Hướng dẫn cách xây dựng bài phỏng vấn tuyển dụng

Chuyên mục "đồng nghiệp hỏi, Kính cận trả lời" bắt đầu. : ) Hôm nay chúng ta cùng nhau giải quyết chủ đề: "Hướng dẫn cách xây dựng bài phỏng vấn tuyển dụng". Đầu tiên, xin mời khán giả cùng đọc câu hỏi:

Em chào anh Cường.
Em thật sắp nổ đầu rồi.
Trong thế giới nhân sự, em là trẻ sơ sinh. (Em mới thực hiện đc cái Mission 1 và làm sắp xong cái Mission2 của Hệ thống nhiệm vụ Nghề tuyển dụng cho người không chuyên : http://nghenhansu.net/tuyendung/ ). Ngày mai cty e pv vị trí kế toán trưởng. a Giám đốc nói em vào pv cùng để học hỏi và tích lũy kinh nghiệm. Trong chiều nay e hãy đưa cho a bộ câu hỏi e dự định hỏi để có thể đánh giá ứng viên theo ASK và 1 bảng đánh giá UV cũng theo tiêu chí ASK.

Tìm trên mạng thì nhiều vô kể a ạ. Nhưng khi em đưa cho a ấy danh sách câu hỏi và BM đánh giá như file đính kèm thì a ấy nói thế bây giờ a hỏi ng ta là "anh/chị có nghiêm túc, trách nhiệm với công việc không" Người ta bảo "có" thì e cho ng ta bao nhiêu điểm? em căn cứ vào đâu để cho tưng ấy điểm? cái có đấy có chính xác hay không?

Đây là quy trình phỏng vấn của em:
huong-dan-tuyen-dung

Đây là câu hỏi ASK em dự tính hỏi:
1. ATTITUDE:
- Là người kế toán trưởng cần những đức tính gì?
- Nếu bạn là kế toán duy nhất trong công ty chúng tôi bạn sẽ tổ chức công việc như thế nào?
- Lý do nghỉ việc của bạn?
2. Knowledge:
- Tại sao bạn yêu thích ngành kế toán?
- Công việc của một kế toán trưởng là gì?
- Bạn sử dụng thành thạo Excel và phần mềm kế toán không?
- Tại sao chúng tôi nen tuyển bạn?
3. Skill:
- Bạn làm gì khi mọi thứ không đi theo kế hoạch?
- Bạn làm gì khi nhân viên phản ứng với quyết định của bạn?
- Mất bao lâu để bạn giải quyết 1 vấn đề đưa ra?
- Bạn sẽ làm gì khi quyết định của bạn là sai và gây ảnh hưởng tới công ty?

Còn đây là biểu mẫu tuyển dụng em đưa cho anh sếp:
bieu-mau-phong-van-tuyen-dung

Em không biết trả lời sao. Em nói: Mình đưa ra tình huống để kiểm chứng.
Anh ấy bảo. Thế em xây thang đánh giá cho tình huống ấy như thế nào?

Em lại không biết phải nói sao nữa.
Đại khái a ấy đưa cho e 1 bài tập là phải xây hướng dẫn PV và đánh giá PV theo ASK. Năng lực hỏi gì, Thái độ hỏi gì, Kiến thức hỏi gì. Đánh giá như thế nào để tương đối chính xác, ít cảm tính nhất.

A cứu em với ạ... Em ko biết bơi thế nào nữa rồi 🙁

Trả lời: Câu hỏi kèm hình ảnh khá dài, chúng ta sẽ đi từ gốc vấn đề: phỏng vấn tuyển dụng dựa trên khung năng lực và hành vi - https://goo.gl/bAvxhX. Không biết anh sếp có đọc blog của tôi không (tôi nghi là có : )) - cho phép tôi tự huyễn hoặc cuối tuần 1 tí) nhưng thấy cách trao đổi đủ biết là anh có nắm các kiến thức về Nhân sự. Ít nhất là anh biết về ASK. Cái đoạn đầu anh trao đổi: "Trong chiều nay e hãy đưa cho a bộ câu hỏi e dự định hỏi để có thể đánh giá ứng viên theo ASK và 1 bảng đánh giá UV cũng theo tiêu chí ASK" chính là cách thức phỏng vấn dự trên Khung năng lực. Vừa nãy tôi có dẫn link một bài viết tôi đã từng đưa lên blog. Tóm tắt bài như anh sếp nói, chúng ta cần phỏng vấn dựa trên Khung năng lực hay ASK. Sau đó tôi đưa ra hướng dẫn cách xây dựng Khung năng lực, giới thiệu để mọi người hiểu về Khung năng lực và ứng dụng của nó. Cuối cùng là tôi giới thiệu về cách phỏng vấn theo mô hình STAR để làm rõ Năng lực hay ASK. Chi tiết hơn, cả nhà vui lòng click vào link trên.

Ảnh này để mọi người hiểu về Khung năng lực:

Lời bình cho ảnh: Anh chị xem mấy cái hình hẳn đã hiểu, phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì rồi đúng không ạ ? Đó đơn giản chỉ là cách: làm sao đó để tìm ra ứng viên có các năng lực nghề nghiệp và năng lực lõi phù hợp với vị trí công ty đang cần. Cùng với đó là xác định xem với mỗi năng lực ứng viên đang có, họ ở cấp độ mấy ?

Còn ảnh này để mọi người hiểu về STAR:

STAR có nghĩa là :
S: Situation - Hoàn cảnh
T: Task - Nhiệm vụ
A: Action - Hành động
R: Result - Kết quả
Mục tiêu: Khám phá ra hành vi ứng xử của một người trong quá khứ. Dự báo hành vi trong tương lai. Chi tiết vui lòng xem bài: Tool6 – Kỹ thuật phỏng vấn Star hoặc Starl – khám phá quá khứ dự báo tương lai - https://goo.gl/Kl7Sab

Bạn của chúng ta trả lời anh sếp: "Mình đưa ra tình huống để kiểm chứng". Tôi thấy bạn ấy trả lời chuẩn. Chỉ có điều bạn ý không đưa ra được thuật ngữ STAR nên bị hỏi sâu hơn 1 chút để kiểm chứng xem bạn có hiểu không?

Rồi, ... vậy là chúng ta hiểu gốc vấn đề rồi. Tiếp theo chúng ta sẽ làm gì. Trong bài: Phương pháp phỏng vấn dựa trên Khung năng lực tôi dẫn ở trên, phần cuối tôi chưa đi hết. Vậy mà không có ai hỏi cả. Mãi cho đến hôm nay. Đây chính là lý do chính tôi có thêm bài này. Chúng ta có kiến thức, chúng ta có mô hình STAR rồi vậy, chúng ta có bài phỏng vấn nào không ? Tôi có. Tôi bỏ khá nhiều thời gian công sức để xây dựng 2 bộ tài liệu: Hệ thống bài thi tuyển dụng - https://goo.gl/ahvg8H

he-thong-de-thi-tuyen-dung

Trong hệ thống này, tôi cố gắng xây theo ASK như anh sếp yêu cầu ở trên. Và tôi nghĩ mọi người cũng nên như tôi. Ví dụ kỹ hơn 1 đề:

mau-bai-phong-van

Nhìn vào hình chắc mọi người cũng hiểu. Một bài phỏng vấn nên được xây dựng trên khung năng lực... (Còn tiếp. Tôi chạy ra ngoài đã. )

Tức là chúng ta cần biết phỏng vấn cái gì và trọng tâm vào đâu. Nếu chỉ phóng vấn bừa thì chúng ta sẽ chọn được 1 ứng viên tốt hơn các ứng viên khác trong cái bừa đó. ASK giúp chúng ta đi vào tìm ra được cái cần hỏi. STAR giúp chúng ta gợi ra được ứng viên có trả lời đúng cái chúng ta muốn hay không. Bài phỏng vấn giúp chúng ta không bị lan man đi ra khỏi việc tuyển dụng.

Tôi thấy mẫu biểu bạn chúng ta đưa và mẫu biểu của tôi khá giống nhau. Chỉ khác cách diễn giải. Tôi thì đưa ra năng lực, sau đó dự đoán các tình huống trả lời và với từng dự đoán, tôi hướng dẫn cho điểm. Rồi sau đó lấy tổng điểm từng phần x với trọng số. Tiếp đó cộng các điểm đó thành ra kết luận. Với mỗi cấp độ sẽ có riêng từng bài phỏng vấn. Dường như mẫu của tôi sẽ hợp hơn với anh sếp. Còn của bạn tôi, có lẽ mẫu biểu này dành cho việc đánh giá phân cấp năng lực nhân viên trong công ty thì sẽ tốt hơn.

Giả sử chúng ta đã có Khung năng lực. Chúng ta sẽ làm theo các bước sau:
Bc1: Giở Khung năng lực ra (Từ điển năng lực).
Bc2: Mở bảng yêu cầu cấp độ của công ty ra để lấy các năng lực của vị trí và xem cấp độ chuẩn công ty yêu cầu là gì.
Bc3: Từ yêu cầu cấp độ chuẩn, chúng ta mở danh mục các năng lực và định nghĩa từng cấp độ để xem định nghĩa cấp độ chuẩn là gì và câu hỏi phỏng vấn của nó ra sao. Ví dụ: Năng lực hài hước - https://goo.gl/KTMzOz
Bc4: Lấy các thông tin và điền vào Biểu mẫu phỏng vấn như của tôi ở trên.
Bc5: Tiến hành phỏng vấn đánh giá.

Nếu không có từ điển năng lực thì sao? Tốt nhất như bạn tôi ở trên, nhặt năng lực ở đâu đó về rồi cho vào biểu mẫu. Lường trước các tình huống trả lời và căn điểm. Sử dụng Star để căn điểm.

Lưu ý, khi hoàn thành xong bài phỏng vấn thì việc của chúng ta là đưa và hướng dẫn cán bộ chuyên môn phỏng vấn. Nếu chúng ta (các HR) phỏng vấn thì có thể dẫn đến tình trạng: Làm nhân sự thì biết gì công việc của tôi mà đòi phỏng vấn ? - https://goo.gl/pAOa5uHR có biết gì về sales không mà phỏng vấn chuyên môn ? - https://goo.gl/Jrp7Rw . Thường thì phỏng vấn có 2 phần:
1. Phần nhân sự: Đánh giá mức độ phù hợp với công ty, nhóm và sếp - thường đánh giá tính cách, hành vi và ứng xử
2. Phần công việc: Đánh giá mức độ phù hợp với vị trí - thường đánh giá kinh nghiệm, kiến thức và thái độ nghề

Cho nên nếu nắm chắc thì hẵng hỏi chuyên môn còn không thì nên hỏi về Thái độ nghề và Kỹ năng thôi. Tôi viết lan man, không biết thế tóm lại: "bài tập là phải xây hướng dẫn PV và đánh giá PV theo ASK. Năng lực hỏi gì, Thái độ hỏi gì, Kiến thức hỏi gì. Đánh giá như thế nào để tương đối chính xác, ít cảm tính nhất." thì sau khi đọc đến đây mọi người rút ra thế nào ? Rút ra là: dùng mẫu của tôi sau đó đi hỏi ai đó làm kế toán trưởng. Hỏi người ta rằng: Anh chị ơi, nếu đặt 1 câu hỏi để phỏng vấn kế toán trưởng thì anh chị sẽ hỏi câu gì? Cách chấm điểm ra sao? Có thể hỏi thêm nếu hỏi về phẩm chất thì nên hỏi câu gì và như thế nào là đạt? Tôi đã từng làm thế. Sếp phó tổng khối Back yêu cầu tôi xây dựng Hướng dẫn câu hỏi tuyển Kinh doanh cho phó tổng Kinh Doanh. Trong khi đó anh PT kinh doanh thì không hợp mệnh với tôi và có vẻ không quý tôi lắm. Tôi đã phải nghĩ ra mẹo là đi hỏi lính của anh ý xem anh ý hỏi cái gì và câu trả lời của anh ra sao. Rồi tôi cũng hoàn thành. Hỏi được câu hỏi và cách đánh giá rồi thì đưa nội dung vào mẫu. Làm xong thì đưa kết quả cho sếp xin ý kiến.

Câu trả lời của tôi dành cho bạn đặt câu hỏi là như trên. Còn không thì dùng Google search. Nhưng tôi đoán chả ra nên bạn tôi mới gửi câu hỏi. Trong nội dung câu hỏi có hàm ý xin tôi luôn cả Hướng dẫn phỏng vấn vị trí Kế toán trưởng. Tiếc là tôi không có nên không giúp được. Ai có vui lòng cho tôi xin một mẫu tham khảo nhé. Thanks!

Bài viết được Google đề xuất đọc kèm:

5 thoughts on “Hướng dẫn cách xây dựng bài phỏng vấn tuyển dụng

  1. Dear Anh Cường

    D trao đổi 1 chút , cùng nhau học hỏi:
    1. Thực tế các tiêu chuẩn đánh giá này đều đã lỗi thời, đặc biệt là tính tỷ trọng và cấp độ chuẩn theo ASK, cái này rất máy móc và hầu như khi đi vào phỏng vấn không bao giờ dùng (hầu như các vị trí quản lý trở lên)
    2. ASK vẫn có cái dùng được là khi để xây dựng bản mô tả công việc, để định danh vị trí đó đòi hỏi cái gì?
    3. Cấu trúc STAR rất đắc lực và rất tốt khi đánh giá về năng lực (competency), và năng lực là tổng hòa của nhiều yếu tố, ví dụ khi đánh giá năng lực giải quyết vấn đề thì nó bao gồm cả kỹ năng lắng nghe, giao tiếp và ra quyết định, mà tất cả các thứ này đều không thể rạch ròi đánh giá. Do đó, cần phải thực sự am hiểu STAR để bốc ra trong đó các yếu tố trọng tâm để đánh giá và xem xét.
    4. Khung năng lực chia theo cấp độ đều đã lỗi thời vì nó là một thứ trừu tượng không thể cân đo đong đếm được, chúng ta đang dùng các định nghĩa trừu tượng để mô tả một thứ trừu tượng. Mà khung năng lực nên được xây dựng theo hướng mô tả hành vi (behaviour indicators).
    5. Một số tổ chức không thực sự hiểu và người xây dựng khung năng lực không hiểu năng lực của một con người là gì? Làm thế nào để xác định (cân đong đo đếm được) mà hầu như chỉ áp dụng máy móc theo mô hình của harvard (5 cấp bậc) mà thực tế đang chứng minh “bull shit” và “chaos”
    6. Nếu anh Cường làm thống kê tuyển dụng thì anh sẽ nhìn ra bao nhiêu con người đang phỏng vấn theo bản này có phản ánh đúng năng lực của họ hay không thì sẽ nhìn ra vấn đề.
    7. Trong phỏng vấn, chỉ cần nghe 30%, 70% còn lại là quan sát thái độ và hành vi của người đó. Thế nên, người phỏng vấn cần phải hiểu về EQ và ngôn ngữ cơ thể. Gần như tất cả các quyết định tuyển dụng cuối cùng đều dựa vào thái độ của ứng viên (hay đơn giản hơn, ứng viên là bản sao theo quan điểm nhìn nhận của line manager – người tuyển dụng trực tiếp).
    Nếu có chỗ nào khác với cách nhìn của anh Cường, anh cứ chia sẻ nhé

    • Hi anh,

      Cái nhận xét số 5 đúng đấy anh ạ. Có nhiều người vì thấy xây khung năng lực khó khăn nên áp luôn năm cấp độ kiểu: yếu, kém, trung bình, khá, giỏi như: hoàn toàn không làm được, làm được, biết làm, làm được, làm tốt.

      Nhận xét số 4, thực ra đi đến cuối dự án thì các cấp độ phải cân đo đong đếm được. Nếu chỉ dừng lại ở định nghĩa tức là chưa đi hết dự án.

      Nhận xét số 1, cũng khá chính xác. Theo Cường với cấp cao thì không cần phải có bài đánh giá hay câu hỏi. Chỉ cần hợp là được.

      Các nhận xét khác Cường không có ý kiến gì thêm. Cám ơn anh đã bình luận.

      • Hi anh Cường,

        Hành vi là không thể cân đong đo đếm được, D ko hiểu làm cách nào mà có thể chia hay phân cấp hay gán cho nó 1 cấp bậc mà ngay bản thân họ còn chưa hiểu ý nghĩa của nó. Ví dụ: đánh giá kỹ năng lắng nghe, làm thế nào anh xác định khả năng lắng nghe của nhân viên A ở cấp độ 3, hay 2 hay 1; rồi tiếp tục có kỹ năng lương tâm chẳng hạn, thì cấp độ 1 là gì, cấp độ 5 là gì…
        Nhiều lúc D tự hỏi , chúng ta cứ cố gắng đưa mọi thứ về 1 cái chuẩn nào đó, ép nó, gán mọi thứ để quản lý rồi làm mọi thứ rối tung rối mù lên. Có những thứ có thể đo lường được, nhưng cũng có những thứ ko thể.
        Và ko phải cái gì của nước ngoài (harvard) cũng đều đúng, nhiều khi nó đã lỗi thời và bị từ bỏ mà ko để ý đến.
        Anh Cường có thể làm thống kê xem những tổ chức vẫn đang dùng các phân cấp năng lực cũ đang thuộc thành phần nào? Bao năm phát triển? Nó thực sự áp dụng được ko và đem lại hiệu quả gì?

  2. Hì Hì… Đúng là e mãi chả bơi vào bờ được nên định xin luôn anh cái thuyền để e ngồi lên cho xong 😀
    Sau khi đọc mail của anh, e đã tự hiểu đúng như a nói là “dùng mẫu của tôi sau đó đi hỏi ai đó làm kế toán trưởng. Hỏi người ta rằng: Anh chị ơi, nếu đặt 1 câu hỏi để phỏng vấn kế toán trưởng thì anh chị sẽ hỏi câu gì? Cách chấm điểm ra sao? Có thể hỏi thêm nếu hỏi về phẩm chất thì nên hỏi câu gì và như thế nào là đạt?” và em in ra mang đi hỏi Sếp.
    Anh ấy nói. “Bây giờ e cầm biểu mẫu này vào pv với a. Anh hỏi gì, e ghi nhanh lại, ứng viên trả lời gì, e tóm tắt. Như thế e có thể tổng kết được những câu hỏi nào mà ai a cũng hỏi và các cách trả lời của họ. Nhưng biểu mẫu này của e chỉ tương đối đúng với vị trí này thôi còn những vị trí khác thang cho điểm của e không còn đúng nữa. Ví dụ anh rất thích những bạn trẻ có nhiệt huyết, ham học hỏi, nên một vài vị trí có càng nhiều kinh nghiệm a lại càng cho điểm thấp. Vì vậy cái a cần nữa là e viết hướng dẫn là đối với vị trí này thì ta đánh giá những cái này, theo thang này…. Vậy đó. Em tư duy tiếp cho a.”
    Hix….
    Em đi làm công ăn lương mà cứ như đi học vậy đó…. Em lại lao ra 1 cái hồ nữa đây. Nếu không bơi đc e lại ới a nhé 😀

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *