Cách thức xây dựng khung năng lực theo góc nhìn CSF của Linkpower

Một bài viết nữa tương tự bài: Phương pháp xây dựng Khung năng lực từ nhân tố thành công của tổ chức (CSF). Thân mời cả nhà cùng đọc!

Link bài tương tự: http://blognhansu.net.vn/2021/11/20/phuong-phap-xay-dung-khung-nang-luc-tu-nhan-to-thanh-cong-cua-to-chuc-csf/

***

DOANH NGHIỆP MUỐN RA BIỂN LỚN PHẢI XÂY DỰNG ĐƯỢC KHUNG NĂNG LỰC

🔰#Khung_năng_lực là hệ thống gồm các năng lực cần thiết của từng vị trí trong tổ chức, qua đó yêu cầu mỗi cá nhân đảm nhiệm vị trí phải đáp ứng năng lực đề ra để hoàn thành tốt nhiệm vụ.

- Khung năng lực là công cụ nền tảng cho mọi khía cạnh trong công tác quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa chú trọng xây dựng khung năng lực vì mọi quyết định đang chủ yếu phụ thuộc vào người đứng đầu, không dám phân quyền.

Đối với những Doanh nghiệp gia đình truyền thống, doanh nghiệp nhỏ tầm nhìn nhỏ hẹp thì chỉ cần chủ ngồi đó chỉ việc cho nhân viên thì việc xây dựng khung năng lực thật sự không cần thiết. Tuy nhiên, đối với những chủ doanh nghiệp có tầm nhìn xa trông rộng, muốn vùng vẫy nơi biển lớn, phát triển cùng bạn bè quốc tế thì khung năng lực là một điều tất yếu mà doanh nghiệp phải thực hiện đầu tiên.

Con người là tài sản của Doanh nghiệp. Con người mới là chủ thể làm ra giá trị cho tổ chức, do đó, phải xây dựng hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên. Một trong những khung sườn của công tác quản trị nhân sự là khung năng lực.

👉Có 6 giá trị mà khung năng lực có thể mang lại:

- Một là giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng người phù hợp với các giá trị và mục tiêu tổ chức, giảm thiểu tỷ lệ tuyển dụng sai người.
- Hai là giúp quản lý hiệu suất, xác định các hành vi đạt hiệu suất cao thông qua việc đo lường kết quả công việc của mỗi cá nhân qua từng giai đoạn.(Performance Management)
- Ba là hỗ trợ thực hiện kế hoạch kế thừa (Succession Plan), giúp xác định những người kế nhiệm tiềm năng ở bên ngoài lẫn bên trong tổ chức cho các vị trí quản lý trong công ty thông qua khung năng lực của từng vị trí.
- Bốn là hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập các nền tảng đo lường thành tích phục vụ cho công tác khen thưởng
- Năm là hỗ trợ phát triển năng lực lãnh đạo, không chỉ cho CEO hay ban lãnh đạo công ty mà cho từng cá nhân trong tổ chức
- Sáu là giúp thiết lập các cơ chế phát hiện nhân sự tiềm năng để phát triển nhân tài cho tổ chức.

Tuy nhiên, hiện nay trong nhiều tổ chức, doanh nghiệp không có nhiều nhân viên có khả năng thiết lập khung năng lực chuẩn chỉnh hoặc có phương pháp xây dựng khung năng lực để có thể thực sự áp dụng vào thực tế cho hiệu quả.

Để xây dựng được khung năng lực chuẩn chỉnh cần phải thực hiện những nước sau:
- Bước đầu tiên là thiết lập danh mục năng lực theo ba nhóm năng lực gồm: năng lực chung, năng lực chuyên môn và năng lực lãnh đạo.Cần có một ban dự án xây dựng khung năng lực với sự tham gia của các chuyên gia đầu ngành trong công ty là các trưởng ban, bộ phận.
- Bước thứ hai là mô tả các hành vi gắn với năng lực và phân chia các hành vi thành các cấp độ từ thấp đến cao một cách hợp lý
- Bước thứ ba, doanh nghiệp cho ra từ điển năng lực của công ty là tổng hợp định nghĩa của tất cả năng lực đã liệt kê
- Bước thứ tư, doanh nghiệp lựa chọn những năng lực giúp ích cho công việc theo từng vị trí và xác định cấp độ năng lực cùng với mức độ quan trọng của năng lực đó
- Bước cuối cùng là hình thành khung năng lực cho từng vị trí.

Một khung lực để xây dựng chuẩn chỉnh và đưa vào áp dụng hiệu quả tại một doanh nghiệp cần có thời gian từ 3-6 tháng.

Linkpower

***
Vậy là rõ hiện tại giới QTNS đang tồn tại các phương pháp xây dựng Khung năng lực như sau:
(1) phương pháp xây dựng Khung năng lực dựa trên các mô tả công việc (phương pháp JD - KNL)
- Xác định năng lực lõi từ sứ mệnh tầm nhìn...
- Tách năng lực từ mô tả công việc để tạo khung năng lực
- Định nghĩa năng lực và các mức độ của năng lực
- Tập hợp các năng lực lại thành từ điển năng lực
- Xác định các tiêu chuẩn năng lực cho từng vị và tạo ra các yêu cầu của từng bậc chuyên môn của các vị trí

(2) phương pháp xây dựng Khung năng lực mới dựa trên chiến lược cân bằng kết hợp với mô tả công việc (phương pháp BS vs JD - KNL)
- Xác định năng lực lõi từ văn hóa và lợi thế cạnh tranh
- Xác định năng lực thực thi chiến lược (cân bằng)
- Định nghĩa năng lực và các mức độ của năng lực
- Xác định tiêu chuẩn năng lực thực thi chiến lược và phân bổ năng lực xuống các phòng ban
- Xác định năng lực từ chức năng phòng ban
- Tập hợp thành từ điển năng lực bộ phận
- Xác định khung năng lực vị trí và yêu cầu từng bậc chuyên môn

(3) Phương pháp xây dựng theo hướng từ các hoạt động lớn - nhân tố thành công của công ty.
- 1️ Xác định quy trình phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp
- 2 Xác định các năng lực cốt lõi từ quy trình
+ Bước đầu tiên là thiết lập danh mục năng lực theo ba nhóm năng lực gồm: năng lực chung, năng lực chuyên môn và năng lực lãnh đạo. Cần có một ban dự án xây dựng khung năng lực với sự tham gia của các chuyên gia đầu ngành trong công ty là các trưởng ban, bộ phận.
+ Bước thứ hai là mô tả các hành vi gắn với năng lực và phân chia các hành vi thành các cấp độ từ thấp đến cao một cách hợp lý
+ Bước thứ ba, doanh nghiệp cho ra từ điển năng lực của công ty là tổng hợp định nghĩa của tất cả năng lực đã liệt kê
- 3 Thiết kế năng lực theo từng vị trí công việc từ các năng lực lõi
- Bước thứ tư, doanh nghiệp lựa chọn những năng lực giúp ích cho công việc theo từng vị trí và xác định cấp độ năng lực cùng với mức độ quan trọng của năng lực đó
- Bước cuối cùng là hình thành khung năng lực cho từng vị trí.
Phương pháp này có vẻ tương đồng với phương pháp xây dựng KPI của David Parmenter là Winning KPI - tìm ra KPI từ các nhân tố thành công của tổ chức.

Nguyễn Hùng Cường

Phương pháp xây dựng Khung năng lực từ nhân tố thành công của tổ chức (CSF)

Tôi thấy cuộc đời tôi rất may mắn anh chị em ạ. Cứ khi tôi tập trung vào điều gì đó thì sẽ có quý nhân phù trợ. Họ xuất hiện và trợ giúp tôi điều gì đó. Ví dụ như bài viết dưới đây. Tự nhiên tôi bắt gặp trên facebook. Thế là tôi phải mang về đây luôn. Nội dung của bài nói về việc hướng dẫn xây dựng khung năng lực. Tôi đọc đi đọc lại mấy lần thì phát hiện ra họ theo một phương pháp xây dựng Khung năng lực hoàn toàn khác với một số phương pháp hiện hành. Cụ thể hiện nay, trong giới Quản trị Nhân sự đang thịnh hành (1) phương pháp xây dựng Khung năng lực dựa trên các mô tả công việc (phương pháp JD - KNL). Phương pháp JD - KNL như sau:
- Xác định năng lực lõi từ sứ mệnh tầm nhìn...
- Tách năng lực từ mô tả công việc để tạo khung năng lực
- Định nghĩa năng lực và các mức độ của năng lực
- Tập hợp các năng lực lại thành từ điển năng lực
- Xác định các tiêu chuẩn năng lực cho từng vị và tạo ra các yêu cầu của từng bậc chuyên môn của các vị trí

Bên cạnh phương pháp JD - KNL, hiện nay tôi đang phát triển (2) phương pháp xây dựng Khung năng lực mới dựa trên chiến lược cân bằng kết hợp với mô tả công việc (phương pháp BS vs JD - KNL). Phương pháp này gồm các bước:
- Xác định năng lực lõi từ văn hóa và lợi thế cạnh tranh
- Xác định năng lực thực thi chiến lược (cân bằng)
- Định nghĩa năng lực và các mức độ của năng lực
- Xác định tiêu chuẩn năng lực thực thi chiến lược và phân bổ năng lực xuống các phòng ban
- Xác định năng lực từ chức năng phòng ban
- Tập hợp thành từ điển năng lực bộ phận
- Xác định khung năng lực vị trí và yêu cầu từng bậc chuyên môn

Và phương pháp số (3) là dưới đây. Phương pháp này xây dựng theo hướng từ các hoạt động lớn của công ty. Các bước tiến hành tóm tắt như trong hình:
- 1️ Xác định quy trình phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp
- 2 Xác định các năng lực cốt lõi từ quy trình
- 3 Thiết kế năng lực theo từng vị trí công việc từ các năng lực lõi
Phương pháp này có vẻ tương đồng với phương pháp xây dựng KPI của David Parmenter là Winning KPI - tìm ra KPI từ các nhân tố thành công của tổ chức.

Thôi! Nhận xét vậy. Xin mời cả nhà cùng đọc bài: 7 BƯỚC XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC HIỆU QUẢ

Trong phần trước, ta đã cùng điểm qua một số khái niệm và đặc điểm cơ bản của Khung năng lực. Ta đã hiểu được tầm quan trọng của việc ứng dụng mô hình này trong quản trị nhân sự, nâng cao hiệu suất công việc, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.
❓ Vậy câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có thể xây dựng một Khung năng lực mang tính ứng dụng cao đến vậy? Tư liệu tham khảo nơi nào, tìm sự trợ giúp ra sao, những điều gì cần chú ý để có một Khung năng lực hoàn chỉnh nhất?

👉 Bài viết dưới đây sẽ đưa các bạn đi qua 7 bước hoàn chỉnh trong quá trình thiết kế nên một Khung năng lực hiệu quả.

1️⃣ Xác định quy trình phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp
Quá trình nghiên cứu và phát triển khung năng lực có thể sẽ tiêu tốn một khoảng thời gian dài do các nhà quản lý cần có đủ thời gian để tìm hiểu và thử nghiệm các kỹ năng với từng vị trí khác nhau. Nhưng bên cạnh đó, với đặc điểm môi trường kinh doanh đang thay đổi với tốc độ nhanh chóng mặt, nhiều doanh nghiệp có lẽ sẽ phù hợp hơn với một khung năng lực có thời phát triển được rút ngắn lại và tập trung chuyên sâu vào một lĩnh vực cụ thể. Ngoài ra, việc khung năng lực được thiết kế một cách linh hoạt cũng giúp cho đội ngũ nhân sự có thể đáp ứng kịp thời các thay đổi trong tương lai.

2️⃣ Tham khảo từ những tư liệu sẵn có
Phát triển một khung năng lực đòi hỏi ta phải thực sự đầu tư thời gian và công sức vào quá trình nghiên cứu. Đó không chỉ là những suy đoán, nhận định mơ hồ về yêu cầu trong công việc, các nhà quản lý sẽ phải chỉ ra được cụ thể thế nào là hiệu suất làm việc tốt và những điều cần làm để đạt tới mức hiệu quất đó.

Khi đó, các khung năng lực đã từng được phát triển và sử dụng trước đây cho các vị trí tương tự có thể là một nguồn tham khảo, một “kim chỉ nam” tuyệt vời.

3️⃣ Thu thập dữ liệu từ các đơn vị và người quản lý có liên quan
Tổ chức các buổi họp nho nhỏ với các bên liên quan để tìm hiểu thêm về các thông tin cần thiết chính là cơ hội vàng để khai thác quan điểm, góc nhìn của những leader dày dặn kinh nghiệm. Họ có thể cho ta những gợi ý đáng giá về năng lực cốt lõi, những kỹ năng cần thiết để vừa hoàn thành tốt trong công việc, vừa giữ gìn được các giá trị, triết lý và mục tiêu của tổ chức.

4️⃣ Xác định các năng lực cốt lõi
Các năng lực cốt lõi cần phản ánh được những điều cơ bản mà tổ chức yêu cầu. Nhân viên nên hành động và đóng góp như thế nào khi là một phần của tổ chức? Họ sẽ sẽ tiếp thu và hòa nhập ra sao với văn hóa làm việc của công ty?

5️⃣ Thiết kế năng lực theo từng vị trí công việc
Từ danh sách các năng lực cốt lõi đó, các nhà quản lý phải tiến hành chọn lọc, xây dựng khung năng lực chi tiết cho từng vị trí trong tổ chức. Hãy tự mình đặt câu hỏi: Nhân viên cần biết những gì và phải thực hiện điều gì để có thể hoàn thành tốt trách nhiệm của mình?

6️⃣ Phát triển các năng lực quản lý lãnh đạo, nếu cần
Giả dụ nhân viên đã thành thạo các kỹ năng trong Khung năng lực, các nhà quản lý lúc này có thể hướng trọng tâm vào việc phát triển thêm các kỹ năng lãnh đạo, phổ cập cho đội ngũ nhân viên kiến thức nền cơ bản. Dữ liệu về các kỹ năng này có thể tham khảo thêm từ các giám đốc điều hành và quản lý cấp cao.

7️⃣ Hoàn thiện Khung năng lực
Bước cuối cùng chính là sắp xếp và rà soát lại những năng lực trong danh sách, tránh việc còn tồn tại các năng lực không thể áp dụng vào thực tế. Hãy kiểm tra thật kỹ lưỡng trước khi phổ biến cho đội ngũ nhân sự, bởi nếu những yêu cầu này quá xa vời, khung năng lực có lẽ sẽ bị phản tác dụng, không những không thúc đẩy được hiệu suất công việc mà còn khiến đội ngũ nhân viên cảm thấy nhụt chí. Ngoài ra, nếu danh sách năng lực quá mơ hồ, không đủ cụ thể, nhà quản lý có thể sẽ tuyển được những ứng viên không hoàn toàn phù hợp với vị trí đó; đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp cũng sẽ không thể đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Trên đây là 7 bước để xây dựng khung năng lực nền tảng cơ bản nhất mà các nhà quản lý cần nắm rõ. Hy vọng bài viết này sẽ đem lại những thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp, tổ chức đang có nhu cầu ứng dụng khung năng lực vào hoạt động quản trị nhân sự.

Nguồn: HRG