Phân bổ phụ cấp phúc lợi tối đa là bao nhiêu để hợp lý chi phí tiền lương ?

Sáng tôi nhận được câu hỏi của 1 chị với đại ý: “Phân bổ phụ cấp phúc lợi tối đa là bao nhiêu để hợp lý chi phí tiền lương ?“. Thế là tôi phải mất nguyên cả buổi tối cho đến giờ để làm ra 1 cái bảng excel và biên bài này trả lời chị.

Kính gửi anh Cường,

Như mình đã trao đổi với anh Cường qua điện thoại, hiện tại mình đang làm muốn làm hợp đồng lao động cho nhân viên trong cty nhưng chưa biết nên làm thế nào cho hợp lý.

Ví dụ : có nhân viên kế toán có mức lương thực tế mà cty đang trả là 9tr/ tháng nhưng mức lương để đóng BHXH cty chỉ tính đóng mức 4tr, vậy mình nên làm hđlđ như thế nào cho hợp lý? Anh có thể gửi cho Hoa mẫu hợp đồng để tham khảo được không?

Lúc đầu tiên trao đổi, tôi cứ tưởng chị hỏi nên phân bổ vào loại phụ cấp nào để phải đóng BHXH ít nhất. Thế là tôi tư vấn chị đọc luôn Thông tư 59/2015/TT-BLDTBXH cho nóng. Đỡ phải hỏi nhiều. Nhưng sau, đến lần trao đổi thứ 2, chị không chỉ muốn tìm hiểu xem nên phân bổ vào loại phụ cấp nào mà còn là phân bổ tối đa được bao nhiêu để cho hợp lý chi phí (Chi phí ở đây là chi phí doanh nghiệp). Ý hỏi của lần 2 làm tôi đau đầu. Tôi đã nhiều lần chia sẻ rằng việc cân đối các chi phí lương thường là việc của kế toán. Họ phải biết khoản chi phí lương bổ vào đâu là được. Do vậy tôi khuyên chị đi hỏi kế toán của công ty. Họ mà không biết phụ cấp nào được tối đa là bao nhiêu thì rõ vớ vẩn.

Còn tôi, thấy mình dốt nên đi tìm tòi. Sau khi đọc một loạt các thông tư, nghị định của kế toán, tôi cũng lập ra được 1 cái bảng liệt kê ra các loại chi phí tiền lương, phụ cấp, phúc lợi. Và trong bảng đó có mức tối đa được phép. Không những vậy, tôi còn liên kết các chi phí này với thuế thu nhập cá nhân để mọi người nhìn rõ hơn.

Hình dạng cái bảng nó như :

Bang chi phi tien luong

Ai muốn nhìn rõ cái bảng vui lòng click vào đây: Bảng chi phí lương . PNG

Bảng sẽ trả lời câu hỏi:
– Chi phí tiền lương bao gồm những chi phí nào, phụ cấp, phúc lợi gì?
– Mức tối đa cho mỗi loại chi phí ?
– Chi phí đó có được tính không phải đóng BHXH ?
– Chi phí đó có được loại trừ Thuế thu nhập cá nhân ?

Về chi phí tiền lương có các loại chi phí sau:

1 . tiền lương
2 . tiền thưởng
3 . Tiền làm thêm giờ vào ngày nghỉ, ngày lễ, làm việc ban đêm
4 . Chi phí công đoàn
5 . chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động
6 . chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động
7 . chi trang phục bằng hiện vật
8 . chi trang phục bằng tiền
9 . Chi thưởng sáng kiến, cải tiến
10 . Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép

11 . Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác
12 . trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, cho người lao động
13 . chi trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động
14 . chi đóng góp vào các quỹ của Hiệp hội (các Hiệp hội này được thành lập theo quy định của pháp luật)
15 . “chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo nghề nghiệp cho người lao động bao gồm:
+ Chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học.
+ Chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp”
16 . chi tiền điện thoại
17 . Tiền phụ cấp tiền ăn ca
18 . tổ chức nấu ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn
19 . Phụ cấp xăng xe
20 . Phụ cấp chức vụ, chức danh

21 . Phụ cấp trách nhiệm
22 . Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm
23 . Phụ cấp giữ trẻ, nuôi con nhỏ
24 . Phụ cấp thâm niên
25 . Phụ cấp khu vực
26 . Phụ cấp lưu động
27 . Phụ cấp thu hút
28 . Các phụ cấp có tính chất tương tự
29 . chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông
30 . Chi cho công tác đào tạo lại nghề cho lao động nữ trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp phải chuyển đổi sang nghề khác theo quy hoạch phát triển của doanh nghiệp.

31 . Chi phí tổ chức khám sức khoẻ thêm trong năm như khám bệnh nghề nghiệp, mãn tính hoặc phụ khoa cho nữ công nhân viên.
32 . Chi bồi dưỡng cho lao động nữ sau khi sinh con lần thứ nhất hoặc lần thứ hai.
33 . Phụ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ trong trường hợp vì lý do khách quan người lao động nữ không nghỉ sau khi sinh con, nghỉ cho con bú mà ở lại làm việc cho doanh nghiệp được trả theo chế độ hiện hành; kể cả trường hợp trả lương theo sản phẩm mà lao động nữ vẫn làm việc trong thời gian không nghỉ theo chế độ.
34 . chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
35 . sinh nhật của người lao động

Nguồn được lấy từ:
– Thông tư 96/2015/TT-BTC Hướng dẫn về Thuế Thu nhập doanh nghiệp
– Thông tư 59/2015/TT-BLDTBXH
– Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ tài chính

Đa số các chi phí trên đều không giới hạn chỉ trừ có một số chi phí là bị không chế như tiền trang phục có tối đa là 5 triệu / người / năm. Vì thế mọi người cứ chế biến thoải mái miễn sao cho thuận con mắt là được. Tất nhiên là phù hợp với thị trường nữa.

Mặc dù đa số các chi phí đều không giới hạn miễn sao tuân thủ 2 điều kiện:
1. được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
2. có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định
nhưng bên Thuế thu nhập cá nhân thì lại khống chế. Không phải muốn nhận thế nào thì nhận. Có một số chi phí tôi đặt ngưỡng nếu vượt quá là tôi sẽ thu thuế thu nhập. Ví dụ như ăn trưa, ăn ca không được quá 680k/ người / tháng.

Nói chung ai đang phải làm hợp đồng lao động nên xem cái bảng này để mở mang thêm đầu óc. Tiện thể tôi cũng muốn nhờ anh chị em, nhất là ai chị em làm trong lĩnh vực kế toán kiểm tra xem bảng tôi làm đã đúng chưa nhé.

Còn đây là linkdownload: http://goo.gl/Rvuxe9

Update 2/9/2018: Những khoản chi phí bị luật Thuế khống chế mức tối đa ( http://blognhansu.net.vn/?p=21021 )

Mức chi bảo hiểm hưu trí và nhân thọ ———> không vượt quá 3 triệu đồng/người.
Căn cứ: Điều 2 Nghị định 146/2017/NĐ-CP

Mẫu hợp đồng lao động, cách làm bảng lương, thỏa ước, nội quy dùng cho năm 2016

Dạo này mọi người cứ hỏi tôi nhiều mấy vấn đề về bảng lương, hợp đồng lao động cho năm 2016. Khất lần mãi tới hôm nay tôi mới tổng hợp được một số mẫu để dùng cho năm nay. Nhìn thì đơn giản nhưng tôi đọc lại cũng mất cả buổi. Mọi người ai quan tâm tới các tài liệu sau thì vào tải xuống nhé:

2016 Hop dong lao dong.doc
2016 Luong Bang luong.xls
2016 Luong Bang phu cap luong.doc
2016 Luong QUY CHE LUONG.doc
2016 Luong Thang luong.xls
2016 NQLD.pdf
2016 THOA UOC LAO DONG TAP THE.docx

Các tài liệu này được sưu tầm từ nhiều nguồn:
– Lê Minh Trí
– Đam Mê Kế Toán
– Phan Mạnh Tuấn
– VDB consulting
– Kế toán Thiên ưng
và đã được tôi hiệu chỉnh xem xét lại cho phù hợp hơn.

Tải tài liệu tại đây: http://goo.gl/LLSV9f

Trong này có cái bảng lương. Mọi người nên tham khảo so sánh với cả cái bảng lương 3P ở đây sẽ tốt hơn ( http://goo.gl/BwqmpE ). Về cách thức xây dựng và diễn giải, anh chị em vui lòng tham khảo bài : Hướng dẫn cách tính lương, làm bảng lương hàng tháng năm 2016 của Kế toán Thiên Ưng. Rất chi tiết và dễ hiểu.

Năm 2016, là năm có nhiều sự biến động về lương và các khoản bảo hiểm:
– Đầu tiên: Là lương tối thiểu vùng tăng lên. Ví dụ như ở vùng 1 – tăng lên thành 3.500.000 theo nghị định 122/2015/NĐ-CP. Và cũng giống như các năm trước đối với những lao động đã từng đào tạo qua từ cấp nghề trở lên phải được cộng thêm 7% nữa.
=> Vậy là, Nếu bạn đã được đào tạo qua từ cấp nghề hay trung câp, cao đẳng, đại học trở lên thì Mức lương thấp nhất mà bạn nhận được khi làm việc tại Vùng 1 là 3.745.000
=> Chi tiết về mức lương tối thiểu vùng các bạn tham khảo tại đây: Mức lương tối thiểu các vùng năm 2016
– Thứ 2 là mức tiền lương làm căn cứ tham gia bảo hiểm.
+ Nếu như các năm trước chúng ta chỉ cần tham gia bảo hiểm bắt buộc đối trên lương cơ bản.
+ Sang năm 2016: bắt đầu từ ngày 1/1/2016 phải tham gia bảo hiểm trên cả tiền lương và các khoản phụ cấp.

Quay trở về với bảng tính lương: nơi tổng hợp toàn bộ các khoản thu nhập mà người lao động nhận được sau khi đã thỏa thuận trên HĐLĐ và các khoản người lao động sẽ bị trừ, trích lại thì chúng ta sẽ thực hiện tính toán dựa trên những thỏa thuận đó và quy chế tính lương của công ty.

Cụ thể cách làm bảng tính lương theo mẫu bảng tính tiền lương bên trên như sau:
– Cột “Lương chính”: một số công ty sẽ gọi là lương cơ bản
+ Các bạn lấy số liệu tại HĐLĐ để đưa vào đây.
+ Chú ý: Cột này không được thấp hơn mức lương quy định về mức lương tổi thiểu vùng, đối với lao động thử việc thấp nhất được nhận là 85% lương chính thức.

– Cột ” Các khoản phụ cấp”: Các bạn lấy khoản phụ cấp này ở trên HĐLĐ (Nếu trên HĐLĐ không thể hiện rõ về mức hưởng (số tiền) thì các bạn lấy tại quy chế lương thưởng hoặc quy chế tài chính của công ty). Một vài lưu ý với các khoản phụ cấp như sau:
+ Phụ cấp trách nhiệm: dành cho những lao động là cán bộ như giám đốc, phó GĐ, các trưởng phòng hay Kế toán trưởng… Trước năm 2016, khoản phụ cấp này không bị tính vào lương đóng Bảo hiểm bắt buộc. Nhưng từ năm 2016 sẽ bị cộng vào lương để đóng bảo hiểm bắt buộc. Khoản phụ cấp này sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNCN.
+ Phụ cấp ăn trưa: Không phải cộng vào lương để tham gia bảo hiểm. Với thuế TNCN thì được Miễn tối đa là 680.000. Với thuế TNDN thì không bị khống chế.
+ Phụ cấp điện thoại: Không bị cộng vào để đóng BHBB. Với thuế TNCN cũng được miễn theo quy định của công ty (Theo Công Văn Số: 5274/TCT-TNCN Ngày 09/12/2015). Về thuế TNDN cũng không có quy định khống chế mức chi => Khoản này đi theo quy chế của công ty.
+ Xăng xe: có những doanh nghiệp sẽ gọi tên khác là phụ cấp đi lại: Không bị cộng vào để đóng BHBB. Bị tính vào Thu nhập chịu thuế khi tính TNCN.

– Hỗ trợ nhà ở: Khoản hỗ trợ này cũng không bị cộng vào lương đóng bảo hiểm. Về Thuế TNDN thì được tính vào CP được trừ theo quy chế của công ty. Về thuế TNCN thì Theo điều 11 của thông tư 92/2015/TT-BTC “Khoản tiền thuê nhà, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do đơn vị sử dụng lao động trả thay tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế trả thay nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo (nếu có)) tại đơn vị không phân biệt nơi trả thu nhập.

Lưu ý: Để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì các khoản chi phí tiền lương, tiền thưởng phải thể hiện cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

– Cột Tổng thu nhập: là toàn bộ số tiền mà người lao động được hưởng trong tháng.
Theo như mẫu bảng tính trên thì:
Tổng thu nhập = lương chính + phụ cấp trách nhiệm + phụ cấp ăn trưa + phụ cấp điện thoại + phụ cấp xăng xe + hỗ trợ nhà ở.
– Ngày công thực tế: là số ngày công mà người lao động đã đi làm trong tháng. Các bạn căn cứ vào bảng chấm công, tổng hợp số ngày công đi làm để đưa vào đây.
Chú ý: Theo quy định của bộ luật lao động thì chúng ta có các ngày nghỉ được hưởng nguyên lương như sau:
1) Tết Dương lịch 01 ngày (ngày 01 tháng 01 dương lịch);
2) Tết Âm lịch 05 ngày;
3) Ngày Chiến thắng 01 ngày (ngày 30 tháng 4 dương lịch);
4) Ngày Quốc tế lao động 01 ngày (ngày 01 tháng 5 dương lịch);
5) Ngày Quốc khánh 01 ngày (ngày 02 tháng 9 dương lịch);
6) Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương 01 ngày (ngày 10 tháng 3 âm lịch).

Chú ý:
– Nếu những ngày nghỉ trên trùng vào ngày nghỉ hằng tuần, thì người lao động được nghỉ bù vào ngày kế tiếp.
Theo Điều 115 của Bộ Luật Lao Động
Ngoài ra người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương trong những trường hợp sau đây:
a) Kết hôn: nghỉ 03 ngày;
b) Con kết hôn: nghỉ 01 ngày;
c) Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ hoặc bố chồng, mẹ chồng chết; vợ chết hoặc chồng chết; con chết: nghỉ 03 ngày.

– Cột tổng lương thực tế: Được xác định dựa trên cột tổng thu nhập so với số ngày công đi làm thực tế.
Bởi cột tổng thu nhập là mức lương nhận được cho 1 tháng đi làm đầy đủ theo số ngày quy định của doanh nghiệp (Không được cao hơn số ngày quy định của luật lao động). Nếu trong tháng bạn đi làm không đầy đủ thì lương bạn nhận được sẽ ít đi.

Thực tế tại các doanh nghiệp vẫn tồn tại 2 cách để xác định Tổng lương thực tế này:

Cách tính 1: Lương thực tế = Tổng thu nhập / ngày công chuẩn của tháng X số ngày làm việc thực tế

Cách tính 2: Lương thực tế = Tổng thu nhập / 26 X ngày công thực tế làm việc
(Việc để 26 hay 24 ngày là do doanh nghiệp quy định)

Việc lựa chọn cách tính lương thực tế theo cách tính 1 hay cách tính 2 là do doanh nghiệp tự quyết định lựa chọn. Để biết doanh nghiệp của mình tính theo cách nào thì các bạn cần xem tại quy chế lương thưởng hoặc quy chế nội bộ, hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Trong bảng tính trên, Kế Toán Thiên Ưng đang thực hiện tính lương theo cách 1: tính theo ngày công chuẩn phải đi làm trong tháng đó: Tháng 1/2016 có 31 ngày nhưng có 5 ngày chủ nhật Công ty Kế Toán Thiên Ưng quy định nhân viên đi làm từ thứ 2 đến thứ 7, nghỉ chủ nhật và có 1 ngày nghỉ hưởng nguyên lương là ngày tết dương lịch 1/1/2016 => Ngày công chuẩn trong tháng là: 31 – (5 + 1) = 25
=> Tổng lương thực tế = cột tổng thu nhập / 25 X Ngày công thực tế

– Cột Lương đóng bảo hiểm: Theo quy định tại Luật bảo hiểm sửa đổi Luật BHXH số 58/2014/QH13 và hướng dẫn mới nhất tại Thông tư Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH quy định mức lương và phụ cấp đóng BHXH.

Theo đó, tiền lương tháng đóng BHXH đối với người lao động đóng BHXH theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định được quy định như sau:
+ Từ ngày 1/1/2016 đến ngày 31/12/2017, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương và phụ cấp lương theo quy định tại Khoản 1 và Điểm a Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH.
+ Từ ngày 01/01/2018 trở đi, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động.

Cụ thể:
+ Các khoản phụ cấp lương phải đóng bảo hiểm bắt buộc như phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự.
+ Các khoản phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ không phải cộng vào để tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác, như tiền thưởng, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo Khoản 11 Điều 4 của Nghị định 05/2015/NĐ-CP.
=> Theo mẫu bảng lương trên thì năm 2016 Kế Toán Thiên Ưng sẽ phải tham gia Bảo hiểm xã hội cho các lao động ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên bằng Lương chính + Phụ cấp trách nhiệm.
+ Trong bảng tính trên có 1 lao động là Nguyễn Đức Trung ký HĐLĐ thử việc 1 tháng nên không thuộc đối tưởng phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.
(Cột lương đóng bảo hiểm được tạo ra nhằm mức đích làm căn cứ để nhân với các tỷ lệ trích bảo hiểm theo quy định)

– Cột các khoản trích trừ vào lương:
Khi có người lao động tham gia bảo hiểm thì tỷ lệ trích đóng bảo hiểm mới nhất năm 2016 được thực hiện theo Quyết định 959/QĐ-BHXH như sau:

(Trong bảng lương trên chỉ để tính ra số tiền trích bảo hiểm trừ vào lương người lao động nhằm xác định mức lương thực trả còn phần trích doanh nghiệp đóng để tính vào chi phí Kế Toán Thiên Ưng đã ẩn đi. Các bạn có tải file về rồi xem cách làm chi tiết nhé)
Cụ thể về cách làm các cột trích vào lương:
+ Cột BHXH = 8% X lương đóng Bảo hiểm
+ Cột BHYT = 1,5% X lương đóng bảo hiểm
+ Cột BHTN = 1% X lương đóng bảo hiểm.

– Thuế TNCN: Sau khi các bạn đã tính ra số thuế TNCN phải khấu trừ của từng người thì các bạn ghi vào đây. Chi tiết xem tại đây: Cách tính thuế thu nhập cá nhân mới nhất năm 2016.
– Tạm ứng: Trong tháng nếu có nhân viên tạm ứng tiền lương thì kế toán phải theo dõi thông qua chứng từ chi tạm ứng lương là giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi. Đến cuối tháng, kế toán cần đưa khoản tạm ứng của nhân viên đó vào cột Tạm ứng để trừ đi khi xác định số tiền thực lĩnh.
– Thực lĩnh: Là số tiền còn lại mà người lao động được nhận sau khi trừ đi các khoản giảm lương như bảo hiểm (cột cộng), thuế TNCN, tạm ứng (nếu có)…
Thực lĩnh = Cột Tổng lương thực tế – Cột Cộng (các khoản trích trừ vào lương) – Thuế TNCN – Tạm ứng (Nếu có)

– Ký nhận: Nhất định phải ký nhận thì chi phí tiền lương mới được coi là hợp lý hợp lệ nhé.

Nguồn: ketoanthienung.com/cach-tinh-luong-tren-excel.htm