Hôm nay, đi tư vấn về, tôi nhận được mail với nội dung: "Setup hệ thống Quản trị Nhân sự cho công ty nước ngoài chuyên sản xuất mới thành lập?"

Chao A HC!
Có việc này muốn tham khảo cùng A
Tôi có đọc trên mạng và được biết A đã la người xây dựng hệ thống nhân sự
Tôi muốn trình bày A 1 viêc
Hiện nay tôi đã công tác làm trưởng phòng nhân sự được 15 năm
toàn là vào làm nhân sự đã có sẵn ( công ty lớn)
Nay tôi muốn tham khảo ý kiến của A về 1 viêc
CÔNG TY NƯỚC NGOÀI - CHUYÊN VỀ SX - mới thành lập hoạt động
Tôi là thành viên số 1 về công tác làm mãng nhân sự này
Tôi muốn xin ý kiến của A
Việc sepup hệ thống nhân sự thì
Tôi cần những gì
Hay A cho tôi xin vài ý kiến tham khảo cách thức như thế nào
Nếu cần tương trợ trả phí hay mua gì đó - A nêu ra ý kiến giúp tôi
Chờ tin của A
Thanks

Nếu là tôi, thì tôi sẽ làm gì? Cũng may, tôi vừa đi tư vấn, lại vừa starup theo kiểu con nhà nghèo nên việc này tôi làm được. Cụ thể:

1. Công việc đầu tiên là tôi sẽ ngồi lại với CEO để nắm các thông tin và chiến lược. Đại khái một buổi nói chuyện để hiểu nhau.
2. Sau buổi đó, do đây là công ty mới thành lập nên tôi sẽ tiếp tục ngồi với CEO để cùng phác thảo lên các bước tranh về văn hóa của DN. Tôi sẽ cùng CEO viết ra 3 vòng tròn lõi của DN:

- Tính cách lõi (core competencies) của tổ chức (1).
- Tiếp theo, Các triết lý hoạt động, hệ tư tưởng (2).
- Phủ lấy triết lý là vòng tròn thứ 3 cần xây: Hoài bão, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cạnh tranh lõi (điều tổ chức làm tốt nhất) (3).

Tôi làm ra 3 vòng trên như trong 2 bài viết dưới đây:
+ Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 1: bức tranh nguồn gốc của văn hóa DN http://blognhansu.net.vn/?p=20540
+ Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 3: Định nghĩa và phân cấp cho năng lực nhân sự lõi (tính cách tổ chức) http://blognhansu.net.vn/?=21996

Lưu ý: Vì đây là công ty nước ngoài nên cần phải đưa cả những yếu tố văn hóa của nước ngoài vào trong này. Mỗi nước sẽ có triết lý và tính cách đặc trưng riêng.

3. Sau khi có 3 vòng tròn văn hóa lõi định rõ thì việc tiếp theo của tôi là cùng CEO xác định chiến lược và KPI cho CEO. Tôi làm như các bài viết sau:

- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 3: BSC – Chiến lược và cuộc họp hội đồng kiến trúc Doanh nghiệp http://blognhansu.net.vn/?p=20365
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 4: cùng CEO hoàn thiện bức tranh chi tiết http://blognhansu.net.vn/?p=20385

Lưu ý:
- Khi mới khởi nghiệp, có một số chỉ tiêu KPI CEO sẽ không thể xác định được. Vì thế cần phải dùng thêm các công cụ khác để xác định. Ví dụ như doanh thu và chi phí dự kiến thì dùng các công cụ về quản trị dự án để tính ra mức doanh thu và chi phí hợp lý cho các năm.
- Do đây là công ty có yếu tố nước ngoài nên cần xác định các yếu tố văn hóa. Cần tìm hiểu về văn hóa nước ngoài thông qua nghiên cứu Hofstede. Đọc bài "Hệ thống Quản trị Nhân sự phù hợp văn hóa Việt Nam là như thế nào ? – ( Hofstede )" để biết thêm.

4. Xong chiến lược và KPI CEO, tôi sẽ phác thảo qua 1 chút nội quy công ty:
- Giờ giấc làm việc
- Cách thức xưng hô
- Hướng dẫn xử lý công việc

Lưu ý: Đây không phải làm bản nội quy hoàn thiện mà là một bản nháp để thống nhất cách thức làm việc của mọi người trong công ty.

5. Có nội quy phiên bản 1 rồi thì tôi sang đến việc xác định sơ đồ tổ chức. Việc xác định sơ đồ tổ chức dựa trên:
- Chiến lược.
- Chuỗi giá trị (các hoạt động chính)
Để hiểu thêm vui lòng đọc các bài này:
+ Chiến lược nhân sự là gì và các mô hình của nó ? http://blognhansu.net.vn/?p=16715
+ Chiến lược cạnh tranh chi phí thấp sẽ có chiến lược nhân sự là gì ? http://blognhansu.net.vn/?p=21423
+ Mô hình chuỗi giá trị và vai trò của nhân sự trong đó http://blognhansu.net.vn/?p=16912

6. Từ sơ đồ tổ chức tôi tiếp tục xây ra các chức năng, sơ đồ, nhiệm vụ các vị trí cho các phòng ban. Tôi xây MTCV như trong bài: Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn http://blognhansu.net.vn/?p=20813

7. Có sơ đồ tổ chức rồi tôi bắt đầu tính định biên nhân sự cho các phòng ban và vị trí. Việc tính toán định biên này thực ra là cùng làm với việc xây dựng chính sách cho các vị trí luôn. Tôi làm như trong bài:

- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 8: cơ chế chính sách thúc đẩy hoàn thành KPI http://blognhansu.net.vn/?p=20464
- Cách xây dựng chính sách cho phòng ban: Trích bao nhiêu phần trăm doanh thu để thưởng là phù hợp? http://blognhansu.net.vn/?p=21495
- Chính sách cho Sale (kinh doanh) cửa hàng thế nào là hợp lý? http://blognhansu.net.vn/?p=22248
File Định biên chi phí – nhân sự và tính toán chính sách cho toàn công ty http://blognhansu.net.vn/?p=22221

7. Có sơ đồ tổ chức, có MTCV, có định biên, có mức lương, tôi bắt đầu tiến hành tuyển dụng. Các công việc tuyển dụng và quy trình sẽ giống như trong bài:
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p1 – tổng quan và tuyển dụng http://blognhansu.net.vn/?p=884
- Nghề tuyển dụng nhân sự (lực) là nghề gì ? – phần 1 http://blognhansu.net.vn/?p=16595

8. Cùng với các hoạt động tuyển dụng là tôi tiến hành triển khai các thủ tục với nhà nước như BHXH, BHYT, khai trình lao động, làm thủ tục lao động với người nước ngoài.

Tôi đã có 2 bài hướng dẫn cụ thể về việc làm các thủ tục nhà nước này:
- Hệ thống Quản Trị Nhân sự đáp ứng theo luật mà CEO cần xây có những gì ? - http://bloggiamdoc.com/?p=118
- 8 công việc của Nhân sự cần làm tại doanh nghiệp mới thành lập (Startup) theo luật - http://blognhansu.net.vn/?p=17124

Trong các thủ tục trên có thủ tục về thang bảng lương. Tôi sẽ lập thang bảng lương và quy chế lương 3p. Chi tiết:
- Kinh nghiệm triển khai đánh giá giá trị công việc – P1 trong lương 3P http://blognhansu.net.vn/?p=21936
- Kinh nghiệm triển khai đánh giá giá trị công việc – P1 trong lương 3P – phần 2 xây thang bảng lương http://blognhansu.net.vn/?p=21967
- Cách xây dựng thang bảng lương hợp lý đối với doanh nghiệp nhỏ? http://blognhansu.net.vn/?p=22409
- Các biến thể của lương 3p http://blognhansu.net.vn/?p=22600

9. Trong khi chờ người thì tôi sẽ chuẩn bị cơ sở vật chất cho phòng HR và công ty. Ví dụ như: chỗ ngồi, chỗ để hồ sơ, tủ tài liệu ...

... Tôi tiếp tục triển khai các công việc theo 2 nhóm:
- Xây hệ thống QTNS. Các công cụ sẽ có và làm theo các bước như ở hình dưới:

- Tác nghiệp các công việc về con người.

Tóm lại tôi sẽ làm theo như các file dưới đây:
- qui-trinh-quan-tri-cong-ty-istartup
- Qui_trinh_quan_ly_nhan_su ver 4.0
- 3 Huong dan cac cong viec nhan su v13

Viết nhanh mấy dòng. Hi vọng giúp được anh!

Tái bút 05/04/2021: Hôm nay tôi đi gặp anh Sơn (sếp cũ của tôi từ cái thời anh nói mà tôi chả hiểu gì). Anh bảo trong tình huống này còn có 1 trường hợp nữa. Nếu là công ty được thành lập dạng đầu tư từ công ty mẹ thì chỉ có mấy việc cần làm thôi. Đó là:
1. Bê mô hình của công ty mẹ sang
2. Tuyển cho đủ theo mô hình
3. Tiến hành triển khai các thủ tục với nhà nước như BHXH, BHYT, khai trình lao động, làm thủ tục lao động với người nước ngoài.

Tôi đã có 2 bài hướng dẫn cụ thể về việc làm các thủ tục nhà nước này:
- Hệ thống Quản Trị Nhân sự đáp ứng theo luật mà CEO cần xây có những gì ? - http://bloggiamdoc.com/?p=118
- 8 công việc của Nhân sự cần làm tại doanh nghiệp mới thành lập (Startup) theo luật - http://blognhansu.net.vn/?p=17124

4. Trong khi chờ người thì sẽ chuẩn bị cơ sở vật chất cho phòng HR và công ty. Ví dụ như: chỗ ngồi, chỗ để hồ sơ, tủ tài liệu ...
5. Các công việc khác...

Nguyễn Hùng Cường (mr)