Kinh nghiệm khi mới bắt đầu vào vị trí trưởng phòng nhân sự nên làm cái gì và từ đâu ?

Cường mới nhận được một tình huống như thế này. Tôi tên là Hùng Cường. Người mới gặp thường hay gọi tên là Hùng. Lúc đầu cũng có chút bối rối nhưng tôi được gọi như thế nhiều, riết cũng quen.

“Chào anh Hùng,
Em là A, 28 tuổi, rất xin lỗi vì đã đường đột viết thư cho anh, nhưng thực sự em rất mong anh đọc thư này và cho em lời khuyên vì em biết chắc chắn đối với em sẽ rất quý giá.

Em đã đi làm được 5 năm, nhưng chỉ mới làm cán bộ nhân sự được hơn 1 năm ở 1 công ty về Thiết bị y tế. Công ty này có hơn 50 nhân viên và công việc chính của em ở đó là làm bảo hiểm cho nhân viên, chấm công, xây dựng các form mẫu khi được yêu cầu. Đại loại là trên em có trưởng phòng nhân sự giao việc và em chỉ làm các công việc theo bảng mô tả công việc của mình.

Hiện nay em đã nghỉ việc ở đó và đã đi thi tuyển ở công ty khác và được thông báo trúng tuyển với vị trí phó phòng nhân sự ( không có vị trí trưởng phòng). Em được hẹn 1 tuần nữa đi làm.

Công ty mới làm về kinh doanh và cũng có hơn 40 nhân viên. Điều làm em lo lắng là em không biết bắt đầu như thế nào và em phải làm những công việc gì đầu tiên khi đi làm ở công ty mới. Ý em muốn nói là nếu mình làm nhân viên thì đã có trưởng phòng giao việc, còn nếu mình là 1 người trưởng phòng thì mình phải làm những gì trong ngày đầu tiên? chẳng nhẽ cứ ngồi không đợi giám đốc yêu cầu mình làm gì thì mình làm đấy ( điều này chắc chắn là không được).

Em rất muốn hỏi nhiều nhưng sợ làm phiền anh.
Em rất mong anh hiểu và thông cảm cho những băn khoăn của em và cho em một vài lời khuyên bổ ích.
Em cũng rất mong anh trả lời sớm giúp em vì em sắp đến ngày nhận công việc mới rồi.”


Nếu anh chị ở trong hoàn cảnh trên thì anh chị sẽ làm gì ?

Không bình luận nhiều về vấn đề tại sao công ty lại nhận và vì sao chủ nhân của mail trên lại đỗ. Tôi chỉ muốn đi vào việc giải quyết vấn đề : “khi mới bắt đầu vào vị trí trưởng phòng nhân sự nên làm cái gì và từ đâu ?” mà bạn đó đang vướng phải. Vậy tôi sẽ làm gì ?

Tất nhiên và cũng là đầu tiên, tôi sẽ dành ra khoảng vài ngày cho đến 1 tuần để làm quen với mọi người và làm quen với văn hóa. Song song với đó là tìm hiểu thực trạng quản trị nhân sự ở đây. Việc làm quen với mọi người thì tùy theo kinh nghiệm mỗi người sẽ có cách làm khác nhau. Có lẽ khi mới vào công ty, sếp tổng sẽ phải giới thiệu tôi với các trưởng bộ phận khác để làm quen. Nhưng nếu không được như thế thì tôi sẽ chủ động yêu cầu sếp sắp xếp 1 buổi để giới thiệu tôi. Đây gọi là chính danh. Không chính danh thì ai làm việc được chứ. Sau đó, tôi sẽ chủ động gửi mail cho từng người (có thể là bcc) để tự giới thiệu thông tin về cá nhân (nếu sếp không gửi mail).

Làm quen còn phải nhiều động thái nữa. Tôi sẽ áp dụng theo cách này : http://blognhansu.net/2013/07/05/nhan-su-moi-hr-fresher-khi-moi-vao-nen-lam-gi/ . Dĩ nhiên là tôi sẽ không cư xử như là 1 người mới vào nghề. Tôi ứng xử với mọi người như là 1 người phù hợp. Thay vì ăn cùng, tôi có thể sẽ là mời mọi người 1 li nước. Mời các phòng ban 1 ít hoa quả … Nói chung là nhiều cách. Làm quen với văn hóa thì khó hơn 1 chút. Theo tôi, văn hóa tổ chức nó gắng với văn hóa của sếp. Sếp thế nào thì tổ chức nó na ná như thế. Vì vậy cứ để ý thói quen, tính cách, sở thích của người đứng đầu là ra văn hóa của công ty. Sếp thích uống bia? Có lẽ tôi nên mời mọi người 1 cốc bia . Sếp thích ăn mặc đẹp, có lẽ tôi nên mua một bộ quần áo mới để mặc đi làm. …

Cùng với việc làm quen chào hỏi là việc tiếp cận với thực trạng nhân sự của công ty. Cách đơn giản nhất nhưng lại khó khăn nhất đó là : yêu cầu nhân viên bộ phận và sếp cung cấp toàn bộ các tài liệu về nhân sự. Thuận lợi thì được nhưng nhỡ nhân viên hỏi là: em cũng không biết phải đưa cái gì cho anh cả thì bạn sẽ làm sao ? Tốt nhất là lập cái list và đưa cho mọi người để mọi người cung cấp. List đó là:
1. Quy trình nhân sự (bao gồm từ tuyển dụng, đào tạo cho đến trả lương) và biểu mẫu.
2. Quy trình ISO (tất tần tật các bộ phận luôn).
3. Các biểu mẫu, template khác như mẫu báo cáo, mẫu slide …
4. Các tài liệu liên quan đến từng mảng bộ phận 1:
a. Tuyển dụng:
– Quy trình tuyển dụng
– Quy chế tuyển dụng
– Báo cáo, kế hoạch tuyển dụng tháng, năm
– Các KPI về tuyển dụng được giao
– Bảng theo dõi tuyển dụng: cái bảng có ghi và theo dõi danh sách ứng viên đã qua phỏng vấn.
b. Đào tạo:
– Quy trình đào tạo
– Quy chế đào tạo
– Báo cáo kế hoạch đào tạo
– Các KPI về đào tạo
– Bảng theo dõi quá trình đào tạo
– Tài liệu đào tạo nội bộ, chung, bộ phận
c. Lương thưởng:
– Quy trình trả lương
– Bảng lương tháng vừa rồi
– Ngạch lương
– Quy chế lương
– Quy chế thưởng
– Bảng theo dõi thông tin nhân viên
– Báo cáo tình hình nhân sự tháng, năm
d. Bảo hiểm:
– Báo cáo tình hình đóng báo hiểm
– Các bản, tài liệu về bảo hiểm.
3. Ngoài ra là 1 loạt những cái khác như:
– Cơ cấu tổ chức và mô tả công việc
– KPI và bảng theo dõi KPI
– Một loạt những chính sách khác: nhiều quá, các bạn vui lòng xem thêm ở đây: Danh sách các quy chế, quy định cần có trong công ty … ?
– Nội quy, sổ tay văn hóa, thỏa ước lao động

List này tôi mới tạm thời nghĩ ra. Có thể chưa đủ nhưng ít ra thì sẽ cho ta được cái nhìn tổng quan về nhân sự. Nếu muốn kỹ nữa, chúng ta có thể dựa vào bài này để lên danh sách: Các công việc phòng nhân sự sẽ phải làm phần 2 – theo cách nhìn của chức năng phòng Nhân sự

Và dựa vào nhận định của cá nhân mỗi người, chúng ta có thể lên được ngay danh sách những việc cần làm. Ví dụ như mô tả công việc lâu quá chưa làm thì chúng ta làm lại. Nội quy không cập nhật thì viết nội quy mới. Cái gì chưa có thì chúng ta sẽ làm cái đó. Chúng ta khi phỏng vấn đã trao đổi với sếp và hẳn đã nghe về các vấn đề lãnh đạo muốn giải quyết. Dựa vào những vấn đề, và các việc cần làm, tiếp tục chúng ta quay lại ngồi với lãnh đạo thêm vài lần nữa để trao đổi. Sau khi thống nhất các vấn đề cần làm chúng ta sẽ bắt đầu triển khai.

Chú ý, trong quá trình làm trưởng phòng thì nên đọc thêm cả bài này: 9 tín hiệu để đuổi trưởng phòng nhân sự của công ty bạn ? . Ở bài viết này chúng ta sẽ bắt gặp những kinh nghiệp và những điều trưởng phòng không nên làm. Rất hữu ích.

Tôi cũng có chia sẻ kinh nghiệm từng làm trưởng phòng nhân sự ở chuỗi bài viết về nhật ký HRM. Nhân tiện bài này, đọc lại tôi vẫn thấy bồi hồi. Anh chị và các bạn tham khảo thêm ở đây nhé:
Nhật ký HRM – quyết định thành lập phòng nhân sự
Nhật ký HRM – khảo sát hiện trạng Nhân sự

Vậy là chúng ta đã lên được list danh sách các công việc cần làm, các nguồn lực cần có, thời gian cần hoàn thành và kết quả cuối cùng của công việc đó là gì. Đây tôi gọi là mảng công việc về dự án nhân sự.

Ngoài việc triển khai các dự án vá lỗi đó, tôi sẽ phải để ý và đánh giá xem các mảng công việc mà các nhân viên của phòng tôi đang làm thế nào ? Liệu đã làm tốt chưa? Cần làm gì để tốt hơn? Có biểu mẫu hay cách nào hay hơn không? Và có cần hỗ trợ không ? Nếu có tôi sẽ phải sắn tay vào làm.

Tôi để ý thấy, có một số anh chị khi mới lên trưởng phòng hoặc chuyển sang làm trưởng phòng các công ty khác thường hay thay đổi lại bố trí của phòng mới. Chúng ta cũng có thể làm theo cách đó để đánh dấu sự có mặt của mình.

Tôi chợt nhớ ra còn có một bài viết cũng về chủ đề này nhưng ở khía cạnh khác, mời anh chỉ và các bạn tham khảo: Thiết lập phòng tổ chức – hành chính – nhân sự công ty nên bắt đầu từ đâu ?

Mỗi người khi bắt đầu làm trưởng phòng nhân sự ở đâu đó sẽ có một cách khởi đầu riêng cho mình. Có người thì không cần làm quen mà cứ lao vào hùng hục xử lý các công việc vật lý còn tồn đọng. Có người người thì lại đi giao lưu hết xong mới làm việc …. Tùy vào từng người nhưng hẳn mọi người sẽ có một mẫu số chung nào đó.

Là anh chị và các bạn, anh chị và các bạn sẽ bắt đầu sự khởi đầu mới của mình bằng cách nào ?

Nhân sự là ngành hot nhất, được ưu thích nhất năm 2013 ?

Một ngày đẹp trời, các em sinh viên và các em mới tốt nghiệp mong muốn làm nhân sự (HR) hơn cả! Các bạn HR có tin không?

http://careerbuilder.vn/survey_employer/pdf/SURVEY_OVERVIEW_VN.pdf

Báo cáo mới nhất của Career công bố và được anh Nguyên đưa lên tường facebook của anh ý. Bản thân Cường thì thấy rất lạ và khá vui khi đọc bản công bố này. Dường như trong giai đoạn này, các bạn đặt niềm tin lớn và nghề Nhân sự. Trong stt trên mọi người đã cùng nhau trao đổi để tìm ra nguyên nhân tại sao các bạn sinh viên lại đặt niềm tìn vào nghề ít ghế và lương khá thấp này.

Phoenix Thanh Ha: Nhiều người nghĩ nghề nhân sự là dễ để làm nhất. Nghề cần ý tưởng, sáng tạo như quảng cáo, truyền thông làm nhiều người mất tự tin. Nghề dịch vụ và bán hàng không được yêu thích vì mất nhiều công sức. Đúng bản tính dân Việt, ưa ngồi nghĩ chuyện mưu tính hơn là động chân tay và tìm tòi sáng tạo.

Phan Son Hrd : Nếu khảo sát này là làm online trên trang careerbuilider thì hơi băn khoăn về kết quả một chút.

Vì đối tượng có tần suất “du ngoạn” trên trang này cao sẽ là những người đang làm nghề nhân sự hoặc là sinh viên ngành nhân sự, nên phần nào tác động đến kết quả này ?? Các bác nghĩ sao ah.

Fan Ying Yang : Có một thực trạng là người làm nghề nhân sự thực thụ , hiệu quả không nhiều, nhưng số người có thể “chém” về nghề nhân sự lại đông như lá rụng mùa thu

Chuông Gió : Thực tế cho thấy rằng, một số các em sinh viên ngành khoa học xã hội, ngoại ngữ và kinh tế thường không biết lựa chọn nghề gì sau khi ra trường, các em có thời gian lang thang trên mạng, hay tìm kiếm các từ khóa tuyển dụng, nhân sự… có thể dần dần thấy nghề này đang “hot” nên thích. Đôi khi các em còn nhầm lẫn hành chính và nhân sự nữa, không phân biệt đc rõ nên hình thành sở thích về nghề nghiệp luôn.

Cún Và Moon: Phản biện vui về chủ đề nêu trong status, có lẽ HR thực sự là Hót Rác như cách nói vui của một số bạn trong ngành, thời buổi kinh tế khó khăn, không thể tìm được việc như mong muốn nên các bạn đó buộc phải chọn HR

Hùng Cường : )) Bất ngờ thật. Em thì đánh giá là do các anh chị trong cộng đồng tác động khá lớn tới các bạn sinh viên. (Đến các trường đại học, hay làm việc với số lượng lớn sinh viên đều là do các Hr đảm trách thay mặt công ty mà).

Chuông Gió : Chuyện đó là hiển nhiên rồi chị Fan Ying Yang, vì ngành HR mới được chú ý ở VN khoảng gần chục năm nay thôi mà. Sau này khi một số cty VN lớn mạnh lên, thuê tư vấn nước ngoài tới hệ thống hóa, rồi một số ACE làm trong các tổ chức FDI chuyển dần sang các DN trong nước thì ngành này mới đc quan tâm. Cũng có sự cảm kích nhẹ đối với anh Le Quan và một số AC khác trong việc đưa ngành này ra PR trong suốt mấy năm qua đấy ạ!

Như vậy có thể thấy có mấy nguyên nhân sau:
1. Do tác động bên ngoài sinh viên
– Tác động của những người làm nghề Nhân sự tới sinh viên
– Tác động của những nhà quản trị (những người không phải làm nhân sự) nhưng có liên quan tới nhân sự.
– Tác động của nhà trường

2. Do nội tại bên trong sinh viên
– Không biết chọn nghề gì
– Do không chọn được nghề như mong muốn

Các anh chị có suy nghĩ như thế nào về kết quả này ? Hình như mình nhớ đã từng có 1 bài viết viết về lý do tại sao các bạn sinh viên mới ra trường lại chọn nghề này rồi thì phải. Haizz. Không rõ nó ở đâu nữa.

Dù là lý do gì thì nếu như các bạn đã chọn Nhân sự là nghề thì hi vọng các bạn sẽ không bỏ cuộc.

Setup công việc nhân sự cho starup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ?

Dạo này KC hay nhận được mail hỏi về việc setup công việc nhân sự cho starup – công ty mới khởi nghiệp. Theo bạn nên làm thế nào ?

Hôm nay vô tình em đọc được trang blognhansu.net của anh, thực sự là em đã “bắt được vàng” anh ah! Những bài viết của anh quá hay và bổ ích, có rất nhiều thứ em chỉ đọc nhưng chưa đủ năng lực thực hiện.

Em xin tự giới thiệu em tên Nguyễn DP, chuyên ngành là Quản trị kinh doanh, nhưng em lại thích làm về Nhân sự. Vừa qua em có đi học khóa đào tạo ngắn hạn về Quản trị nhân sự chuyên nghiệp của trường ĐH Kinh Tế TPHCM tổ chức. Nhưng thú thật là vì kiến thức quá nhiều mà chỉ học trong vòng 2 tháng thì không thể nào nắm hết được. Có những thứ em học nhưng em chưa hiểu lắm hoặc không thể hình dung ra khi thực hiện nó phải như thế nào (vì em chưa có kinh nghiệm làm công việc nhân sự).

Em sắp vào làm nhân viên nhân sự tại công ty TNHH mới thành lập (có thể xem như là trưởng phòng nhân sự vì chỉ có mình em). vấn đề là em chưa có kinh nghiệm, em mong anh có thể cho em biết những điều trước tiên em cần phải làm khi vô công ty không ah? Vì hiện nay công ty mới thành lập (khoảng 10 người) nên hoàn toàn chưa xây dựng hệ thống gì cả.

Em xin chân thành cảm ơn anh ah!

Với C nên làm như thế này:

Anh chào em,

Dễ ý mà. Các công việc Nhân sự cần làm dành cho 1 startup:
1. Lập sơ đồ cơ cấu tổ chức
2. Lập bảng lương
3. Xây dựng nội quy công ty
4. Xây dựng mô tả công việc
5. Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động và ký hợp đồng lao động.
6. Tập hợp đủ hồ sơ
7. Lập quy trình xin nghỉ phép
8. Đăng ký bảo hiểm xã hội (nếu công ty > 10 người. Theo anh thì nhỏ hơn vẫn nên đóng)
9. Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự (để biết thông tin như ai, làm gì, ở đâu, gia đình thế nào)
10. Xây dựng cơ chế trả lương và nâng lương (chính sách đãi ngộ).

Tạm thời anh mới nảy ra trong đầu 10 cái theo kinh nghiệm khởi nghiệp của anh. Khi nào công ty bước vào năm thứ 3 thì làm tiếp các công việc khác. Giờ chỉ cần xây mấy cái đó và kiếm đủ tiền nuôi sống bản thân là tốt rồi.

Anh,

1. Lập sơ đồ cơ cấu tổ chức: Khi mới thành lập 1 công ty hay startup thì việc đầu tiên mà ai cũng làm đó là phân chia nhiệm vụ và công việc. Người thì làm giám đốc, người thì làm phó giám đốc. Dù có phân chia như thế nhưng đã là khởi nghiệp thì ai cũng phải làm tất cả mọi việc. Mọi người cứ ngầm quy ước với nhau như thế. Và chỉ là ngầm chứ không phải là văn bản gì cả. Chính vì thế, C nghĩ chúng ta nên lập ra 1 cái sơ đồ cơ cấu tổ chức. Và làm 1 cái quyết định ban hành cơ cấu đó.

Việc lập cơ cấu tổ chức còn giúp công ty định hướng phát triển, cho nhân viên thấy được lộ trình công danh của bản thân mình khi tham gia startup. Hãy tưởng tượng, bạn tham gia 1 công ty mới, bạn nhìn vào cơ cấu tổ chức và bạn thấy còn rất nhiều chức danh còn khuyết chỗ. Vậy bạn có gắn bó để cố gắng vươn vào những vị trí đó. Tôi nghĩ là khả năng bạn gắn bó là rất nhiều.

Vì thế việc đầu tiên nhân sự nên làm là lập sơ đồ cơ cấu tổ chức. Việc đơn giản nhưng cần thiết. Ví dụ về cơ cấu tổ chức:

Nhìn vào sơ đồ này các sếp cũng như nhân viên sẽ biết tương lai công ty sẽ như thế nào và đi về đâu.

Lưu ý: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phải kèm với chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Lúc đầu thì có thể chưa chi tiết nhưng nên có để công việc rõ ràng.

2. Lập bảng lương: Cái sơ đồ cơ cấu tổ chức cùng với nhiệm vụ phòng ban sẽ được làm rất nhanh. Chắc là 3 ngày là cùng. Sau đó chúng ta cần phải lập bảng lương. Cơm áo gạo tiền là thứ ai cũng quan tâm. Nhân sự sẽ phải phối hợp với kế toán để lập ngay 1 bảng lương và theo dõi lương của từng người. Bảng lương lúc đầu thì có thể đơn giản không cần cầu kì.


Đây là bảng lương lúc công ty C mới thành lập.

3. Xây dựng nội quy công ty: Việc tiếp theo đó là nội quy công ty. Theo C đây chính là bước đầu tiên của việc xây dựng văn hóa công ty. Không có nội quy thì mỗi người một phách. Công ty không là công ty, nhà không phải là nhà. Chúng ta nên làm nội quy và có một buổi họp thống nhất nội quy đó.

Nội quy lúc đầu cũng giống cơ cấu tổ chức, không cần quá cầu kỳ nhưng sẽ phải nó rõ cho anh em biết:
– Thời gian làm việc
– Cách thức ứng xử trong giao tiếp
– Hình phạt và khen thưởng khi hoàn thành hoặc vi phạm nội quy

4. Xây dựng mô tả công việc: Khi mà có 3 cái trên (cơ cấu tổ chức, bảng lương và nội quy), đến lúc này chúng ta có thể đi chuyên sâu hơn và các công việc nhân sự. Việc chuyên sâu hơn nên làm đầu tiên đó là viết mô tả công việc. Thực tế cá nhân C cho thấy là lúc đầu mọi người sẽ cùng làm đủ thứ loại công việc khá giống nhau. Sau đó dần dần dựa vào năng lực và sở thích từng người, nhân viên sẽ đạt được thành tích và chuyên tâm vào 1 mảng. Khi đó họ sẽ cần một cái mô tả công việc để tránh phải làm những việc mà họ không thích.

Mô tả công việc còn hữu ích ở chỗ giả xử lúc đó có người nghỉ việc thì sẽ có thể tìm được người thay làm được những công việc như vậy.

Các bước xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc cho các bộ phận phòng ban:
– Xác định trách nhiệm, phạm vi xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc;
– Thu thập thông tin;
– Viết bản thảo mô tả công việc và quy trình làm việc;
– Thu thập ý kiến phản hồi;
– Chỉnh sửa và hoàn thiện hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc;
– Trình duyệt và ban hành thực hiện.

5. Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động và ký hợp đồng lao động: Sau khi xây dựng mô tả công việc xong, có lẽ lúc này sẽ là lúc mọi người bắt đầu đặt câu hỏi: “sao mình làm việc lâu như thế rồi mà chưa có hợp đồng nhỉ ?”. Và đây là lúc chúng ta sẽ cần phải có cái hợp đồng lao động cho mọi người.

Quy trình ký cũng đơn giản thôi, đầu tiên là bảo mọi người nộp hồ sơ, sau đó làm cái hợp đồng rồi cho mọi người ký. Có một vấn đề sẽ xảy ra trong công việc này: một số anh em sẽ lười không chịu làm hồ sơ để nộp cho nhân sự. Không sao, theo tôi thì vẫn cứ nên ký hợp đồng trước, hồ sơ thì làm hồi cố sau cũng được. Động tác này chủ yếu là để anh em yên tâm làm việc.

6. Tập hợp đủ hồ sơ: Ký xong thì tất nhiên đến thời điểm này, nhân sự sẽ cần phải tập hợp đủ hồ sơ. Việc tập hợp đủ hồ sơ này có nhiều ý nghĩa. Một trong đó là nắm được thông tin của nhân viên. Nhỡ đâu có việc còn biết thông tin.

Như đã nói ở trên, việc tập hợp này là không dễ. Và nhân sự cần rất quyết liệt cũng như quan tâm thường xuyên. Ngày nào cũng nhắc và giao deadline (hạn kết thúc) thì thể nào cũng thành công.

Tập hợp hồ sơ còn dùng để làm các công việc nhân sự tiếp theo. Không có hồ sơ sẽ không làm được. Đơn cử như làm bảo hiểm xã hội.

7. Lập quy trình xin nghỉ phép: Công việc thứ bảy là công việc mang tính chất quản lý thể hiện sự có mặt của nhân sự. Thời gian này, sẽ bắt đầu có người xin nghỉ. Và họ hay chỉ vào báo cho sếp biết là xong. Thế là hôm sau họ nghỉ. Việc đi làm và nghỉ phép rất tùy tiện. Nó làm cho những người khác sẽ gặp đôi chút khó khăn khi phối hợp làm việc. Đôi khi còn là sự bực tức không đáng có.

Hơn nữa nghỉ phép mà họ chỉ báo cho sếp, không hề báo cho nhân sự. Dẫn tới việc này không ai quản lý. Càng về sau nếu không quản lý việc nghỉ phép sẽ càng tái diễn nhiều hơn. Năng suất làm việc dần giảm đi.

Tôi nghĩ lúc này nhân sự nên nhanh chóng thiết lập sự quản lý của mình. Yêu cầu nghỉ phép phải có quy trình, phải báo trước và phải có đơn xin nghỉ. Quy chế phạt khi nghỉ không báo cần phải có hiệu lực.

8. Đăng ký bảo hiểm xã hội (nếu công ty > 10 người. Theo anh thì nhỏ hơn vẫn nên đóng): Đây là một kinh nghiệm thực tế mà tôi đã từng thấy. Khi một công ty mới thành lập, lúc đầu anh em sẽ không để ý đến thứ khác. Nhưng sau 1 thời gian (khoảng 1 năm) lúc này các anh em sẽ bắt đầu chú ý đến sự an toàn. Mà an toàn chính là bảo hiểm xã hội. Họ đặt câu hỏi rằng tại sao công ty mình lại không có trong khi công ty khác thì có. Tất nhiên do công ty mới thành lập nên các anh em sẽ không nói. Họ vẫn cùng chia ngọt xẻ bùi với công ty. Tuy nhiên thời gian càng lâu thì ý nghĩa chia ngọt xẻ bùi sẽ càng lung lay và bị thay thế bởi tâm lý an toàn.

Vì thế nhân sự đến lúc này nên đăng ký bảo hiểm xã hội cho các anh em gắn bó. Để làm được bảo hiểm xã hội thì cần phải có hồ sơ đầy đủ.

9. Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự (để biết thông tin như ai, làm gì, ở đâu, gia đình thế nào): :à startup thì có thể nhân sự sẽ không nhiều nên việc nắm thông tin anh em rất dễ nhưng việc quản lý thông tin nhân viên là việc cần thiết. Mềm hóa các thông tin nhân sự sẽ làm chúng ta trả lời các câu hỏi liên quan đến nhân sự nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn. Công ti ít người nên việc này đơn giản, nhân sự nên dành thời gian để nhập dữ liệu và sắp xếp dữ liệu cho hoàn chỉnh.

10. Xây dựng cơ chế trả lương và nâng lương (chính sách đãi ngộ): Đọc đến đây hẳn bạn sẽ đặt ra câu hỏi :”tại sao đến giờ mới xây dựng cái cơ chế lương này ?”. Vì … lúc này công ty mới bắt đầu kiếm được ra tiền. Ý tôi ở đây là kiếm ra tiền nhiều. Sẽ có người kiếm ra nhiều tiền cho công ty và sẽ có người kiếm ít. Tất nhiên khi đó họ sẽ đòi hỏi quyền lợi của mình. Quyền lợi không được đáp ứng thì người ta sẽ bỏ việc. Cho nên nhân sự cần chuẩn bị sẵn cơ chế lương và cơ chế nâng lương khi nào làm xong cái công việc thứ 9 ở trên thì tung ra.

Xây dựng cơ chế lương này sẽ rất vất vả vì bạn sẽ phải làm việc với giám đốc khá nhiều. KC dự là bạn sẽ phải làm lại cơ chế này ít nhất một lần.

Sau khi làm xong 10 công việc này, thì đó là tín hiệu để bắt đầu setup một phòng nhân sự thực sự. Chi tiết cả nhà xem thêm ở đây nhé:
Các công việc phòng nhân sự phải làm.
Các công việc phòng nhân sự sẽ phải làm phần 1

Update 21/06/2021: Bài viết này được viết ra từ 8 năm trước. Giờ tôi đi tư vấn xây dựng HT QTNS và cũng đã mở công ty nên có chút bổ sung:
– Xác định sơ đồ tổ chức
– Viết mô tả công việc
Đây là 2 đầu việc trong các công việc liên quan đến xây dựng cơ cấu tổ chức. Vì thế nếu có thời gian và muốn nâng cấp hơn, thân mời bạn đọc thêm 2 bài:
+ Phân tích và hoàn thiện cơ cấu tổ chức như thế nào?
+ Giờ em biết phải làm sao khi 1 cổ 2 tròng?

Trong các đầu việc trên, tôi còn làm thêm 1 đầu việc nữa trong năm đầu: Xác định KPI cho các vị trí. Đây chính là điều làm tôi đau đầu trong vấn đề giữ người vì KPI làm mọi người có áp lực. Trong khi công ty mới (startup) thì việc tuyển người rất khó khăn. Tuyển người khó, đa phần không phải là dân chuyên nghiệp, trong khi chế độ chính sách lúc đầu chưa tốt vì thế giữ người khó. Đã thế lại còn có KPI nữa thì càng làm tăng tỷ lệ nghỉ việc. Tuy nhiên KPI sẽ giúp cho chúng ta quản lý tốt công việc và tránh được lãng phí và không hiệu quả. Chúng ta biết luôn là ai làm được việc, ai không.

Về đầu việc xây dựng chính sách lương, nếu bạn quan tâm, thân mời bạn đọc các bài:
– Quyết định tự đạp đổ bát cơm của mình – chia sẻ file tài liệu full về KPI và BSC được dùng để mở lớp http://blognhansu.net.vn/?p=22785
– Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 8: cơ chế chính sách thúc đẩy hoàn thành KPI http://blognhansu.net.vn/?p=20464
– Cách xây dựng chính sách cho phòng ban: Trích bao nhiêu phần trăm doanh thu để thưởng là phù hợp? http://blognhansu.net.vn/?p=21495
– Chính sách cho Sale (kinh doanh) cửa hàng thế nào là hợp lý? http://blognhansu.net.vn/?p=22248
– Cách xây dựng thang bảng lương hợp lý đối với doanh nghiệp nhỏ? http://blognhansu.net.vn/?p=22409
– File Định biên chi phí – nhân sự và tính toán chính sách cho toàn công ty http://blognhansu.net.vn/?p=22221

Phần update này khá nhiều kiến thức nên nếu thấy khó hiểu thì thôi bỏ qua. Giai đoạn sau, công ty lớn chút, quay lại đọc bạn sẽ hiểu tôi viết gì

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
HRM consultant / HRM blogger at blognhansu.net.vn

Cac noi dung nen co trong so tay nhan vien

NỘI DUNG SỔ TAY HƯỚNG DẪN SÁCH NGUỒN NHÂN LỰC

Bạn quan tâm tới Sổ tay nhân viên thì hẳn có thể bạn đã đọc bài này của tôi: Cách viết sổ tay nhân viên . Từ sau khi viết bài này, tôi nhận được khá nhiều mail xin mẫu sổ tay nhân viên. Vì vậy tôi nghĩ mình nên viết tiếp chủ đề này để làm sáng tỏ hơn. Và để chúng ta có thể tự tay viết cho mình một quyển sổ tay mà không cần mẫu.

Mời cả nhà cùng xem bộ khung sườn chi tiết về sổ tay nhân viên:

1 Trang bìa
2 Mục lục
3 Lời cảm ơn
4 Phần mở đầu
4.1 Thư chào (từ ngài chủ tịch)
4.2 Mục đích của cuốn sổ tay hướng dẫn
4.3 Lịch sử công ty
4.4 Nhiệm vụ & Tầm nhìn, Mục tiêu của công ty
4.5 Sự bảo mật
5 Các chính sách chung
5.1 Điều lệ làm việc của nhân viên
* Quy tắc bảo mật
* Ăn mặc, Trang phục và Diện mạo
* Ăn trưa và Giờ nghỉ giải lao
* Quy định về hút thuốc và sử dụng các chất gây nghiện
* Thói quen làm viêc
* Sử dụng tài sản của công ty
* Các quy định về Giao tiếp
* Sử dụng máy tính cá nhân
* Sử dụng E-mail
* Quấy rối tình dục
6 Các chính sách nhân sự
6.1 Chính sách việc làm
* Chính sách tuyển dụng
Chính sách cơ hội việc làm bình đẳng
Chính sách tạo nguồn nhân lực
Chính sách kiểm tra trình độ cơ bản của nhân viên
Chính sách phỏng vấn
* Chính sách tuyển chọn
Chính sách thuê nhân viên
Chính sách về các yêu cầu trước tuyển dụng
Chính sách đối với người thân của nhân viên
* Chính sách đào tạo thực hành trong công việc
* Chính sách tập sự đối với lao động
* Chính sách định hướng nghề nghiệp
* Chính sách bố trí việc cho nhân viên (Thuyên chuyển, Sắp xếp lại công việc)
* Chính sách thuê lại nhân viên
* Chính sách về việc chấm dứt hợp đồng/Sa thải
* Chính sách về Hồ sơ tuyển dụng
6.2 Chính sách Quản lý việc thực thi
* Chính sách về Phê bình và Khen thưởng
* Chính sách về Ghi nhận và Thưởng
6.3 Chính sách quản lý người có năng lực
* Chính sách về thăng tiến
* Chính sách phát triển nghề nghiệp
* Chính sách bổ sung người kế nhiệm
7 Chính sách về Lao động và Tiền lương
7.1 Các chính sách về kế hoạch nhân lực
7.2 Các chính sách về tiền lương/ phí quản lý
* Chính sách về các kỳ thanh toán
* Chính sách về Kế hoạch thanh toán
* Chính sách về cắt giảm thanh toán
7.3 Chính sách về Phân loại mức lao động
7.4 Chính sách quản lý phúc lợi
* Chính sách về nghỉ phép
* Chính sách phúc lợi y tế
* Chính sách về phúc lợi đối với người mất khả năng lao động và về hưu
* Các chính sách về phúc lợi khác
7.5 Chính sách về có mặt tại nơi làm việc
* Chính sách chấm công
* Chính sách đối với việc đi làm muộn
* Chính sách làm việc quá giờ
* Chính sách về lịch làm việc
* Chính sách về phân ca
7.6 Chính sách Y tế và An toàn lao động
7.7 Chính sách về hưu
7.8 Chính sách về Quan hệ Nhân viên
* Chính sách khiếu nại
* Chính sách kỷ luật
* Chính sách giải quyết mâu thuẫn
8 Các chính sách về Đào tạo và phát triển
8.1 Các chính sách đào tạo theo quá trình ( Phân tích Nhu cầu Đào tạo, lập chương trình, Thực thi và đánh giá)
8.2 Ngân sách đào tạo
8.3 Quản lý yêu cầu đào tạo
8.4 Lựa chọn ứng viên và tuyển dụng
8.5 Tham dự khoá đào tạo
8.6 Đào tạo ở nước ngoài
8.7 Chính sách về đào tạo, cấp bằng và các công việc kế tiếp (Chính sách về Hợp đồng đào tạo)
8.8 Các báo cáo về Quản lý đào tạo
8.9 Các nhà cung cấp đào tạo nội bộ
8.10 Các nhà cung cấp đạo tạo bên ngoài
9 Các chính sách Phát triển tổ chức
9.1 Các chính sách về Tái cơ cấu
9.2 Các chính sách về quản lý thay đổi cơ cấu
10 Phản biện
11 Ngày có hiệu lực

Có thể những điều trên là quá chi tiết. Bạn nên viết ngắn gọn hơn như sau:

NỘI DUNG SỔ TAY HƯỚNG DẪN SÁCH NGUỒN NHÂN LỰC

I CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU
I.1 Lời nói đầu của Giám đốc
I.2 Mục tiêu lâu dài
I.3 Vài nét sơ lược về Công ty
I.4 Văn hóa công ty
II CHƯƠNG II: CÁC QUI ĐỊNH TRONG CÔNG TY
II.1 Tác phong và trang phục
II.2 Ra vào Công ty
II.3 Thẻ nhân viên & thẻ bấm giờ
Phạm vi đi lại
Hút thuốc lá
Phương tiện thông báo
Sử dụng Căn tin
Sử dụng điện thoại
Cập nhật thông tin cá nhân
An toàn lao động
Thực hiện trật tự, vệ sinh nơi làm việc
Quản lý và sử dụng tài sản Công ty
Phương tiện đi công tác
Khách của công ty và của cá nhân
Các trường hợp khẩn cấp
Phần mềm/ Email/ Internet/ mạng LAN
Qui tắc bảo mật và bảo vệ uy tín Công ty
Tiết kiệm
III CHƯƠNG III: CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ
Tuyển dụng và tuyển chọn
Thử việc và thử thách
Sinh viên thực tập
Mô tả công việc
Phân cấp bậc và phân hạng công việc
Đánh giá kết quả công việc
Nghỉ thường niên
Nghỉ ốm
Làm việc trong điều kiện đặc biệt
Đào tạo và phát triển
Thôi việc
Thuyên chuyển công việc
Chấm dứt hợp đồng lao động
Lương và các quyền lợi
Chế độ phúc lợi
IV CHƯƠNG IV: KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT
Đề bạt, khen thưởng
Chính sách đề bạt
Chính sách khen thưởng, công nhận thành tích
Kỷ luật
Các hình thức kỷ luật
Các vi phạm bị buộc thôi việc
Các vi phạm nội qui khác
V CHƯƠNG V: KHIẾU NẠI
VI CHƯƠNG VI: HIỆU LỰC VÀ SỬA ĐỔI

Cuối cùng có một thứ bạn có thể tham khảo thêm đó là đây cũng có thể coi như một list các danh sách và chính sách nhân sự cần phải có. Không biết công ty bạn đã có hết chưa? Nếu chưa có thì bạn nên xây dần. Rất nhiều thứ phải làm đúng không bạn?

Bạn muốn tìm kiếm thêm thông tin về các vấn đề Nhân sự. Vui lòng click tại đây để tìm kiếm thêm: http://kinhcan.net/ Đây là công cụ tìm kiếm được tích hợp tìm kiếm khoảng 30 site chuyên về nhân sự. Chi tiết vui lòng click tại đây: Kinhcan24’s Search

Nhật ký HRM – điểm cộng cho các Hr fresher

Tuần 3 cũng đã trôi qua, công việc dường như dậm chân tại chỗ. Biết viết gì bây giờ nhỉ? Có lẽ nên mở và kết bằng một bức thư vậy: Điểm cộng cho các Hr fresher ?

Hôm nay, anh lại xin phép được gửi cho các em 1 bức thư tạm gọi là tâm huyết chia sẻ một số kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Anh thấy áp đụng được sẽ ok. Các em có biết 1 fresher trong tay không có gì từ kinh nghiệm cho đến các mối quan hệ thì phải làm như thế nào để ghi điểm cộng trong quá trình làm việc ? Ở mail trước anh đã nói về những điểm cộng trong giao tiếp, điểm cộng trong thái độ với công việc, và ở mail này anh lại chia sẻ thêm 2 điểm cộng khác. Đó chính là niềm đam mê và tinh thần trách nhiệm với công việc.

Em có biết, đôi khi em nghe được ở đâu đó câu truyện về việc phỏng vấn hôm trước, hôm sau bạn em đi làm luôn ? Các em có bao giờ đặt câu hỏi tại sao lại như vậy ? Theo anh thì có nhiều nguyên nhân. Và 1 trong nhiều nguyên nhân anh muốn nói ở đây đó chính là : sự đam mê công việc. Không hiểu sao anh không thể cảm nhận được ở các em sự đam mê với HR. Sự đam mê nó thể hiện ở nhiều khía cạnh lắm. Anh nhớ có lần anh đến chơi nhà trưởng phòng nhân sự cũ của anh. Anh ý là anh Nhân hiện đang làm trưởng phòng Nhân sự của Sam Sung. Nói chuyện một lúc rồi anh ý mở máy tính của anh ý để cho anh anh xin 1 tài liệu anh thất lạc. E có biết không, nhìn đống tài liệu đó mà anh ngưỡng mộ kinh khủng. Cảm giác lúc đó thực sự là anh muốn xin hết đống tài liệu đó để đem về đọc dần. Nhưng những tài liệu đó là tài liệu riêng tư nên anh chỉ dám xin những tài liệu của anh (có một đợt anh bị xóa sạch ổ cứng). 2 anh em vừa nhìn tài liệu vừa trao đổi. Liệu các em đã lướt qua những tài liệu anh đã đưa cho các em ? Anh tin là chưa. Vì nếu các em đã lướt qua, hẳn các em đã hỏi anh 1 cái gì đó. Hoặc ít ra là 1 câu bình luận.

Đam mê còn ở chỗ, tìm tòi những cái mới. Đọc thêm thông tin. Trao đổi để làm rõ hơn các vấn đề. Anh đã gặp khá nhiều bạn HR mới, đa số các bạn ý thực sự đam mê. Các bạn ý đam mê nên các bạn ý mới chủ động hẹn anh đi uống cafe để hỏi han về công việc. Đam mêm nên thay vì chỉ ngồi nghe anh nói, các bạn ý còn chủ động đưa ra các ý tưởng của mình. Các bạn ý nói nhiều và anh cũng nói nhiều. Các em thấy không, các bạn ý sẵn sàng bỏ thời gian và tiền bạc ra để gặp 1 ai đó. Để họ có thể sáng tỏ một vấn đề gì đấy. Chúng ta làm việc cùng nhau, anh tin có thể chia sẻ với các em ít nhiều. Anh tin là những tài liệu của anh có, sẽ giúp các em đỡ hơn trong công việc. Sao các em không hỏi anh nhỉ ?

Chắc do anh quá cầu toàn trong công việc nên tạo ra cho các em sức ép. Từ đó làm các em ngại trao đổi. Có lẽ vậy.

Điểm cộng thứ 2 anh muốn nói và chia sẻ với các em đó chính là tinh thần trách nhiệm. Tinh thần trách nhiệm sẽ tăng dần theo tuổi tác. Anh tin vậy. Các em còn trẻ, nếu có được điều này thì sẽ là một điểm cộng lớn cho các em. Các em có bao giờ cảm thấy ray rứt khi công việc không được kết thúc không ? Các em có bao giờ cảm thấy bực bội khi công việc chậm tiến độ không ? … và các em có bao giờ cảm thấy bực với bản thân vì công việc không hoàn thành không ? Bản thân anh thì anh có. Giờ anh đang bực. Anh bực vì những công việc anh dự định không được hoàn thành. Anh đang tự vấn lương tâm và tìm cách để tuần sau những công việc này sẽ phải hoàn thành. Có lẽ anh sẽ chủ động sắn tay vào làm thì công việc sẽ nhanh hơn. Chứ để các em làm thì chậm quá.

Các em có thấy là: hợp đồng lao động cho mọi người chưa hoàn thành ?, các đơn vị đang chủ động tuyển dụng mà chúng ta không có thông tin ?, nhân viên mới vào không được đào tạo hội nhập ? … anh đã nhắc việc rồi nhưng chưa thấy việc nào kết thúc cả.

Tự dưng anh lại nhớ đến một dự án mang tên: Cán bộ nguồn. Hồi đó anh cùng các anh em khác trong team dự án phải lập ra bộ tiêu chí thế nào là cán bộ nguồn. Các em có biết một trong 3 tiêu chí mọi người hay nhắc đến là gì không? Đó chính là trách nhiệm. Trách nhiệm các em càng lớn thì khả năng thăng tiến càng cao. Đành rằng các em nghỉ làm đều có những việc rất riêng và chính đáng. Hãy vui lòng cho anh thấy, các em rất có trách nhiệm. Các em vắng thì hãy bàn giao cho người khác. Đừng mặc kệ công việc. Bàn giao rồi thì hãy hỏi han xem công việc đến đâu rồi.

Tinh thần trách nhiệm còn thể hiện ở nhiều điều lắm. Anh chỉa sẻ một chút với các em kỹ xảo nhé.
1. Nếu vắng mặt hãy bàn giao, gọi điện cho người quản lý trực tiếp.
2. Khi thấy công việc chậm hay còn gọi là delay nên tìm cách kích nó tiếp tục chạy.
3. Một lúc nào đó thử đến sớm hơn mọi người, một lúc nào đó thử về muộn hơn mọi người xem sao.
4. Một thời điểm nào đó như nửa đêm chả hạn, các em gửi một cái mail báo rằng em đã hoàn thành công việc hoặc đơn giản hơn là trao đổi công việc.
… tạm thời anh chỉ nghĩ được đến thế. Các em thử áp dụng xem sao nhé.

Mail chắc dài quá rồi. Các em cố gắng làm một số việc cho tuần sau :
1. Tuyển dụng
– Đăng tin tuyển dụng, tuyển chuyên viên nhân sự.
– Duy trì việc tuyển cộng tác viên và sale tư vấn cho eduviet.
– Theo dõi quá trình tuyển dụng của kế toán và du học Pháp.
2. Nhóm công việc về đao tạo
– Đào tạo hội nhập cho các nhân viên mới
3. Hợp đồng lao động
– Hoàn thành các hợp đồng lao động của các bên
– Hoàn thiện các hồ sơ

Tạm thời thế đã, nếu các em cần thêm việc anh sẽ giao thêm.

Anh,

Nhật ký HRM – khảo sát hiện trạng Nhân sự

Sau tuần đầu tiên bàn bạc, trao đổi, bước sang tuần thứ 2, tôi bắt đầu tiến hành bước 1 của dự định tôi muốn làm đó là khảo sát hiện trạng toàn bộ. Công việc nhiều do phải triển khai trên cả 4 mảng: tuyển dụng, đào tạo, chính sách và bảo hiểm xã hội. Thật may mắn vì lúc này tôi đã có 4 trợ thủ: Linh, Ly, Mạnh và Thương. Cả 4 bạn đều học quản trị nhân lực ra và đang thực tập tại đây. Các thành viên ban lãnh đạo thì muốn tuyển hẳn 1 chuyên viên HR làm fulltime. Còn tôi thì lại muốn biến đây thành cơ hội cho Linh, Ly, Mạnh, Thương. Sau một buổi họp căng thẳng về cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự các phòng ban, cuối cùng tôi cũng đã được các thành viên đồng ý cho quyền tự quyết tìm ra chiến hữu của mình. Tôi quý cả 4 bạn và hy vọng 4 bạn sẽ cùng tôi xây dựng, hoàn thiện phòng Nhân sự. Từ đó tạo ra được cái gì đó để cho đời.

Thứ hai đầu tuần, chỉ có Linh và Mạnh lên công ty thực tập. Tôi gọi 2 bạn vào phòng họp và đưa lời đề nghị cùng xây dựng team. Và để quyết định xem ai sẽ làm gì, tôi đề nghị 2 bạn sẽ bốc thăm. Bốc thăm xong, kết quả khá thú vị: Mạnh có duyên với chính sách và bảo hiểm xã hội còn Linh thì duyên với đào tạo và tuyển dụng. Thứ 3, Thương và Ly đến. Ly phụ trách mảng tuyển dụng và Thương phụ trách BHXH.

Tuần 2, các công việc tôi dự định triển khai khá đơn giản nhưng lại cấp bách:
1. Chính sách:
– Nhận bàn giao hồ sơ dữ liệu nhân sự
– Lập hợp đồng lao động đối với nhân viên mới
– Thống kê, báo cáo tình hình ký hợp đồng lao động và chế độ với từng nhân viên mới.
2. Tuyển dụng:
– Tiến hành lập danh sách nhân viên mới.
3. Đào tạo:
– Follow khóa đào tạo kỹ năng tư vấn du học
– Follow đợt test kỹ năng tư vấn cho các sale và marketing
– Chuẩn bị đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.

Bạn nghĩ sao về những công việc này, tôi nghĩ là khá dễ dàng để làm. Một người cứng, tập trung sức chắc một đến 2 ngày là có thể xong. Thế nhưng Mạnh, Linh, Ly khá mới trong một mội trường làm việc nên nó không dễ như tôi tưởng. Mặc dù tham gia và lên công ty làm việc được một thời gian (trước khi join vào team HR, 4 bạn có tham gia vào dự án khảo sát lương của Vinatest) nhưng các bạn vẫn chưa quen nhiều người trong các phòng ban. Đây là một điểm yếu lớn đối với các HR mới. Làm nhân sự là làm việc với con người. Bạn muốn làm được việc thì bạn sẽ phải có mối quan hệ với các nhân viên trong công ty. Từ đó công việc của mình mới tiến triển.

Và đúng như tôi dự đoán. Dù đã hướng dẫn các bạn cách thức gửi mail, cách thức viết mail, tôi bắt đầu nhận được phản hồi từ các trưởng bộ phận về cách thức tiến hành của phòng HR. Bạn nghĩ sao khi bạn là trưởng bộ phận, bỗng một ngày bạn nhận được mail của 1 ai đó tự xưng là người phòng nhân sự và đi hỏi những thông tin rất bí mật như lương ? Liệu bạn có cho họ? Tất nhiên là không rồi. Đây là một mail tôi nghĩ là khá chuyên nghiệp :

Kính gửi Các anh chị!

Em xin tự giới thiệu em tên là Nguyễn Thị Ly Ly. Hiện em là nhân viên phòng nhân sự do anh Hùng Cường phụ trách. Em được phân công phụ trách mảng tuyển dụng của Eduviet mình. Hiện tại, em đang trong quá trình thu thập tài liệu để xây dựng quy trình tuyển dụng của công ty.

Em rất mong có được sự giúp đỡ của anh chị. Anh chị cho em hỏi những tài liệu dưới đây nhà mình có không ạ. Nếu có cho em xin:

1- Quy trình tuyển dụng của phòng ban anh chị phụ trách (nếu có)
2- Quy chế tuyển dụng của phòng ban anh chị phụ trách
3- Ngân hàng đề thi tuyển dụng
4- Ngạch lương để đàm phán khi phỏng vấn
5- Mẫu phiếu đánh giá ứng viên
6- Hợp đồng lao động mẫu.

Em xin phép được gặp anh chị vào thời gian sau:

@ Chị H: Em mong được gặp chị vào 9h sáng thứ bảy 02/06/2012 được không ạ
@ Anh T: Em có thể gặp anh vào 9h sáng thứ ba ngày 05/06/2012 được không ạ
@ Chị N: Em có thể gặp chị vào 3h chiều thứ ba ngày 05/06/2012 không ạ

Ngoài ra,nếu anh chọ có nhu cầu tuyển dụng nhân viên trong phòng ban thì anh chị gửi cho em nhé

Em.

Chuyên nghiệp là vậy nhưng không quen thì vẫn quay về hỏi sếp của em mà thôi. Sau tuần 2, tôi đã có được 2 cái báo cáo: 1 là về nhân sự mới và 1 là về chính sách đãi ngộ. Nhưng tôi vẫn cảm thấy chưa thỏa mãn lắm. Công việc của tuần 2 tạm kết thúc với những lời commnet, các lời hướng dẫn và một bức mail chia sẻ:

(Nhân sự mới) Hr fresher khi mới vào nên làm gì ?

Hi các em,

Có lẽ các em đang lần mò tìm đường đi. Anh nghĩ và hy vọng rằng các em sẽ không bị stress và từ bỏ thứ các em đã chọn. Mà thực ra nghề nào chả vậy, tất cả đều bị stress khi việc bị dồn. Vậy thì anh nghĩ có 1 số thứ các em nên làm sẽ tốt hơn cho các em. Chúng ta có thể tạm gọi là thủ thuật hay kinh nghiệm gì đấy. Trước hết anh muốn các em nhớ:
– Các em làm HR thì vẫn là nhân viên bình thường chứ không phải là quản lý này nọ gì nhé. Chỉ là nhân viên của phòng quản lý.
– Làm nhân sư là liên quan đến làm việc với con người nên giao tiếp là năng lực quan trọng. Có nó các em sẽ làm việc tốt hơn.
– Cuối cùng Nhân sự là tất cả những hoạt động làm sao để nhân viên làm việc tốt hơn vì thế các em đừng để mình giới hạn trong những thứ như tuyển dụng, đào tạo hay gì đó. Cứ hành động nào mà thúc đẩy nhân viên và công ty làm việc thì đó là nhân sự. Thúc đẩy sale mang doanh số về, thúc đẩy lao công quét được nhiều nhà hơn …. thì đó là HR.

Giờ là lúc chia sẻ những điều anh nghĩ các em nếu áp dụng được thì sẽ tốt:
1. Khi bắt đầu vào làm việc ở phòng HR hay bất cứ đâu thì việc đầu tiên là nên tự chủ động làm quen với mọi người. Các em nên gửi mail tự giới thiệu bản thân tới các trưởng bộ phận. Vì các em là HR nên sẽ không ai giới thiệu các em cả. Chả lẽ sếp tổng sẽ đi giới thiệu các em ?
2. Đọc quyển sách: Never eat alone để biết thêm các cách thức make friend với mọi người.
3. Hãy đi ăn trưa với mọi người.
4. Đừng bao giờ lấy nước và uống nước ở 1 chỗ.
5. Mỉm cười với tất cả những người gặp và đừng chờ họ chào các em. Các em hãy chủ động chào họ và tự giới thiệu bản thân nếu các em chưa quen.
6. Giúp đỡ người khác là 1 điều tốt. Các em có thể hỏi 1 câu hỏi đơn giản là : em có thể giúp gì được anh chị không ?
7. Lê la trà đá, quá xá với mọi người. Thỉnh thoảng rủ ai đó đi uống nước, đơn giản là cốc trả cũng ổn.
8. Đừng chỉ ngủ trưa một chỗ. Hãy tìm cách ngủ trưa nhiều chỗ khác nhau.
9. Thỉnh thoảng lượn 1 vòng qua tất cả các phòng ban. Mang theo 1 cốc nước để uống. Tốt nhất nên 1 ngày lượn 1 vòng. Có thể lượn vào trước giờ làm việc hoặc sau giờ làm việc nếu như các em ngại.
10. Lân la chào hỏi với những người đến sớm và người về muộn. Câu hỏi rất đơn giản. Anh đến sớm thế hoặc anh về muộn vậy ?

Các em thấy không, đây chỉ toàn là những mẹo giao tiếp. Khi các em thành công là lúc các em có thể đẩy công việc HR tiến lên 1 bước mới. Song song với việc tìm cách giao tiếp với mọi người, các em sẽ phải tìm cách tiếp cận với công việc. Vậy làm thế nào để tiếp cận với công việc:

1. Dọn dẹp, sắp xếp lại phòng nhân sự cho gọn gàng hơn. Các em hay bỏ ra 1 ngày hoặc 1 buổi để xin phép phòng cho các em sắp xếp lại gọn hơn. Việc này rất tốt. Ít nhất thì các em có việc để làm. Còn cao hơn đó là các em có cơ hội tiếp xúc với các giấy tờ, lịch sử Hr của công ty. Sẽ rất thú vị đấy.
2. Lục và sư tầm toàn bộ các tài liệu có tản mát trong hệ thống. Sắp xếp lại các tài liệu đó theo một cách thức nào đó theo ý hiểu của các em.
3. Tiến hành triển khai công việc thường nhật. Việc này em có thể viết mail hoặc hỏi sếp của em. Chú ý là các em phải chủ động xin việc nhé.
4. Hỏi han về khu vực để các tài liệu của lĩnh vực mình phụ trách nếu có thể bàn giao thì hảy hỏi xem tìm ai để bàn giao.
5. Thường thì nếu 1 công ty cần tuyển vị trí :
– Tuyển dụng thì: công việc cần làm lúc đầu có thể là thống kê lại số lượng người mới tuyển vào và các vấn đề như lương thử việc, lương chính thức, thời gian làm việc … Việc này để nắm tình hình tuyển dụng của công ty. Sau đó là hỏi xem đang có job nào cần tuyển, yêu cầu ra sao. Tiếp là hỏi xem sẽ có job nào tuyển cần tuyển dụng trong tương lai. Hỏi và làm được 3 việc này anh nghĩ có thể coi như biết tuyển dụng.
– Đào tạo: Có lẽ câu hỏi đầu tiên nên hỏi là tình hình đào tạo hội nhập của công ty thế nào? Có được duy trì không ? Và nếu không thì các em nên chủ động lấy danh sách những người mới vào mà chưa được đào tạo để đào tạo hội nhập. Việc tiếp theo nên làm là xây dựng quy trình đào tạo hội nhập. Tạo ra một cái thư chào mừng trong đó giới thiệu sơ qua về công ty và các thứ người mới quan tâm trên 1 trang giấy là không thừa.
– Chính sách và lương thưởng: Anh nghĩ việc đầu tiên người vị trí này không phải là hỏi chế độ chính sách lương như thế nào mà nên hỏi câu hỏi bên mình đã có hệ thống theo dõi thông tin nhân sự chưa? Nếu chưa thì các em nên xây dựng lấy 1 cái theo dõi. Việc tiếp theo nên hỏi là hồ sơ lý lịch nhân viên ở đâu và nên xem qua xem nó thiếu hay thừa cái gì? Việc tiếp nữa hoàn thiện hợp đồng cho những người thiếu. Thường thì nếu chưa có người làm cái này thì công ty hay trễ việc làm hợp đồng lắm. Sau khi mọi người thân và hiểu rồi thì mới nên hỏi về lương hay những thứ nhạy cảm khác.
– Bảo hiểm xã hội: Câu hỏi anh nghĩ nên hỏi đó là có việc gì cần em làm không để em làm cho.

Tạm thời thế đã nhỉ. Các em thấy thế nào ?
HN 5/6/2012

Đôi lúc, tôi muốn có 1 cộng sự nào đó mà chỉ cần bảo làm việc a việc b, rồi họ tự triển khai được. 2 anh em cùng bàn bạc với nhau cách thức triển khai chứ không phải là hướng dẫn. Như vậy thật tốt. Hy vọng tuần sau công việc sẽ tiến triển hơn.

Thiết lập phòng tổ chức – hành chính – nhân sự công ty nên bắt đầu từ đâu ?

Anh chào Hùng Cường.

Chúc Em có ngày mới vui vẻ, hạnh phúc…

Anh vào mạng nên được biết đến Em, số điện thoại của Em, Anh đã đọc một số bài viết của Em. Như thế đồng nghĩa với việc Anh đã tìm được trang địa chỉ vàng ở đó có cẩm nang quý giá trong nghề Tổ chức-Hành chính-Nhân sự.

Lãnh đạo Công ty bên Anh giao cho Anh thiết lập Phòng TC-HC-NS của Công ty bên Anh mà Anh không hề có kiến thức gì về công tác Tổ chức – Hành chính – Nhân sự. Đây là một Công ty Cổ Phần của Tư nhân có khoảng 300 nguời chuyên hoạt động Sản xuất Kinh doanh và Thương mại

Hiện tại Anh đang không biết công việc này (bắt đầu từ đâu, như thế nào) Em Cường vui lòng Tư vấn cho Anh được không Em.

Anh hy vọng được đón nhận sự thông cảm sẻ chia, Tư vấn, giúp đỡ và tình cảm tốt đẹp của Em dành cho Anh.

Trân trọng!

***

Anh ạ,

Đầu tiên em với anh cần phân biệt giữ hành chính và nhân sự anh nhé. Đây là 2 phòng khác nhau. Theo em chúng ta nên bắt đầu với 5 việc sau:

1. Chuẩn bị về nhân sự và cơ sở vật chất:
– Nhân sự : theo như khảo sát thì một nhân sự hỗ trợ được cho từ 70 – 90 nhân viên trong công ty. Với công ty 300 người thì anh nên cần 3 – 4 chuyên viên nhân sự.
– Hành chính: cần ít nhất 1 lễ tân, 1 tạp vụ, 1 bảo vệ, 1 văn thư cho công ty 300
Như vậy về nhân sự, phòng nhân sự hành chính của anh cần 7 – 8 người.
2. Chuẩn bị về cơ cấu và sơ đồ chức năng phòng: Theo em thì nên có 1 trưởng và 1 phó phòng. Còn lại phân theo chức năng từng người như: tuyển dụng, đào tạo, lương và bhxh, văn thư, lễ tân, bảo vệ, tạp vụ. Hoàn thiện chức năng, mô tả công việc phòng.
3. Xây dựng quy trình và chính sách:
– Việc đầu tiên là viết ra được 3 năng lực lõi của nhân sự.
– Tiếp theo là viết nội quy và sổ tay văn hóa.
– Các quy trình chính sách khác
4. Chuẩn bị các mẫu văn bản về nhân sự như hợp đồng lao động chả hạn.
5. Tiến hành các công việc thường nhật: ký hợp đồng lao động, làm sổ bảo hiểm, đào tạo hội nhập …

Theo em đây là 5 bước cơ bản để làm lúc đầu. Sau đó chúng ta còn nhiều việc khác. E thấy anh nên tìm mua các bộ tài liệu nhân sự mẫu và theo học một khóa học nhân sự để lấy network (bạn bè) và kiến thức. Nếu anh cần thì báo em nhé. E sẽ giới thiệu cho anh.

E,

Bạn muốn tìm kiếm thêm thông tin về các vấn đề Nhân sự. Vui lòng click tại đây để tìm kiếm thêm: http://kinhcan.net/ Đây là công cụ tìm kiếm được tích hợp tìm kiếm khoảng 30 site chuyên về nhân sự. Chi tiết vui lòng click tại đây: Kinhcan24’s Search

9 tín hiệu để đuổi trưởng phòng nhân sự của công ty bạn ?

Hôm nay nhận được mail của anh Tiến HRM của NEO với tiêu đề: 9 Signs Your HR Manager is Terrible. Bài viết hay và làm tôi thấy thú vị. Vậy nên tôi muốn mời các bạn cùng đọc. Do tôi tự dịch nên có thể nó sẽ không mượt lắm. Các bạn đọc, thấy lỗi thì góp ý nhé. Cám ơn các bạn trước.

Dịch: 9 tín hiệu để đuổi trưởng phòng nhân sự của công ty bạn ?

Bộ phận nhân sự thường bị coi như là những nhân viên bàn giấy vớ vẩn, nhưng một người quản lý nguồn nhân lực tốt lại là một nguồn tài nguyên vô giá, họ tư vấn cho bạn về những nhân viên của bạn, kỹ thuật quản lý, tuyển dụng và chương trình đào tạo sẽ giúp bạn thành công.

Vậy một người quản lý nhân sự tồi là như thế nào ?

Dưới đây là 9 tín hiệu cho thấy trưởng phòng nhân sự của bạn là một người kém cỏi. Bạn nên đuổi họ khi có cơ hội:

1. Không bao giờ tham khảo luật hoặc hỏi pháp chế.

Luật lao động rất phức tạp. Nó luôn luôn thay đổi. Ở nước ta, các thông tư liên tục được đưa ra rôi sự thay đổi mức lương tối thiểu rồi các điều luật phức tạp và mù mờ. Vì vậy nếu quản lý nhân sự của bạn là tự tin rằng biết tất cả mọi thứ anh ta cần biết và không bao giờ cần tham khảo bất cứ điều gì từ một luật sư, thì bạn cần một người quản lý nhân sự mới ngay bây giờ.

2. Gửi cho bạn các ứng cử viên không đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn

Một trong những vai trò của một người nhân sự là tìm thấy các ứng cử viên đủ điều kiện cho các nhà tuyển dụng phỏng vấn và lựa chọn. Tất nhiên, nhà tuyển dụng nhân sự sẽ không biết nhiều về công việc trong bộ phận của bạn, nhưng các ứng cử viên mà họ gửi cho bạn tất cả phải có đủ điều kiện nào đó.

Nếu nhân viên tuyển dụng không thể tiến hành sơ loại qua điện thoại, xem xét một bản lý lịch, hoặc không hiểu được sự khác biệt giữa “phải có” phẩm chất và “có thì tốt”, thì đó là lúc bạn cần phải thay máu. Việc tìm kiếm các ứng viên có trình độ cũng không bao giờ dễ dàng, nhưng nếu người nhân sự của bạn là người gửi bạn những người không đủ tiêu chuẩn, anh ta đang lãng phí thời gian của mọi người và cả của bạn.

3. Anh ta không có ý kiến gì với bạn khi bạn trao đổi về kinh doanh

Có rất nhiều kiến thức và kỹ năng nhân sự mà một quản lý nhân sự cần hiểu và biết như làm thế nào để đánh giá hiệu quả công việc chả hạn, tạo động lực, kỹ năng phỏng vấn thích hợp. Tuy nhiên, quản lý nhân sự của bạn cũng cần phải hiểu doanh nghiệp của bạn. Vì như nếu biết, anh ấy sẽ giúp bạn tìm kiếm, phát triển và giữ chân các nhân viên một cách tốt nhất. Anh ấy nên được tham dự các cuộc họp mà không phải trực tiếp liên quan đến nhân sự để tìm hiểu nhu cầu của doanh nghiệp thực sự là gì.

Nếu công ty của bạn là công ty dịch vụ mà quản lý nhân sự của bạn chưa bao giờ tiến hành một cuộc gọi bán hàng thì đó là một dấu hiệu xấu. (Tất nhiên là anh ta không phải bán hàng, chỉ là đi theo hỗ trợ bán hàng). Tương tự như vậy, công ty bạn là một công ty sản xuất, nhưng anh ta chưa một lần đặt chân đến xưởng sản xuất, đó là một vấn đề. Nếu không làm những việc ấy, làm thế nào anh ta có thể đáp ứng nhu cầu của nhân viên khi không biết những gì họ thực sự làm ?

4.Anh ta luôn luôn đồng ý với bạn

Nếu quản lý nhân sự của bạn chỉ toàn đồng ý với các ý kiến của bạn thì đó chính là tâng bốc. Bạn sẽ nhận ra rằng mọi người sẽ luôn tâng bốc bạn kể từ khi bạn là ông chủ. Và công việc của người nhân sự là giúp bạn trong công việc kinh doanh, vậy mà anh ta chưa bao giờ trì hoãn các quyết định của bạn ?

Quản lý nhân sự là công việc để giúp kinh doanh, và đôi khi những người kinh doanh là vấn đề của kinh doanh. Một cuộc điều tra độc lập đã chỉ ra rằng công ty gặp vấn đề trong kinh doanh là do lỗi của quản lý, không phải là do nhân viên. Tạo động lực cho nhân viên bằng tiền thưởng lớn cũng có thể không giải quyết được vấn đề. Tăng lương có thể sẽ là sai lầm rất tốn kém nếu không đúng vấn đề cần giải quyết.

Một người quản lý nhân sự tốt là người biết đứng lên để tư vấn các quyết định hay dừng chúng khi cần thiết và giải thích được cho bạn những hậu quả của một chính sách hay hành động không phù hợp. Cuối cùng, bạn quyết định cho công ty là làm gì, nhưng nếu quản lý nhân sự của bạn luôn luôn đồng ý với bạn, thì bạn phải cảnh giác. Có thể anh ta không quan tâm tới nhu cầu thực sự của doanh nghiệp.

5. Anh không bao giờ chấp thuận một ngoại lệ

Nội quy công ty là các quy định và các quy tắc nhân viên cần thực hiện. Nhưng nếu, quản lý nhân sự của bạn không bao giờ chấp thuận tăng lương đột xuất sau hàng năm nhân viên chờ đợi, không chấp nhận ngoại lệ đi muộn, không chấp nhận nghỉ việc có lý. Thì đó cũng là một vấn đề.

Nói chung, chúng ta nên tuân theo các quy tắc, chính sách. Đôi khi, một ngoại lệ là cần thiết. Ví dụ, đôi khi tăng lương đột xuất có thể sẽ giữ được một nhân viên chất lượng với những cam kết lâu dài, còn nếu không có hành động đó thì có thể nhân viên ấy sẽ bắt đầu tìm kiếm một công việc mới.

Không ăn tại bàn làm việc là tốt, trừ khi nhân viên của bạn bị tiểu đường và có quyền ăn nhanh các thực phẩm có tác động sự sống. Mọi người phải đến công ty trước 8:00, nếu không phải nộp tiền phạt, ngoại trừ các nhân viên đã làm thêm vào buổi tối. Hoặc một triệu quy tắc khác nói chung là những ý tưởng tốt, nhưng đôi khi một ngoại lệ lại có ý nghĩa.

Nếu quản lý nhân sự của bạn không chấp nhận một số trường hợp ngoại lệ, bạn nên có quản lý nhân sự mới.

6. Anh ta chỉ sửa chửa chữa các vấn đề nhân sự trong công ty.

Quản lý nhân sự của bạn có phải là người luôntừ chối hành động cho đến khi cuộc khủng hoảng xảy ra? Anh ta bỏ qua hoặc bác bỏ yêu cầu tăng lương cho một nhân viên cho đến khi nhân viên đó gửi thư thôi việc ? Hoặc là anh ta không hề cảnh báo bạn về vấn đề sẽ xảy ra với kế hoạch thưởng của bạn cho đến khi có vấn đề xảy ra ?.

Hành động khi có cuộc khủng hoảng xảy ra là một điểm tuyệt vời – nhưng nếu cuộc khủng hoảng đã được xảy ra do có một phần lỗi bởi sự thất bại của nhân sự khi không ngăn ngừa được hành động khi mới tiềm tàng. Một trong các chức năng chính của HR là ngăn chặn các vấn đề, mà thường đòi hỏi có tầm nhìn xa. Nếu anh ta chỉ hoạt động sửa chữa các vấn đề khi nó xảy ra, đó là lúc để thay người mới. Tất nhiên, không phải tất cả các vấn đề có thể được ngăn chặn, nhưng bạn cần phải thường xuyên được thông báo về những nguy cơ xảy ra các vấn đề về nhân sự.

7. Anh không bao giờ chấp thuận sa thải bất cứ ai

Người sử dụng lao động có quyền sa thải bất cứ ai – nam, nữ, màu đen, trắng, già, trẻ, mang thai, bệnh lý mà không vi phạm pháp luật. Ví dụ, bạn không thể sa thải một người nhân viên nữ bởi vì cô ấy mang thai, nhưng bạn có thể sa thải cô ấy khi không làm được việc.

Tất nhiên, bạn cần phải nhận thức hậu quả pháp lý trước khi chấm dứt một nhân viên ( tham khảo ý kiến một luật sư, nếu cần thiết), nhưng nhân sự sẽ giúp bạn sa thải một nhân viên vấn đề khi không đáp ứng với yêu cầu.

Nếu quản lý nhân sự của bạn từ chối giải quyết việc cho sa thải ai đó hoặc đá bóng sang phía bạn hoặc đổi lỗi cho bạn thì đó là lúc bạn cần một quản lý nhân sự mới.

Đôi khi, táo xấu cần phải được ném ra khỏi rổ táo. Nếu anh ta không thể giúp bạn làm điều đó, anh ta cũng không thể giúp công việc kinh doanh của bạn được.

8. Anh ta không đưa ra được những con số

Một số người nhân sự không thích các con số. Đó là lý do tại sao họ không phải là người làm tài chính. Tuy nhiên, nếu quản lý nhân sự của bạn chỉ có thể cho bạn biết những gì anh ta “đoán” về tỷ lệ nhảy việc hoặc “cảm thấy” về một kế hoạch bảo hiểm, như vậy anh ta đang không làm đúng việc của mình. Con số cứng luôn có sẵn. Dữ liệu về tỷ lệ thôi việc, thời gian làm việc và chi phí bảo hiểm y tế luôn tồn tại.

Một người quản lý nhân sự tốt sẽ có thể sử dụng các kỹ năng mềm để giảng dạy và huấn luyện viên và có những kỹ năng cứng cần thiết để cho bạn thấy lý do tại sao các chương trình đào tạo cần – hoặc không cần. Nếu anh ta không thể đánh giá được một chương trình hay chính sách, sử dụng dữ liệu cứng trong nhân sự thì tức là anh ta đang không làm công việc nhân sự.

9. Giải quyết vấn đề bằng: Viết một chính sách mới!

Nhân sự thích các chính sách bởi vì nó đưa các mệnh lệnh tới nơi làm việc. Nhưng liệu nhân sự sử dụng chúng để tránh đối đầu? Hãy nhìn vào trường hợp một nhân viênăn mặc không phù hợp, liệu quản lý nhân sự của bạn có hướng dẫn bạn cách làm thế nào để nói chuyện với người lao động về việc ăn mặc hoặc nhắc nhở nhân viên…. hay quản lý nhân sự của sẽ viết một tài liệu mới dài hai trang về quy tắc ăn mặc và email nó toàn bộ công ty?

Gửi email là con đường không đối đầu nhưng gần như không bao giờ hiệu quả. Những nhân viên đã ăn mặc không phù hợp thì họ sẽ không nhận ra vấn đề nếu chỉ qua một email.

Đúng, chính sách là cần thiết, nhưng nếu chính sách chỉ đơn giản là công bố chứ không phải là giải quyết các sai sót hành vi thực tế có nghĩa là quản lý nhân sự của bạn không làm đúng công việc nhân sự.

Chốt lại, HR là bộ phận gây hiểu lầm nhất trong công ty. Nhiều nhân viên không biết HR là viết tắt của nguồn nhân lực, chứ không phải là quan hệ con người. Một số nhân viên được gọi là “tài nguyên”. Nhân sự thường được gọi là nhân viên văn phòng. Trong thời gian bình thường, nhân sự hỗ trợ tuyển dụng và trong thời điểm khó khăn nhân sự cố gắng để giữ cho công ty ra khỏi rắc rối pháp lý khi lựa chọn người lao động để sa thải. Nhân viên nhân sự đôi khi đứng về phía nhân viên trong tranh chấp với quản lý, trong khi họ không biết rằng nghĩa vụ của nhân sự là làm những gì là tốt nhất cho công ty.

KC dịch.

Bạn muốn tìm kiếm thêm thông tin về các vấn đề Nhân sự. Vui lòng click tại đây để tìm kiếm thêm: http://kinhcan.net/ Đây là công cụ tìm kiếm được tích hợp tìm kiếm khoảng 30 site chuyên về nhân sự. Chi tiết vui lòng click tại đây: Kinhcan24’s Search

Nguyên gốc: 9 Signs Your HR Manager is Terrible

HR departments are often maligned as glorified paper pushers, but a good human resource manager is an invaluable resource, advising you on your people, management techniques, hiring and developing programs that will help you succeed.

What–you say your HR manager isn’t doing that? Then it may be the time to show him, or her, the door.

Here are 9 red flags that your HR manager is doing a terrible job. Ignore them at your own risk.
1. He Never Says, “We need to ask the lawyers”

Employment law is complex. It’s always changing and always open to new interpretations. Heck, just when companies all figured out that the Family Medical Leave Act (FMLA) was for employers with 50 or more employees, the EEOC said that the Americans With Disabilities Act (ADA) now can be construed as requiring medical leaves as well. That means smaller business could end up being required to give medical leave too. If you don’t comply? Fines and legal bills.

Red flag: If your HR manager is confident that he knows everything he needs to know and never needs to run anything by an attorney, you need a new HR manager. Now.
2. She sends you unqualified candidates to interview

One role of an HR person is to find qualified candidates for the hiring manager to interview and choose from. Of course, the HR recruiter won’t know as much as you do about the opening in your department, but the candidates that he or she sends to you should all be qualified.

Red flag: If the recruiter can’t do a quality phone screen, or review a resume, or understand the difference between “must have” qualities and “nice to have” qualities, it’s time for some new blood down in recruiting.

Finding well-qualified candidates is never easy, but if your HR person is sending you unqualified ones, she’s wasting everyone’s time.
3.She gives you blank stares when you talk about the business

There is a ton of HR knowledge and skill that is applicable across industries, like how to conduct performance appraisals, EEOC requirements and proper interview skills. However, your HR manager also needs to understand your business if she is going to help you find, develop and retain the best employees. She should attend meetings that aren’t directly related to HR in order to learn what the needs of the business truly are.

Red flag: If her responsibilities are over the sales force and she’s never been on a sales call, that’s a bad sign (She doesn’t have to make the sale, of course, just accompany the salesperson.) Likewise, if she has responsibilities for a manufacturing site, but hasn’t been down on the floor, that’s a problem. After all, how can she address the needs of employees if she doesn’t know what they actually do?

4.He always agrees with you

It’s totally flattering to your ego to have the HR person always agree with you. You also may sincerely believe that since you are the boss, of course, you know best. And the HR person’s job is to help the business, so shouldn’t he defer to you?

Absolutely not. It’s HR’s job to help the business, and sometimes business people are wrong. An investigation of a performance appraisal may discover that the manager is at fault, not the employee. The bonus structure that brings in a lot of money may also be illegal. Either of these situations could end up being very expensive mistakes if not corrected.

Red flag: A good HR manager stands up to management when need be and explains what the consequences of a policy or action could be. Ultimately, it’s your decision what to do, but if your HR manager is always saying yes to you, be wary. He’s probably not paying close enough attention to the true needs of the business.
5.She never approves an exception

Rules are the rules are the rules. So, your HR manager follows the letter of the law when it comes to sexual harrassment allegations. She never allows racially charged remarks or discirminatory hiring practices. And she never approves a pay increase outside of the annual–wait. This last one is a problem.

Yes, rules and policies should all be followed, generally speaking. Sometimes, however, an exception is necessary. An off cycle raise, for instance, can sometimes mean the difference between keeping a quality employee committed and focused and having that same employee start looking for a new job.

Red flag: No eating at your desk is good for customer facing customer service reps, unless your employee is diabetic and having quick access to food can be the difference between life and death. Everyone must be in the office no later than 9:00 is a fine rule, except for the east coast employees who support west coast clients and are in the office until 8:00 or 9:00 in the evening. Or a million other rules that are generally good ideas, but sometimes an exception makes sense.

If your HR manager balks at all exceptions, get a new HR manager.
6.He only fixes messes–that he created

Is your HR manager the type who refuses to act until the moment of crisis? So he ignores or rejects your rejects your request for a raise for an employee–until that employee submits his letter of resignation? Or he fails to warn you that a particular bonus plan was problematic–until a class-action suit was filed.

Red flag: Spinning into action when there’s a crisis is a great trait–but not if the crisis was created in part by your HR’s failure to act in the first place. One of the main functions of HR is to avert problems, which often requires foresight. If she only works on fixing the problem when it happens, it’s time to go. Of course, not all problems can be prevented, but you should be regularly briefed on potential ones.
7. She never approves firing anyone

An employer can fire anyone–male, female, black, white, old, young, pregnant, sick–providing the reason for the firing doesn’t violate the law. For example, you can’t fire a woman because she’s pregnant, but you can fire her for insubordination during her pregnancy.

Of course, you need to be cognizant of the legal ramifications before terminating a worker (and consult a lawyer, if necessary), but HR should help you fire a problem employee who doesn’t respond to coaching.

Red flag: If your HR manager’s response is to stick it out and hope the poor performer quits, or suggests transferring the employee or punishing the manager rather than deal with the problem,you need a new HR manager.

Sometimes, bad apples need to be tossed out. If she can’t help you do that, she’s not helping the business.
8.He never met a number he liked

Some HR people don’t like numbers. It’s why they aren’t finance people. But, if your HR manager can only tell you what he “thinks” about turnover or “feels” about one insurance plan versus another, he’s not doing his job. Hard numbers are available. There should be data regarding turnover rates, time to hire and costs of health insurance.

Red flag: A good HR manager will be able to use the soft skills to teach and coach and have the hard skills necessary to show you why the training programs are working–or not. If he can’t figure out how to evaluate a program or policy, using hard data, then he’s not capable of doing his job.
9. His reaction to any problem: Write up a new policy!

Yes, HR people love policies because it helps bring order to the workplace. But does HR use them to avoid confrontation? Let’s say an employee dresses inappropriately, does the HR manager coach you on how to talk to the employee or address the employee….or Is your HR manager’s response to write up a new two-page document on dress codes and emails it to the entire company?

Sending out blanket emails is the non-confrontational route that almost never works. Employees who are clueless enough to dress inappropriately won’t recognize themselves in the email blasts from HR–if they even read the messages.

Red flag: Yes, policies are necessary, but simply issuing policy statements rather than addressing actual behavior lapses means your HR manager isn’t doing his job.

HR is the most misunderstood function in the company. Many employees don’t know HR stands for Human Resources, not Human Relations. Some object to being called “resources”. HR used to be called the Personnel Office. In good times HR supports hiring and in bad times HR tries to keep the company out of legal trouble when selecting employees for layoff. Employees expect HR to take their side in disputes with management, while HR’s obligation is to do what is best for the company