Excel và những lưu ý dành cho Nhân sự

Làm nhân sự thì ắt sẽ phải sử dụng excel. Và không chỉ excel đơn thuần mà sẽ là excel rất nhiều trường dữ liệu. Vậy nhưng các HR của chúng ta thường không để ý những điều này. Đa phần đều mắc lỗi. Vậy những lỗi phổ biến khi dùng excel là gì? Có lẽ dưới đây là các lỗi chính:

Lỗi 1: Tiêu đề không đồng bộ với các tiêu đề khác.
Lỗi 2: Cột dữ liệu không được điền đầy đủ thông tin
Lỗi 3: Tên tiêu đề ghi không rõ ràng
Lỗi 4: Lỗi hiển thị kiểu dữ liệu
Lỗi 5: Không đồng nhất nội dung giống nhau.
Lỗi 6: Dư thông tin, ghi chú tuỳ tiện
Lỗi 7: Không đồng nhất qui tắc ghi chép
Lỗi 8: Không đồng dạng với các trường dữ liệu tương tự.
Lỗi 9: Trình bày theo cách không thông dụng

HR thường kỹ tính và Cường cũng vậy. Nhìn một bản excel lung tung là C đã cảm thấy không thích. Một bản excel hoàn chỉnh sẽ giúp nhiều điều. Bản excel của bạn phải làm sao để thông số rõ ràng, dễ tìm kiếm và dễ báo cáo. Nên nhớ rằng có những lúc thông số cần báo cáo rất nhanh, liệu bản excel của bạn đã đủ khả năng cung cấp cho bạn 1 báo cáo trong vòng 5 phút ? Nếu có thì chúc mừng bạn.

Dưới đây là một bài rất hay, Cường nghĩ chúng ta nên đọc kỹ. Nhất là những bạn mới vào nghề HR. Các bạn cứ nói là kỹ năng tin học thành thạo. Thành thạo hay không nó nằm ở chỗ chỉnh chu, đồng bộ và dễ theo dõi. Cả nhà đọc nhé!

(bài này của Anh Nguyễn Huỳnh Duy – COO Simple Solution)

Bạn có chắc rằng file excel của bạn đã được chuẩn hoá?

Ta thử xem tình huống tiêu biểu sau có tương tự như các dữ liệu excel của bạn không nhé. Dưới đây là bảng excel quản lý mua bán vé của một đại lý bán vé máy bay trong tháng 8 năm 2030 (dữ liệu chỉ có tính chất tham khảo).

Đại lý này dùng file excel này để quản lý các thông tin sau (cũng tương tự như nhân sự quản lý thông tin nhân viên - Kc) :
1. Vé được nhập từ nhà cung cấp nào?
2. Thông tin cơ bản trên vé (người bay, lộ trình)
3. Giá mua và giá bán ra là bao nhiêu?
4. Khách hàng mà mình đã bán vé (đây là đại lý phân phối, nên sẽ bán qua 1 đại lý cấp dưới chứ không bán trực tiếp cho khách hàng)

Cột A [Đại lý], dữ liệu không được chuẩn hoá do:

Lỗi 1: Tiêu đề không đồng bộ với các tiêu đề khác. Tiêu đề được ”Viết thường” trong khi tiêu đề ở các cột khác đều ”ĐƯỢC VIẾT CAPS LOCK"

Đề xuất 1: Hãy chọn 1 cách viết, định dạng và format cho dòng tiêu đề, nếu bạn chọn là ”Viết thường" hãy viết thường cho mọi tiêu đề. Nếu bạn chọn cách ”VIẾT CAPS LOCK" / "Viết Hoa" hãy viết caps lock / viết hoa cho mọi tiêu đề. Việc này có làm hay không đều không ảnh hưởng đến việc sàn lọc sắp xếp dữ liệu của bạn, nhưng nếu bạn chú ý và làm thường xuyên, nó sẽ tự hình thành và phát triển kỹ năng chuẩn hoá dữ liệu của bạn.

Lỗi 2: Cột dữ liệu không được điền đầy đủ thông tin, các bạn có thể thấy có một số hàng trong cột này còn để trống. Điều này được giải thích do đây là tên một đại lý cấp cao nên người quản lý không muốn lộ thông tin.

Đề xuất 2: Đừng bao giờ để dữ liệu trống vô nghĩa. Sẽ đến lúc nào đấy chính bạn cũng không biết được khoản trống là cái gì. Trường hợp bạn không muốn sơ hở thông tin, đơn giản là dùng một định danh cho nó. Trường hợp này bạn có thể đặt một tên gợi nhớ mà chỉ có bạn hiểu thôi, ví dụ như ”Đại lý cấp 1”

Cột B [Ngày], dữ liệu không được chuẩn hoá do:

Lỗi 3: Tên tiêu đề ghi không rõ ràng, ở đây người đọc sẽ hiểu là ”Ngày Xuất Vé” hay ”Ngày Bay” hay ”Ngày Giao Vé”?

Đề xuất 3: Hãy ghi rõ ràng và dễ hiểu dữ liệu của bạn. Không cần dài nhưng phải đủ hiểu. Trường hợp này, thông tin ở cột B được biết là ”Ngày Bay”. Do vậy đừng ngại ngùng gì mà bạn không ghi thêm chữ ”Bay” tiếp theo sau chữ ”Ngày”. Thử nhìn lại, nếu S3 không tiết lộ đây là ”Ngày Bay" thì đầu tiên nhìn vào trường thông tin này, bạn nghĩ đây là ”Ngày” gì?

Lỗi 4: Lỗi hiển thị kiểu dữ liệu. Ở đây chúng ta đang xem dữ liệu của Tháng 8. Và bạn thử nhìn xem ở cột B, cái số 8 này nó chạy rất tuỳ hứng. Đọc ở dòng số 2: “8/12/2030” bạn hiểu đây là tháng 8 hay đây là tháng 12. Ví dụ như bạn nói đây là tháng 12 thì nhìn dòng số 3: “1/8/2030”, vậy có nghĩa đây là tháng 8. Không đồng nhất về cách diễn đạt sẽ dẫn đến không đồng nhất về nhận định. Nói gọn theo dân ta là ”Loạn". Một trong những lỗi khó chịu nhất khi dùng excel.

Đề xuất 4: Nếu bạn tương đối rành về excel, hãy format kiểu dữ liệu cho toàn cột B theo kiểu dữ liệu ngày tháng nào đó mà... bạn thích, và hãy dùng kiểu đó từ đầu đến cuối. Hoặc đơn giản bạn thêm dấu nháy đơn [ ’ ] phía trước thông tin ngày tháng, lúc này excel sẽ tự hiểu kiểu dữ liệu bạn dùng là Text. Lưu ý, nếu ngày bạn cần nhập là ngày 1 tháng 8 thì hãy nhập là [ ’01/08/2030 ] hoặc [ ’01-08-2030 ]. Đừng mắc lỗi như [ ‘1/08/30 ], [ ’1/8/2030 ] vì bạn sẽ rất khó nhớ chuẩn định dạng bạn muốn dùng hoặc đã từng dùng là như thế nào. Đến đây có thể một số bạn thắc mắc, nếu định dạng kiểu Text thay cho Date thì đến lúc sắp xếp (sort) hoặc sàn lọc (filter) thì như thế nào? Yên tâm, nếu bạn cần hướng dẫn thì hãy post đề nghị trên S3 Facebook Fan Page, S3 sẵn sàng hỗ trợ.

Cột C [Họ tên], dữ liệu không được chuẩn hoá do:

Lỗi 5: Không đồng nhất nội dung giống nhau. Hãy xem trường hợp ở hàng số 5 [ NG THI HAI YEN ] và số 6 [ NGUYEN THE QUANG ], không có lý do gì cùng họ Nguyễn mà một người là được ghi tắt, một người không? Giả như sau này bạn cần thống kê có bao nhiêu người họ Nguyễn đã mua vé thông qua kênh phân phối của bạn thì bạn tìm kiếm như thế nào? [ NGUYEN ] hay [ NG ], trường hợp [ NG ] thì làm sao để không nhầm lẫn với họ.. Ngô

Đề xuất 5: Đừng tiết công sức nhập liệu thêm vài ký tự để rồi bạn phải bỏ nhiều sức hơn khi tìm lại nó. Đối với các danh từ, danh từ riêng thì hãy chính xác tuyệt đối.

Lỗi 6: Dư thông tin, ghi chú tuỳ tiện. Hãy xem hàng số 10, đột ngột được ưu ái cho thêm cái ghi chú 3 PAX. Nếu như vậy thì mặc định không ghi là 1 PAX à? Vậy thì ở hàng 7 là mấy PAX?

Đề xuất 6: Hãy luôn tạo 1 cột là ghi chú, và điền vào cột này những thông tin mà bạn muốn ghi chú. Như vậy dữ liệu của bạn sẽ sáng sủa hơn rất nhiều.

Cột D [Số vé], dữ liệu không được chuẩn hoá do:

Lỗi 7: Không đồng nhất qui tắc ghi chép, bạn hãy xem xét từ dòng 15 đến dòng 21, qui tắc về code vé của của VNA hiện tại trong dữ liệu này luôn bắt đầu bằng số 2423, thế nhưng... lúc thì có lúc thì không. Lỗi này có thể xuất hiện do nhiều người cùng nhập liệu file excel này nên dẫn đến cách ghi không nhất quán.

Đề xuất 7: Luôn luôn qui định một cách viết. Trong trường hợp này, nếu đã thêm vào "2423" thì tất cả các Code vé có tính chất tương tự đều phải có "2423" ở đầu. Nếu xét thấy không cần thiết lập lại, thì tất cả các Code vé tương tự đều không ghi "2423". Chỉ riêng việc bạn nhìn dãy số ngay hàng thẳng lối thì bạn đã thấy... đã con mắt. Đừng tạo thêm stress cho bản thân bạn vì các con số chạy ngang chạy dọc. Bạn thích nhìn đoàn diễu binh đều bước hay là một hàng người rồng rắn chen lấn nhau? Hình ảnh nào làm bạn thấy thoải mái hơn?

Cột E [Hành trình], dữ liệu không được chuẩn hoá do:... à thật ra đây là cột dữ liệu chuẩn nhất trong bảng excel này. S3 không cần phân tích, các bạn cũng đã thấy hết sức rõ ràng.

Cột F [Giá mua], dữ liệu không được chuẩn hoá do:

Lỗi 8: Không đồng dạng với các trường dữ liệu tương tự. Ta thấy thông tin ở cột này rất sáng sủa từ đầu đến cuối, nhưng nhìn sang cột kế bên phải - Cột G [Giá bán] - cũng là thông tin về số tiền như nhau, nhưng một bên có ký hiệu tiền (ở đây dùng dấu $, nhưng chỉ có ý nghĩa ám chỉ kiểu dữ lệ tiền tệ chứ không phải loại ngoại tệ), có phần thập phân với 2 số lẻ. Một bên thì không có. Nếu tinh mắt, bạn sẽ thấy cả font chữ cũng khác nhau

Đề xuất 8: Dữ liệu nên đồng nhất theo tính chất của nó (trường hợp ở đây là tiền) chứ không chỉ đồng nhất theo trường thông tin (chỉ đồng nhất trong cột F hoặc cột G). Và như S3 đã nói, hãy chọn một kiểu và tất cả những gì liên quan đều đi theo kiểu đó. Để đồng nhất về font chữ: trước khi lưu file, chọn toàn dữ liệu, chỉnh lại 1 font chữ duy nhất. Hãy tin S3, kết quả bạn có được là một cảm giác rất ngọt ngào.

Lỗi 9: Trình bày theo cách không thông dụng. Cụ thể trường hợp này là dùng ký hiệu $, và lại có phần thập phân. Tại sao lại để phần thập phân trong khi đơn vị tiền nhỏ nhất mà chúng ta đang xài ở Việt Nam là 500 đồng? có bao giờ bạn sử dụng tiền Việt mà phải dùng đến 0.1 đồng không? Và chưa kể đến việc rất dễ nhầm lẫn giữa 100,000 và 100,000.00 (thoạt nhìn bạn sẽ nghĩ con số nào lớn hơn?). Rất nhiều bài học của các ”vị tiền bối” để lại: "Đừng bao giờ đùa giỡn với các con số."

Đề xuất 9: theo kinh nghiệm của S3, đối với các đơn vị tiền tệ, bạn nên định dạng theo kiểu số thông thường (number), không nhất thiết phải dùng kiểu tiền tệ (currency) vì đồng VND có mệnh giá rất lớn nên gần như ta không có nhu cầu phân biệt giữa ”tiền” và ”số lượng”. Bạn nhớ dùng dấu ”cách ngàn" (thousand separator) để tránh việc nhầm lẫn giữa 1000000 và 10000000 (một triệu và mười triệu). Hãy canh lề trái (right align) cho các thông tin về tiền tệ, vì một lần nữa nó giúp bạn phân biệt rõ hơn sự khác biệt giữa 100000 và 1000000. Tiền mà !!! 2 lần kiểm tra không bao giờ là dư thừa !

Cột H [Khách hàng], dữ liệu không được chuẩn hoá, ở chổ nào? Hãy xem đây là bài tập nho nhỏ dành cho bạn, bạn thấy có gì rất khó chịu trong cột này không?

Nào bây giờ chúng ta cùng so sánh bản gốc

...và bản chỉnh sửa theo đề nghị của S3

Bạn thích bảng dữ liệu nào hơn?

Nếu bạn muốn có những bảng excel như hình minh hoạ cuối cùng, S3 có các "bí kiếp" đơn giản

1. Luôn có qui tắc về việc ghi chép dữ liệu.
2. Luôn yêu cầu ”đồng nghiệp” thực hiện những qui tắc đó
3. Luôn kiểm tra và đảm bảo các tiêu chuẩn đề ra được thực hiện
4. Để làm tốt số 2 và số 3, các qui tắc ở số 1 càng đơn giản càng tốt. Đơn giản nhưng phải có.

Một số định dạng dữ liệu thông dụng ở Việt Nam cho bạn tham khảo:

Tiêu đề: VIẾT CAPS LOCK , canh giữa (Center Text)

Họ tên / Tên công ty / Danh từ riêng nói chung: Viết Hoa, canh trái (Align Text Left)

Số lượng / Độ tuổi / Các con số không liên quan đến tiền: Canh giữa (center text), định dạng theo kiểu số (Number), có sử dụng dấu cách nghìn (1,000 Separator), nếu số lượng này không cần đến phần thập phân thì bạn nhớ tắt phần hiển thị này luôn. Vì sao ? S3 đã phân tích ở "Lỗi 9".

Tiền: Canh phải (Align Text Right), không nên dùng Symbol, thay vào đó bạn nên ghi đơn vị tiền tệ vào phần Tiêu đề. Luôn luôn có dấu cách nghìn. Nếu đơn vị tiền tệ là VND thì không bao giờ dùng dấu thập phân (Decimal places = 0)

Ngày tháng: Việc này phải tùy theo các văn bản mà công ty bạn hay dùng nhất để định dạng. Với môi trường kinh doanh ở VN, nếu công ty bạn thường xuyên làm việc với các đối tác là người Việt thì nên theo định dạng [ 21/12/2022 ] (Ngày/Tháng/Năm). Nếu công ty bạn thường xuyên làm việc với các đối tác nước ngoài thì nên dùng theo định dạng [May 05, 2011]... Lưu ý: bạn nên định dạng sao cho tổng số ký tự luôn luôn bằng nhau, tránh các trường hợp như [1/1/2011] và [02/2/12]

Font chữ và màu sắc: Nên dùng chung 1 font chữ cho toàn dữ liệu (Chọn toàn bảng và chọn 1 font chữ để áp dụng), không nên dùng màu nền trên các cell tùy ý nếu không cần thiết. Chỉ nên dùng tối đa thêm 2 màu nữa (ngoài màu trắng mặc định) cho toàn bộ dữ liệu excel. Luôn nhớ rằng dữ liệu là rõ ràng, sạch sẽ chứ không cần ĐẸP.

Không biết cả nhà có đọc được đến cuối bài viết này không nữa :| Nhưng dù thế nào thì dữ liệu luôn phải giống nhau. Giống như sắp xếp tài liệu. Chúc cả nhà thực hiện được 5s trên các file excel.