Cơ cấu tổ chức công ty như thế nào là hợp lý?

Vừa xong ca tư vấn, tôi mở zalo để xem có tin nhắn gì không thì tôi nhận được đầu bài thế này: "Thầy ơi, thầy có tài liệu nào nói về vấn đề Cơ cấu tổ chức công ty như thế nào là hợp lý và Tỷ lệ giữ Quỹ lương và số người trong công ty như thế nào là hợp lý không ạ. Công ty em doanh thu trung bình khoảng 70 tỷ/năm, cả công ty có 30 người và quỹ lương hiện tại là 4,2 tỷ/năm, sếp lúc nào cũng kêu ca là chi phí lương lớn, nhưng cũng không đưa ra số liệu cụ thể như thế nào là hợp lý theo mong muốn của sếp. Thầy tư vấn giúp em ạ."

Trong đầu bài có 3 câu hỏi:
- Cơ cấu tổ chức công ty như thế nào là hợp lý?
- Tỷ lệ giữ Quỹ lương?
- Số người trong công ty như thế nào là hợp lý?

Đây là những câu hỏi mà tôi tin không phải ai trong giới Quản trị trị nhân sự hay những bạn tác nghiệp (HR) cũng được gặp. Thật may mắn khi những câu hỏi này lại đúng nghề (tư vấn) của tôi.

1. Cơ cấu tổ chức công ty hợp lý là:

Với câu hỏi số 1, tự nhiên tôi lại nhớ đến tình huống tương tự trong 1 lần tôi đi gặp khách. Trong tình huống đó, anh CEO đưa ngồi vẽ ra 1 cái sơ đồ tổ chức rồi hỏi: "Anh Cường thấy sơ đồ tổ chức này thế nào?". Xét ở góc độ nào đó đây chính là một câu hỏi phỏng vấn và tôi đã vượt qua.

Đầu tiên, chúng ta cần phải thống nhất định nghĩa về cơ cấu tổ chức. Theo tôi, cơ cấu tổ chức là một cấu trúc tổ chức xác định cách thức các hoạt động như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát được hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức là thuật ngữ bao gồm:
- Sơ đồ tổ chức
- Ma trận phân quyền, phân nhiệm, phối hợp
- Sơ đồ tổ chức phòng ban
- Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
- Mô tả công việc các vị trí

Vì thế chúng ta đừng hiểu đơn giản cơ cấu chỉ là cái sơ đồ tổ chức mà nó rộng hơn nhiều.

Sau khi thống nhất định nghĩa, chúng ta đi vào phần chính. Cơ cấu tổ chức hợp lý là cơ cấu tuân theo các nguyên tắc sau:
- Thống nhất: Hợp logic (đặc điểm tổ chức), phù hợp chiến lược, phù hợp chuỗi hoạt động, phù hợp quan điểm quản trị
- Tối ưu: Phù hợp định biên (số lượng người dự kiến), nguyên tắc phân lớp (1- 7), chi phí nhỏ nhất
- Hiệu quả: Thực hiện được mục tiêu chiến lược với nguồn lực được tối ưu, ít rủi ro.

Để tuân theo nguyên tắc trên, chúng ta sẽ có các bước triển khai xác định cơ cấu tổ chức như sau:

Bước 1 - Làm rõ chiến lược kinh doanh và định hướng chiến lược kinh doanh (bao gồm cả chiến lược vận hành)
Bước 2 - Xác định được chuỗi giá trị, dòng chảy kinh doanh của dn
Bước 3 - Tiến hành phân tích đặc điểm để lựa chọn cơ cấu tổ chức dự kiến
Bước 4 - Phân tích chiến lược và chuỗi hoạt động chính để định hình các bộ phận cần có
Bước 5 - Xác định sơ đồ tổ chức doanh nghiệp
Bước 6 – Tiến hành hoạch định lộ trình phát triển (ngạch bậc)
Bước 7 – Phân bổ chức năng, quyền hạn, phối hợp
Bước 8 – Xác định cơ cấu tổ chức bộ phận
Bước 9 – Xây dựng mô tả công việc

2. Tỷ lệ giữ Quỹ lương:

Câu hỏi này tôi thấy trả lời rất khó vì mỗi ngành mỗi nghề có một tỷ lệ nhất định. Với tôi, hợp lý là tỷ lệ này ngang bằng so với thị trường. Tôi có tiến hành một khảo sát nho nhỏ về tỷ lệ Quỹ lương / doanh thu. Nếu quan tâm, thân mời bạn tham gia tại đây: Khảo sát tỷ lệ Quỹ lương / doanh thu. Hoàn thành xong khảo sát, tôi sẽ trả lại dữ liệu chi tiết:

Theo như kết quả mới nhất:
- Tỷ lệ Tổng chi phí cho nhân viên( lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi ...) toàn công ty năm vừa rồi (triệu) / Quy mô doanh thu năm vừa qua (triệu): 8,11%
- Tỷ lệ Tổng chi phí lương cứng (khoản trả cố định hàng tháng không bao gồm phụ cấp, phúc lợi) toàn công ty năm vừa rồi (triệu) / Quy mô doanh thu năm vừa qua (triệu): 4,83%

3. Số người trong công ty hợp lý:

Đây là câu hỏi về định biên nhân sự. Tôi cũng có hẳn 1 bài chia sẻ kinh nghiệm của tôi về định biên nhân sự. Cách làm của tôi như sau:
- Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược cần đạt được.
- Bước 2: Từ mục tiêu chiến lược cần đạt phân bổ xuống các bộ phận.
- Bước 3: Sử dụng các phương pháp định biên để tính toán số lượng nhân sự của các bộ phận để đạt được mục tiêu đã phân bổ. Các phương pháp như sau:
+ Định biên dựa trên định mức lao động. Ví dụ để là ra 1 sản phẩm mất 5 phút. Suy ra để làm 1 triệu sản phẩm mất 5 triệu phút. Mỗi người đi làm 480 phút/ ngày. 1 tháng làm 20 ngày. Như vậy tổng số thời gian cần có là: 5 triệu phút / 480 phút x 20 ngày = ... người.
+ Định biên dựa trên chi phí: Lấy tổng chi phí của bộ phận rồi - số tiền cho các nhân viên hiện tại - chi phí vận hành bộ phận / mức lương trung bình cùa 1 người = ... người.
+ Định biên dựa trên năng lực thực hiện kpi. Ví dụ: 1 sale kiếm được 10 triệu thì cần 100 triệu cần 10 sale.

Vậy là tôi đã trả lời xong! Giờ tôi chạy đi đón con đây. Muộn ròi!

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)