Hướng dẫn xây dựng Tiêu chuẩn Bậc chức danh chuyên môn và quản lý

Sáng nhận được mail này, tự nhiên tôi lại có động lực mở blog ra và viết TUT. Những ai làm ở tập đoàn nhà nước chắc hản sẽ quen với thuật ngữ này: Tiêu chuẩn Bậc chức danh chuyên môn và cán bộ quản lý. Phòng Tổ chức Lao động hẳn sẽ có 1 quyển bí kíp dầy ụ để liệt kê ra chức danh nào có tiêu chuẩn gì? Mọi người có tưởng tưởng ra quyển bí kíp đó trông thế nào không ? (Câu đố dành cho ai chưa làm tập đoàn nhà nước thôi nhé). Trước tiên xin mời cả nhà đọc qua bài toán:

Dear Kinhcan!

Công ty giao cho mình làm lại Quy chế lương, theo đó là Thang bảng lương và Bậc chức danh. Mình đã xây dựng xong Quy chế trả lương, Thang lương và bậc chức danh. Giờ chỉ đang đau đầu về việc xây dựng ” Tiêu chuẩn Bậc chức danh” cho từng vị trí để đánh giá, sắp xếp lại lương cho nhân viên

Trong Bộ tài liệu mà mình đang có, thì thấy có tài liệu về khung năng lực. Mĩnh đã đọc mấy bữa nay, nhưng thiệt là bôí rối, vì không biết kết nối thế nào để xây dựng lại tiêu chuẩn bậc chức danh bây giờ.

Cường có thể tư vấn cho mình, hướng dẫn cách để xây dựng “Tiêu chuẩn Bậc chức danh ” không? (hướng của Công ty là xây dựng 5 bậc tiêu chuẩn cd”

Bạn nhận được mail này, xin vui lòng take chút thời gian reply lại cho mình với nhé. Đang trông chờ :)

Thanks,

Bài toán đã rõ, trong đầu tôi hiện ra nhiều ý và tôi cũng hơi băn khoăn nên bắt đầu từ ý nào. Có lẽ bắt đầu từ từ khóa “bí kíp” mà tôi nói ở trên. Bản tiêu chuẩn chức danh chuyên môn và cán bộ quản lý là 1 quyển giống như quyển luận văn được in trên giấy A4 và đóng quyển. Tôi đã từng đọc nó trong một dự án tư vấn. Nó có khoảng 100 trang. Trong đó nó chia làm 2 phần:
– Tiêu chuẩn bậc chức danh chuyên môn với cấu trúc:
a) Chức trách
b) Hiểu biết
c) Làm được
d) Yêu cầu trình độ

Chuyên môn sẽ có 4 cấp (ngạch): Cán sự (kỹ thuật viên) -> Chuyên viên (kỹ sư) -> Chuyên viên chính (kỹ sư chính) -> Chuyên viên cao cấp (kỹ sư cao cấp)

tieu-chuan-chuc-danh-chuyen-mon

– Tiêu chuẩn bậc chức danh cán bộ có cấu trúc:
1. Hiểu biết
2. Năng lực
3. Trình độ, kiến thức
4. Kinh nghiệm

Cán bộ sẽ có 4 cấp: nhân viên (là những người đang làm chuyên môn) -> Phó phòng -> Trưởng phòng -> Phó tổng Giám đốc

tieu-chuan-chuc-danh-truong-phong

Cả 2 phần đều được viết cấu trúc giống nhau gồm 4 mục. Cách thức xây được tham khảo bởi thông tư số 04/1998/TT- BLĐTBXH ngày 04/4/1998 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Ai muốn hiểu sâu hơn về bản tiêu chuẩn chức danh này nên đọc thêm thông tư và 2 bài viết của tôi về chủ đề lộ trình công danh theo nhà nước:
Lộ trình công danh trong công ty nhà nước ( https://goo.gl/xxGZJn )
So sánh bảng phân bậc của Việt Nam và Nhật bản ( https://goo.gl/JDJhvY )

Chúng ta cùng điểm qua 1 chút hệ thống nhà nước để hiểu. Đây chính là hình thức sơ khai đầu tiên khi xây dựng Bản tiêu chuẩn chức danh hay hiện đại hơn gọi là : Lộ trình công danh. Với bản sơ khai, đôi khi chúng ta có thể tạm quy Tiêu chuẩn bậc chức danh = Tiêu chuẩn công việc. Ai ở bậc cao hơn thì sẽ phải làm nhiều việc hơn và yêu cầu dài hơn. Ví dụ như:

bang-phan-bac

Sau đó chúng ta cảm tính nhặt người vào từng bậc và trả lương tương ứng với thang lương như:

Cách làm của nhà nước là như vậy. Chúng ta có thể học tập. Thực tế tôi thấy nhiều công ty học tập như vậy. Không biết là do họ nghĩ ra hay học tập nhưng đúng là vậy.

Hướng nào làm khác nữa không ? Tôi thấy có. Nếu để ý hơn thì Tiêu chuẩn bậc chức danh có thể được hiểu là Khung năng lực hoặc Từ điển năng lực. Và nó nằm trong 1 dự án lớn lương 3P. Để hiểu hơn về dự án này, anh chị em và các bạn đọc bài: Hướng dẫn xây dựng lương 3P bằng hình ảnhhttps://goo.gl/F2t1WN. Tiêu chuẩn bậc chức danh để trả lương P2 như ở bảng dưới:

Nếu chúng ta thông nhất Tiêu chuẩn bậc chức danh là Khung năng lực thì hướng dẫn nó tương tự như ở bài: Hướng dẫn xây dựng khung năng lực bằng hình ảnhhttps://goo.gl/SFBV27. Kết quả nó giống như ở bản demo mà tôi gửi cho mọi người: Bộ tài liệu demo và hướng dẫn xây dựng từ điển năng lực (khung năng lực) v30https://goo.gl/AdsTMC . Ít ra thì nó cũng phải giống như của Microsoft: Năng lực hài hước trong bộ từ điển năng lực của Microsofthttps://goo.gl/YBB6e2

Chúc mọi người xây dựng thành công!

Hướng dẫn xây dựng khung năng lực bằng hình ảnh

Khung-năng-lực là hệ thống cụ thể hóa các hành vi cần thiết (của năng lực) ở các cấp bậc khác nhau, áp dụng với các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp để hoàn thành một công việc.

Làm thế nào ta biết?

– Một vị trí công việc thì đòi hỏi những năng lực cần thiết nào?
– Nhân viên của bạn cần được đào tạo những kiến thức và kỹ năng gì?
– Hay làm thế nào tuyển dụng đúng người cho vị trí này?
– Có thể bạn cho rằng nền tảng kiến thức của một người là đáng tin cậy? Cũng có thể bạn tin tưởng vào quá trình làm việc thực tế và số năm kinh nghiệm hơn là giáo dục? Đôi khi tính cách cá nhân lại là yếu tố chính quyết định đến hiệu quả công việc…

Thực tế, tất cả những yếu tố này đều quan trọng. Nhưng tự chúng không đủ đảm bảo rằng nhân viên của bạn sẽ hoàn thành công việc đúng theo mức độ yêu cầu của doanh nghiệp.

Hiện nay có một phương pháp tiếp cận để giải quyết vấn đề hóc búa này, đó là tạo sự liên kết giữa mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp với kết quả hoàn thành công việc của từng cá nhân. Rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng cầu nối “năng lực” để thực hiện được điều này.

NĂNG LỰC được hiểu là các kỹ năng, kiến thức, khả năng, kinh nghiệm, phẩm chất, động lực hoặc các đặc điểm cá nhân có vai trò cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Năng lực được thể hiện qua các hành vi mà bạn có thể quan sát được.

Khung-năng-lực là hệ thống cụ thể hóa các hành vi cần thiết (của năng lực) ở các cấp bậc khác nhau, áp dụng với các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp để hoàn thành một công việc.

Thực tế, khung năng lực đã được chứng minh là một công cụ hiệu quả trong tuyển dụng, quản lý thành tích, phát triển nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp.

Ngày càng nhiều tổ chức áp dụng khung năng lực…

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đã thất bại khi theo đuổi mục tiêu này, bởi vì đội ngũ quản lý không hiểu đúng và hiểu hết lợi ích của khung năng lực.

Do không tạo ra được mối liên kết giữa khung năng lực với mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của doanh nghiệp.
Một số doanh nghiệp đơn thuần bê nguyên bộ khung năng lực của doanh nghiệp khác về áp dụng mà không sửa đổi cho phù hợp với văn hóa, chiến lược kinh doanh của mình…
Ngày nay, khung năng lực đã trở thành công cụ không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp hiện đại, bạn có thể đọc để hiểu sâu sắc hơn về mô hình khung năng lực tại đây:

0001

0002

0003

0004

0005

0006

0008

0009

0011

0012

0013

0014

0015

0016

0017

0018

Tái bút 13/10/16: Nguồn Đơn vị tư vấn KOH

Tái bút 12h cùng ngày: Đoạn này trở về trên không phải của tôi nhé cả nhà. Tôi không để nguồn để cho tác giả lên tiếng và hiểu cái cảm giác sử dụng của người khác nhưng không để nguồn là thế nào. Để biết nguồn vui lòng xem comment ở dưới.

Thực ra “năng lực” chưa đảm bảo rằng người ta sẽ hoàn thành công việc mà chỉ đảm bảo người ta có khả năng hoàn thành công việc thôi. Tài liệu và bài viết cho chủ đề này tôi có khá nhiều. Tôi còn nghiên cứu cả bậc năng lực của nhà nước. Ai quan tâm thì cứ lần theo từ khóa: “khung năng lực”, “từ điển năng lực”, “competencies” trên blog của tôi là biết.

Về mặt tài liệu, tôi có sưu tầm được 2 bộ. Và tôi nghĩ chỉ có 2 bộ này là full và đầy đủ nhất rồi:

bo-tai-lieu-khung-nang-luc-full

BTL35 – Thư viện tai lieu ve Core Competencies – Từ điển năng lựchttps://goo.gl/owGPWv
BTL11 – Bản – Từ điển năng lực ( update )https://goo.gl/haqFdx

btl11-demo-tu-dien-nang-luc

btl35-thu-vien-tu-dien-nang-luc

Trong này có bản demo của tôi. Khá dễ hiểu: Bộ tài liệu demo và hướng dẫn xây dựng từ điển năng lực (khung năng lực) v30.

0.Nang luc loi
1.Nang luc kien thuc
2.Nang luc ky nang
3.Nang luc to chat
4.Nang luc quan ly
5.Mo ta cong viec
Huong dan xay dung tu dien nang luc.ppt
Huong dan xay dung tu dien nang luc.xls
Tu dien nang luc.xls
– Gioi thieu
– Muc luc
– Huong dan
– DS NL kien thuc
– DS NL ky nang
– DS NL pham chat
– NL ky nang
– NL kien thuc
– NL pham chat
– NL Quan ly
– NL Loi
– Phan bo NL
– Theo doi Xu huong PT
– Bang DG NL ca nhan
– Bang tu danh gia
– Bang tong hop danh gia nv

Chi tiết hình ảnh của bộ demo và linkdownload, anh chị em vui lòng xem tại đây: Bộ tài liệu demo và hướng dẫn xây dựng từ điển năng lực (khung năng lực) v30https://goo.gl/AdsTMC

Chúc mọi người xây dựng khung năng lực thành công.

Tài liệu về khung, từ điển năng lực của HRA

Tài liệu về khung, từ điển năng lực này nóng hổi vừa thổi vừa ăn. Mọi người xem ngay kẻo nguồn bị sập mất. Do bên HRA cung cấp rộng rãi trên website nên tôi cũng mạn phép mang về blog chia sẻ để nhiều người biết hơn. Tôi sẽ có bài viết bình luận về các tài liệu sau. Ai quan tâm vui lòng click và các link ở dưới:

Chi tiết Kỷ yếu Hội thảo “Khung năng lực – xu hướng ứng dụng trong bối cảnh hội nhập”
Chi tiết: Trình bày về cách xây dựng Khung năng lực – các hướng tiếp cận
Tài liệu: Phần trình bày giới thiệu của chị Nam Phương
Kèm theo là:
Tài liệu: Khung năng lực nghề nhân sự theo SHRM BoCK (Chia sẻ từ PACE)

Tài liệu: Khung năng lực nghề nhân sự theo APFHRM (Thành viên HRA dịch)
Tài liệu: Phần trình bày về Khung năng lực nghề nhân sự của Ariston

Linkdownload và bài tường thuật sơ lược: http://goo.gl/xhr0AC

Chúc mọi người 1 tuần mới làm việc vui vẻ!

Bộ tài liệu demo và hướng dẫn xây dựng từ điển năng lực (khung năng lực) v30

Giữa tuần Cường có 2 việc muốn share với cả nhả. : )

1. Tặng cả nhà bộ sản phẩm mới ra lò (update) – Bộ tài liệu demo và hướng dẫn xây dựng từ điển năng lực (khung năng lực) v30. Lâu lắm rồi mới update lại. : ) Bộ lần này có cái nhìn tốt hơn so với bộ trước (nếu mọi người đã có bộ trước).

0.Nang luc loi
1.Nang luc kien thuc
2.Nang luc ky nang
3.Nang luc to chat
4.Nang luc quan ly
5.Mo ta cong viec
Huong dan xay dung tu dien nang luc.ppt
Huong dan xay dung tu dien nang luc.xls
Tu dien nang luc.xls
– Gioi thieu
– Muc luc
– Huong dan
– DS NL kien thuc
– DS NL ky nang
– DS NL pham chat
– NL ky nang
– NL kien thuc
– NL pham chat
– NL Quan ly
– NL Loi
– Phan bo NL
– Theo doi Xu huong PT
– Bang DG NL ca nhan
– Bang tu danh gia
– Bang tong hop danh gia nv

Link download tài liệu: https://bit.ly/3zcO6Hy

2. Sau khi đăng cái ảnh phát hiện ra Lê Na cung bọ cạp trong giới đào tạo HR thì tôi đã chính thức bị đá ra khỏi group HR tuyển dụng. : )

Link download bộ demo và hướng dẫn xây dựng từ điển năng lực: http://adf.ly/1M4JWj

Giờ bạn không cần phải hỏi tôi như thế này nữa nhé: “Cảm ơn bạn. Mình muốn mua/ tham khảo tài liệu về khung năng lực nhân sự như trong kinhcan.net dưới đây

BTL11 – Bản – Từ điển năng lực ( update ) – 10.000 VND

Khung năng lực ASK
TDNL00 – Tu dien nang luc
TDNL01 – Danh muc nang luc ky thuat
TDNL02 – Danh muc nang luc pham chat
TDNL03 – Dinh nghia nang luc ky thuat
TDNL04 – Dinh nghia nang luc pham chat hanh vi
TDNL05 – Bang phan bo nang luc cho cac vi tri va chuc danh
Bạn hồi âm giúp mình nhé. Cảm ơn bạn”

Ứng dụng khung năng lực để xác định nhu cầu đào tạo và chương trình đào tạo

Sau khi tôi viết bài: Phương pháp phỏng vấn tuyển dụng dựa trên khung năng lực và hành vi ( http://goo.gl/mG69CW ) được các anh chị em trong nghề động viên nhiều. Có chị còn hỏi tôi có đi tham dự hội thảo của HRA không mà viết hay vậy. Tôi trả lời là không, tôi viết dựa trên kinh nghiệm và nghiên cứu của mình mấy năm trời thôi. Chị khen: “giỏi”. Nhận được lời khen của người trong ngành quả không dễ dàng gì. Tôi vẫn sướng âm ỉ đến tận tối khi ngồi viết bài này.

Lúc chị khen giỏi, tôi vào xem lại bài rồi xem lây qua cả bài: Xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực như thế nào ? ( http://goo.gl/jdtqe7 ). Đây cũng là 1 bài viết để nhân 1 sự kiện cùng tên của HRA. Xem xong mới thấy mình cần phải có 1 bài viết nói rõ hơn về vấn đề này không thì khó hiểu quá.

Thực ra về tổng quan: xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực cũng giống như tuyển dụng vậy. Đó là dựa vào khung năng lực và bài đánh giá năng lực để đánh giá nhân viên, qua đó xác định xem nhân viên đang ở bậc mấy và cần đào tạo nâng cấp năng lực nào ?

Cụ thể, chúng ta sau khi triển khai dự án xây dựng từ điển năng lực hoặc khugn năng lực thành công thì sẽ có 1 cái bảng khung năng lực như sau:

Cùng với bảng này, dự án sẽ có 1 văn bản định nghĩa các năng lực gọi là từ điển năng lực. Ví dụ như đây là định nghĩa năng lực hài hước: (đây là của Microsoft – http://goo.gl/6WuBzu ):

Nôm na hiểu ý của 2 cái ảnh trên đó là: Chúng ta sẽ có 1 cái bảng phân cấp các vị trí. Mỗi 1 cấp có các năng lực với các bậc khác nhau. Để biết rõ từng bậc chúng ta sẽ mở từ điển ra và tra bậc của năng lực đó. Như hình minh họa ở dưới:

Trên đây là cái nhìn theo kiểu ma trận excel để dễ theo dõi cũng như quản lý. Còn cái nhìn theo dạng lưu đồ, thì nó sẽ như thế này. Ví dụ về vị trí đào tạo:

Như vậy để xác định nhu cầu đào tạo chúng ta sẽ làm như sau:
Bc1: Đánh giá xem nhân viên ở từng vị trí có các năng lực nghề nghiệp phù hợp với vị trí và ở cấp độ mấy. Về cách đánh giá thì mỗi năng lực sẽ có cách đánh giá và bài đánh giá khác nhau. Trở lại ví dụ năng lực hài hước của Microsoft, chúng ta có 1 loạt các câu hỏi đánh giá năng lực:

Các câu hỏi để đánh giá tiêu chí năng lực hài hước:

Để nâng cao năng lực này, hãy thường xuyên tự hỏi mình những câu hỏi sau đây:

– Khi đối mặt với một tình huống có thể khó khăn, hài hước có tác dụng không? Nó có thể mang đến một kết quả tốt hơn không?
– Mình có hài hước hơn mình nghĩ không? Ai có thể đưa ra một đánh giá trung thực về khiếu hài hước của mình?
– Mình có thể bắt đầu một cuộc họp, bài thuyết trình, một cuộc trò chuyện tiếp theo bằng cách kể một câu chuyện cười không?
– Những tình huống hài hước nào trong cuộc sống đã dạy cho mình những bài học?

Để tránh hài hước quá đà, hãy hỏi bản thân:

– Năm ngoái mình đã sử dụng khiếu hài hước không đúng thời điểm vào lúc nào? Nó có thể phản tác dụng khi nào?
– Biết một số người có thể dễ bị tổn thương hơn mình, vậy việc sử dụng sự hài hước có làm mọi người mất vui không? Có bao giờ mình đang làm tổn thương người khác nhưng mình không biết không?
– Mình có nên tránh việc thảo luận hay giải quyết một vấn đề bằng cách làm trò đùa không?

Bc2: Sau khi xác định được từng năng lực của mỗi nhân viên ở cấp độ mấy thì chúng ta sẽ lôi chương trình đào tạo trong từ điển năng lực ra để đào tạo.

Khi hoàn thành xong bước 1 chúng ta có 2 trường hợp:
TH1: Đó là xác định được nhân viên A ở bậc 2 cần đào tạo nâng cao lên bậc 3. Trường hợp này thì cần một chương trình đào tạo toàn diện.
TH2: Xác định được nhân viên ở bậc 2 nhưng lại có ít nhất 1 năng lực thiếu cấp (ví dụ năng lực chứng chỉ đang ở CCNA mà ở bậc 2 cần phải là CCNP). Trường hợp này thì chỉ cần chương trình đào tạo 1 năng lực.

Lúc này chúng ta có câu hỏi : Thế giờ chương trình đào tạo cho từng năng lực sẽ xây như thế nào?
Trả lời: Xây như hướng dẫn của bài này: Xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực như thế nào ? ( http://goo.gl/jdtqe7 )

Đây là ví dụ về cách thức đào tạo năng lực hài hước của Microsoft ở trên:

Đào tạo năng lực hài hước

Tự học:

– Nơi nào có thể hài hước: Những chủ đề được nhất trí là gây cười là những kẻ keo kiệt, những lái xe tệ, những người đãng trí… Những thứ gây buồn cười ở công sở như: các thuật ngữ, bản ghi nhớ, các quy định mỉa mai…
– Tự hài hước: tự hài hước luôn luôn an toàn và bạn được những người khác đánh giá là một người lạc quan và được tôn trọng hơn.
– Vui vẻ hơn: Có một số chiến thuật hài hước cơ bản: sử dụng sự cường điệu, sự hoán vị, ngắn gọn, cắt bỏ những từ không cần thiết. Sự hài hước làm cô đọng những yếu tố thiết yếu của một tình huống, giống như một văn bản tốt có thể làm. Hãy ghi lại những điều hài hước xung quanh để bạn có thể nhớ chúng.
– Hãy để người khác thể hiện khiếu hài hước: Đôi khi những người không hài hước lắm (hoặc rất nghiêm túc) lạnh nhạt và không chào đón sự hài hước của người khác. Khi bạn không làm gì để không khí trở nên vui vẻ và hài hước hơn thì hãy để người khác làm điều đó.

Những biện pháp bổ sung:

– Luyện tập những kĩ năng hài hước, vô thưởng vô phạt như tung hứng, khiêu vũ trong ô vuông để thấy bản thân mình trong những điều kiện học tập khác nhau, ít tính cá nhân hơn hay căng thẳng hơn. Tự hỏi tại sao cái này dễ, trong khi phát triển các kĩ năng cá nhân/ quản lý lại khó. Hãy thử cái gì đó khó hơn với những chiến thuật tương tự.
– Học từ kinh nghiệm, thông tin phản hồi và từ người khác.
– Sử dụng nhiều tấm gương

Ví dụ như ai có khả năng sử dụng khiếu hài hước hiệu quả? Hãy quan sát rộng hơn ngoài công việc và những đồng nghiệp của bạn. Ví dụ như các giáo sĩ, bạn bè, những cặp vợ chồng hay các lãnh đạo cộng đồng cũng là những tấm gương hay.

– Nhận thông tin phản hồi từ bạn bè, đồng nghiệp.

Bạn bè và đồng nghiệp của bạn có thể sẽ không nói thẳng nếu họ đang cạnh tranh với bạn. Một số người có thể sẽ phóng đại khả năng của bạn. Bạn phải đánh giá mức độ tin cậy của các mối quan hệ và chất lượng của thông tin phản hồi.
– Học từ những điều tồi tệ đã xảy ra.

Những điều tồi tệ có thể xảy ra với tất cả mọi người. Tất cả chúng ta đều có những ông chủ tồi, những nhân viên tồi, những tình huống, những nhiệm vụ vô vọng và bất khả thi và những hậu quả ngoài ý muốn. Chúng sẽ mang đến cho bạn những rắc rối nhưng quan trọng là cách bạn học hỏi từ chúng.

– Học từ những tình huống xấu

Tất cả chúng ta đều thấy chính mình trong những tình huống xấu bất cứ lúc nào. Những ý định tốt trở nên tồi tệ. Những nhiệm vụ và mục tiêu bất khả thi. Những dự án vô vọng. Mặc dù bạn không thể thể hiện tốt thì bí quyết là: ít nhất hãy rút ra bài học và sự sáng suốt.

Xác định xong chương trình đào tạo và cách thức đào tạo thì chúng ta sẽ lên kế hoạch triển khai đào tạo. Dưới đây là ví dụ mẫu về chương trình đào tạo khung năng lực cho Nhân viên kinh doanh.


Vậy là đọc đến đây hẳn mọi người đã rõ xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực là gì đúng không ?

Nếu ai quan tâm đến cách thức tạo ra bảng Khung năng lực và từ điển năng lực, vui lòng click vào link xem bài này: Phương pháp phỏng vấn tuyển dụng dựa trên khung năng lực và hành vi ( http://goo.gl/mG69CW )

Phương pháp phỏng vấn tuyển dụng dựa trên khung năng lực và hành vi

Đây là bài viết gia vị chấm mút cho hội thảo của HRA với chủ đề: Phương pháp phỏng vấn tuyển dụng dựa trên khung năng lực và hành vi. Gọi là gia vị vì nó giúp cho món ăn bớt nhạt, đậm đà và hợp khẩu vị hơn. Thực ra tôi không định viết bài này nhưng do hôm vừa rồi đi off cafe với mấy người bạn tham dự hội thảo về. Thấy mấy bạn bảo là hội thảo không có gì mới đều là những cái mình đã làm. Sau khi hỏi kỹ thì thấy trong hội thảo và cả trong slide đều chưa nói chi tiết. Vì thế một số người tham dự sẽ không hiểu. Lý do là vậy.

Nói về khung năng lực hay từ điển năng lực, tôi có khá nhiều bài viết đề cập tới chủ đề này. Và tôi còn làm hẳn 1 cái slide hướng dẫn mọi người xây dựng từ điển năng lực ( http://adf.ly/1Lu2DN ). Đây là một thuật ngữ hay và dự án triển khai nó khá đau đầu. Lý thuyết đơn giản chỉ có thế này:

0. Thống nhất phân cấp cho từng vị trí
1. Dựa vào mô tả công việc phân tách ra các năng lực nghề nghiệp của vị trí
2. Sau khi có các năng lực rồi thì định nghĩa từng năng lực
3. Định nghĩa xong rồi thì tiếp tục phân từng năng lực ra thành x bậc nhất định.
4. Mỗi bậc lại tiếp tục định nghĩa nhỏ hơn
5. Từ các bậc + định nghĩa xây dựng các tiêu chí đánh giá, phương pháp đánh giá, và chương trình đào tạo, các quyền lợi (lương, phúc lợi) cho từng bậc đó.
6. Đưa các năng lực đó vào trong 1 văn bản gọi là từ điển.
7. Phân các bậc năng lực vào cho từng cấp của mỗi vị trí
8. Triển khai đánh giá năng lực nhân viên để phân cấp cho nhân viên.
9. Theo dõi duy trì năng lực nhân viên
10. Đào tạo nhân viên cho phù hợp với yêu cầu của công ty đối với cấp của vị trí họ đang đảm nhiệm.

Khi triển khai thành công dự án này thì nó sẽ có rất nhiều cái lợi cho công việc quản trị nhân sự và công ty. Một trong những cái lợi đó là tuyển được người phù hợp cho công ty.

Để mọi người dễ hình dung, tôi sẽ đưa ra 1 số hình ảnh về kết quả của dự án Khung năng lực. Sau khi hoàn thành, chúng ta sẽ có khung năng lực của 1 vị trí như sau:

Diễn giải cho mọi người hiểu các bảng này: Một phòng hoặc trung tâm có nhiều 1 bậc chức danh (nhân viên, trưởng nhóm, phó phòng, trưởng phòng). Mỗi 1 chức danh có nhiều vị trí (đào tạo, tuyển dụng, chính sách).
Mỗi 1 chức danh thuộc một ngạch hoặc nhiều ngạch. Mỗi 1 vị trí có 5 bậc năng lực – bậc thợ.

Vị trí A thuộc ngạch Chuyên Gia bao gồm x năng lực. Và vị trí A có 5 bậc năng lực hoặc 5 bậc thợ .

Mỗi 1 năng lực trong x năng lực đó được chia làm 5 cấp. Mỗi 1 cấp được định nghĩa khác nhau.

Ngoài bảng khung năng lực trên, chúng ta còn có một file từ điển diễn giải định nghĩa từng năng lực và các bậc của nó. Ví dụ cụ thể về năng lực hài hước (đây là của Microsoft – http://goo.gl/6WuBzu ):

Bảng này chỉ là các định nghĩa. Ngoài ra trong từ điển còn phải có:
– Các câu hỏi để đánh giá tiêu chí năng lực hài hước
– Những câu hỏi phỏng vấn về năng lực hài hước
– Đào tạo năng lực hài hước
Vui lòng click vào link ở trên để xem chi tiết 3 mục vừa rồi.

Nôm na hiểu ý của 2 cái ảnh trên đó là: Chúng ta sẽ có 1 cái bảng phân cấp các vị trí. Mỗi 1 cấp có các năng lực với các bậc khác nhau. Để biết rõ từng bậc chúng ta sẽ mở từ điển ra và tra bậc của năng lực đó. Như hình minh họa ở dưới:

Trên đây là cái nhìn theo kiểu ma trận excel để dễ theo dõi cũng như quản lý. Còn cái nhìn theo dạng lưu đồ, thì nó sẽ như thế này. Ví dụ về vị trí đào tạo:

Anh chị xem mấy cái hình hẳn đã hiểu, phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì rồi đúng không ạ ? Đó đơn giản chỉ là cách: làm sao đó để tìm ra ứng viên có các năng lực nghề nghiệp và năng lực lõi phù hợp với vị trí công ty đang cần. Cùng với đó là xác định xem với mỗi năng lực ứng viên đang có, họ ở cấp độ mấy ?

Về cách thức phỏng vấn để tìm ra được ứng viên phù hợp thì dùng bộ câu hỏi được chuẩn bị sẵn để đánh giá từng năng lực của ứng viên. Tiếp tục với ví dụ Năng lực hài hước của Microsoft, chúng ta có bộ câu hỏi phỏng vấn mẫu:

Những câu hỏi phỏng vấn về năng lực hài hước:

– Hãy kể cho tôi nghe một trường hợp bạn sử dụng khiếu hài hước trong bài thuyết trình. Nó có hiệu quả không? Nếu bạn phải thực hiện bài thuyết trình này một lần nữa, bạn sẽ thay đổi nó như thế nào?
– Hãy kể cho tôi nghe về chuyện gì đó hài hước xảy ra ở nơi làm việc. Nó có lợi gì?
– Hãy kể cho tôi nghe một tình huống mà khiếu hài hước không có hiệu quả theo cách mà bạn mong đợi. Bây giờ bạn sẽ tiếp cận tình huống đó như thế nào?
– Hãy kể cho tôi trường hợp bạn sử dụng khiếu hài hước để giảm bớt căng thẳng. Kết quả là gì? Bạn học được điều gì từ tình huống đó? Bạn có thể áp dụng những gì mình đã học được cho một tình huống mới thích hợp với việc sử dụng khiếu hài hước?

Chúng ta dùng những câu hỏi này để đánh giá xem ứng viên có năng lực hài hước hay không và nếu có thì ở cấp độ mấy. Tương tự với các năng lực khác. Ngoài cách dùng bộ câu hỏi mẫu, chúng ta có thể dùng các biện pháp để xác định năng lực của ứng viên. Như ở đầu bài, chúng ta có thể dựa vào hành vi để đánh giá tuyển dụng.

Bài viết tôi nghĩ có thể dừng ở đây nhưng ngước đồng hồ, tôi thấy giờ lúc này mới có 11h đêm. Còn hơi sơm sớm cộng với việc mạch cảm xúc vẫn còn nên tôi tiếp túc viết thêm 1 tí. Liệu khi đọc đến đây, có ai hỏi làm thế nào để tạo ra cái bảng khung năng lực trên ? Nếu có đặt câu hỏi đó, xin mời mọi người đọc tiếp.

Để tạo ra bảng đó, việc đầu tiên của chúng ta là phải thống nhất cơ cấu tổ chức và mô tả công việc. Sau đó tiến hành:

Bc 1: Xác định các nhiệm vụ chính của vị trí

Bc 2: Phân tích năng lực đủ để đáp ứng các nhiệm vụ chính đó

Bc 3: Phân cấp năng lực cho từng năng lực

Bc 4: Áp ( phân bổ ) cấp độ năng lực tối thiểu vào vị trí trên

Đến đây là chúng ta có thể ra được cái khung năng lực như ở trên. Nhưng công việc của chúng ta vẫn chưa dừng ở đó.

Bc 5: Tập hợp lại thành từ điển năng lực

Bc 6,7,8, 9: Xây dựng cách thức đánh giá tiêu chí năng lực, Những câu hỏi phỏng vấn về năng lực, Đào tạo năng lực hài hước, Quyền lợi (lương, phúc lợi) cho từng vị trí.

Hoàn thành đến bước 9 thì coi như mọi người đã đi được 2/3 quãng đường của dự án. Vậy là mọi người đã rõ ứng dụng của Quản trị nhân sự dựa theo Khung năng lực hay Từ điển năng lực rồi chứ ? Bài viết đến đây chấm hết.

À quên còn phần 2: phỏng vấn dựa trên hành vi. Thực ra nó chính là phỏng vấn theo Star (Starl – http://goo.gl/9rqAQx ) và BEI .

STAR có nghĩa là :
S: Situation – Hoàn cảnh
T: Task – Nhiệm vụ
A: Action – Hành động
R: Result – Kết quả
Khi nhà tuyển dụng hỏi bạn, bạn hãy luôn cố gắng đưa ra câu trả lời cụ thể, như là:”Hoàn cảnh hay nhiệm vụ là….”, “hành động mà tôi đã làm là….” hoặc “và kết quả là…”
Vậy tại sao nhà tuyển dụng lại rất hay phỏng vấn theo cách này?
Mục tiêu: Khám phá ra hành vi ứng xử của một người trong quá khứ. Dự báo hành vi trong tương lai.

BEI ( http://goo.gl/bxqaPJ ): Phương pháp TD này có tên đầy đủ theo tiếng Anh là Behavioral Event Interview (BEI), là tiến trình phỏng vấn theo một cấu trúc nhằm giúp dự đoán chính xác hơn tiềm năng của ứng viên cho sự thành công trong công việc sau này

BEI có gì khác so với phỏng vấn truyền thống?: phỏng vấn truyền thống thường đưa ra những câu hỏi dựa trên “cảm nhận” hoặc “giả định” đối với ứng viên. Chẳng hạn: “Bạn có cho rằng mình có lợi thế về kỹ năng phục vụ khách hàng?”; “Bạn sẽ làm gì nếu gặp phải một khách hàng khó tính?”… Trong khi đó, BEI sẽ hướng đến những câu hỏi cụ thể hơn: “Hãy kể cho tôi nghe một trường hợp khi bạn gặp phải một khách hàng khó tính”; “Lúc đó bạn đã xử lý tình huống như thế nào?”; “Kết quả ra sao?”…

Xong! Giờ mới là kết thúc hẳn bài viết. Chúc mọi người ngủ ngon. Như thường lệ, xin được tặng mọi người slide của buổi hội thảo HRA vừa rồi. Vui lòng click vào: http://adf.ly/1LuHnB

Xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực như thế nào ?

Mấy ngày hôm nay, trời se se lạnh. Cái lạnh như vuốt ve những con người hoài niệm như muốn xoa dịu nối buồn. Xoa dịu cả những vết đau không lộ khi hàng cây xà cừ song song 2 bên đường Nguyễn Trãi bị đốn hạ. Từng cây từng cây đổ xuống, hi sinh cho sự thuận tiện của giao thông. Nguồn cung cấp dưỡng khí được đổi bằng sự rộng rãi của 1 con đường. Cái lạnh đến muộn so với mọi năm như thể đang mải chơi đâu đó nơi phương Bắc. Do mải chơi nên khi sực nhớ ra rằng: à ta đã muộn rồi phải về nhanh thôi.

Cái lạnh đã đến muộn thì chớ mà hình như hoa sữa cũng quên đường về …

Đang tự hỏi năm nay mùi hoa sữa đi đâu mất mà tôi không nhớ thì đọc được trao đổi của 1 chị bạn về Nhân sự. Chủ đề không dễ: Xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực như thế nào ?

***
Ví dụ về khung năng lực ngoại ngữ: Khung năng lực ngoại ngữ theo chuẩn Việt Nam

Dear anh Cường
Anh cười có tài liệu nào về xây dựng chương trình đào tạo dựa trên khung năng lực cho mình xin với
Mình đang xây dựng chương trình đào tạo cho CTy năm 2015
Bên mình vừa mới xây xong khung năng lực
Nhưng khi áp dụng khung năng lực vào xây dựng kế hoạch đào tạo thì bị vướng quá.
Cảm ơn anh nhiều

Wednesday 8:11pm
Hi chị. Do Cường không xem được khung năng lực của bên chị thế nào nên C không góp ý được gì. Nhưng theo chị nói là đã xây dựng xong khung năng lực thì đồng nghĩa với việc xong cả chương trình đào tạo rồi. Vậy mà chị vẫn đang loay hoay ở khâu này thì C đoán là mới xong được phần định nghĩa. Và chưa xong phần đào tạo.
Theo Cường là giờ chị áp dụng:
1. Thí điểm từng phòng ban. Phòng ban nào dễ thì xây dựng chương trình đào tạo, bài đánh giá năng lực và test năng lực. Sau đó lên kế hoạch.
2. Áp dụng theo cách thông thường:
+ Nhân viên thấy thiếu cái gì thì đăng ký.
+ Lãnh đạo thấy thiếu cái gì thì chỉ đạo.
+ Bộ phận thấy thiếu cái gì thì tự lên kế hoạch đào tạo nội bộ.

22 hours ago
Bên em xây xong khung năng lực rồi
Xây xong và đóng gói năm 2013, do OCD tư vấn
Nhưng quá nhiều năng lực /vị trí
trung bình 3 nhóm năng lực/nhân viên , tương đương hơn 20 năng lực/nhân viên
4-5 nhóm năng lực/quản lý từ cấp trưởng phòng trở lên, tương đương khoảng 25-30 năng lực/quản lý
Như mọi năm thì bên em vẫn xây dựng kế hoạch đào tạo năm như cách truyền thống anh nói
nhưng từ khi có khung năng lực thì sếp muốn áp dụng khung năng lực vào đánh giá nhu cầu đào tạo, sếp muốn nhu cầu đào tạo đo đếm được, chứ ko phải kiểu bốc thuốc như mọi năm
Tuy nhiên, với khung năng lực quá nhiều năng lực như vậy + quy mô nhân viên >1000 người, 30 chi nhánh, mỗi chi nhánh đánh giá một kiểu khác nhau do quan điểm của LĐ chi nhánh
người nào chặt tay thì năng lực của CBNV thấp
người nào lỏng tay thì năng lực CBNV cao
nhưng thực tế thì ngược lại
Nên để sử dụng khung năng lực để xây dựng kế hoạch đào tạo thì loay hoay quá
Sắp tới có đợt off nào về khung năng lực ko
E tham gia với ạ
Cảm ơn anh nhiều!

about a minute ago
Hi. Hóa ra OCD tư vấn hả chị. Càng nghe thì càng thấy rõ là Khung năng lực của chị chỉ dừng đến đoạn định nghĩa các năng lực, phân bổ các năng lực vào các vị trí. Còn phần hay sau đó:
– Xây dựng bài test đánh giá năng lực thì không có mà dựa vào lãnh đạo chấm điểm.
– Chưa có bài test phỏng vấn (cái này là phỏng đoán do chị chưa đề cập)

Từ việc chưa có bài test đánh giá năng lực cụ thể thì C đoán là chưa có hệ thống chương trình đào tạo.

Cường thấy có hội thảo này: 15/11/2014 – HRA – Hội thảo “Xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực” – chị tham gia nhé. Nhìn vào khung event thì C sợ là không được như kỳ vọng của chị. Nhưng trong này có đại diện của OCD. Chị có thể vào đó để “bắt đền” họ.

***

Có lẽ băn khoăn của chị bạn tôi hẳn là băn khoăn của bất cứ ai khi nói về thuật ngữ “khung năng lực” hoặc “từ điển năng lực”. Đọc đoạn chia sẻ trên tôi tạm nghĩ: 20 năng lực / 1 nhân viên thì dường như quá nhiều. Theo tôi thì chỉ cần : 3 năng lực lõi + 2 năng lực khối + 5 năng lực vị trí = 10 năng lực / nhân viên là quá đủ. Năng lực quản lý thì có thể nhiều hơn nhưng đến 30 thì khủng khiếp. À, tôi lại nhớ đến bộ năng lực này: 15 năng lực cần có của CEO

A: Phẩm chất tiêu biểu
Bao quát
Kiên nhẫn
Mạo hiểm/quyết đoán
Sáng tạo
Thích nghi

S: Kỹ năng tiêu biểu
Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng tư duy
Kỹ năng xây dựng đội nhóm
Kỹ năng tạo dựng quan hệ
Kỹ năng lập kế hoạch

K: Kiến thức tiêu biểu
Chiến lược kinh doanh
Kế toán/tài chính
Quản trị nhân sự
Marketing/tiếp thị
Ngành nghề kinh doanh

Bộ này do người Việt Nam – anh Lê Quân nghiên cứu. Về chủ đề này, đọc lại các bài viết trên blog, tôi mới thấy là tôi viết cũng nhiều.

Quay lại với bài toán đầu, chúng ta đã có khung năng lực rồi giờ thì làm gì tiếp theo đây. Bước tiếp theo đơn giản đó là xây dựng hệ thống chương trình đào tạo cho từng năng lực sau đó là xây dựng hệ thống bài test. Ở chỗ này, trước kia tôi luôn nghĩ là phải xây dựng hệ thống bài test trước rồi mới đến chương trình đào tạo. Nhưng giờ tôi nghĩ lại. Phải có chương trình đào tạo rồi mới có các bài đánh giá được. Nói là đơn giản cũng giống như việc đi từ đây vào Hồ Chí Minh. Kẻ có tiền thì đi máy bay, vài giờ là xong, kẻ ít tiền thì đi oto nhưng cũng có kẻ phởn chí lại đi phượt. Mỗi cách đi đều có điểm tốt cho riêng mình. Ngao du sơn thủy cũng hay mà tàu bay cũng được.

Theo tôi, cách tốt nhất để xây dựng chương trình đào tạo đó là “order” một đơn vị đào tạo để họ làm giúp. Ví dụ:

Kính gửi công ty …

Xin được tự giới thiệu tôi là Hùng Cường, hiện đang phụ trách Đào tạo ở công ty … Hiện chúng tôi đang có nhu cầu đào tạo Năng lực hài hước cho Nhân viên. Dưới đây là yêu cầu đào tạo của chúng tôi. Sau khi học xong, nhân viên sẽ phải đạt được ít nhất 1 cấp.


Rất mong nhận được sự hồi đáp của quý công ty.

Trân trọng,

Sau khi nhận được phản hồi của công ty đào tạo thì tiếp tục order về outline đào tạo, lộ trình đào tạo, bài kiểm tra, giảng viên, chi phí …

Nhà giàu nên chơi cách này vừa nhanh vừa đỡ tốn thời gian. Ta giàu ta có quyền. Nhưng nếu ta không giàu thì sao? Mây cứ trôi, gió cứ thổi và dòng người cứ đi. Việc ta, ta vẫn phải làm. Không có tiền thì ta chơi bài toán con nhà nghèo. Ta phải tự sướng vậy. Tự sướng có cái hay là cảm giác như thật. Mai sau ai chán làm nhân sự thì ra mở công ty đào tạo cũng được.

Tự xây thì đúng là vất vả. Để làm ra được cái outline như thế này quả không dễ :

Thời lượng khóa học: 72 tiết học – học trong 2 tháng
Học phần 1 – 18 tiết – Tổng quan về công tác Nhân sự trong doanh nghiệp
– Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Vai trò của phòng nhân sự trong từng loại hình cơ cấu tổ chức
– Hệ thống phân quyền trong doanh nghiệp. Mô hình “Cây phân quyền” về công tác nhân sự trong doanh nghiệp
– Phân tích sự kỳ vọng của Ban giám đốc và các phòng ban khác vào Phòng nhân sự dựa vào mô hình “Cây phân quyền”
– Phân công tổ chức Phòng nhân sự. Các hoạt động phối hợp giữa các vị trí trong phòng nhân sự với nhau và các trưởng phòng ban khác với phòng nhân sự.

Học phần 2 – 18 tiết – Công tác tuyển dụng
– Quy trình và các bước triển khai công tác tuyển dụng.
– Các kỹ năng cơ bản để thực hiện công tác tuyển dụng

Học phần 3 – 18 tiết – Công tác chấm công, đánh giá, trả lương
– Quy trình và các bước triển khai tính lương hàng tháng.
– Kỹ năng đánh giá kết quả làm việc của người lao động: kết quả công việc, KPI.
– Các kỹ năng cơ bản với excel để lập bảng lương.

Học phần 4 – 18 tiết – Giao tiếp – truyền thông nội bộ và ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự
– Vai trò của truyền thông nội bộ.
– Các nội dung và kênh truyền thông nội bộ về công tác nhân sự
– Tìm hiểu về phần mềm quản lý nhân sự tiêu chuẩn Mỹ. Ứng dụng trong truyền thông nội bộ và quản lý dữ liệu nhân sự
– Kỹ năng sử dụng phần mềm vào hoạt động quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

Nguồn: nghenhansu.net/hrfresher

Xây xong rồi thì lại phải tìm giảng viên. Rồi sau đó lại phải tìm cách xây dựng bài đánh giá. Chỗ bài đánh giá này mới khó. Tôi hay thấy ở đây sẽ có 2 xu hướng:
– Xu hướng 1: xây dựng bài đánh giá năng lực theo thang điểm 100 và mỗi cấp độ tương ứng với từng số điểm nhất định.
– Xu hướng 2: xây dựng bài đánh giá năng lưc theo từng cấp độ. Mỗi cấp độ 1 bài đánh giá. Ai vượt qua 50% thì coi như đạt.

Làm theo xu hướng 1 có vẻ sẽ được nhiều người lựa chọn. Thì cũng giống như ăn cơm. Hoặc là ta dọn tất cả ra một mâm cơm rồi cùng ăn hoặc là ăn hết món này rồi tới món khác. Nhắc đến cơm tôi liên tưởng đến 1 câu : “đừng ăn khi bạn không cảm thấy đói” và câu : “hãy tập cho cơ thể của bạn ăn mỡ thừa bằng cách thể dục”. Bạn nào đang béo thì làm theo 2 khẩu quyết này nhé. Trở lại với đoạn trao đổi trên. Hẳn chị bạn không chỉ có ý muốn trao đổi mà có thể muốn xin tài liệu tham khảo.

Trên đây là ví dụ mẫu về chương trình đào tạo khung năng lực cho Nhân viên kinh doanh. Và nó cũng có thể ứng dụng cho bộ phận khác. Sau đó người quản lý đào tạo sẽ có được 1 cái lịch và kế hoạch tổ chức đào tạo chung toàn công ty. Năng lực nào sẽ học trước, năng lực nào học sau, năng lực nào tự học …

Tài liệu thì khó có thể share nhưng ý tưởng và cách triển khai thì tôi nghĩ là hoàn toàn chia sẻ được. Ngoài ra ta hoàn toàn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm ra cho mình những gì phù hợp nhất. Cụ thể hơn, với tôi thì tôi làm như sau:

Bước 1: Lựa chọn vị trí để xây dựng chương trình đào tạo. Ví dụ vị trí kinh doanh
Bước 2: Xây dựng outline đào tạo cho từng năng lực (xây dựng outline đào tạo chung cho tất cả các cấp độ).
Bước 3: Xây dựng bài test (đánh giá) cho outline đào tạo đó
Bước 4: Thống nhất outline và bài test đó dùng chung nếu có thay đổi thì chỉ thêm hoặc bớt 1 phần để phù hợp với vị trí khác.
Bước 5: Tiến hành tiếp với các vị trí.
Bước 6: Tiến hành test, đánh giá thực tế năng lực (dùng để đánh giá nâng lương và xếp loại lương)
Bước 7: Lên kế hoạch đào tạo cho từng bộ phận, map các buổi đào tạo chùng lại với nhau.
Bước 8: Tiến hành triển khai đào tạo
Bước 9: Điều chỉnh lại cho phù hợp.

Các bước này là bước sau của quá trình sau khi đã đổ các năng lực vào các vị trí. Chúc chị bạn của tôi xây dựng thành công chương trình như ý sếp chị nói.