Công ty mẹ giám sát quản trị nhân sự công ty con như thế nào?

Lại một ngày Giỗ tổ nữa đến và đi. Thời gian này như các năm trước, có thể tôi sẽ lang thang làm cái gì đó. Nhưng năm nay, thật không may, mẹ tôi bị ngã. Người già nên sau cú ngã, mẹ tôi bị gãy xương bả vai, phải mổ để cố định. Thật tội cho bà. Nhân lúc thay ca chăm sóc, tôi vào phây (FB) thì nhận được câu hỏi: "Em đang nghiên cứu mô hình công ty mẹ - con ạ. Em đang cần làm Mô tả cho từng vị trí ở CTy mẹ. Cách quản lý ở đây là giám sát các Công ty thành viên thực hiện Kế hoạch kinh doanh và hệ thống Văn bản quản trị của mỗi công ty. Giờ em phải làm sao?"

Đây là câu hỏi hay và tôi nhớ ngay đến 2 bài viết:
- Mô hình vận hành công ty như thế nào? (http://blognhansu.net.vn/?p=23360)
- Xây dựng 1 lộ trình về mảng nhân sự từ A đến Z để có thể sử dụng làm demo áp dụng cho các công ty (http://blognhansu.net.vn/?p=21386)

Tôi liền gửi 2 bài viết cho chủ nhân câu hỏi. Mặc dù vậy, đây là câu hỏi ngắn nhưng vấn đề thì dài. Vì vậy nếu chỉ 2 link trên là chưa đủ. Cho nên tôi quyết định mở máy ra và gõ lại những gì mình sẽ làm nếu rơi vào tình huống đó.

Nếu là tôi, thì tôi sẽ làm gì?

Câu hỏi có 2 ý:
- Ý 1: Cách giám sát các Công ty thành viên thực hiện Kế hoạch kinh doanh
- Ý 2: Cách giám sát Hệ thống Văn bản quản trị của mỗi công ty
Nhưng đây chỉ là 2 ý nhỏ trong tổng thể một bài toán lớn liên quan đến mô hình vân hành của tập đoàn. Câu hỏi tổng quát mà tôi đã được hỏi là: "Mô hình vận hành của tập đoàn như thế nào thì hiệu quả?"

Như trong bài Mô hình vận hành trên, tôi đã viết: "Cách để biết được công ty theo mô hình nào đó là dựa vào quan điểm, chiến lược thương hiệu và tầm nhìn. Nếu chiến lược thương hiệu là:
- Bảo trợ --> Mô hình vận hành giống kiểu tập đoàn và các công ty cùng chung văn hóa
- Độc lập --> Mô hình vận hành giống kiểu holdings và mỗi công ty có thể khác văn hóa với nhau.
"
Mỗi một mô hình sẽ có cách vận hành riêng và đều tạo ra hiệu quả. Do vậy để trả lời câu hỏi, tôi thấy cần phải biết về tập đoàn với các câu hỏi:
- Lĩnh vực của tập đoàn
- Quy mô doanh thu và con người
- Tình hình hiện tại của tập đoàn (bài toán quản trị)
- Quan điểm quản trị
- Chiến lược công ty và thương hiệu
- Tầm nhìn dài hạn phát triển tập đoàn

Quay trở lại với câu hỏi ở đầu, tôi thấy:
+ Bài toán: Tập đoàn có các công ty con. Nhưng hiện thời các công ty con đang hoạt động kiểu độc lập. Công ty mẹ đang cảm giác không thể quản lý, kiểm soát và điều chỉnh các công ty con. Tệ hơn, có thể tập đoàn đang có xu hướng đi xuống (lỗ).
+ Quan điểm quản trị: Cách quản lý ở đây là giám sát các Công ty thành viên thực hiện Kế hoạch kinh doanh và hệ thống Văn bản quản trị của mỗi công ty
+ Mô hình tập đoàn mong muốn là mô hình công ty mẹ - con. Các công ty con vận hành phụ thuộc vào công ty mẹ.
Dựa vào phân tích, tôi hiểu rằng lãnh đạo công ty mẹ đã quyết và có đầu bài. Giờ chỉ cần người giải. Cách giải của chủ nhân câu hỏi: "Em đang cần làm Mô tả cho từng vị trí ở CTy mẹ". Với tôi thì đây chỉ là 1 hành động nhỏ trong tổng thể các giải pháp.

Chiến lược vận hành phụ thuộc nên sơ đồ tổ chức của tập đoàn sẽ theo từ khóa "hợp nhất". Cụ thể:
- Công ty mẹ sẽ có các ban. Các ban này sẽ quản lý từng mảng chức năng của toàn tập đoàn bao gồm cả công ty mẹ và công ty con. Tôi gọi là ngành dọc. Các ban sẽ có người và cử đại diện của mình tới các công ty con để làm việc. Ví dụ Ban nhân lực sẽ cử chuyên viên xuống công ty con A để thực hành tác nghiệp Quản trị Nhân sự cho công ty A.
- Các công ty con sẽ chỉ hoạt động giống như là một phòng kinh (trung tâm) kinh doanh.

Từ sơ đồ tổ chức, chúng ta sẽ ra ma trận chức năng, phân nhiệm phân quyền và phối hợp giữa các vị trí trong tập đoàn. Chỗ này chính là chỗ mà chủ nhân câu hỏi đang nghĩ tới: "làm Mô tả cho từng vị trí ở CTy mẹ". Đọc đến đây, tôi nhớ đến bài tôi đã viết: Mở cửa hàng thứ hai, mà hiện tại chưa biết quản lý thế nào? (http://blognhansu.net.vn/?p=22419). Đọc bài này, tôi tin chúng ta sẽ thấy mô hình tương thích giữa việc 1 công ty có nhiều cửa hàng với một công ty mẹ có nhiều công ty con.

Còn tiếp...

[5Why Analysis] Khi tư vấn QTNS, tôi làm thế nào để tìm ra nguyên nhân vấn đề?

Đợt này, tôi có nhiều trải nghiệm trên con đường Quản trị Nhân sự nên muốn viết quá mà không đủ thời gian. Từ trải nghiệm trong việc mở và điều hành công ty cho đến tư vấn Hệ thống QTNS cho đối tác. Toàn những trải nghiệm hay cả. Đang ngẫm nghĩ xem nên viết cái gì thì bắt gặp bài viết của anh Hoàng - CEO Getfly với chủ đề: [5Why Analysis] Làm kỹ thuật mà cũng best seller á? Xin trích cả nhà cùng đọc:

[5Why Analysis] Làm kỹ thuật mà cũng best seller á?
Hôm trước trên diễn đàn Launch (Diễn đàn rất nổi tiếng của các Founder công nghệ) có bài viết: "Làm cách nào để xây dựng được đội Sale mạnh". Tôi đọc, và tôi dường như cảm thấy được bản thân mình 5 năm về trước.
Hồi đó, tôi rất băn khoăn không hiểu vì sao mà mình mãi không bán được hàng, thế là tôi mua mọi loại sách về Kỹ năng bán hàng, Kinh thánh bán hàng, Kỹ năng chốt sale... về nghiền ngẫm (một việc hết sức là Logic...). Nhưng kết quả chẳng đi đến đâu cả.

Kiệt quệ...

Nhưng đến một ngày, tôi có một "kỳ ngộ", mà gần như thay đổi mọi quan niệm của tôi về vấn đề bán hàng. Và kỳ ngộ này, nó chẳng liên quan gì đến việc bán hàng, mà nó lại liên quan đến việc mà người kỹ thuật như tôi rất thích: "thăm phân xưởng sản xuất các chi tiết máy của một công ty FDI Nhật bản ở Hưng Yên", tại đây tôi biết được phương pháp phân tích 5Whys - Phương pháp phân tích đến gốc rễ vấn đề (nó là 1 trong những cột trụ của hệ thống TPS - Toyota Production System - giúp đế chế Toyota trở thành hãng xe lớn nhất trên thế giới hiện nay). Và tôi bắt tay vào áp dụng, phân tích vấn đề vì sao tôi không bán được hàng, từ đó, tôi xây dựng được toàn bộ hệ thống bán hàng của tôi dựa trên những phân tích đó.

Nay, tôi biên soạn lại thành file Excel, cho mọi người có thể tiện áp dụng.

5Whys (hay Five Whys) là kĩ thuật có nguồn gốc từ phương thức sản xuất Toyota hiện nay đã được dùng phổ biến cho hầu hết các lĩnh vực. Kỹ thuật này dùng để điều tra nguyên nhân và các lựa chọn để giải quyết vấn đề, người điều tra sẽ hỏi 5 lần liên tiếp tại sao. Dưới đây là ví dụ về một cuộc điều tra nguyên nhân của việc trả lại hàng: Vấn đề: “Khách hàng phàn nàn về chất lượng lô hàng vừa giao”.

- Tại sao 1: Tại sao chất lượng lô hàng kém?
Trả lời: Do nguyên vật liệu đầu vào kém chất lượng.

- Tại sao 2: Tại sao chất lượng nguyên vật liệu kém?
Trả lời: Do trong quá trình sản xuất bị thiếu nguyên vật liệu nên phải mua bổ sung từ nguồn khác.

- Tại sao 3: Tại sao lại thiếu nguyên vật liệu?
Trả lời: Do ước tính không chính xác nên mua thiếu.

- Tại sao 4: Tại sao lại ước tính nguyên vật liệu chưa chính xác?
Trả lời: Do không biết yêu cầu nguyên vật liệu của bản thiết kế mới.

- Tại sao 5: Tại sao lại không biết yêu cầu nguyên vật liệu của thiết kế mới?
Trả lời: Tại vì chưa làm thử trước đó.

Thay vì quay ra đổ lỗi cho khách hàng ngay từ đầu, hoặc đổ lỗi cho đồng nghiệp, hoặc đổ lỗi cho bên giao hàng, chúng ta có thể nhìn ra vấn đề gốc rễ nằm ở quy trình sản xuất để khắc phục và tránh lặp lại.

Lưu ý: Một ngộ nhận thường thấy là dùng 5WHYs luôn cho ra nguyên nhân gốc rễ (root cause), kì thực 5WHYs chỉ giúp ta tìm ra được những khả năng. Và từ đó ta có thể ra quyết định chính xác hơn.

Đây cũng chính là cách tôi tìm ra các thông tin để có thể tư vấn hỗ trợ các phương án xử lý các tình huống quản trị nhân sự. Tuy nhiên, các vấn đề về Quản trị Nhân sự thường liên quan đến hành vi của con người. Vì thế ngoài công cụ 5Why Analysis tôi còn dùng thêm Lý thuyết quy kết (attribution theory). Lý thuyết này tôi đã viết hẳn 1 bài và ví dụ tại: http://blognhansu.net.vn/?p=19317

Chúng ta có 1 tình huống: Hãy hình dung một giám đốc sa thải nhân viên. Theo bản năng, chúng ta sẽ đặt câu hỏi: "Tại sao ông ta làm như vậy?", có phải là do nhân viên này vi phạm quy định của công ty hay là do ông giám đốc này không tốt và thiếu tình người? Nguyên nhân là ở đâu?

Trong cuộc sống, khi một vấn đề gì đó xảy ra như ví dụ của tôi ở trên, người ta hay muốn tìm hiểu nguyên nhân. Theo lẽ bình thường, con người bên ngoài sẽ hay đổi tại quy kết là do nguyên nhân chủ quan và người bên trong thì hay đổi cho nguyên nhân khách quan. Ở ví dụ: tôi là người trong cuộc sẽ đổi lỗi cho khách quan và người ngoài cuộc sẽ đổi lỗi cho chủ quan: "tôi chưa có kỹ năng lãnh đạo". Thực tế thì nguyên nhân ở đâu ? Cứ đổi qua đổi lại thế này không được. Chúng ta cần một công cụ để tìm ra nguyên nhân.

Tôi tạm gọi đó là công cụ xác định nguyên nhân hành vi - lý thuyết quy kết.

Chốt lại, khi tư vấn thì cần có công cụ. Dưới đây là 2 trong số nhiều công cụ/ kỹ thuật tìm nguyên nhân:
1. 5Why Analysis: Hỏi đuổi (kỹ thuật này còn có tác dụng trong phỏng vấn để chống nói dối)
2. Lý thuyết quy kết (attribution theory)

Đố anh chị em, chúng ta còn có những công cụ nào để tìm nguyên nhân?

Nguyễn Hùng Cường
HRM consultant/blogger at blognhansu.net.vn