Trong quá trình xác định cơ cấu tổ chức, cụ thể ở bước xác định sơ đồ tổ chức, một trong những công việc mà tôi hay làm đó là cùng với các thành viên hội đồng đánh giá giá trị công việc (CEO và các trưởng bộ phận) xác định bậc chuyên môn và bậc chức danh. Công việc này nằm ở bước 3 trong bước xây dựng cơ cấu tổ chức:
- Bước 1: Xác định bản đồ chiến lược và mô hình kinh doanh
- Bước 2: Xác định chuỗi giá trị (chuỗi hoạt động chính phụ)
- Bước 3: Xác định sơ đồ tổ chức
- Bước 5: Xác định ma trận chức năng, phân quyền, phối hợp
- Bước 6: Xác định cơ cấu tổ chức của từng bộ phận (lặp lại 5 bước trên nhưng ở quy mô bộ phận)

Tôi xác định bậc chuyên môn và chức danh bằng cách đặt mấy câu hỏi sau cho CEO:
- Thời gian Giám đốc hi vọng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức là bao lâu?
- Thời gian trung bình nâng lương cho nhân viên như thế nào?
- Thời gian trung bình lên chức danh ra sao?
Dựa trên các quan điểm (là câu trả lời của CEO) tôi sẽ tính toán ra được các bậc. Công thức tính toán như sau:
+ Số bậc chuyên môn = Thời gian Giám đốc hi vọng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức / Thời gian trung bình nâng lương cho nhân viên
+ Số bậc chức danh = Thời gian Giám đốc hi vọng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức / Thời gian trung bình lên chức danh

Lưu ý: Bạn nhớ quy đổi về cùng đơn vị thời gian để ra kết quả.

Để xác định số bậc chức danh, ngoài công thức trên, tôi còn tiếp tục áp dụng nguyên tắc 1 - 7. Chúng ta tính toán dựa trên chiến lược, kỳ vọng về quy mô công ty là bao nhiêu nhân viên (dự kiến) để ra phân lớp quản lý. Thỉ dụ như quy mô công ty dự kiến là 50 người theo kỳ vọng chiến lược. Với 50 người này, chúng ta cần có ít nhất 50% là kinh doanh. Tương đương, phòng kinh doanh có 25 người. Với nguyên tắc 1 - 7, chúng ta sẽ có 3 nhóm kinh doanh. Mỗi nhóm từ 7 - 9 người. Để 3 nhóm kinh doanh thành 3 phòng độc lập ngang hàng. Lúc này sơ đồ tổ chức công ty từ 5 phòng lên thành 7 phòng. Mỗi một phòng có 1 trưởng phòng. Giám đốc vẫn có thể quản lý được. Đồng nghĩa với việc chúng ta có 3 bậc chức danh: Nhân viên, Quản lý, Giám đốc.

Có được bậc chức danh và bậc chuyên môn, tôi tiếp tục hoàn tất việc xác định cơ cấu tổ chức (tái tạo). Kết quả của việc hoàn tất là tôi ra được Sơ đồ các vị trí trong tổ chức.

Như hình ở trên, tổ chức này xác định được 4 bậc quản lý và có 12 vị trí công việc.

Có được cơ cấu tổ chức với sơ đồ các vị trí, bậc chức danh và bậc chuyên môn, tôi bắt đầu tiến hành Hoạch định phân cấp trong tổ chức, doanh nghiệp.

Việc đầu tiên là xếp bậc chức danh và bậc chuyên môn vào ma trận. Trong mặt phẳng tọa độ, tôi đặt bậc chức danh là trục tung và bậc chuyên môn là trục hoành. Đặt xong, tôi định nghĩa quyền hạn trách nhiệm tổng thể cho từng bậc chức danh.

Tiếp đến là tôi nhặt các vị trí vào trục tung (bậc chức danh). Tùy vào mức độ quyền hạn của các vị trí, tôi đặt nó vào đúng bậc chức danh.

Lúc này ma trận hoạch định phân cấp trong tổ chức đã hình thành.

Để hoàn thiện ma trận hoạch định phân cấp, tôi tiến hành bước cuối đó là nhóm các vị trí có cùng đặc điểm như quyền hạn hoặc năng lực (trình độ). Nhóm xong, dựa trên đặc điểm chung, tôi đặt tên cho các nhóm. Mỗi nhóm tôi gọi đó là nghạch.

Trong trường hợp công ty có nhiều vị trí dẫn tới quá nhiều nhóm, chúng ta có thể tiếp tục nhóm các nhóm lại thành 1 tập hợp các nhóm. Rồi từ các tập hợp đó, tôi đặt tên. Mỗi tập hợp có tên đó, tôi cũng có thể gọi là ngạch.

Như vậy, ngạch là tập hợp các chức danh/ vị trí có đặc điểm tương tự nhau. Ngạch có thể bao gồm nhiều nhóm các vị trị

Ngạch có 2 loại:
- Quản lý (tương tự về quyền hạn)
- Chuyên môn (tương tự về trình độ hoặc năng lực)

Thuật ngữ "Ngạch" được dùng phổ biến trong môi trường nhà nước. Khoản 4 Điều 7 Luật Cán bộ, công chức năm 2008 nêu rõ: Ngạch là tên gọi thể hiện thứ bậc về năng lực và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức

Kết quả cuối cùng tôi ra như sau:

Ở ảnh trên, do công ty này có số bậc chuyên môn quá dài nên tôi đã cắt các bậc từ 9 trở đi cho vào 1 nhóm và đặt tên nó là nhóm chuyên gia. Nhóm này có đặc điểm bao gồm các vị trí nhân viên có bậc từ 9 trở lên và các vị trí khác có năng lực tương đương.

Xin gửi cả nhà một ví dụ khác ở công ty nhỏ với bậc chuyên môn ít:

Do là công ty nhỏ, số bậc chuyên môn ít nên không có ngạch chuyên gia mà chỉ có các ngạch quản lý.

Vậy là tôi đã chia sẻ với cả nhà xong về một số thuật ngữ: ngạch, bậc, hoạch định phân cấp cán bộ. Xin khoe với bạn một số đầu sách tôi vừa mua về. Tôi mua sách chỉ để khẳng định thêm một lần nữa rằng mình đúng. Sách nặng mất não. Vậy là tôi có đủ bộ (vừa sách vừa thực tế) cho phần xác định cơ cấu tổ chức của lớp 3Ps - Kỹ thuật triển khai và xây dựng hệ thống lương.

Các bước xác định ngạch:

Bc1: Nhập tất cả tên các vị trí vào theo bậc quản lý
Bc2: Nhóm các vị trí có cùng tính chất vào gần nhau
Bc3: Đặt tên cho ngạch

Lưu ý: Ở một số tổ chức lớn với nhiều vị trí và số bậc chuyên môn lớn, chúng ta có thể tạo ra nhóm trong ngạch. Hoặc tạo ra ngạch mới. Cụ thể là có thể tách các bậc cao cho vào một nhóm hoặc ngạch mới. Ví dụ: bậc nhân viên có 15 bậc. Chúng ta cắt 10 bậc để vào ngạch nhân viên và 5 bậc cho vào ngạch chuyên gia.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống Quản trị Nhân sự