Chúng ta có nên góp ý cho ứng viên về lý do từ chối ?

Sau khi "yêu lại" Linkedin, tôi có cơ hội được đọc khá nhiều bài và một trong số đó là bài "Đưa ra phản hồi sau phỏng vấn" của anh John Pham. Như chủ đề, bài nói về việc nên chia sẻ lý do vì sao ứng viên không đạt và cùng với đó là tư vấn cho ứng viên để họ làm tốt hơn (nếu họ cần). Tôi thấy kha khá HR có tâm như vậy. Dưới đây là bài của anh John:

Đưa ra phản hồi sau phỏng vấn.

Khi phản hồi với ứng viên về việc không đạt thì nhà tuyển dụng (NTD) có thể chọn một trong 3 cách sau:

A. Trực tiếp trong buổi phỏng vấn: tùy từng trường hợp mà NTD cho ứng viên biết luôn là họ có đạt hay không kèm theo lý do tại sao và những lời gợi ý để khắc phục/ cải thiện cho lần phỏng vấn tới của họ.
B. Gọi điện phản hồi: nếu cần thêm thời gian cân nhắc giữa các ứng viên thì NTD sẽ phản hồi lại sau qua điện thoại.
C. Phản hồi qua email nếu cảm thấy việc viết email có thể giải thích tốt hơn việc gọi điện.

Nội dung phản hồi sẽ bao gồm:
1. Những kinh nghiệm, kỹ năng, hay tính cách mà phía công ty đánh giá cao từ ứng viên.
2. Lý do vì sao ứng viên không đạt.
3. Nếu ứng viên cần thì NTD sẽ tư vấn trong khả năng của mình để họ có thể làm tốt hơn khi phỏng vấn ở nơi khác.

Cái khó của nhiều NTD là làm sao nói lý do ứng viên không đạt mà không bị ứng viên phản ứng thái quá. Tôi thì nghĩ phần bạn làm được là nói ra để giúp họ và nói với sự tôn trọng, còn cách họ phản ứng sao thì tùy người, mình không kiểm soát được.

Cách làm việc này sẽ giúp NTD tự tin hơn và luôn phải tư duy để đưa ra lời phản hồi hợp lý. Đồng thời cũng tạo ra niềm tin với ứng viên, những người đang trong giai đoạn tìm cơ hội mới cho mình.

#InterviewFeedback

Đọc xong tôi nhớ tới mấy bài trong quyển sách Blog Nhân sự Q3: Nghề Tuyển người (3T) - Ác mộng nghề Tuyển dụng:
- Các mẫu người thường thấy của nhà tuyển dụng khi phỏng vấn ( http://blognhansu.net.vn/?p=18798 )
- Phỏng vấn là một sân khấu nhỏ, việc của chúng ta là phải diễn thật tốt ( http://blognhansu.net.vn/?p=18863 )

Có 7 dạng nhà tuyển dụng (người phỏng vấn) trong cuộc phỏng vấn:
1. Những người tuyển dụng lạnh lùng hoặc cố tạo ra tình huống: mẫu người này hay tạo thêm áp lực và thử thách cho ứng viên trong quá trình tìm việc hoặc đơn giản họ không giống như những người phỏng vấn bình thường.
2. Người phỏng vấn cẩu thả hoặc thiếu chuyên nghiệp : Kiểu người phỏng vấn này đến muộn, hoàn toàn không chuẩn bị, quên CV của ứng viên, thậm chí còn đến nhầm phòng phỏng vấn.
3. Người phỏng vấn nói nhiều: mẫu người thích nói quá nhiều về công việc, công ty và rất nhiều vấn đề khác đến nỗi không cho ứng viên thời gian để “PR” bản thân.
4. Người phỏng vấn thiếu năng lực hoặc bị ép đi phỏng vấn : Đây là người phỏng vấn không nắm rõ nhiệm vụ của mình, đặt ra những câu hỏi không liên quan và tỏ ra lúng túng.
5. Mẫu người thích dùng công cụ: là những người hở ra 1 tí là dùng bài test, đánh giá như DISC, MBTI ...
6. Mẫu người thích dạy đời hoặc quan tâm thái quá: Mẫu này giống mẫu số 3 nhưng lại thêm cả phần dạy đời hoặc hỏi han đi sâu vào vấn đề riêng tư của cá nhân.
7. Mẫu người phỏng vấn chuyên nghiệp.

Tôi thấy nếu theo quan điểm của anh John không khéo lại rơi vào mẫu 6. Quan điểm của tôi hơi khác anh một chút: Phỏng vấn không phải là cuộc kiểm tra và nhà tuyển dụng không phải là giáo viên. Vì thế chúng ta chỉ cần trả lời ứng viên về việc đạt hay không đạt. Còn góp ý cho ứng viên thì không nên.

Kinh nghiệm tư vấn cũng như cuộc sống của mình là không nên đưa ra lời khuyên cho những người không muốn nhận. Mình mất kha khá mối quan hệ cũng như thời gian khi cố làm điều đó. Cụ thể như tối hôm kia đã có người tự ái. Nếu ứng viên hỏi thì chúng ta sẽ trao đổi còn không thì chỉ nên nói chung chung là chưa phù hợp để giữ hoà khí. NTD đừng nên mất thời gian cho những việc bao đồng. Dùng thời gian đó để làm việc khác hữu ích hơn.

Nguyễn Hùng Cường

Công cụ phỏng vấn thứ 3 và 4 … kỹ thuật chống nói dối

(Tiếp bài trước: https://goo.gl/qAAgnd ) Hắn bốc điện thoại gọi nội bộ sang phòng Đòi nợ gặp trưởng phòng: “Anh! Em Cường cận đây. Sắp tới phỏng vấn lứa đầu tiên cho dự án mở rộng phòng. Trong tuần này anh có rảnh ngày nào không? Để em đặt lịch ứng viên. Cho em xin 2 ngày nhé”. Trao đổi với trưởng BP Đòi nợ xong, theo kinh nghiệm làm việc của hắn thì cứ phải làm cái email nữa cho chắc cú. Nhanh không kém gọi điện, hắn email cho anh trưởng BP và được phản hồi tức thì: “OK! Anh xác nhận”.

Lấy được lịch, hắn gọi điện cho ứng viên theo kịch bản riêng dành cho các ứng viên mới ra trường.

1. Chào ứng viên: Xin hỏi đây có phải là …. không? Anh là Cường gọi điện từ phòng nhân sự tập đoàn PT.
2. Báo thông tin: Anh gọi điện để báo rằng em đã qua vòng xem CV. Chúc mừng em.
3. Phỏng vấn sơ qua: Anh muốn trao đổi với em kỹ hơn một chút. Em cho anh xin mấy phút nhé? (Xem danh sách câu hỏi và bắt đầu các câu hỏi làm rõ CV. Từ đó để đánh giá sơ bộ thái độ, kỹ năng, kiến thức nghề.)
4. Đặt lịch phỏng vấn: Cám ơn em. Em có thể vui lòng cho anh hỏi: thời gian …. Em có rảnh để đến công ty chúng ta trao đổi trược tiếp không?
5. Nếu ứng viên không rảnh thời gian của lựa chọn 1: Vậy à? Tiếc nhỉ. Để anh đề nghị công ty tạo điều kiện gặp em buổi khác. Thời gian …. Thì sao ?
6. Nếu ứng viên vẫn không đáp ứng được lựa chọn 2 hoặc đã đặt lịch xong: Cám ơn em. Có gì thay đổi anh sẽ liên hệ với em sau. Hẹn gặp em trong thời gian tới.

Hẹn được tất cả ứng viên xong, hắn dùng công cụ gửi mail theo cấu trúc:

Kính gửi Anh/Chị Ho_ten

Xin chúc mừng Anh/Chị đạt kết quả tốt trong kỳ kiểm tra kiến thức chuyên môn vừa qua. Chúng tôi xin trân trọng kính mời Anh/Chị đến tham gia phỏng vấn tại công ty chúng tôi với nội dung như sau:
Vị trí tuyển dụng: Đòi nợi
Thời gian: Thoi_gian
Địa điểm: Phòng họp, Tầng x , tòa nhà Phan Thị, số 1 đường Thi Phạn, thành phố ….

Mọi chi tiết, anh chị vui lòng liên hệ
Họ tên: Mr Nguyễn Hùng Cường
Vị trí: Chuyên viên tuyển dụng
Điện thoại: 0988 833616
Email: [email protected]
để được biết thêm chi tiết.

Rất mong Anh/Chị thu xếp thời gian tham gia. Vui lòng xem trước:
- Các thông tin công việc tại: …..com/….
- Thông tin về tập đoàn tại: phanthi…

Trường hợp Anh/Chị không thể thu xếp được thời gian, xin vui lòng liên hệ lại chúng tôi theo số điện thoại/địa chỉ trên để xác nhận lại.

Trân trọng kính chào!
TP.NHÂN SỰ

Vèo một cái, mail đã được gửi đi với sự chuyên nghiệp nhất có thể. Hắn đắc thắng: “Thế chứ! Làm tuyển dụng mà không đầu tư công cụ thì có mà chết. Để cẩn thận, hắn ghi vào tờ giấy ghi chú: sẽ nhắn tin nhắc lịch ứng viên từ hôm trước.

Ngày hẹn phỏng vấn cũng đã đến. Trước giờ phỏng vấn 1 tiếng, hắn ngồi với trưởng bộ phận trong phòng họp và trao đổi trước một số kinh nghiệm cần phỏng vấn. Hắn nói về kỹ thuật chống nói dối. Theo hắn, một ngày mỗi người phải nghe 10 – 200 lời nói dối. Đối với người lạ mới gặp mặt họ sẽ nói dối ít nhất 3 lần trong 10 phút đầu gặp mặt. Người hướng ngoại có xu hướng nói dối nhiều hơn so với người hướng nội. Đàn ông nói dối về mình gấp 8 lần hơn là về người khác.

Các cách chống nói dối con người thường dùng là: kiểm tra huyết áp, hơi thở, phân tích mức độ căng thẳng của giọng nói, theo dõi cử động mắt. Tuy nhiên, phần lớn các cách này sẽ bị lừa nếu đối tượng có đủ thời gian chuẩn bị.

Đầu tiên, khi nói dối người ta thường ít nói về bản thân, lời nói thường có khuynh hướng phủ định vì trong tiềm thức họ cảm thấy mình có lỗi khi nói dối.

Tiếp theo, ngôn ngữ cơ thể.
- Người nói dối có tỷ lệ chớp mắt nhiều hơn, thường liếc mắt nhìn lên trái, lên phải.
- Tâm trạng bồn chồn, đôi chân không hướng về phía người đối thoại
- Có hành động đùa giỡn với máy móc, đồ vật, chỉnh lại quần áo, mân mê đồng hồ nếu có.
- Đặt rào chắn giữa bản thân mình với người nói chuyện: ví dụ khoanh tay
- Để tay lên miệng, hoặc vuốt mắt, sờ cổ, sờ tai hoặc đùa với trang sức. Ví dụ trước khi phát biểu tự nhiên đưa tay lên vuốt tóc là có thể chuẩn bị nói dối.
- Liếm môi hoặc cắn môi khi ngắt câu nói.
- Nuốt nước miếng hoặc hắng giọng trước khi nói.
- Ngả người ra sau, hoặc nghiêng đầu nhìn lên trên trước khi trả lời câu hỏi của người đối diện
- Thay đổi âm vực: tự nhiên âm thanh trầm hơn hoặc cao hơn.

Sau là thái độ, một người trung thực tỏ ra rất hợp tác và luôn đứng về phía ta. Họ rất nhiệt tình và thân thiện. Họ sẵn sàng nêu ra ý kiến và sự giúp đỡ. Còn người nói dối sẽ ngược lại.

Sau chia sẻ tổng quan về nói dối, hắn cho rằng kỹ thuật chống nói dối là 1 trong những kỹ thuật cần thiết và người tuyển dụng cần dùng. Có nhiều biến thể sử dụng như:
- 3Q: sử dụng cùng 1 câu hỏi cho 1 ứng viên ở 3 nơi, 3 người phỏng vấn và 3 thời điểm khác nhau.
- Hỏi đuổi: cùng 1 vấn đề nhưng đi sâu vào chi tiết để đo lường đúng sai. Ví dụ: Bạn có thích bóng đá không? Đội bóng bạn yêu thích là gì? Cầu thủ gần đây nhất ghi bàn của đội bóng là ai ?.
- Hỏi lái hỏi lại: cùng một vấn đề nhưng hỏi với những cách hỏi khác nhau
3 kỹ thuật này cùng với 3 cách phát hiện nói dỗi ở trên, nếu sử dụng nhuần nhuyễn sẽ cực kỳ hữu ích với những ai làm tuyển dụng. Như kỹ thuật 3Q ở trên, nguyên nhân dùng nó là do con người nếu không trung thực sẽ khó nói giống nhau về cùng một vấn đề khi ở các khung cảnh, thời điềm và người hỏi khác nhau.

Kinh nghiệm thứ 2 mà hắn chia sẻ : khi tuyển dụng các ứng viên mới vào nghề thì hẳn sẽ gặp các ứng viên có cái nhìn ảo tưởng, thiếu thực tế nên đừng nóng. Hãy cho họ cơ hội để về với thực tế.

Vừa dứt lời chia sẻ, em lễ tân vào phòng họp: “2 anh ạ. Có bạn ứng viên đến bảo để phỏng vấn”. Hắn bảo: “Em mời bạn ý ngồi ở bàn tiếp khách một chút. Rồi anh sẽ ra mời bạn ý vào phỏng vấn”.

Còn tiếp!
Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn

Công cụ phỏng vấn thứ 2 … Bài tập về nhà

(Tiếp bài trước: https://goo.gl/sWcfsb ) Sếp ở bển về! Ai cũng vui mừng. Chả gì thì sếp là linh hồn của công ty. Sếp lên văn phòng chia cho mỗi bộ phận một gói quà. Phòng Nhân sự cũng có một gói. Hắn được quà nên mừng lắm. Hắn tính vào hỏi sếp mấy việc hắn giao, không biết sếp quyết thế nào. Nhưng hăn để từ từ, chả gì sếp mới về. Hơn nữa việc nào quan trọng, gấp thì sếp biết tự điều phối, không đến lượt hắn. Việc của hắn quan trọng nên hắn chắc chắn sếp sẽ gọi hắn vào sớm thôi.

Quả đúng thế thật, đang ăn cái bánh thì tiếng em trợ lý lanh lảnh “Anh Cường! Vào sếp gọi”. Hắn hỏi : “Điện thoại có sao không gọi mà cứ gọi trực tiếp zậy?”. Em trợ lý thủng thẳng bảo: “Phòng gần, tiện em đi bộ luôn”. Hắn dùng thuật “hai chân đi bộ” phóng tới phòng sếp. “Báo cáo sếp! Em có mặt”. “Ừ! Cái vụ tuyển trưởng phòng Bảo kê. Tôi nghĩ rồi. Giờ chưa quyết được!”. Hắn “Ôi giời!” thầm trong bụng. Sếp vẫn nói: “Cậu liên hệ với các ứng viên rồi yêu cầu họ làm BÀI TẬP nhé. Đề bài là nếu làm trường phòng Bảo Kê, anh sẽ làm gì ?”. Hắn: “Anh ơi! Các ứng viên của mình toàn ứng viên BỊ ĐỘNG mà?”. “Thế mới cần cậu. Về nghĩ đi nhé!”.

Hắn đi về phòng. Sếp hắn quả cao tay. Tuy nhiên cái chiêu BÀI TẬP VỀ NHÀ này không phải ai cũng áp dụng được. Hắn hiểu rằng có những ứng viên thực sự cao cấp và họ có những kinh nghiệm dày dạn trong phỏng vấn và công việc. Thật không dễ để tìm ra cái cần tìm trong ma trận họ giăng ra. Cái nào thật, cái nào giả? Rất nhiều trường hợp ứng viên có tài "chém" rất hay nhưng khi vào làm thì không được việc. Thật khó khăn. Không những vậy, nhiều khi có đến lớn hơn 2 ứng viên đều đạt chuẩn. Và lúc đó nếu hắn là sếp cũng khó khăn lựa chọn. Yêu cầu lập kế hoạch (Plan) là một cách tốt để đánh giá thêm một lần nữa thái độ, logic và kiến thức của ứng viên.

Áp dụng cách này, ứng viên sẽ có 2 phản ứng:
1. Không làm vì:
- Không có thực lực
- Hoặc không có thời gian (mong muốn) làm
2. Làm với:
- Nghi ngờ (làm có chừng mực) công ty muốn học hỏi hoặc ăn cắp ý tưởng
- Nhiệt tình trách nhiệm nhất có thể

Thôi sếp đã bảo rồi thì ta làm. Bốc điện thoại lên, sử dụng kịch bản có sẵn, hắn bắt đầu gọi điện cho các ứng viên của hắn và hẹn gặp.

Sau vài buổi café, hắn cũng tìm ra được nhu cầu thật của ứng viên và khéo yêu cầu họ làm cái kế hoạch gửi cho sếp. Sếp nhận được kế hoạch mới ngạc nhiên hỏi hắn: “Cậu giỏi đấy. Làm thế nào mà các cậu ý viết cái này?”. Hắn trả lời: “Dạ! Em vẫn tiếp mạch kịch bản của lần trước anh và em đi gặp họ (Kịch bản tìm kiếm tham vấn của chuyên gia). Em gọi điện hẹn gặp thêm 1 lần nữa (lần 3) để nhờ họ giúp giảng cho cách lập kế hoạch.

Trong buổi gặp lần 3 này, ngoài việc gợi và nhờ làm kế hoạch, em cũng nhân tiện tìm hiểu xem tổng thu nhập của 2 anh đó là bao nhiêu”. “Cậu kể cụ thể hơn đi.”

Hắn tiếp tục kể: “Trong buổi gặp với anh Long điên, em nhờ lập kế hoạch anh ấy nói: “Anh thấy...hơi buồn cười. Em không cung cấp tí gì thông tin mà lại muốn lập kế hoạch: bao nhiêu nhân viên, mục tiêu của phòng là gì, thế mạnh của công ty là gì... Cái kiểu ra đề bài chung chung rồi bảo trả lời ngay này là làm khó người khác. Anh có cảm giác chú nghĩ chuyện Bảo Kê quá đơn giản, muốn là được chỉ bằng vài lời chém gió. Nếu anh đem cái mớ lý thuyết ra nói cũng 1 cách chung chung thì cũng ổn, nhưng anh thấy không nghiêm túc”. “Vâng! Thế anh cần thông tin gì để em nói”. “Chú cứ cho anh 1 cái bản “Brief department” (Bản sơ lược giới thiệu về phòng) rồi anh gửi cho cái plan (kế hoach).”

Hắn bảo sếp: “Em thấy anh ý có vẻ nghi ngại khả năng bị...lợi dụng và đánh cắp các ý tưởng. Còn với Dũng khùng thì nhiệt tình hơn. Anh ấy chủ động hỏi thêm thông tin như phân tích thị trường, các định hướng phát triển …Sau đó anh ý hướng dẫn cho em viết kế hoạch. Sau cũng nhân đà nói chuyện, em nhờ anh ý làm lại cái kế hoạch theo những gì trao đổi.”

Sếp gật đầu: “Nhiều ứng viên hay nghĩ ngợi. Chắc họ cũng biết

1. Nếu đã được mời làm kế hoạch tức là rất quan trọng
2. Kế hoạch đó chưa chắc đã dùng được
3. Từ ý tưởng tới thực tế không dễ

Thực ra quan trọng chủ yếu để đánh giá thái độ và xem lại đúng là họ có làm được những cái đó không thôi”.

Sếp chốt: “Thôi để tôi xem kế hoạch của 2 ứng viên rồi sẽ báo cậu sau”. Hắn: “Anh ơi! Trong lần nói chuyện trước, em thấy anh có vẻ thích cậu ứng viên nội bộ tên Hải cơ mà”. “Ờ! Tôi đang có ý tưởng sẽ mời ứng viên bên ngoài vào để đào tạo cho cậu Hải. Vừa được việc và cũng tốt cho tương lai”. Hắn thốt lên: “Quá hay anh ạ!”.

Còn tiếp!
Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn

Vẽ chân dung ứng viên …

(Tiếp bài trước: https://goo.gl/eXwUBS ) Tiếng nhạc nhè nhẹ lan tỏa trong không gian cùng với mùi hương của cốc café quyện vào nhau tạo ra sự lắng đọng. Một không gian lãng đãng mà hắn luôn yêu thích. Hắn đang ngồi quán café viết email cho trưởng bộ phận Đòi nợ:

Subject: v/v Book lịch trao đổi về chuẩn bị phỏng vấn vị trí Đòi Nợ
“Dear all,

Tuần vừa rồi, em đã triển khai làm lại Mô tả công việc cho vị trí Đòi nợ. Sau khi khảo sát, lấy thông tin phân tích công việc, em đã dự thảo ra bản MTCV. Sau đó chúng ta đã làm việc trực tiếp trao đổi và thống nhất toàn bộ phận về MTCV vị trí này. Cơ bản là xong giờ chỉ cần có văn bản ban hành nữa là đủ. Giờ chúng ta chuyển sang giai đoạn 2 – chuẩn bị công cụ phỏng vấn cho vị trí. Thực chất đây là việc dựng lên Khung năng lực cho vị trí.

Công việc cần chuyên môn sâu của anh. Vì thế anh cho em book (đăng ký) 1h làm việc để làm kỹ. Chiều nay anh có rảnh không? Em lúc nào cũng sẵn sàng nên anh gọi là em sang.

Em gửi kèm 1 số tài liệu về khung năng lực để anh tham khảo thêm.
- Slide khung năng lực
- Ví dụ các câu hỏi phỏng vấn vị trí theo khung năng lực

Em,”

5 phút sau, hắn nhận được trả lời: “Ok em. Chiều nay 3h tại chỗ anh nhé!”. Hắn trả lời: “Vâng. Em sẽ có mặt lúc 3h chiều nay tại chỗ anh ngồi”. Xong, hắn thưởng thức chút café, miệng khẽ hát theo giai điệu của bài hát.

3h chiều hôm đó tại phòng Đòi nợ. “Anh! Anh rảnh chứ?”, hắn hồ hởi nói. Trưởng bộ phận đang cắm cúi vào vào cái laptop (máy tính xách tay), ngước lên nhìn hắn: “Ngồi đây! Anh em ta vào việc luôn”. Hắn ngồi cạnh trưởng bộ phận, đặt chiếc lap (laptop) thân yêu xuống và “bật đài”: “Mấy hôm nữa phỏng vấn ứng viên rồi nên em muốn trao đổi với anh để mình chuẩn bị phỏng vấn cho hiệu quả. Theo một cách bình thường, anh hay phỏng vấn như thế nào ?”. “Ờ thì anh hỏi các câu phỏng vấn bình thường thôi!”. Hắn nói tiếp: “Có phải là anh sẽ dựa vào mô tả công việc rồi sau đó nhìn CV của ứng viên. Tiếp đến sẽ hỏi các câu hỏi để làm rõ các công việc trong CV của ứng viên. Cùng với đó làm đánh giá xem ứng viên có ĐAM MÊ CÔNG VIỆC? Và từ đó ước đoán xem người ta có làm được việc sắp tới hay không, đúng không anh ?” “Đúng thế! Ngoài ra anh còn hỏi mấy câu hỏi khác nữa!”. “Vâng. Sau khi đã phỏng vấn công việc, có thể anh sẽ hỏi thêm một số câu hỏi mẫu mà ở đâu cũng hỏi như điểm mạnh điểm yếu, biết gì về công ty … Anh hỏi để lấy thêm thông tin”. Hắn tiếp tục: “Thực ra mỗi câu hỏi đều có mục đích và có một cách khác để biết được ứng viên có khả năng, năng lực làm được việc ở vị trí không. Đó là sử dụng khung năng lực ASK: thái độ/ tính cách, kỹ năng, kiến thức”.

Hắn bắt đầu thao thao: “Thường thì phỏng vấn có 2 phần:
1. Phần nhân sự: Đánh giá mức độ phù hợp với công ty, nhóm và sếp - thường đánh giá tính cách, hành vi và ứng xử
2. Phần công việc: Đánh giá mức độ phù hợp với vị trí - thường đánh giá kinh nghiệm, kiến thức và thái độ nghề
Với mỗi một loại đánh giá sẽ có một nhóm các câu hỏi khác nhau. Phần một em (nhân sự) sẽ làm. Cơ bản phần một này cũng nên dùng Khung năng lực nhân sự lõi (Core Competency) để phỏng vấn. Ứng viên nào có Năng lực phù hợp với năng lực lõi của công ty thì khả năng cao sẽ hòa nhập được văn hóa và gắn bó với công ty. Nếu không có năng lực lõi thì ta dùng theo các câu hỏi thông thường cũng được.

Sang đến phần 2 là đánh giá mức độ phù hợp với vị trí thông qua khung năng lực vị trí. Một ứng viên làm được việc là làm được các nhiệm vụ trong MTCV. Và để làm được các nhiệm vụ thì phải đáp ứng được các tiêu chuẩn vị trí trong MTCV”. Hắn vừa nói vừa mở cái mô tả công việc vị trí Đòi nợ và di chuột đến phần Nhiệm vụ công việc sau đó là phần Tiêu chuẩn công việc (TCCV). Hắn tiếp tục nói: “Để ra TCCV, chúng ta dùng công cụ để lọc là ASK (Thái độ - Kỹ năng – Kiến thức). Bất cứ nhiệm vụ nào trong việc cần hoàn thành đều cần đếu thái độ, kỹ năng và kiến thức cả. Và những ai có cái này đều làm được việc đó. Việc này chúng ta đã làm trong giai đoạn trước (Tuần trước – Giai đoạn phân tích và xây dựng MTCV). Giờ chúng ta sang đến đoạn định nghĩa rồi phân cấp độ cho các tiêu chuẩn hay còn gọi là năng lực nghề/ năng lực vị trí. Sau khi có định nghĩa và cấp độ, chúng ta sẽ xây các câu hỏi để đánh giá xem ứng viên có năng lực đó không và nó ở cấp độ mấy. Để định nghĩa thường có 3 cách:
- Cách 1: Sử dụng thang đo cấp độ: Không biết, Biết ít, Biết, Biết nhiều, Am hiểu hoặc Không sẵn sàng, Sẵn sàng, Rất Sẵn sàng … . Thang có thể là 4, 5 hoặc 3 tùy vào người xây. Sau đó định nghĩa cho từng cấp độ. Ví dụ: Không biết là không có kiến thức, khái niệm gì.
- Cách 2: Sử dụng các chỉ số để làm định nghĩa. Ví dụ: Năng lực đàm phán là việc có thể trao đổi với đối tác để cùng thúc đẩy công việc. Năng lực đàm phán cấp 1 là có thể trao đổi thỏa thuận với đồng nghiệp để cùng hô trợ công việc. Cấp 2 là: có thể trao đổi thỏa thuận với trưởng các bộ phận … Cấp 3 là: Có thể trao đổi với khách hàng và ký kết hợp đồng 10 triệu….
- Cách 3: Sử dụng các mô tả hành vi để định nghĩa. Ví dụ: Năng lực đòi nợ là khả năng có thể đến gặp các con nợ, sử dụng kỹ thuật đòi nợ để con nợ trả lại các khoản nợ. Năng lực đòi nợ cấp 1: là khả năng có thể sử dụng việc dọa dẫm con nợ để con nợ trả lại các khoản nợ. Cấp 2: là khả năng có thể dùng lời nói nhẹ nhàng, uy tín để con nợ trả lại các khoản nợ …

Từ các cách định nghĩa này, chúng ta sẽ tiếp tục đưa ra câu hỏi để phỏng vấn. Ví dụ đây là năng lực hài hước”. Hắn tiếp tục di chuột vào file của hắn. “Ok. Anh hiểu rồi. Giờ mình làm gì tiếp em nhỉ”. Hắn: “Giờ anh em ta sẽ bắt đầu đi từng năng lực, định nghĩa nó ra, sau đó định nghĩa từng cấp độ, cuối cùng là lên câu hỏi cho từng năng lực. Em thích cách định nghĩa theo chỉ số hoặc hành vi hơn. Như thế nó dễ cân đo đong đếm, tránh cảm tính”

Hắn mở file thứ 3. Đây là một file excel và bắt đầu phỏng vấn anh TBP Đòi nợ: “Theo anh năng lực này nên định nghĩa là thế nào?”. Anh nói còn hắn thì gõ lại. Công cụ phỏng vấn vị trí đòi nợ dần dần hình thành.

Còn tiếp!
Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24

6 lý do để CV ứng viên về nhiều và công cụ phỏng vấn đầu tiên ai cũng nên biết …

(Tiếp bài trước: https://goo.gl/2X1gNd ) Một trong những niềm vui của người làm tuyển dụng là mở mail ra và thấy nhiều ứng viên ứng tuyển. CV (sơ yếu lý lịc) càng về nhiều càng vui. Nó giống như đốm lửa nhỏ nhen nhóm khơi nguồn cho dòng động lực làm việc tuôn trào. Việc CV về nhiều theo hắn có nhiều lý do:

1. Do thông báo tuyển dụng của hắn để vào đúng nguồn. Sinh viên mới ra trường thì vào các Group trao đổi về học hành, các khoa, các thầy cô giáo là tốt. Đối tượng mới đi làm được 1 – 2 năm thì có thể là topcv, vieclam24h … Những website này có cái tên dễ nhớ dễ gõ nên các ứng viên không thạo tiếng Anh sẽ vào hơn. Tiếp nữa ứng viên cao cấp hơn, có chút vốn liếng tiếng anh thì vào vietnamwork, mywork … Cao nữa thì là tự đi tìm hoặc gặp các công ty dịch vụ tuyển dụng.
2. Thông báo hấp dẫn, thu hút và không bị nhầm lẫn là tin đa cấp.
3. Công ty có thương hiệu tuyển dụng: Ứng viên đọc thấy thông báo tuyển dụng, nghe thấy tên công ty là đã có thể hình dung ra công ty như thế nào, môi trường làm việc ra sao. Sau tìm hiểu sâu hơn thì thấy các thông tin về công ty có rất nhiều trên mạng và đều là những thông tin tốt.
4. Bản thân người làm tuyển dụng có nhân hiệu – thương hiệu cá nhân. Nếu các ứng viên biết sẵn người làm tuyển dụng là như thế nào, có kết nối tương tác, được người khác giới thiệu … thì họ sẽ sẵn lòng gửi CV hơn với một người lạ. Ngoài có nhân hiệu, người làm tuyển dụng có sẵn nguồn data (dữ liệu ứng viên), các công cụ để truyền tin tuyển dụng sẽ giúp cho công việc hiệu quả hơn. Ví dụ: 1 tin tuyển dụng nếu gửi email được cho 1.000 ứng viên ngay trong ngày tức là đã hiệu quả hơn hẳn việc chỉ đăng thông báo vào nguồn và chờ đợi.
5. Toàn bộ nhân viên của công ty coi việc tuyển dụng là việc của họ. Công ty có chính sách thưởng tuyển dụng. Thoạt tiên thì có thể sẽ có người nghĩ chính sách thưởng này là mất thêm chi phí. Nhưng thực ra nếu thưởng thêm ít tiền mà tiết kiệm được tiền đăng quảng cáo, quảng bá thì quá tốt. Mỗi một tin tuyển dụng được đưa ra, toàn bộ công ty lại tiếp tục gửi nó đi cho những người họ thấy tiềm năng, chia sẻ trên mạng (like/ thích, share/ chia sẻ, comment/ bình luận). Cứ vậy, tin sẽ được loan xa và dĩ nhiên CV sẽ về nhiều.
6. Có nhóm đồng nghiệp giúp đỡ. Bản thân người làm tuyển dụng nên có các cộng tác viên, các đồng nghiệp trong cộng đồng hỗ trợ. Giống như việc toàn bộ nhân viên công ty tham gia vào, các đồng nghiệp, công tác viên tuyển dụng là những người chuyên tuyển nội bộ. Do đó họ sẽ có data của mình, có nhân hiệu riêng và nguồn riêng. Họ hỗ trợ tức là CV đã qua được một lần lọc.

Những lý do ở trên, thực lòng, giai đoạn trước hẳn chỉ biết có số 1, 2 và lờ mờ số 3. Còn số 4, 5, 6, hắn mới ngộ ra gần đây. Cũng là nhờ có bí kíp do cao nhân truyền cho. Hắn tự nhủ sẽ có ngày hắn phải nói chuyện trực tiếp với cao nhân đó mới được.

Khi CV về là bắt đầu chuỗi các công việc cần xử lý và khá thủ công. Ngày trước, làm theo thói quen, hắn cứ thấy có email ứng tuyển là nhảy vào đọc, hí hoáy tải CV và xem rồi sau đó trả lời email ứng viên luôn. Có nhiều lúc quên hoặc trả lời mệt quá, hắn lơn luôn cả việc trả lời này. Gần đây, hắn làm khoa học hơn. Cụ thể hắn yêu cầu các ứng viên làm thêm 1 bước đó là điền thông tin vào 1 cái form google doc sẵn. Trong form có sẵn ít nhất các ô thông tin liên hệ: Họ tên, điện thoại, email. Khi có email ứng tuyển gửi về, mở email, hắn liền nhìn địa chỉ email của ứng viên, sau đó mở form ra và tìm kiếm xem ứng viên đã điền thông tin chưa. Nếu có thì bôi màu vàng. Còn chưa có thì hắn tiếp tục nhìn email và xem nội dung. Xem nội dung email để tìm thông tin cơ bản của Ứng viên đã từng là một trong những việc làm hắn mệt mỏi vô cùng và điên tiết. Bây giờ, bất cứ thông tin tuyển dụng nào đưa ra, hắn đều có quy định: Để tiêu đề email (subject) : Ứng tuyển vị trí đòi nợ _ Họ và tên. Vậy là đủ để biết họ tên cũng như email ứng viên. Tuy nhiên kể cả ứng viên không để thế, hắn cũng không thấy làm phiền lắm. Xem nội dung email để lấy ra được họ và tên và đưa nó vào form cùng với email của ứng viên. Có thông tin cơ bản của ứng viên rồi, hắn tiếp tục đưa tên CV vào form. Công việc thực ra cũng nhanh: đầu tiên là copy, sau đó là dùng tổ hợp phím Ctrl + F để tìm và Ctrl + V để dán (paste). Cuối cùng, hắn tải CV xuống, lưu vào từng folder (khu vực) tương ứng như Folder Đòi Nợ chả hản.

Hậu kỳ xử lý CV xong là đến gửi mail xác nhận. Hắn để đến tầm 4h chiều rồi dùng công cụ gửi mail hàng loạt gửi cho ứng viên. Hắn hiện đại và công nghệ thế chứ không như trước sử dụng mỗi chức năng Bcc. Tiếp việc hậu kỳ, hắn so sánh đánh giá CV ứng viên, gọi điện kiểm tra, phỏng vấn sơ loại. Cuối cùng là mời đến phỏng vấn.

Công cụ đầu tiên, hắn hay dùng trong phỏng vấn đó là: Đánh giá sự đam mê. Khởi nguồn của mọi sự thành công luôn là sự đam mê. Hẳn mọi người đã biết đến những nhà phát minh vĩ đại những danh nhân nổi tiếng ? Họ thành công được là nhờ đâu? Tất nhiên là do họ tài năng và có điều kiện nhưng 1 trong những yếu tố quyết định sự thành công của họ chính là sự đam mê. Trong cuộc sống cũng như công việc, luôn luôn có những người có niềm đam mê lớn. Họ luôn cháy sáng mặc dù có thể bầu trời vây quanh họ tối tăm. Với hắn, nếu được khuyên, hắn luôn khuyên các đồng nghiệp hãy tuyển dụng những người có đam mê. Những người có đam mê là những đốm lửa, và nó sẽ thúc đẩy những cá nhân khác trong công ty cùng cháy với họ.

Vậy làm thế nào để tuyển được những người có đam mê. Có rất nhiều cách và mội người có cách thể hiện sự đam mê theo 1 cách khác nhau. Có một lần phỏng vấn, hắn vẫn nhớ ứng viên đó. Đợt đó tuyển nhân viên Marketing Game. Ứng viên cũng bình thường không có gì nổi trội, không muốn nói là kém. Để kết thúc cuộc phỏng vấn, hắn hỏi "bạn có thích chơi game không?" . Như bắt được mạch, ứng viên bắt đầu thay đổi và nói liên tục. Thay đổi thái độ từ thụ động sang tích cực, ứng viên còn hỏi ngược lại hắn. Và trong cuộc trò chuyện, ứng viên nói rất nhiều thứ từ lịch sử lĩnh vực game của Việt Nam ra sao cho đến xu hướng tương lai như thế nào .... Một ứng viên thích lĩnh vực game đến như vậy mà không đưa vào công ty thì thật phí phạm. Hắn nghĩ lúc đó là như vậy. Và hắn đã đề xuất tuyển cậu ấy. Cho đến giờ thỉnh thoảng hắn vẫn chat với cậu ấy, đôi khi là nửa đêm. Hắn hỏi : "em đang làm gì đấy". Cậu trả lời "Em đang viết đề xuất thử nghiệm game mới". Hắn ngạc nhiên hỏi "Ơ giờ này mà em còn làm việc à?". "Ơ, đây là làm việc hử anh?" - câu trả lời của cậu. Khi có sự đam mê thì công việc đôi khi không còn là công việc nữa. Cũng như hắn, khi hắn đang hì hụi sắp xếp CV thì đây không phải là công việc vậy.

Còn tiếp!
Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn

Làm nhân sự thì biết gì công việc của tôi mà đòi phỏng vấn ?

(Tiếp bài trước: https://goo.gl/9n284k ) "Theo cá nhân mình đánh giá, các HR là người rất lý thuyết sách vở, làm sao HR có thể đánh giá được năng lực của UV khi bản thân HR cũng không biết tính chất công việc của UV là như thế nào ? Khi mình bị từ chối bởi một HR, mình luôn nghĩ: Cô chẳng biết cái quái gì về tôi, làm sao cô có thể đánh giá năng lực của tôi ? Cô đã biết gì về công việc của tôi mà gọi điện rồi đàm phán kiểu abcdf...? Mình kịch liệt phản đối các công ty tuyển dụng ra đời, nhảm nhí và không sát thực. Còn mấy người HR trong mắt mình chỉ là những người chấm công nhân viên và sếp sai gì thì làm náy, không hơn không kém. Và mình cũng rất ghét khi gặp cuộc phỏng vấn nào có nhân sự". Đây là một đoạn trao đổi mà hắn vừa tình cờ hóng hớt được bên ngoài hành lang trong lúc chờ thang máy lên tàng lâu các (ý là lên tầng). Hắn còn đi với chủ nhân của câu nói trên đến mấy tầng trong cái hộp mấy m2. Họ vô tư trao đổi, bình phẩm mà không hề biết rằng hắn chính là một HR. Có lẽ 2 “ác nhân” này chính là “môn đệ” của phái Ngũ độc giáo. Lời nói như sóng âm hình con rắn độc lượn lờ tấn công hắn.

Mặc dù đã luyện cho mình tâm thế bình thản trước các phản ứng không hay của ứng viên nhưng đúng là đoạn trao đổi này như khoét vào tâm trí của hắn. Hắn là người hay nghĩ. Lần này hắn nghĩ tới anh Sơn Haso. Một người bạn lớn tuổi là thầy dạy võ của hắn. Cũng lâu rồi hắn không gặp anh. Chắc cũng 2 năm. Hắn nhớ anh từng hỏi hắn về tuyển dụng sao cho hiệu quả. Và lúc đó hắn trả lời anh:

"Anh ạ,
Nói về tuyển dụng cũng nhiều cái vô cùng lắm. Thường thì phỏng vấn có 2 phần:
1. Phần nhân sự: Đánh giá mức độ phù hợp với công ty, nhóm và sếp - thường đánh giá tính cách, hành vi và ứng xử
2. Phần công việc: Đánh giá mức độ phù hợp với vị trí - thường đánh giá kinh nghiệm, kiến thức và thái độ nghề
Với mỗi một loại đánh giá sẽ có một nhóm các câu hỏi khác nhau.
E, "

Ấy là đoạn trả lời của hắn 2 năm về trước. Chứ giờ mà trả lời thì hắn sẽ trả lời kỹ hơn. Kỹ như cái lần hắn “bẩm các đồng đạo võ lâm cùng phòng nhân sự” sau khi đi nhận bí kíp của chuyên gia sếp mời về. Từng “bẩm” rằng: Muốn làm Nghề tuyển người (3T) tốt – hay tuyển dụng sao cho hiệu quả thì chúng ta cần phải có:
1. Hệ thống 3T hỗ trợ tốt
2. Kỹ năng – Kiến thức – Thái độ nghề 3T tốt
Phỏng vấn với 2 phần ở trên chỉ là một cái nhỏ trong mục 2: Kỹ năng, kiến thức, thái độ về tuyển dụng.

Để tránh ngũ độc thâm nhập, hắn liền về chỗ bế quan luyện công. Định thần, tâm trí hắn bắt đầu phản công, đẩy độc ra ngoài. Tóm cái váy lại thì đoạn “ác khẩu” trên có 5 ý:

1. Làm sao HR có thể đánh giá được năng lực của UV khi bản thân HR cũng không biết tính chất công việc của UV là như thế nào ?
2. Cô chẳng biết cái quái gì về hắn, làm sao cô có thể đánh giá năng lực của hắn ?
3. Cô đã biết gì về công việc của hắn mà gọi điện rồi đàm phán kiểu abcdf...?
4. Mấy người HR trong mắt mình chỉ là những người chấm công nhân viên và sếp sai gì thì làm náy
5. Và mình cũng rất ghét khi gặp cuộc phỏng vấn nào có nhân sự.

Ở ý 5, hắn đã trả lời thông qua đoạn nội dung trao đổi với anh Sơn ở trên. Nhân sự có mặt trong cuộc phỏng vấn để đánh giá mức độ phù hợp với công ty, nhóm và sếp - thường đánh giá tính cách, hành vi và ứng xử. Nhân sự sẽ đánh giá con người ứng viên. Có rất nhiều tình huống nếu như không đánh giá bản chất (chân thiện mỹ) của ứng viên, công ty phải trả giá. Nhân viên đó có thể là nhân viên xấu tính, ăn cắp, xa hơn là vi phạm pháp luật. Nhân sự được phép đưa cảm tính yêu ghét, linh cảm để làm điều tốt nhất cho công ty. Vì thế bạn có ghét hay không thì Nhân sự vẫn sẽ và phải có mặt trong các cuộc phỏng vấn. Ai sẽ giúp công ty (giám đốc) quản lý nhân viên và quản lý thế nào nếu không biết nhân viên là ai ?

Điểm 4 đúng là một thực tế khá phổ biến hiện nay. Một số đồng nghiệp của hắn làm Nhân sự mà không thực sự biết Nhân sự là làm những gì. Chính vì họ không biết nên không nghĩ ra việc. Và khi không nghĩ ra việc thì sẽ có người nghĩ cho họ. Tuy nhiên suy nghĩ này chỉ xuất hiện ở những công ty siêu nhỏ hoặc nhỏ khi mà một người phải kiêm nhiều việc. Còn các công ty khác, Nhân sự có nhiều tiếng nói hơn. Người làm Nhân sự có lẽ phải tự thân cố gắng nhiều để hình ảnh cũng như công việc của mình tốt hơn trong con mắt của sếp và các đồng nghiệp khác cùng công ty.

Điểm 3: Cô đã biết gì về công việc của hắn mà gọi điện rồi đàm phán kiểu abcdf...?. Điểm này cũng giống như điểm 1: Làm sao HR có thể đánh giá được năng lực của UV khi bản thân HR cũng không biết tính chất công việc của UV là như thế nào ?. Hai điểm này, hắn đồng ý. Thực tế thì nhân sự không phải là người cuối cùng chốt có ký hay không ký. Năng lực có tốt hay không. Đó sẽ là trưởng bộ phận hoặc lãnh đạo công ty. Tuy nhiên một nhiệm vụ quan trọng của người tuyển dụng đó là làm phễu để lọc các ứng viên cơ bản trước khi đưa đến các vòng lọc sau. Như thế các HR sẽ phải chủ động cập nhật các kiến thức về vị trí họ sẽ tuyển. Mọi người sẽ phải đọc mô tả công việc, trao đổi với trưởng bộ phận, các nhân viên đồng cấp của vị trí, tìm hiểu qua mạng về công việc đó. Rồi họ tiếp tục học qua các ứng viên. Ban đầu có thể bỡ ngỡ đôi chút nhưng dần khi số lượng ứng viên đủ lớn, các HR sẽ có đủ kiến thức về công việc của vị trí cần tuyển. Và họ sẽ làm tốt công việc sơ tuyển. Ứng viên giỏi, chỉ cần trao đổi đôi chút là các HR sẽ biết thực sự họ có giỏi hay không? Ngoài phỏng vấn trao đổi, HR còn nhiều công cụ khác để biết xem họ có giỏi không? Ví dụ như nhận xét từ các đồng nghiệp cũ của ứng viên, thành tích, kinh nghiệm của họ ...

Tóm lại là nhân sự họ biết các ứng viên ạ. Vì thế nếu bạn giỏi, hãy giải thích cho các HR phỏng vấn về công việc để họ hiểu rằng họ dốt như thế nào. À, khi họ deal (hắn đoán ý là đàm phán lương) với bạn tức là họ có trong tay vài người như bạn và họ đang cân đo đong đếm năng lực của bạn với người khác.

Điểm 2: Cô chẳng biết cái quái gì về tôi, làm sao cô có thể đánh giá năng lực của tôi ? Đây chính là lý do xuất hiện nhân sự trong việc tuyển dụng. Chả ai biết gì về ứng viên cả vì thế họ không thể đánh giá năng lực ứng viên cho đến khi họ hiểu. Phỏng vấn và kiểm tra để nhà tuyển dụng có thể hiểu ứng viên. Cái hiểu này như đã nói ở ý 5 bao gồm cả tính cách, hành vi, lối sống và năng lực nghề nghiệp. Từ hiểu mới cáo thể đánh giá và so sánh năng lực của ứng viên A với ứng viên B. Làm sao cô có thể đánh giá hắn ư ? Nhiều cách làm lắm: từ Nhân tướng học, DISC, MBTI, STAR, Home Work ...

Định thần tẩy độc xong. Hắn mở mắt, mọi thứ có vẻ rõ ràng hơn. Dường như công lực của hắn tăng tiến thêm đôi phần. Hắn mỉm cười và bốc điện thoại gọi cho ứng viên. Còn các đồng đạo trong phòng Nhân sự, dù đã quen với các hành động của hắn cũng có chút hoang mang. Không hiểu hắn dính chưởng ở đâu mà phải về phòng thiền định thế này.

Còn tiếp!
Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn

Cold Call – Kịch bản xử lý gọi điện tuyển dụng ngẫu nhiên với ứng viên

(Tiếp bài trước: https://goo.gl/rxpHsK ) Hắn khoe với em Trang thực tập: “Anh có cả kịch bản gọi điện cho ứng viên nữa”. Mở mồ ra là hắn biết mình đã nhỡ mồm. Bí kíp của hắn cất dấu bao lâu nay, giờ có nguy cơ bị lộ vì dại gái. Không có cái gì dại hơn cái dại này. Em Trang với đôi mắt tròn xoe, chớp chớp: “Anh nói cho em với”. Dù không muốn hắn đành phải mở máy tính lôi ra kịch bản mà hắn đã dày công xây dựng:

Phần đầu của kịch bản là một số lưu ý: Kịch bản sẽ có những nội dung chính như:
1. Gây sự chú ý của ứng viên: Bằng giọng nói, nội dung.
2. Tìm hiểu nhu cầu ứng viên: Như công việc mong muốn, môi trường làm việc, chế độ chính sách.
3. Xác định lại nhu cầu và cho ứng viên thấy được sự phù hợp tại công ty mình.
4. Hẹn gặp.

Ngoài kịch bản tình huống trong giao tiếp với ứng viên thì việc chuẩn bị kịch bản tâm lý không kém phần quan trọng. Khi bắt đầu gọi điện cho ứng viên NTD phải có tâm lý thoải mái, vui vẻ, tiếp đó nếu ứng viên cũng có tâm lý vui vẻ và sẵn lòng đối thoại thì việc truyền đạt đến ứng viên dễ dàng hơn nhiều. Việc để ý đến thái độ và tâm lý tích cực trong khi gọi điện cho ứng viên là rất quan trọng, không những ảnh hưởng đến phản ứng của ứng viên mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh công ty, gần hơn là kết quả làm việc của nhà tuyển dụng.

Phần sau là các kịch bản hay gặp:

A. Kịch bản với các ứng viên Cao cấp:

1. Chưa có thông tin ứng viên cao cấp (trưởng bộ phận), xin thông tin gián tiếp
(Gặp người nhấc máy)

Chào anh/chị, tôi là.......... ở công ty ............Công ty chuyên về lĩnh vực.......cho các doanh nghiệp như bên anh/chị. Để có thể hỗ trợ và hợp tác trong hoạt động kinh doanh cho [bộ phận của ứng viên cao cấp] xin anh/chị 1 -2 phút để tìm hiểu một vài thông tin trước khi gửi tài liệu này được chứ ạ!

Cho tôi hỏi ( 2 câu hỏi đơn giản mang tính kiểm tra lại thông tin : địa chỉ chính xác, số fax để người nghe đỡ phòng thủ và cởi mở hơn)................

Có phải số fax bên anh chị đang dùng là.......................

Để có thể gửi tài liệu cho thuận tiện chị cho xin tên đầy đủ của [trưởng bộ phận] ?(thêm các thông tin khác nếu có thể)

Anh/chị vui lòng cho tôi xin tên để lần sau liên hệ cho tiện được không?
Cảm ơn anh/chị.

2. Chưa có thông tin ứng viên cao cấp (trưởng bộ phận), Xin thông tin trực tiếp:
(Gặp người nhấc máy)

Chào anh/chị, tôi là................. Ở bên công ty ......................
Sếp tôi có tài liệu cần chuyển gấp cho (trưởng bộ phận A) của anh/chị, anh/chị vui lòng đọc giúp địa chỉ email chính xác của xếp anh/chị để tôi gửi qua nhé.

Để tiện việc xác nhận được tài liệu anh/chị đọc giúp số di động tiện gọi nhất ( Trong trường hợp người nhấc máy hỏi gửi tài liệu gì cần trả lời: Sếp tôi bảo tôi gửi tài liệu qua cho sếp chị tôi không biết là tài liệu gì )

Anh/chị vui lòng cho tôi biết tên của anh chị để tôi nói lại cho sếp tôi
Tôi muốn có thêm thông tin liên lạc gấp anh/chị cho tôi biết tôi cần gặp ai
Cám ơn anh/chị!

3. Đã có tên ứng viên cao cấp (trưởng bộ phận),
(Gặp người nhấc máy)

Làm ơn nối máy cho gặp anh/chị .......(tên riêng) ứng viên cao cấp (trưởng bộ phận),

Tôi ở bên ...............làm về........................
- Tôi có việc cần thảo luận nhanh với anh/chị .................(xin máy lẻ nếu bận họp hoặc đi vắng)
- Tôi có hẹn với anh............gửi một số tài liệu sang , để gửi tài liệu phù hợp anh/chị cho xin một số thông tin: ..............email, mobile của trưởng bộ phận A..........

Tôi sẽ liên lạc với anh..........sau.
Cảm ơn anh.

4. Xin cuộc hẹn gặp ứng viên cao cấp (trưởng bộ phận),

Anh...........(tên người cần gặp).......... à!

Em là ..............- phụ trách ............bên.... .......công ty chuyên về ............(gắn với nhu cầu hoặc vấn đề ứng viên đang quan tâm) Xin anh.......1-2 phút để trao đổi nhanh một số nội dung được chứ ạ ?

Qua thông tin.............em được biết anh chuyên gia trong lĩnh vực ………………………. Bên em đang có bài toán ................(vấn đề đang gặp phải). Rất mong anh hỗ trợ.

Không biết anh có thời gian nào rảnh không? Em muốn gặp anh để hỏi anh kỹ hơn.

Ngày..............lúc nào phù hợp cho anh?
Vậy thì..................(xác nhận lại thời gian)..................

Cảm ơn anh.

B. Kịch bản với các ứng viên đại trà: (Cách gọi bạn/ anh/ chị / em phụ thuộc vào tuổi tác của ứng viên. Trong trường hợp chưa biết cứ giữ phép lịch sự gọi anh chị xưng em).

1.Câu chào: Xin chào bạn A. Mình là … gọi từ tập đoàn Phan Thị. ( Gọi như vậy nghe tự tin & thân thiện hơn. Không cần phải “Xin lỗi A có phải A ko?” hay “Đây có phải số máy A ko?”)
+ Trường hợp không phải A, tiếp tục tự nhiên: Thành thật xin lỗi bạn vì cuộc gọi bất tiện này. Bên tập đoàn … đang có vị trí …. . Không biết bạn có đang làm cùng lĩnh vực không? . Sau khi trao đổi ngắn gọn các thông tin nếu không thấy phù hợp, kết thúc cuộc gọi và hẹn dịp gặp lại. Chuyển sang mục 7.
+ Trường hợp là A:

2. Tiếp theo: Dạ, mình biết ….. bạn….. rất bận nhưng cuộc gọi này chỉ mất 2 phút và bên mình đang có nhu cầu tìm kiếm vị trí ..… (Đừng bao giờ nên hỏi “A có rỗi để nói chuyện ko?” hay “Mình xin A vài phút được ko?”… Không nên, vì chắc chắn ứng viên sẽ bảo ‘bận lắm’, ‘rất bận’. Nếu nói như vậy, tức là đã tạo ra cho Ứng viên một lý do hoàn hảo để cúp máy.)

3. Trao đổi về vị trí công việc …. Hỏi lại ứng viên: Không biết trao đổi về cơ hội này có tiện với bạn không?
+ Trường hợp Ứng viên trả lời đã có việc làm hoặc từ chối: Cám ơn bạn đã trao đổi và vui lòng cho mình xin thêm vài phút để “ khảo sát” mong muốn của ứng viên về chế độ, môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến… (Nếu phù hợp và công ty đáp ứng được nguyện vọng đó, hãy giới thiệu ngay với ứng viên và để lai liên hệ, khi quan tâm họ sẽ liên hệ lại. Hoặc sau khi khảo sát không đạt được mục đích, hãy kết thúc bằng một câu kết đẹp. Chuyển sang mục 7)
+ Trường hợp Ứng viên trả lời chưa có việc hoặc đồng ý trao đổi tiếp:

4. Phỏng vấn sơ bộ năng lực của ứng viên: Theo bạn …..(câu hỏi phỏng vấn theo vị trí)

5. Tìm hiểu nhu cầu của ứng viên: Sử dụng các câu hỏi kiểu gợi chuyện. Cố gắng hỏi các câu hỏi có từ để hỏi như "cái gì", "khi nào", "ở đâu", "như thế nào". Ví dụ: Theo bạn thì công ty như thế nào sẽ hấp dẫn ứng viên?
Sau đó Sử dụng câu hỏi đóng để phân loại và xác nhận sự thấu hiểu đối với ứng viên. Câu hỏi đóng là dạng câu hỏi được trả lời có hay không, chẳng hạn:”Ý bạn nói là công ty nên có …. phải không?”

6. Chốt:
+ Nếu ứng viên phù hợp nhu cầu: đặt lịch hẹn phỏng vấn và lấy CV cập nhật. Không được chớp lấy cơ hội để bắt đầu giải thích rằng công ty có thể giải quyết nhu cầu như thế nào cho đến khi ta đã hỏi xong tất cả các câu hỏi và thu thập tất cả thông tin ta cần. (Trong bất kỳ trường hợp nào cũng không nên chen vào câu chuyện). Hỏi xong, giới thiêu với ứng viên những điểm phù hợp:
Mình thấy, ở công ty Phan Thị có điểm này chắc bạn sẽ thích. Đó là ……. Không biết bạn có rảnh để lên công ty chúng ta cùng tra đổi thêm? Ngày..............lúc nào phù hợp cho bạn?
Vậy thì..................(xác nhận lại thời gian)..................

Bạn vui lòng gửi CV mới nhất vào email: cuongnh…
+ Nếu ứng viên không phù hợp: Cám ơn ứng viên và hẹn sẽ liên hệ lại khi phù hợp với nhu cầu.

7. Xác nhận lại thông tin liên hệ của ứng viên: email, điện thoại, họ và tên.
Trước khi cúp máy, bạn vui lòng cho mình xác nhận lại thông tin 1 chút:
- Họ tên:
- Email :
- Điện thoại:

8. Kết với ý mong muốn được gặp lại: Rất cảm ơn bạn đã bỏ chút thời gian để cùng trao đổi. Hi vọng chúng ta sẽ sớm có duyên gặp mặt …

Cho em thực tập xem kịch bản gọi điện cho ứng viên xong. Hắn hỏi: “Em thấy được không?. Nói chung làm nghề gì cũng phải có công cụ cả. Bên C&B cũng thế. Đây chỉ là kịch bản thôi. Còn để sử dụng nó nhuần nhuyễn thì phải tập nhiều. Và vấp chán em ạ. Vì thế đừng sợ. Cứ trải nghiệm là sẽ tốt ngay.”

Còn tiếp!
Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn

Cold Call – Kỹ thuật xử lý cuộc gọi ngẫu nhiên

(Tiếp bài trước: https://goo.gl/7vPMMe ) Tại phòng làm việc, hắn đang trao đổi với em Trang thực tập mảng C&B về việc trao đổi với người lạ qua điện thoại. Em khá run khi gọi điện thoại cho người khác. Em rất ngưỡng mộ khi thấy hắn có thể gọi điện cho các ứng viên một cách thoải mái và chuyên nghiệp. Trang hỏi bí kíp của hắn. Đang vui nên hắn chia sẻ luôn:

“Anh có một kỹ thuật. Gọi là Cold call - Kỹ thuật xử lý cuộc gọi ngẫu nhiên. Kỹ thuật này anh có được là do tình cờ đọc được stt của anh Nguyên – một người anh lão làng trong giới Nhân sự và có nhiều năm kinh nghiệm làm tuyển dụng cũng như headhunt (săn đầu người): “'Cold call' là một thuật ngữ được dùng nhiều trong tuyển dụng, đặc biệt hunting. Tuy vậy, qua trao đổi với các bạn làm HR - tuyển dụng thì thuật ngữ này có vẻ khá mới mẻ với nhiều người, thậm chí không được áp dụng trong công việc. Vậy công việc tuyển dụng chỉ đơn giản là đăng tuyển dụng để nhận hồ sơ rồi tổ chức phỏng vấn thôi sao?”

Anh đọc kỹ thấy trao đổi của anh Nguyên rất thú vị: “đúng là cold call được dùng nhiều hơn trong sales. Tuy nhiên, trong phạm vi trao đổi của stt này thi mình chỉ đề cập đến cold call trong tuyển dụng.

Vụ ôm điện thoại của Quỳnh nêu trên không phải là tele-interiew đâu, đúng là cold call vì hầu hết ứng viên - là người nhận điện thoại - không hề biết đến sẽ có cuộc gọi đó, giới thiệu cơ hội và thuyết phục. Các contacts này đều được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau...

Nói một cách khác, các ứng viên nhận được cold call là ứng viên thụ động - passive candidates. Họ không chủ động dự tuyển mà được bên tuyển dụng, hunting tiếp cận qua các cuộc gọi.”

Đọc đến đây anh tò mò liền tìm hiểu thêm thông tin về cold call. Các cuộc gọi ngẫu nhiên (Cold Calling) là các cuộc điện thoại hay thăm viếng ứng viên tiềm năng mà họ không biết ta. Mục đích của các cuộc gọi ngẫu nhiên là để thu thập thông tin về tiềm năng của ứng viên, thông tin cho ứng viên tiềm năng biết về lợi ích khi ứng tuyển vào công ty của ta và trong rất nhiều trường hợp là để hẹn gặp.

Có rất nhiều thử thách khi thực hiện các cuộc gọi ngẫu nhiên bao gồm: hơi run, phải thông qua trợ lý, thư ký hay những người “gác cổng” khác hay tìm ra đúng người cần gọi; tìm ra cách để đưa ra thông tin nhanh chóng và thúc đẩy quá trình ứng tuyển.

Anh cũng tìm ra một số kỹ thuật vượt qua những thử thách đó:

Tránh có những cuộc gọi ngẫu nhiên quá tẻ nhạt
Hỏi ứng viên hiện tại về ứng viên tiềm năng và sử dụng tên của ứng viên hiện tại để bắt đầu làm quen khi gọi điện. Để có được ứng viên tiềm năng, hãy tìm cách lấy được những thông tin đó từ những câu chuyện tự nhiên hàng ngày với ứng viên quen của họ thay vì chỉ đề nghị họ cho tên tuổi và số điện thoại của ứng viên tiềm năng. Ví dụ nếu ta muốn hỏi ai đó có biết người quan tâm đến việc mua bảo hiểm, họ có thể trả lời là không vì họ không thể nghĩ ra ai tức thời. Nhưng nếu như bạn nói chuyện với người đó về việc sinh con và hỏi liệu bạn của họ cũng đang sinh con, anh ta sẽ nhận ra rằng họ biết rất nhiều người có quan tâm tới kế hoạch cho tương lai…người mà muốn mua bảo hiểm.
Lao vào tức thời

Ta sẽ không bao giờ cảm thấy đủ sẵn sàng để thực hiện các cuộc gọi ứng viên, do đó đừng bao giờ chờ đợi khoảnh khắc hoàn hảo. Sự sợ hãi của ta sẽ không bao giờ tiêu tan và gọi điện để bị từ chối thì ta không bao giờ mong chờ. Do vậy, thay vì đưa ra các lý do để trì hoãn, hãy làm ngay khi có thể.

Hãy khéo léo
Dù cho ta gặp thư ký, trợ lý hay chính bản thân ứng viên tiềm năng trên điện thoại, hãy khéo léo đề cập lý do ta gọi điện. Giới thiệu mình và giải thích lý do cuộc gọi. Hãy khéo léo và ngắn ngọn. Người ta sẽ bực mình và nghi ngờ nếu ta không đưa ra lý do tại sao ta gọi điện. Phải biết được liệu đó có phải thời gian thích hợp để gọi điện không – nếu đúng, hãy đưa thêm thông tin; nếu không, hỏi ứng viên khi nào là thời gian thích hợp cho ta gọi lại.

Gọi điện nhiều lần
Nếu quá khó khăn để gặp người nào đó, hoặc là bởi vì trợ lý hay thư ký luôn trả lời điện thoại hay máy trả lời tự động, ta nên thử gọi điện vào những giờ không bình thường. Ứng viên tiềm năng sẽ có thể nhận điện thoại vào lúc 8 giờ sáng hay 6.30 chiều. Hơn nữa, lúc đó họ có vẻ thoải mái hơn và có thời gian để nói chuyện vì họ không phải chịu áp lực từ 9 xuống 5. Nếu ta gọi điện cho cá nhân vào các giờ không bình thường thì buổi tối có lẽ là thời điểm tốt hơn là buổi sáng.

Đừng mong đợi ứng viên sẽ gọi điện lại cho ta
Ta không nên đợi ứng viên tiềm năng gọi điện lại cho ta. Họ có thể sẽ không gọi, ngay cả khi họ rất quan tâm đến vị trí của ta. Đừng quá tự tin là khi ứng viên tiềm năng nói họ sẽ gọi điện lại cho ta họ sẽ làm. Hãy vượt lên cái tôi của ta và gọi cho họ. Và khi ta làm việc đó, hãy vui vẻ, cho dù ta cảm thấy bực mình khi họ không bao giờ gọi lại cho ta.

Tạo cảm tình với ứng viên
Có một thực tế rằng, ứng viên phần nhiều ứng tuyển với những người mà họ thích., những người mà họ cho rằng hiểu họ và công việc của họ. Thu hút ứng viên tiềm năng của ta bằng cách hỏi và tỏ ra thực sự quan tâm tới ứng viên.
Không nói quá nhiều

Hãy thực hiện các cuộc gọi ngẫu nhiên để thu thập thông tin về nhu cầu của ứng viên tiềm năng. Tất nhiên ta cần phải cung cấp đầy đủ thông tin về những ích lợi mà vị trí đem lại cho họ để thu hút họ nói chuyện với ta. Nhưng đừng nói quá nhiều. Nếu ta đưa ra một đoạn giới thiệu quá dài mà không cần biết ứng viên tiềm năng nghĩ gì, ta sẽ làm họ khó chịu. Hãy hỏi ứng viên tiềm năng về những vấn đề và nhu cầu của họ (ta cần phải chuẩn bị những câu hỏi ) và chăm chú lắng nghe câu trả lời của họ. Rồi tập trung vào những thông tin có lợi cho ta để giải quyết những vấn đề đó và đáp ứng nhu cầu của họ. Tốt nhất, nên cố gắng có được cuộc gặp mặt trực tiếp.

Nếu ai đó yêu cầu ta gửi cho mô tả công việc, hỏi họ xem liệu ta có thể gặp họ trong vòng 15 phút để nói về vị trí công việc. Bằng cách này nó có thể hiệu quả hơn đối với họ để biết về công việc vì ta có thể giới thiệu thông tin và trả lời các câu hỏi của họ. Hơn nữa, gặp mặt trực tiếp ai đó sẽ có quan hệ thân thiện hơn và sẽ dễ làm họ nhớ ta là ai và tại sao họ cần vị trí tuyến dụng.

Hãy tìm kiếm lời tư vấn thay vì tìm kiếm ứng viên cao cấp
Đối với ứng viên tiềm năng, có một cách nữa để tiếp cận đó là xin lời khuyên, tư vấn. Con người có hướng mở lòng hơn với những ai tôn trọng họ. Tôn vin những kiến thức kinh nghiệm mà họ có được. Vì thế một lời nhờ tư vấn đôi khi sẽ rất hiệu quả để nói chuyện và gặp mặt.”

Hắn dừng một lúc rồi nói tiếp với Trang: “Em thấy không, mình là Nhân sự thì phải học Marketing, và học cả về sale. Đúng không em ?”. Trang gật đầu và nói: “Để em ghi lại”. Hắn khoe: “Anh có cả kịch bản gọi điện cho ứng viên nữa.”

Còn tiếp!
Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn