Lại một ngày Giỗ tổ nữa đến và đi. Thời gian này như các năm trước, có thể tôi sẽ lang thang làm cái gì đó. Nhưng năm nay, thật không may, mẹ tôi bị ngã. Người già nên sau cú ngã, mẹ tôi bị gãy xương bả vai, phải mổ để cố định. Thật tội cho bà. Nhân lúc thay ca chăm sóc, tôi vào phây (FB) thì nhận được câu hỏi: "Em đang nghiên cứu mô hình công ty mẹ - con ạ. Em đang cần làm Mô tả cho từng vị trí ở CTy mẹ. Cách quản lý ở đây là giám sát các Công ty thành viên thực hiện Kế hoạch kinh doanh và hệ thống Văn bản quản trị của mỗi công ty. Giờ em phải làm sao?"
Đây là câu hỏi hay và tôi nhớ ngay đến 2 bài viết:
- Mô hình vận hành công ty như thế nào? (http://blognhansu.net.vn/?p=23360)
- Xây dựng 1 lộ trình về mảng nhân sự từ A đến Z để có thể sử dụng làm demo áp dụng cho các công ty (http://blognhansu.net.vn/?p=21386)
Tôi liền gửi 2 bài viết cho chủ nhân câu hỏi. Mặc dù vậy, đây là câu hỏi ngắn nhưng vấn đề thì dài. Vì vậy nếu chỉ 2 link trên là chưa đủ. Cho nên tôi quyết định mở máy ra và gõ lại những gì mình sẽ làm nếu rơi vào tình huống đó.
Nếu là tôi, thì tôi sẽ làm gì?
Câu hỏi có 2 ý:
- Ý 1: Cách giám sát các Công ty thành viên thực hiện Kế hoạch kinh doanh
- Ý 2: Cách giám sát Hệ thống Văn bản quản trị của mỗi công ty
Nhưng đây chỉ là 2 ý nhỏ trong tổng thể một bài toán lớn liên quan đến mô hình vân hành của tập đoàn. Câu hỏi tổng quát mà tôi đã được hỏi là: "Mô hình vận hành của tập đoàn như thế nào thì hiệu quả?"
Như trong bài Mô hình vận hành trên, tôi đã viết: "Cách để biết được công ty theo mô hình nào đó là dựa vào quan điểm, chiến lược thương hiệu và tầm nhìn. Nếu chiến lược thương hiệu là:
- Bảo trợ --> Mô hình vận hành giống kiểu tập đoàn và các công ty cùng chung văn hóa
- Độc lập --> Mô hình vận hành giống kiểu holdings và mỗi công ty có thể khác văn hóa với nhau."
Mỗi một mô hình sẽ có cách vận hành riêng và đều tạo ra hiệu quả. Do vậy để trả lời câu hỏi, tôi thấy cần phải biết về tập đoàn với các câu hỏi:
- Lĩnh vực của tập đoàn
- Quy mô doanh thu và con người
- Tình hình hiện tại của tập đoàn (bài toán quản trị)
- Quan điểm quản trị
- Chiến lược công ty và thương hiệu
- Tầm nhìn dài hạn phát triển tập đoàn
Quay trở lại với câu hỏi ở đầu, tôi thấy:
+ Bài toán: Tập đoàn có các công ty con. Nhưng hiện thời các công ty con đang hoạt động kiểu độc lập. Công ty mẹ đang cảm giác không thể quản lý, kiểm soát và điều chỉnh các công ty con. Tệ hơn, có thể tập đoàn đang có xu hướng đi xuống (lỗ).
+ Quan điểm quản trị: Cách quản lý ở đây là giám sát các Công ty thành viên thực hiện Kế hoạch kinh doanh và hệ thống Văn bản quản trị của mỗi công ty
+ Mô hình tập đoàn mong muốn là mô hình công ty mẹ - con. Các công ty con vận hành phụ thuộc vào công ty mẹ.
Dựa vào phân tích, tôi hiểu rằng lãnh đạo công ty mẹ đã quyết và có đầu bài. Giờ chỉ cần người giải. Cách giải của chủ nhân câu hỏi: "Em đang cần làm Mô tả cho từng vị trí ở CTy mẹ". Với tôi thì đây chỉ là 1 hành động nhỏ trong tổng thể các giải pháp.
Chiến lược vận hành phụ thuộc nên định hướng cơ cấu tổ chức là đa chỉ huy và sơ đồ tổ chức của tập đoàn sẽ theo từ khóa "hợp nhất". Cụ thể:
- Công ty mẹ sẽ có các ban. Các ban này sẽ quản lý từng mảng chức năng của toàn tập đoàn bao gồm cả công ty mẹ và công ty con. Tôi gọi là ngành dọc. Các ban sẽ có người và cử đại diện của mình tới các công ty con để làm việc. Ví dụ Ban nhân lực sẽ cử chuyên viên xuống công ty con A để thực hành tác nghiệp Quản trị Nhân sự cho công ty A.
- Các công ty con sẽ chỉ hoạt động giống như là một phòng kinh (trung tâm) kinh doanh.
[Update 30.08.2023]:
Chúng ta tạm lấy một doanh nghiệp giáo dục liên cấp làm ví dụ giả định. Công ty mẹ có các cơ sở (chi nhánh hay công ty con). Các cơ sở này đang vận hành một cách phụ thuộc vào các phòng ban của công ty mẹ. Cơ cấu của trụ sở - cơ sở theo định hướng đa chỉ huy (ma trận). Có thể thấy trụ sở - các cớ sở giáo dục thống nhất với nhau và chỉ là 1 bộ phận của công ty lớn.
Từ sơ đồ tổ chức, chúng ta sẽ ra ma trận chức năng, phân nhiệm phân quyền và phối hợp giữa các bộ phận, chi nhánh trong tập đoàn.
Viết đến đây, tôi nhớ đến bài tôi đã viết:
- Mở cửa hàng thứ hai, mà hiện tại chưa biết quản lý thế nào? (http://blognhansu.net.vn/?p=22419). Đọc bài này, tôi tin chúng ta sẽ thấy mô hình tương thích giữa việc 1 công ty có nhiều cửa hàng với một công ty mẹ có nhiều công ty con.
- Bạn cũng có thể tham khảo thêm bài: "Phân tích và hoàn thiện cơ cấu tổ chức như thế nào?" để rõ hơn cách làm sơ đồ tổ chức cũng như ma trận chức năng, phân nhiệm, phân quyền.
- Cách dùng ma trận chức năng để phân bổ chức năng xuống các bộ phận của trụ sở và chi nhánh như sau:
+ Bước 1: Liệt kê các hoạt động chính và hỗ trợ lớn bắt buộc phải có của tổ chức thành từng dòng.
+ Bước 2: Lệt kê các bộ phận và chi nhánh cho vào các cột.
+ Bước 3: Sử dụng 3 kí hiệu C-T-H để phân bổ chức năng cho các bộ phận. (C: Chịu trách nhiệm chính, T: Tham gia vào dòng chảy công việc, H: Hỗ trợ, cung cấp thông tin).
- Cách dùng ma trận phân quyền để phân bổ quyền hạn xuống bộ phạn và chi nhánh:
+ Bước 1: Liệt kê các loại quyền thành dòng (Tài chính, con người, nguyên vật liệu, máy móc, cách thức làm việc)
+ Bước 2: Lệt kê các bộ phận và chi nhánh cho vào các cột.
+ Bước 3: Sử dụng các kí hiệu sau để phân bổ quyền: TQ - QD - TM (TQ: Toàn quyền, QD: Quyết định một phần, TM: Tham mưu).
Khi làm phân quyền, bạn nên cố gắng phân quyền càng chi tiết thì các bộ phận sẽ càng dễ hành động.
- Cách dùng ma trận phối hợp RACI: Tương tự như ở ma trận chức năng nhưng ở bước 3 sẽ đổi từ C-TH thành RACI (R: Thực thi, A: Giải trình, C: Tư vấn, I: Được báo cáo)
Sau khi các bộ phận và chi nhánh đã có được chức năng, quyền hạn rồi thì chúng ta tiến tới từng bộ phận để xây dựng cơ cấu tổ chức. Các phần chúng ta sẽ cần hoàn thiện là:
- Mục đích của bộ phận: Bộ phận sinh ra đảm bảo điều gì?
- Các chức năng chính của bộ phận được phân bổ từ hoạt động lớn công ty là gì? Đoạn này lưu ý cần viết và diễn đạt lại để câu từ phù hợp với bộ phận và thực tế.
- Phân tích tổ chức để xác định cơ cấu tổ chức nên sử dụng là gì? (Thống nhất 1 chỉ huy hay đa chỉ huy).
- Vẽ sơ đồ vị trí trong bộ phận. Do cơ cấu theo hướng đa chỉ huy nên các bộ phận ở trụ sở chính sẽ có nhân viên của mình ở các chi nhánh.
- Có được sơ đồ tổ chức, cũng giống như ở trên, chúng ta tiến vào sử dụng ma trận phân nhiệm, phân quyền, phối hợp cho các vị trí. Cụ thể là chúng ta sẽ liệt kê các nhiệm vụ theo từng bước. Mỗi bước chúng ta để một dòng. Tương tự là các vị trí sẽ được đặt ở đầu các cột. Rồi dùng C-T-H, TQ-QD-TM, R-A-C-I để xác định nhiệm vụ, quyền hạn cho vị trí.
Có các nhiệm vụ, việc tiếp theo là đưa những gì được phân bổ cho vị trí vào mô tả công việc. Chỗ này chính là chỗ mà chủ nhân câu hỏi đang nghĩ tới: "làm Mô tả cho từng vị trí ở CTy mẹ".
Hoàn thành xong mô tả công việc vị trí, để giúp cho quá trình vận hành bộ phận và phối hợp tốt hơn, chúng ta tiếp tục xây dựng quy trình cho bộ phận. Khi xây dựng quy trình, chúng ta nên xây cả quy trình công việc và quy trình thông tin. Trong các quy trình đó, là tập đoàn, tôi thấy nên có ít nhất 2 quy trình:
- Quy trình lập kế hoạch và báo cáo kế hoạch.
- Quy trình báo cáo thông tin. (Thân mời bạn đọc bài này "Tập đoàn cần báo cáo công tác hành chánh nhân sự gì từ các đơn vị thành viên?")
Để biết mẫu mô tả công việc, thân mời bạn đọc bài: Phân biệt rõ quy trình với mô tả công việc khi triển khai xây dựng Hệ thống QTNS?
Khi có ma trận phân nhiệm, phân quyền, phối hợp, mô tả công việc, quy trình công việc và luồng thông tin. Lúc này mọi việc đã bớt rối đi rất nhiều. Tuy nhiên để quá trình triển khai công việc tốt hơn, tổ chức cần đưa vào nguyên tắc: Thống nhất mệnh lệnh - một người đã ra lệnh thì người quản lý khác hạn chế việc sửa lại lệnh đó, trong trường hợp muốn đổi mệnh lệnh thì cần trao đổi thống nhất với người quản lý trước đó. Nguyên tắc này rất tốt khi áp dụng cơ cấu tổ chức đa chỉ huy.
Cuối cùng, để giám sát công việc toàn tập đoàn thật tốt, tôi thấy chúng ta cần phải duy trì và thực hiện việc quản lý công việc nghiêm túc bằng cách từng người, từng việc duy trì chu trình PDCA:
- P - Plan: Lập kế hoạch
- D - Do: Triển khai thực hiện
- C - Check: Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả
- A - Action: Cải tiến, chỉnh sửa
Một tổ chức có ổn hay không trong việc vận hành, chúng ta chỉ cần kiểm tra xem các cá nhân và bộ phận có liên tục thực hành PDCA hay không. Chỉ cần thấy họ không làm ở phần nào là chúng ta có thể lường ra được vấn đề sẽ ở đâu.
Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản
