Thiết lập và quản lý theo OKR

Up tạm bài viết này lên để đánh dấu. Phần cuối nhận định của anh Tùng chuẩn.

OKR là một phương thức quản lý biến thể của quản lý theo mục tiêu do Andy Grove sáng tạo và áp dụng lần đầu tiên tại Intel vào cuối những năm 1970.

Intel là một trong những khách hàng đầu tiên của Microsoft và chính những ý tưởng của Grove đã định hình phương pháp tiếp cận của Bill Gates trong quản lý và chiến lược.

OKR khác KPI thế nào?

Trong hệ thống OKR, mỗi cá nhân thông thường chỉ nên có tối đa 5 mục tiêu, mỗi mục tiêu không nên có quá 4 kết quả then chốt để mọi người tập trung đạt được các kết quả trọng yếu, tránh dàn trải. Đặc điểm khác biệt dễ nhận biết giữa KPI và OKR là:

1. KPI được áp dụng đối với những bộ phận có mục tiêu, công việc lặp đi, lặp lại liên tục theo chu kỳ cố định, đo lường được theo kết quả chính xác. Trong khi đó, OKR sẽ áp dụng đối với những trường hợp khó đo lường chính xác và không theo chu kỳ.

2. Đều được đo bằng số, tuy nhiên kết quả then chốt thường là tham vọng mà bạn mong muốn đạt được, KR là cầu nối giữa tham vọng và thực tế. Trong khi đó KPI được dùng để đo lường chính xác kết quả của đầu ra hay trong một công đoạn của quy trình.

3. KPI thường là số liệu chính xác tuyệt đối, chẳng hạn như doanh số, điểm số mức độ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi, tỷ lệ thời gian dừng sản xuất, chất lượng khách hàng tiềm năng do marketing mang về… Trong khi đó kết quả then chốt có thể không dễ đo lường chính xác, chẳng hạn như trong KR “Cải thiện xử lý lỗi 404” đòi hỏi phải có định nghĩa kết quả thế nào là xuất sắc, tốt, khá, trung bình, kém,.... những định nghĩa đó đôi khi có tính chủ quan.

4 KPI thường cố định, ít thay đổi trong thời gian dài (ví dụ: doanh số được đo hàng tháng liên tục cho từng nhân viên kinh doanh trong cả năm, các năm tiếp theo chỉ số này vẫn được sử dụng), nhưng KR có thể tồn tại trong ngắn hạn, thậm chí chỉ xuất hiện một lần duy nhất. Ví dụ, “Cải thiện xử lý lỗi 404” có thể chỉ tồn tại trong 1 quý, sau khi lỗi 404 được xử lý dứt điểm, KR đó không còn tồn tại trong kế hoạch của các chu kỳ tiếp theo.

Chính vì sự khác nhau ở trên, OKR hay được áp dụng trong các vị trí sáng tạo (ví dụ như vị trí lập trình tại các công ty công nghệ); KPI thường được áp dụng trong các vị trí truyền thống, ví dụ như bán hàng, sản xuất. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp vừa áp dụng OKR, vừa áp dụng KPI. Để đo lường và nâng cao hiệu suất của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp, các nhà quản trị thường nghĩ đến việc áp dụng KPI. Nhiều doanh nghiệp đã bỏ chi phí rất lớn, thuê đơn vị tư vấn xây dựng bộ KPI, nhưng khi triển khai sự kỳ vọng không đem lại kết quả tốt như họ tưởng do nhiều nguyên nhân. Thực tế, KPI không phải là một công cụ vạn năng có thể giải quyết mọi bài toán đo lường, tối ưu hiệu suất nhân viên của doanh nghiệp. Đó cũng không phải là công cụ duy nhất. Nhà quản trị có thể tinh tế và uyển chuyển kết hợp cả OKR và KPI để đạt hiệu quả cao nhất.

Theo chuyên gia marketing Hoàng Tùng, Chủ tịch CTCP Pizza Home, về bản chất OKR cũng là công cụ quản lý, không quá nên “thần thánh hoá” nó quá mức. Vì cuối cùng, con người mới là cốt lõi, OKR, MBO hay KPI cuối cùng chỉ là công cụ, người sử dụng công cụ có giỏi hay không, đó mới là vấn đề chính yếu.

OKR là một khuôn khổ cho các nhà quản lý và nhân viên thảo luận cách mỗi cá nhân nhân viên kết nối với chiến lược kinh doanh tổng thể của công ty. Các mục tiêu của công ty, từng bộ phận, từng cá nhân đều được hiển thị trên bản đồ mục tiêu, được liên kết với nhau chặt chẽ từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên hoặc chéo nhau, qua đó, OKR giúp các thành viên làm việc hướng về cùng kết quả. Điều này giúp mọi thành viên tập trung vào các vấn đề quan trọng trong toàn tổ chức bằng cách:
* Thông báo cho những thành viên khác về những mục tiêu, công việc bạn đang thực hiện
* Tạo điều kiện cho các cuộc trao đổi huấn luyện hiệu quả
* Truyền đạt tiến độ công việc, thành tích bạn đạt được theo thời gian thực
* Tập trung nỗ lực và gắn kết với những ưu tiên hàng đầu của công ty

Làm thế nào để thiết lập được OKR chuẩn?

Hay nói cách khác, những lưu ý khi thiết lập OKR là gì? Theo ông Tùng, điểm quan trọng nhất là tất cả phải biết về mục tiêu tổng thể của toàn công ty bên cạnh việc đơn lẻ từng bộ phận đang phải làm.

“Làm chuẩn OKR thì khá mất công nhưng theo tôi thì quá trình giao tiếp giữa các bộ phận từ trên xuống dưới là quan trọng nhất, đòi hỏi phải có sự liên tục tương tác và tương hỗ. Chủ yếu sẽ qua việc giao tiếp, truyền thông nội bộ, đào tạo, huấn luyện, check tiến độ. Làm tốt thì vẽ ra được bản đồ mục tiêu của công ty và đóng góp của từng bộ phận vào bản đồ đó, tác động để giúp đạt được kết quả và cùng hướng về kết quả chung”, ông Tùng cho hay.

Ngoài ra, mỗi mục tiêu và kết quả then chốt cần được viết rõ ràng và cụ thể. Những ý tưởng cũng nên dễ hiểu và dễ truyền đạt bởi việc thống nhất trong một nhóm là điều cần thiết đối với bất cứ sự thay đổi nào.

OKRs phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, vừa hay doanh nghiệp lớn?

Ông Tùng cho rằng, một công ty ở quy mô nào cũng có thể áp dụng OKR. “Bản chất OKR hay KPI là những biến thể quản trị của nguyên lý Quản trị theo Mục tiêu (MBO). Tuy nhiên, MBO nguyên bản có thể dẫn đến việc tập trung quá mạnh vào mục tiêu nên có thể thiếu đi việc giám sát các chỉ số về thời gian và chất lượng công việc để đạt được mục tiêu ấy, mà KPI lại quá thiên về chi tiết. OKR nằm ở giữa, có cả việc hướng đến mục tiêu lớn và kiểm soát quá trình đạt đến mục tiêu lớn đó bằng những chỉ số nhỏ hơn để dễ kiểm soát hơn. Thế nên quy mô công ty nào cũng có thể áp dụng OKR”, ông Tùng nhận định.

Nguồn: Diễn đàn doanh nghiệp