân công công việc phù hợp với năng lực của từng cá nhân.
Kiểm soát tiến độ: Theo dõi và kiểm soát tiến độ thực hiện công việc.
Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân và của cả bộ phận.

# Kỹ năng chuyên môn:

Kiến thức chuyên môn sâu rộng: Am hiểu sâu về lĩnh vực hoạt động của bộ phận.
Nắm bắt công nghệ: Cập nhật những công nghệ mới để nâng cao hiệu quả làm việc.
Khả năng thích ứng: Linh hoạt thích ứng với những thay đổi của thị trường và của công ty.

# Kỹ năng khác:

Khả năng làm việc độc lập: Hoàn thành tốt công việc được giao mà không cần sự giám sát quá nhiều.
Khả năng làm việc nhóm: Làm việc hiệu quả cùng với các thành viên trong đội ngũ.
Khả năng chịu áp lực: Giữ bình tĩnh và đưa ra quyết định đúng đắn trong những tình huống căng thẳng.

Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách xây dựng quy chế, nội quy công ty hay những vấn đề liên quan đến nhân sự thì có thể tham khảo Bộ tài liệu Quản trị nhân sự. Bộ tài liệu về hệ thống Quản trị nhân sự iCPO 4.0 dành cho tất cả anh chị đang làm nghề nhân sự, có thể trả lời 90% các yêu cầu về tài liệu nhân sự không giới hạn. Cụ thể:

10+ Quy trình hành chính - nhân sự: quy trình đào tạo, quy trình tuyển dụng, quy trình onboarding, quy trình sa thải, …
100+ Mô tả công việc chuyên sâu: Marketing, kế toán, kinh doanh, sản xuất, pháp lý, …
50+ Bộ câu hỏi phỏng vấn nhiều vị trí: IT, kế toán, marketing, HR, …
10 Báo cáo mẫu nhân sự: tình hình nhân sự, đào tạo, nghỉ việc, thử việc, chi phí tuyển dụng, ...

Lời kết

Vai trò trưởng phòng không chỉ là vị trí quản lý trung gian, mà còn là một nhân tố quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành hiệu quả của một tổ chức. Người đảm nhận vai trò này cần phải kết hợp nhuần nhuyễn giữa kỹ năng chuyên môn, quản lý, giao tiếp và tư duy chiến lược để đảm bảo phòng ban hoạt động trơn tru.

quynhnt.kc24