Quản lý hồ sơ tài liệu nhân sự nên như thế nào ?

Bài viết nên đọc. Vì thế tôi cop về nhà cho mọi người cùng bình.

Mẹo quản lý hồ sơ, tài liệu cho người làm hành chính văn phòng

Đối với người làm hành chính văn phòng việc sắp xếp, quản lý và lưu trữ các hồ sơ là điều hết sức quan trọng. Vậy sắp xếp, lưu trữ ra sao cho khoa học nhất? Hãy cùng theo dõi vài mẹo sau đây giúp những người làm hành chính văn phòng quản lý tài liệu, hồ sơ 1 cách khoa học nhất nhé!

1. Chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng
Đừng nghĩ việc lưu trữ hồ sơ trong những file hay tủ nhỏ cho tiết kiệm mà như thế chắc chắn bạn không hề tiết kiệm bằng việc bạn sử dụng tủ lớn đâu. Nên:
– Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ khác nhau. Mỗi ngăn bạn sẽ có thể dán giấy bên ngoài phân chia theo từng loại hồ sơ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn.
– Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ này vừa tiết kiệm không gian, giá thành không quá đắt mà có thể giải quyết được khá nhiều hồ sơ khi bạn cần lưu trữ mà không gian quá hẹp.
– Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Giấy note là loại giấy không được phép thiếu đối với những người làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú khác nhau.

2. Phân loại hồ sơ
Nếu như bạn cứ để chồng chất, lẫn lộn các loại hồ sơ mà không phân loại thì việc lẫn, thất lạc hoặc không tìm thấy hồ sơ là điều dễ dàng gặp phải. Bạn cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ:
– Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia theo từng chủ đề chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm: báo cáo, quảng cáo, kế hoạch…
– Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
– Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý

3. Sắp xếp hồ sơ
Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:
– Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.
– Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.
– Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…

4. Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
– Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Bạn nên tạo một danh mục cụ thể và đưa sơ đồ đó vào máy tính. Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.
– Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Không phải đưa danh mục xong là xong mà bạn cần phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.

5. Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Hãy làm 1 hồ sơ về vị trí các hồ sơ để bạn có thể tra cứ và tìm một cách nhanh nhất khi cần.
– Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
– Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự
– Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
– Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

Bạn thấy đấy, công việc hành chính văn phòng tưởng như rất đơn giản nhưng thực ra vô cùng khó khăn, vất vả và cũng nhiều công việc đòi hỏi sự tỷ mỉ. Khi bạn làm việc cẩn thận, khoa học thì công việc hành chính của bạn luôn thuận lợi và diễn ra nhanh chóng. Chúc bạn thành công!

Sưu Tầm : Team KingBee

Lời bình: Tôi thường hay lưu trữ hồ sơ bằng cách:
– Chia các phòng ban thành từng folder. Trong mỗi folder chứa các bộ hồ sơ của từng nhân viên. Bộ hồ sơ phải đủ như trong bài: Bộ hồ sơ lao động (nhân sự) chuẩn theo luật cần có những gì ? ( http://goo.gl/IHESoQ )
– Đấy là lưu trữ hồ sơ lao động. Còn các tài liệu được hình thành qua quá trình làm việc của phòng như kế hoạch, các chương trình thì tôi sắp xếp giống như trên:
+ Chia thành các Folder công việc như: đào tạo, tuyển dụng, lương riêng, audit
+ Trong từng foldercông việc thì sắp xếp theo năm
+ Trong từng năm thì sắp xếp theo vụ việc, dự án.
+ Các vụ việc, dự án được sắp xếp theo thứ tự từ đầu năm đến cuối năm (mốc thời gian là lúc khởi động dự án hoặc vụ việc).
– Trường hợp 1 file cần phải lưu ở 2 nơi thì file gốc sẽ nằm ở bộ hồ sơ nhân viên. Sau đó sẽ sao 1 bản để lưu vào các folder tiếp.
– Trường hợp nhân viên đã nghỉ việc thì hồ sơ sẽ được đưa vào kho. Một số giấy tờ vẫn cần dùng thì được tách ra và lưu vào các folder theo từng chủ đề như: hợp đồng lao động, bằng cấp … và để lại 1 bản sao vào hồ sơ cất kho.
– Từng folder sẽ có giấy note để lưu ý các file sẽ có trong folder đó.
– Cuối cùng là phải có 1 file excel để thống kê các giấy tờ có trong phòng. Sao cho file excel đó phải trả lời được: bao nhiêu?, ở đâu?

Không biết mọi người lưu hồ sơ trong phòng như thế nào nhỉ ?

Bộ hồ sơ lao động (nhân sự) chuẩn theo luật cần có những gì ?

Chủ đề về hồ sơ lao động (nhân sự) cần có những gì khá hay có thể nhiều người biết nhưng biết tường tận và tại sao thì chắc ít người biết. Mới đây tôi nhận được thư nhờ tư vấn của 1 bạn như sau:

Kính gửi: Anh Cường

E vừa tiếp nhận vị trí HCNS tại 1 công ty mới. Hiện nay nhân sự bên em có 40 người và dự kiến mở rộng thêm. Tuy nhiên về chính sách và hồ sơ hoàn toàn không có gì. Hiện nay Em có đang yêu cầu CBNV bổ sung hồ sơ nhân sự như sau

Sơ yếu lí lịch có xác nhận của địa phương trong vòng 6 tháng gần nhất
– Bằng cấp chứng chỉ có liên quan.
– Giấy khám sức khỏe trong 6 tháng gần nhất
– CV mô tả kinh nghiệm làm việc của cá nhân
– Chứng minh thư công chứng trong vòng 6 tháng gần nhất

Tuy nhiên Sếp em mail lại với nội dung những hồ sơ nào ảnh hưởng đến tính pháp lý thì thực hiện không thì giản tiện đi cho người lao động. Em tham khảo nhưng chưa tìm được 1 cái quy định cụ thể nào về quy định của nhà nước là hồ sơ nhân sự bắt buộc có những cái gì vì giờ phải nói có sách mách có chứng mới có tác dụng ạ. Mong anh giúp đỡ em. Em cảm ơn anh

Thanks and Best Regards,

Lúc đầu tôi thấy khá đơn giản để trả lời nhưng đọc kỹ mới thấy yêu cầu của bạn khá cao nên tôi viết hẳn lên đây để mọi người cần thì tham khảo. Một bộ hồ sơ hoản chỉnh cần có:

01. – Bản sao công chứng Bằng Đại học và các văn bằng khác cùng bảng điểm(*)
02. – Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương
03. – 02 ảnh cá nhân mới nhất (3×4 cm), phía sau ghi rõ tên và ngày sinh
04. – 01 bản copy chứng minh nhân dân (*)
05. – Giấy khám sức khỏe bản chính (có xác nhận của bệnh viện cấp quận, huyện hoặc tương đương)
06. – Giấy khai sinh bản sao có công chứng
07. – Đơn xin việc viết tay
08. – Bản tự thuật cá nhân theo mẫu Dowload trên Website(mục Tuyển dụng)
09. – Giấy đăng ký tạm trú hoặc bản sao sổ hộ khẩu
10. – Giấy phép lao động (dành cho lao động nước ngoài.)
11. – Văn bản đồng ý giao kết hợp đồng lao động (dành cho người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi;)
12. – Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi; (số chứng minh nhân dân)
13. – Văn bản của người dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện theo pháp luật của mình giao kết hợp đồng lao động

Tại sao ? Tôi sẽ đi chứng minh …

Trả lời: Một bộ hồ sơ chuẩn theo đúng pháp luật là một bộ hồ sơ phù hợp với:
– Luật lao động
– Các nghị định và thông tư hướng dẫn
– Yêu cầu của Bảo hiểm xã hội và Y tế
– Yêu cầu của thanh tra lao động
– Yêu cầu của cơ quan thuế

Chúng ta đi từ cơ sở đầu tiên là luật lao động. Luật lao động cũng chỉ có vài dòng đơn giản về thế nào là hồ sơ lao động chuẩn:
– Hợp đồng lao động tất nhiên rồi. Hợp đồng lao động phải theo điều 23
– Các thông tin :

Điều 19 khoản 2: “Người lao động phải cung cấp cho người sử dụng lao động về họ tên, tuổi, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, tình trạng sức khoẻ và các vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.”

Ngoài ra theo điều 152 “Chăm sóc sức khỏe cho người lao động”, khoản 6: “Người sử dụng lao động phải quản lý hồ sơ sức khoẻ cá nhân và hồ sơ theo dõi tổng hợp theo quy định của Bộ Y tế.”

Như vậy luật quy định cũng khá lỏng. Chúng ta sẽ đi tìm tiếp nghị định và thông tư xem có cái nào điều chỉnh vấn đề này không ?

Đầu tiên là nghị định: Nghị định số 44/2013/NĐ-CP ngày 10 tháng 05 năm 2013 của Chính phủ: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về hợp đồng lao động. Trong này có Điều 6. Nội dung hợp đồng lao động đối với người lao động được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp 100% vốn của Nhà nước khoản 2: “Họ, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; địa chỉ nơi cư trú; số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp khác theo quy định của pháp luật của người được thuê làm giám đốc.”

Tức là ai được thuê làm giám đốc công ty nhà nước phải cung cấp các giấy tờ chứng minh các điều trên:
– CMT ND
– Giấy khai sinh
– Bằng cấp
– Giấy tạm trú hoặc hộ khẩu

Tiếp đến là Nghị định 05/2015/NĐ-CP ngày 01/03/2015 v/v Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ Luật Lao Động về hợp đồng lao động, thương lượng tập thể, thỏa ước lao động tập thể, tiền lương, Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, Giải quyết tranh chấp lao động. Ở đây có 1 điều quy định:

Điều 4 Nội dung hợp đồng lao động, khoản 2 : “Số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp khác của người lao động được quy định như sau:
a) Số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền cấp của người lao động;
b) Số giấy phép lao động, ngày tháng năm cấp, nơi cấp giấy phép lao động của cơ quan có thẩm quyền cấp đối với lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam;
c) Văn bản đồng ý việc giao kết hợp đồng lao động của người đại diện theo pháp luật đối với người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi;
d) Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi;
đ) Văn bản của người dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện theo pháp luật của mình giao kết hợp đồng lao động.”

và khoản 11. “Các nội dung khác liên quan đến thực hiện nội dung mà hai bên thỏa thuận.”

Ở nghị định này chúng ta đã thấy rõ hơn các hồ sơ, giấy tờ gì Nhân sự cần lưu:
– Hợp đồng lao động
– Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (số chứng minh nhân dân)
– Giấy phép lao động (dành cho lao động nước ngoài.)
– Văn bản đồng ý giao kết hợp đồng lao động (dành cho người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi;)
– Giấy khai sinh ( Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính )
– Giấy tạm trú hoặc hộ khẩu (địa chỉ nơi cư trú)
– Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi; (số chứng minh nhân dân)
– Văn bản của người dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện theo pháp luật của mình giao kết hợp đồng lao động

Đọc đến đây chúng ta vẫn chưa thấy có chỗ nào quy định phải có giấy khám sức khỏe, bằng cấp và sơ yếu lý lịch cũng như đơn xin việc cả mà chỉ là khoản 11 điều 4 quy định chung chung các nội dung khác liên quan…”.

Quay ngược lên trên với luật lao động thì chúng ta thấy điều 19 khoản 2 có yêu cầu người lao động phải cung cấp cho người sử dụng lao động : “trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, tình trạng sức khoẻ”. Kết hợp tiếp thì bộ hồ sơ sẽ phải thêm:
– Các bằng cấp
– Giấy khảm sức khỏe.

Vậy là tôi đã chứng minh được những giấy tờ cần phải có:
1. – Bản sao công chứng Bằng Đại học và các văn bằng khác cùng bảng điểm(*)
4. – 01 bản copy chứng minh nhân dân (*)
5. – Giấy khám sức khỏe bản chính (có xác nhận của bệnh viện cấp quận, huyện hoặc tương đương)
6. – Giấy khai sinh bản sao có công chứng
9. – Giấy đăng ký tạm trú hoặc bản sao sổ hộ khẩu
10. – Giấy phép lao động (dành cho lao động nước ngoài.)
11. – Văn bản đồng ý giao kết hợp đồng lao động (dành cho người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi;)
12. – Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi; (số chứng minh nhân dân)
13. – Văn bản của người dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện theo pháp luật của mình giao kết hợp đồng lao động

Giờ chúng ta sẽ đặt ra câu hỏi là có cần: Sơ yếu lý lịch, ảnh, đơn xin việc và bản tự thuật (CV) không ?

Tiếp tục tìm kiếm thì tôi tìm được cái THÔNG TƯ CỦA BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI SỐ 16/LĐTBXH – TT NGÀY 5 THÁNG 9 NĂM 1996 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 72/CP NGÀY 31/10/1995 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ VIỆC TUYỂN LAO ĐỘNG. Thông tư này cũ và xa lắc xa lơ rồi. Không biết nó có còn hiệu lực không nữa ? Trong phần II mục 1: trách nhiệm của người lao động:

“1. Trách nhiệm của người lao động:

a) Trước khi dự tuyển, người lao động cần nghiên cứu đầy đủ các điều kiện để được tuyển dụng, quyền lợi và trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động khi tuyển và trong quá trình làm việc, mà người sử dụng lao động thông báo.

b) Hồ sơ xin việc làm, gồm có: Đơn xin việc làm (Mẫu số 1 kèm theo); sổ lao động, giấy khám sức khoẻ.

– Trường hợp người lao động chưa được cấp sổ lao động thì phải có sơ yếu lý lịch (xác nhận của cơ quan, đơn vị hoặc của chính quyền địa phương nơi người lao động đang làm việc hoặc cư trú), văn bằng, chứng chỉ học vấn, nghề nghiệp.

– Trường hợp người lao động đã được cấp sổ lao động, đang thực hiện hợp đồng lao động đã ký, nhưng có nhu cầu tìm thêm việc làm, thì hồ sơ xin việc làm còn có thêm bản sao hợp đồng lao động đã ký với đơn vị giữ sổ lao dộng và các bản sao hợp đồng lao động khác đang thực hiện (nếu có). ”

Chỗ này nó giải thích tại sao chúng ta cần phải có : Đơn xin việc và sơ yếu lý lịch.

Tôi đang kiểm tra xem thông tư này còn hiệu lực không vì thế chúng tam tạm chấp nhận nguồn gốc và lý do này nhé. Khi nào kiểm tra xong tôi sẽ vào xác nhận lại.

Thời điểm này, coi như chúng ta đã hoàn thành việc chứng minh. Tuy nhiên để cho hết ngọn ngành chúng ta tiếp tục rà soát tới:
– Yêu cầu của Bảo hiểm xã hội và Y tế
– Yêu cầu của thanh tra lao động
– Yêu cầu của cơ quan thuế

Bảo hiểm xã hội và Y tế: Để đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cần
a) Thành phần hồ sơ bao gồm:
1. Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập (bản sao), trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì nộp bản Hợp đồng lao động.
2. Quyết định xếp hạng doanh nghiệp (nếu có).
3. Thang, bảng lương (đã được đăng ký với cơ quan lao động).
4. Hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển…
5. Mẫu 01 – TBH “Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN” của người lao động do người lao động kê khai; trường hợp đã được cấp sổ BHXH thì không phải kê khai mà chỉ nộp số BHXH.
6. Mẫu số 02a-TBH: “Danh sách lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN”

b) Số lượng hồ sơ:
– Từ điểm 1- 4: 01 bộ (phô tô).
– Điểm 5,6: 03 bộ.

Như vậy BHXH không cần bộ hồ sơ lao động của nhân viên mà chỉ cần có hợp đồng lao động.

Rồi giờ đến theo yêu cầu của thanh tra lao động. Khi họ vào doanh nghiệp thì chúng ta cần chuẩn bị gì. Anh chị em vui lòng đọc thêm bài này: Chuẩn bị gì cho đợt thanh tra lao động ?. Theo kinh nghiệm mọi người chia sẻ: “Họ sẽ yêu cầu kiểm tra xác suất 5-7 bộ hồ sơ của NLĐ: có đầy đủ hồ sơ theo quy định ko, đặc biệt là Giấy khám sức khỏe phải theo mẫu mới (ko được là mẫu 1 tờ A4 như trước mà phải là Giấy khám sức khỏe 4 mặt), HĐLĐ có đúng mẫu của Thông tư 21 ko;”

Đại khái không có gì, cứ như tôi liệt kê ở trên là được.

Cuối cùng là đến yêu cầu của thanh tra thuế: Mọi người đọc thêm bài này “Phòng nhân sự phải chuẩn bị gì khi thuế vào kiểm tra ?” Họ sẽ kiểm tra:
– Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương Net, mức lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác…), hồ sơ nhân sự (để chắc chắn nhân sự đó có tồn tại thật tại công ty).
– Quyết định lương, quyết định tăng lương, quy chế lương công ty.
– Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương, kèm một file excel tổng hợp từng năm về tổng thu nhập, tổng thuế phải nộp, đã nộp
– Thẻ lương nhân viên có chữ ký của người nhận, UNC chuyển lương qua Ngân hàng
– Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng, các lao động nghỉ việc giữa năm
– Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh có xác nhận của cơ quan thuế của từng nhân viên
– Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài
– Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp
– Các giấy tờ khác liên quan

Như vậy thuế cũng không có yêu cầu cụ thể chi tiết như chúng ta đã làm ở trên.

Sau rốt, trong bộ hồ sơ của tôi có 2 mục mà tôi chưa chứng minh luật yêu cầu là : CV (bản tự thuật kinh nghiệm) và 2 ảnh. CV là do yêu cầu của công ty để đánh giá năng lực. 2 ảnh: 1 dán ở bộ hồ sơ bên ngoài, 1 để trong túi hồ sơ để nhận diện nhân viên.

Vậy là tôi đã chứng minh xong 1 bộ hồ sơ lao động (nhân sự) chuẩn cần có những gì.

Ai thấy dài quá thì xem clip này nhé: